職場電子郵件禮儀

據(jù)統(tǒng)計，如今互聯(lián)網(wǎng)每天都傳送的電子郵件數(shù)百億封，但是這數(shù)百億封有 一半是垃圾郵件或者無效郵件。電子郵件的禮儀與水平不僅代表一個人的專業(yè)能力、溝通能力更顯示出一個為人處事的態(tài)度。一封措辭規(guī)范，內(nèi)容清晰的郵件，是促 進雙方交流的便利橋梁。因此，作為職場人士，必須熟練掌握書寫電子郵件的各種技巧與禮儀。另外私人電子郵件和職場電子郵件有很大的差別，職場電子郵件禮儀 與私人郵件相比有更大的規(guī)范性。

主題

主題是接受者了解郵件的第一信息，因此要提綱挈領，使用表意明確的主題，這樣可以讓收件人迅速了解郵件內(nèi)容并判斷其重要性。

空白主題是最失禮的行為�？瞻字黝}不利于收件人判斷郵件內(nèi)容。主題要簡短，不宜冗長。

主題要能真正地反映郵件的主要內(nèi)容和重點，切忌使用含義不清的主題，如“王先生收”。

主題中要適當使用大寫字母和特殊字符，以引起收件人的注意，但應當適度，特別是不要隨便使用“緊急”之類的字眼。

關于稱呼和問候

郵件的開頭要稱呼收件人。這樣既顯得禮貌，同時也明確提醒收件人此郵件是面向他的，要求他給出必要的回應。

如果對方有職務，應按照職務尊稱對方，如“X經(jīng)理“，如果不清楚職務，應當稱“X先生”或者“X小姐”稱呼，但是要把性別弄清楚。向同級別的同事，或者年齡比自己大的，或者職務比自己高的對象稱“小X”是非常失禮的行為。

開頭、結(jié)尾

最簡單的郵件開頭是“HI”，中文郵件用“你好”或者“您好”，英文郵件結(jié)尾常用的是“Best Regards”，中文的郵件用“祝您順利”之類的祝詞就可以了。

每封郵件在結(jié)尾都應有簽名，這樣對方可以清楚知道發(fā)件人的信息。簽名包括部門、姓名、職務、時間等。

正文

正要行文要做到通順，多用簡單詞匯和短句，準確清晰地表達你的意思。另外內(nèi)容要根據(jù)對方與自己的關系遠近、等級關系、性格特點，采取不同的語氣，以免引起對方不舒服的感覺。郵件表達對他人的尊重，“請”，“謝謝”之類的詞語要在郵件中經(jīng)常出現(xiàn)。

附件

如果郵件帶有附件，應在正文里面提示收件人查收附件。附件的名稱要用有意義的名稱，不要隨意用字母或者數(shù)字代替。正文中還應該對附件類容做一個簡要的說明。

發(fā)郵件

要區(qū)分“TO收件人”，“CC抄送”的區(qū)別。“TO”的對象是要受理這封郵件所涉及的主要問題的，理應對這封郵件給予回復。而”CC抄送“的對象則是只是需要知道這回事，“CC抄送”的對象沒有義務對郵件給予回復。如果“CC”對象有建議，當然可以回郵件。

“TO”“CC”中的收件人的排列應遵循一定的規(guī)則。比如按部門排列或按職位等級從高到低。設當?shù)囊?guī)則有助于提高你的專業(yè)形象。

郵件的回復

郵件的回復做到及時，理想的回復是2小時之內(nèi)，如果事情復雜你無法及時確切回復，那至少應該及時回復說：收到了，我們正在處理，一旦有結(jié)果會及時回復。另外回復中你要明白，對方發(fā)送給你郵件中的抄送人同樣可以接收到你的回復，因此有必要對接受對象進行確認。

郵件的轉(zhuǎn)發(fā)

郵件的轉(zhuǎn)發(fā)，首先要確保收件人需要此郵件。另外轉(zhuǎn)發(fā)中，還應對轉(zhuǎn)發(fā)郵件的內(nèi)容進行修改和整理，做到簡潔明了，以突出關鍵信息。不要把回復了幾十次的郵件轉(zhuǎn)發(fā)給他人，讓他人摸不著頭腦 。

主動控制郵件的往來

為了避免垃圾郵件的出現(xiàn)，給大家造成時間的浪費。因此控制郵件的往來非常重要。因此發(fā)送郵件要避免以下幾種情況。

選擇接受對象要慎重。避免那些為了嫌麻煩，對通訊錄一并選擇，隨意群發(fā)的事情發(fā)生。接受對象是有必要了解此郵件并需要回復的同事，對僅僅需要了解內(nèi)容的抄送就可以了。對于可發(fā)可不發(fā)的郵件盡量做到不發(fā)。

避免越級發(fā)送郵件。郵件內(nèi)容無非包括下達命令、報告工作、聯(lián)絡溝通等內(nèi)容，報告工作一般原則發(fā)送到自己的直接上司。那些越級發(fā)送不但不合符自己的職責權(quán)限，同時大量的郵件也給高層領導閱讀郵件帶來不方便。

范文

TO: 彭部長

CC： 汪部長

主題：關于稿費事宜

附件：第九期《知音之刊》稿費

正文：

彭部長，您好：

目前第九期《知音之刊》已經(jīng)發(fā)行，關于作者稿費的名單和金額在附件中，敬請查收。

祝您工作愉快

深圳知音行政人事部 霍黎威

2010年5月10日

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