【職場(chǎng)新人】公司里使用電子郵件99條Email技巧AND禮儀！

據(jù)說(shuō)有99條，但很多有些湊條數(shù)的意味，但無(wú)論如何，還是有用的提示多一些~

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禮儀

不要用公司信箱發(fā)私人信件。

如有需要請(qǐng)用Bcc。不要把所有人的地址都寫到cc里面，這樣容易被發(fā)垃圾信的收集到，另外如果那些人互相不認(rèn)識(shí)，也不方便。自己的地址應(yīng)該寫到to里面。

不要發(fā)送格式信件。這對(duì)朋友和同事來(lái)說(shuō)不禮貌，除非大家都在一個(gè)組織中并希望看到這種信。

不要轉(zhuǎn)發(fā)鏈條信。不管它說(shuō)的是好運(yùn)還是壞事，不要轉(zhuǎn)發(fā)。

職業(yè)

不要用u，afk這種手機(jī)簡(jiǎn)寫，這在商務(wù)中不合適，會(huì)讓人覺得你孩子氣或沒文化。

注意語(yǔ)氣。注意你和收信人之間的關(guān)系.

小心謹(jǐn)慎。Email不是私人的，它可能在傳輸途中被截取，也可以在收信人那里存上好多年，還會(huì)返回給發(fā)信人。所以，不要發(fā)自己會(huì)遺憾的Email.

縮減簽名。最好4行，太多就不好了.

引用。只Copy要回復(fù)的句子來(lái)引用，引用前面應(yīng)該有“>”。

憤怒時(shí)不要用Email。Email很難傳送幽默，但很容易傳達(dá)憤怒.

澄清。如果有郵件讓你不安，最好搞明白你沒有誤解它。你可以回復(fù)去問，說(shuō)明你以為它是什么意思，確保自己沒搞清楚.

不要向朋友們發(fā)垃圾。即便是服務(wù)器出錯(cuò)，連發(fā)數(shù)十封，你也應(yīng)該為此向朋友們道歉.

注意其他郵件系統(tǒng)的非標(biāo)準(zhǔn)行為。雖然很難說(shuō)清每個(gè)系統(tǒng)的問題，但注意一下總是好的。

適當(dāng)?shù)鼗貜?fù)群組郵件。注意不要隨便就回復(fù)給所有人.

不要回復(fù)每一個(gè)群組郵件。有時(shí)候群組中的某個(gè)郵件并不需要你來(lái)回復(fù).

遵守Email法規(guī)。比如對(duì)商業(yè)廣告郵件，不同國(guó)家有不同的法規(guī)，不但是自己國(guó)家，也要考慮到收信人所在國(guó)家.


溝通及效力

使用有意義的標(biāo)題，讓收信人一下就能明白里面是什么，同時(shí)也區(qū)別于垃圾郵件。

簡(jiǎn)短。盡量簡(jiǎn)短，如果有很多話，可以列成要點(diǎn).

摘要。在長(zhǎng)信之前加上摘要.

可以用模板。如果要重復(fù)地大量回復(fù)同樣的問題時(shí)。

需要時(shí)可使用“回復(fù)所有人”。平時(shí)不要用。

也要記得電話。Email有它的優(yōu)勢(shì)，但打電話和手寫信可以產(chǎn)生親自接觸。

如果真是很緊急，就寫上它。比如在標(biāo)題上加上“URGENT”。

休假時(shí)應(yīng)設(shè)置自動(dòng)回復(fù)，這是禮貌和方便的問題。但不要給私人郵件設(shè)這種東西，免得有心人知道你家里沒人.

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使用表情。如果你的情緒可能被誤解，就加上這種笑臉。

校對(duì)。寫作水平不高可以原諒，敲錯(cuò)字就很難給人好印象，尤其是交稿子或申請(qǐng)工作時(shí)。

移動(dòng)Email
了解限制。

使用Voice-to-text.

小心重復(fù)或刪除。

專用。最好設(shè)個(gè)專用的移動(dòng)信箱。

不要給移動(dòng)設(shè)備發(fā)附件。

要節(jié)約使用.

生產(chǎn)力，文件夾和過濾

快速回復(fù)。要么當(dāng)時(shí)回復(fù)，要么先放到“須回復(fù)”文件夾內(nèi)。

24小時(shí)內(nèi)回復(fù)，某些行業(yè)要求可能更快些。

如果信太長(zhǎng)沒辦法全部答復(fù)，就先回個(gè)短的，說(shuō)明過后再細(xì)說(shuō).

分段回復(fù)。如果來(lái)信太長(zhǎng)又要求全回，就一個(gè)要點(diǎn)一個(gè)要點(diǎn)地回復(fù).

紀(jì)律。定時(shí)檢查Email，5分鐘或5天，固定下來(lái)，別人也會(huì)依此反應(yīng)。-

按緊迫性分類。設(shè)置緊急/必須回復(fù)/個(gè)人/信息/其他等幾個(gè)文件夾，把來(lái)信按地址分到這些文件夾內(nèi)。最好配合過濾器，讓它自動(dòng)分類。

有選擇。并不是每個(gè)信都要回。FYI的，群組的一般都只是看看就行。與工作不相關(guān)的也先轉(zhuǎn)發(fā)到私人郵箱以后再看.

快速。工作郵件應(yīng)該是問題和回答，是知識(shí)傳送。搞笑或論文應(yīng)該在其他地方。

限制。如果沒時(shí)間讀，就不要訂閱太多內(nèi)容。如果要訂，最好用免費(fèi)信箱來(lái)訂。:

文本通訊。有時(shí)文字IM比來(lái)往郵件要快.

向大師們學(xué)習(xí)。諸如43-Folders，GTD等等。

如果沒讀，就不要把所有信都移到文件夾里，應(yīng)該是讀、回復(fù)再歸檔。

標(biāo)題要明確。

使用免費(fèi)信箱。訂閱免費(fèi)內(nèi)容要用免費(fèi)信箱。

把垃圾郵件加入黑名單。不要只是刪除它們，還應(yīng)該阻擋發(fā)信人，通常垃圾郵件發(fā)信人都是重復(fù)的

開啟垃圾郵件過濾器。當(dāng)然，沒有過濾器完成準(zhǔn)確，所以還應(yīng)該檢查一下垃圾郵件.

拋棄被垃圾占領(lǐng)的郵箱。保存資料，再開一個(gè)，記得通知聯(lián)系人（不現(xiàn)實(shí)）.

防止郵件過載。如果不需要回復(fù)就不回復(fù).

Email附件

附件要小。郵箱總不是無(wú)限的。

不要轉(zhuǎn)發(fā)附件。

在正文中包含一點(diǎn)附件摘要。

可以發(fā)送鏈接代替附件.

在線共享文檔，比如GoogleDocs。

在線共享2，如果公司不讓用外網(wǎng)，就在內(nèi)部網(wǎng)上共享。

在線共享3，如果前兩個(gè)方法都不行，可以用IM來(lái)傳送。

使用純文本或RTF格式，不要用Doc格式。造成不要傳可執(zhí)行文件，Doc/xls也可能會(huì)有病毒。:

可以使用OpenOffice.org的XML格式。

小心打開附件。如果不是自己要的，就不要打開。

知道哪些不能打開。打開垃圾郵件等于做了驗(yàn)證，會(huì)引來(lái)更多垃圾

技巧，調(diào)整和備份

使用定制的郵件閱讀工具。比如定制過濾器，自動(dòng)分類等。

合并郵件。可以把某個(gè)文件夾下或某標(biāo)簽的郵件生成一個(gè)單一的RTF或pDF文件，以備以后再讀.

更有效地過濾。郵件工具應(yīng)該提供全選和單選的快速方法，以及分類垃圾和清除全部垃圾的操作.

加速Gmail操作。比如清空緩存和臨時(shí)文件等方法。

利用Gmail郵箱的別名來(lái)更有效地執(zhí)行過濾

隱私和安全

Email隱私權(quán)第一規(guī)則：沒有真的隱私。

遵守Email規(guī)定，主要就是企業(yè)應(yīng)該備份全部郵件，所以也沒有隱私.

Copy信件，這不是備份，而是有關(guān)重要事件時(shí)，就給老板或其他組內(nèi)成員抄一份，免得某些人到時(shí)候說(shuō)沒收到你的說(shuō)明之類。這會(huì)影響到隱私。

不要隨便散發(fā)真實(shí)的郵件地址，它只應(yīng)該在同事間和家人間使用。

使用聯(lián)系表格（留言本）來(lái)代替員工郵箱.

把公開的信箱地址打亂，比如把#替換成at等

使用免費(fèi)郵箱，但也不要在賬號(hào)上透露公司名字或真實(shí)的賬號(hào)

不請(qǐng)自來(lái)的內(nèi)容不要直接取消訂閱，這樣也等于認(rèn)證了自己的郵件地址，把它加到黑名單里就行了。:

使用純文本郵件客戶端�？梢员苊忉烎~或病毒。

使用安全的郵件客戶端

郵件加密。

使用freenigma加密。這是一個(gè)Firefox擴(kuò)展，可以對(duì)Web郵件進(jìn)行加密。

秘寫。比如把信息隱藏在一張圖片中。

尼日利亞騙劇。
小心偽裝成paypal，西聯(lián)等財(cái)務(wù)公司的信件，不要點(diǎn)其中的鏈接。

小心那些偽裝成著名組織的來(lái)信。

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不要被偽裝得很好的郵件標(biāo)題欺騙而打開它，比如偽裝成你自己發(fā)的信被退回等。

頭腦要清醒，在Email世界里你不會(huì)中什么獎(jiǎng)，也不會(huì)中什么彩票。(

把這些教給你的小孩。

信息只是刪除是不夠的，必須破壞它，必要時(shí)，可使用大鐵錘.

保持機(jī)器干凈，殺毒等等。

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