職場禮儀 之 會議禮儀

在每一名職員的職業(yè)生涯之中，會議往往具有重要的意義。它不僅可以傳遞信息，決斷大事，而且還可以使職員廣交朋友，為其提供各種機會。

會議，通常是指一些特定的人員被召集在一起，對某些規(guī)定的問題進行研討、決定。而職場的會議則是指以公務活動為主題的會議。雖然公務會議的具體內容與形式多有不同，但不論組織會議還是出席會議都有一套既定的禮儀規(guī)范。

一、組織會議

凡正式的公務會議，均須進行大量細致而具體的組織工作。在實際操作中，在會議進行前、會議進行中與會議進行后，具體的組織工作又多有不同。以下，僅就會議場地、會議期限、會議文件、會議證件、會議排位、會議議程、會議主持等最關鍵、最常用的會務禮儀規(guī)范問題加以介紹。

1．會議場地

舉行會議，首先必須確定場地。會議場地，包括地點與場所等兩個具體問題。

一是舉行會議的地點。舉行較為重要的公務會議，一定要慎重選擇地點。選擇會議舉辦地點的原則是安全、方便、幽靜。在多數情況下，公務會議都會安排在本單位所在地舉行。如欲在異地舉行會議，條件允許的話，最好以全國性、地方性的經濟中心、歷史文化名城、旅游觀光勝地等作為首選。

二是舉行會議的場所。確定會議地點后，接下來便要選擇其具體場所之所在。選擇具體的會議場所時，對其位置、面積、設施、檔次與口碑等因素應兼顧考慮。在正常情況下，公務會議應優(yōu)先考慮在正規(guī)的會議中心、大禮堂或會議室舉行。不應忽略的是，會議場所具體條件的好壞，有時會直接影響到整個會議的氣氛。

2．會議期限

一次正式的公務會議，自然會有時間方面的限制。具體來看，它又分為以下兩個問題：

一是舉行會議的日期。在確定何時舉行會議時，往往需要兼顧會議的實際需要以及氣候、環(huán)境、客流、節(jié)假日等因素。除非極有必要，不應在法定節(jié)假日或當地有重大活動時舉行會議。

二是會議時間的長短。它又可分為兩方面的問題：其一，整個會議持續(xù)的時間。一般而言，舉行一次公務會議的總體時間不宜過久，絕大多數會議不宜長于2天。其二，每場會議所用的時間。根據經驗，每場會議以舉行2~3小時為佳。會議一旦開得太久，就會令人疲乏不堪，無精打采。

此外，還應當考慮會議中途的休息時間與會議進行中的發(fā)言時間。一般而言，每場會議長于兩小時即應安排中途休息20分鐘左右，會議的普通個人發(fā)言時間則大致不應長于半小時。

3．會議文件

要想開好一次公務會議，就必須認真準備好會議文件。會議文件在此是指提交會議討論或有助審議事項的各類文書材料。按照其性質與功能，會議文件有以下幾類。

一是主旨文件。在每次會議上，主旨文件都是最重要的文件。它包括主題報告、領導講話、傳達提綱、計劃草案、決議草案以及開幕詞與閉幕詞等等。

二是議案文件。它通常是指交付會議審議的文件，包括各項議案及其說明等等。

三是信息文件。它指的是記錄、反映會議概況與進程的各項文件，例如，會議記錄、會議簡報等等。

四是決議文件。它是對會議議決結果的直接反映，例如，紀要、決議、決定、公告、通知等等。

五是事務文件。它主要用來為會議服務，包括開會通知、會議細則、參會須知、日程安排、代表名單、生活安排等等。

準備上述各類會議文件時，均應由專人負責，會議文件應該格式規(guī)范并且應控制其數量。

4．會議證件

會議證件多見于重要的大型會議。它是發(fā)給與會人員佩帶、使用的一種身份證明。使用會議證件的目的，主要在于會務管理。具體來說，是為了識別身份、統(tǒng)計人數、維持秩序、保證安全，并維護會議的嚴肅性。會議證件通常分為下述兩類。

一是出席證件。它指的是參加會議者所使用的會議證件，具體又可分為以下四種：

其一，代表證。它發(fā)給會議正式代表使用，是規(guī)格最高的出席證件，一般均應編號并貼有本人近照

其二，出席證。它發(fā)給會議的正式出席者，持此可參加本次會議的各種活動。它一般不貼照片，但應標明席次。

其三，列席證。它發(fā)給列席會議者。持證可以與會，但不享有正式代表所擁有的權利。列席證的格式與出席證相似。

其四，來賓證。它主要發(fā)給與會的嘉賓以及其他特邀代表，以保證其受到照顧。來賓證的格式亦與出席證相同。

二是工作證件。它是會議工作人員或其他為會議服務者與會時所使用的會議證件。它具體分為以下三種：

其一，工作證。它發(fā)給會議工作人員專用，上面均印有姓名、編號，有時還須貼有本人近照。

其二，記者證。它發(fā)給前來采訪會議的記者專用。一般均應注明其單位、姓名、編號。

其三，通行證。它專門發(fā)給配有汽車的單位或個人，供其車輛出入會場、住地時所使用，它要求注明單位與車號。

制作會議證件，總的要求是美觀、規(guī)范、實用和易于辨識。一般的小型會議與公司內部日常性會議，均無制作會議證件之必要。

5．會議排位

在正式的公務會議上，通常均應講究會議排位。會議的排位，具體又分為座位的擺放與座次的高低等兩個問題。

一是座位的擺放。倘若會場的坐席可自由調動，則座位的擺放可有禮堂式、教室式、展示式、分組式、圓桌式、方桌式、U字式、E字式等幾種選擇。

其一，禮堂式擺放。它一般指利用正式禮堂的固定坐席。其特點是在群眾席正前方設有居高臨下的主席臺。禮堂式場面較大，多用于大型、特大型會議。

其二，教室式擺放。它實際上是禮堂式的縮微版，大多配合各種會議室來擺放。在群眾席前方亦設有主席臺，但二者在同一高度之上。多見于中型會議。

其三，展示式擺放。它的特點是多人在主席臺上就座，而臺下的群眾席不僅較為簡易，而且往往可以自由就座。它多見于公開的展示會、說明會。

其四，分組式擺放。它的基本特點是：不論具體坐席多少、如何進行擺放，均應分為幾組，每組坐席數量應大致相近。它適用于分組所進行的研討會。

其五，圓桌式擺放。它適用于人數較少的各類會議，尤其是內部會議。具體做法是，所有與會者不分主次在一張圓桌周圍入座。

其六，方桌式擺放。它與圓桌式大體相似。二者區(qū)別在于，一為圓桌，一為方桌。它主要適用于內部、小型會議。

其七，U字式擺放。它的做法，是將坐席放置成英文字母 U 的形狀。它主要適用于講座及培訓等小型講習會。

其八，E字式擺放。它的做法，則是將坐席擺放成橫置的英文字母 E 的形狀。它主要適用于規(guī)模不大的座談會、講習會、辦公會。

二是座次的高低。凡正式會議，往往需要具體確定座次的高低。具體而言，確定座次時，應兼顧下列兩點：

其一，基本規(guī)則。公務會議的座次排列，主要應遵循以下四條規(guī)則：面門為上；居中為上；以右為上；前排為上。以上四條規(guī)則，往往同時使用。

其二，區(qū)別對待。參加會議的具體人數不同時，座次的排列應有所區(qū)別。

舉行小型會議時，通常不設主席臺，而是全體與會者一起就座。會議主席之位要么設在面門之處，要么設在進門之時的右側。

大型會議的座次排列，則往往非常講究。具體而言，它又分為主席臺座次排列與群眾席座次排列等兩種。前者必須認真排列，后者則可排可不排，下面分別介紹。

首先，主席臺座次排列。大型會議的主席臺，一般均應面對會場主入口。主席臺上的具體座次，又有主席團坐席、主持人坐席與發(fā)言人坐席之別。主席團坐席的排列，往往又有單數與雙數的不同。主持人坐席，通�？捎腥�種選擇：第一，居于主席團前排正中央。第二，居于主席團前排右側。第三，按其具體身份在主席團就座，但不宜令其就座于后排。發(fā)言人坐席，簡稱發(fā)言席。其常規(guī)位置有兩種：第一，主席團正前方。第二，主席團右前方。

其次，群眾席座次排列。舉行大型會議時，主席臺之下的一切坐席均稱為群眾席。群眾席座次排列方式有兩種：自由擇座和按單位就座。在群眾席上按單位排列座次時，通常應以面對主席臺為基準。既可以由前往后橫向排列，又可以自右向左進行豎排。

6．會議議程

開會是為了議事，議事自然需要程序。會議議程，指的就是舉行會議的程序。它是會議進行的先后順序與活動綱領，是對會議所做的有秩序的規(guī)范與引導。

具體而言，會議議程具體涉及會議的目的、任務、方法，一般應于會前確定。它通常由會議組織、領導機構依據會議宗旨擬定，并應預先提交與會者。

會議的一般議程有三類：一是 報告-討論-總結 ；二是 傳達-部署-落實 ；三是 議題-議論-議決 。

一般來說，普通會議的具體議程包括以下六點：一是宣布會議開始；二是介紹會議任務與宗旨；三是報告；四是大會討論或小組討論；五是大會議決；六是散會。

倘若會議議程較多，會期較長，則不僅要向與會者印發(fā)具體的會議議程，而且宜將其具體內容列表。

7．會議主持

在公務會議上，主持人稱為主席。會議主席主持的好壞，直接影響到會議的質量。正是這個原因，有人形象地稱會議主席為 會議的領航員 。在主持會議時，會議主席主要應當遵守以下六條基本的禮儀規(guī)則：

一是胸有成竹。在主持會議時，會議主席務必對會議的基本狀況一清二楚。不僅要熟悉會議議程、會議文件、會議發(fā)言人，而且還要盡可能多地了解其他與會議相關的一切情況。

二是掌握全局。主持會議時，會議主席須善于把握全局，控制場面。要努力貫徹會議宗旨，采取一切行之有效的措施，保證會議的順利進行。

三是控制時間�？刂茣�議時間，是保證會議順利進行的一項有效措施。一方面要保證準時開會，準時休會，另一方面則要保證每一位發(fā)言人都能夠自覺遵守規(guī)定的發(fā)言時間。

四是遵守議程。會議主席在主持會議時，必須無條件地遵守既定的會議議程。變更會議議程須經大會主席團決定，否則不允許隨意對會議議程進行任何增減、調整。

五是平息事端。當會議進行期間出現了爭吵或其他會議組織者不希望出現的問題時，會議主席應積極充當調解人，幫助有關各方求同存異，解決爭端，使會議繼續(xù)順利進行。

六是促進交流。許多會議都會安排大會發(fā)言或各種形式的討論。不管討論、發(fā)言是自由進行還是預先有所準備，會議主席均應積極鼓勵、引導與會者在會議上暢所欲言，并且交流、互動。

二、出席會議

參加正式的公務會議時，職員應當認真遵守會議紀律以及與會議相關的其他各項會議規(guī)定。在重視裝束、遵守時間、洗耳恭聽、維持秩序、完成使命等五個具體方面，尤須注意。

1．重視裝束

凡正式的公務會議，均對與會者的穿著打扮有所要求。這方面的基本規(guī)范，是要求與會者衣著莊重、正規(guī)，儀表干凈、整潔。具體又可分為兩類情況：

一是統(tǒng)一著裝。不少大型會議，如慶祝會、紀念會、表彰會、聯歡會等等，往往要求與會者統(tǒng)一著裝。此時，本單位的制服是最常見的選擇。

二是自行擇裝。一些會議，未必要求全體與會者統(tǒng)一著裝，但與會者自己尚需慎重對待。出席較為正式的公務會議時，套裝、套裙與制式皮鞋均應優(yōu)先考慮。過分摩登的時裝以及過分隨便的休閑裝或便鞋，都不適合這種場合。

2．遵守時間

參加會議時，不論是否有人監(jiān)督，職員均應認真遵守會議時間。遵守時間具體又可分為以下三種表現：

一是到會準時。出席會議，一定要準時到達會場。必要時，還應早到一些，以留出一定的空余時間。以任何借口而遲到甚至缺席，都是對其他與會者的失敬。

二是發(fā)言守時。在會上發(fā)言時，職員應自覺限制時間。對于規(guī)定的發(fā)言時限，絕對不應違反。即使會議無此規(guī)定，亦應長話短說，不要浪費別人的時間。

三是離會適時。離開會場，宜待會議正式結束以后。若無特殊理由，不應在會議中途悄然離去。

3．洗耳恭聽

當會議正式召開之后，每一名與會者皆應專心致志地聽取各位發(fā)言人的發(fā)言。對別人的發(fā)言洗耳恭聽，既是為了全面、準確地理解發(fā)言的實質，也是對發(fā)言者所應表現出來的一種尊重。那些準備在會議上發(fā)言的職員，尤其要對別人的發(fā)言認真聆聽，切忌心不在焉。在會議期間要做到洗耳恭聽，就要避免自己犯以下兩種錯誤：

一是不應交頭接耳。當他人發(fā)言時，不論高聲喧嘩還是竊竊私語，都會擾亂發(fā)言人的思路，并且影響四周與會者對發(fā)言的傾聽。

二是不應搞小動作。在別人發(fā)言時，看書、看報、聽音樂、收發(fā)短信，或者接聽、撥打移動電話，同樣顯得自己用心不專，缺少教養(yǎng)。

4．維持秩序

在會議舉行期間，全體與會者均應自覺地維持會議的正常秩序。

一是不得四處走動。會議進行時，應在指定處就座，不得隨意游走，四處亂竄。

二是不得打斷發(fā)言。在任何人發(fā)言進行中，都不應將其中途打斷。對其發(fā)言持有異議的，可在其發(fā)言完畢后請求發(fā)言。

三是不得不守順序。若會議已對發(fā)言人的先后順序有所規(guī)定，不得漠然視之，必須認真遵守。

四是不得制造噪音。與會人員不論高興、激動還是憤慨、反感，都不應以吹口哨、摔瓶子、擊座椅、喝倒彩等方式制造噪音。即使正常鼓掌，也不應打斷他人的發(fā)言。

五是不得退出會議。在一般情況下，不允許以任何借口在會議中途公然退出會議。

5．完成使命

參加會議者，通常都肩負著一定的使命。參加會議的職員，在會上切莫無所事事，虛耗時日，從而影響工作。作為一般與會者，職員在會議上大都具有下述五項任務：

一是坦陳己見。職員在發(fā)言時，要敢于直言不諱，以便別人了解自己的真實思想。

二是反映情況。在必要時，職員要及時向會議反映自己所了解到的各種實際情況。

三是掌握精神。職員在開會時要認真聽講，并做好記錄，以便掌握會議的精神實質。做到了這一點，今后在傳達會議精神、執(zhí)行會議議決時，就不至于走樣。

四是積極配合。在力所能及的前提下，職員要積極配合會議的各項工作，以保證會議圓滿成功。

五是貫徹落實。會議結束后，職員要努力采取有效措施，積極貫徹落實會議所提出的各項方針與任務。

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