項目檔案管理制度[優(yōu)選15篇]

　　在當(dāng)下社會，制度使用的情況越來越多，制度泛指以規(guī)則或運作模式，規(guī)范個體行動的一種社會結(jié)構(gòu)。那么你真正懂得怎么制定制度嗎？下面是小編整理的項目檔案管理制度，歡迎閱讀與收藏。

項目檔案管理制度1

　　一、監(jiān)理文件的管理

　　1、監(jiān)理文件是指監(jiān)理項目部的監(jiān)理人員在監(jiān)理作業(yè)中所形成的文類管理；

　　2、監(jiān)理文件的分級管理是指文件形成的過程中，按職責(zé)權(quán)限進行編制、審查和簽發(fā)；

　　3、監(jiān)理文件的分類管理是指文件形成后的編號、發(fā)送、傳遞和保管。

　　二、監(jiān)理項目部發(fā)出的監(jiān)理文件的編制和審批分為五級管理

　　1、監(jiān)理項目部管理制度及監(jiān)理作業(yè)指導(dǎo)文件、監(jiān)理規(guī)劃、專業(yè)監(jiān)理實施細(xì)則由有關(guān)人員編制后總監(jiān)審定，作為Ⅰ級文件；"監(jiān)理規(guī)劃"作為公司文件經(jīng)公司批準(zhǔn)后，作為Ⅰ級文件管理；

　　2、監(jiān)理項目部向業(yè)主提交的重要報告：總結(jié)、月報、專題報告、圖紙會審/評審紀(jì)要、工程暫停令、嚴(yán)懲工期審批、索賠簽證、質(zhì)量和安全事故報告，由有關(guān)專業(yè)監(jiān)理工程師編制，總監(jiān)審批簽發(fā)，作為Ⅱ級文件。

　　3、監(jiān)理項目部所發(fā)正式函件由有關(guān)監(jiān)理工程師編制，總監(jiān)理工程師簽發(fā)，作為Ⅲ級文件。

　　4、監(jiān)理項目部所發(fā)工程聯(lián)系單、通知單、備忘錄、報表、各類審查單以及監(jiān)理作業(yè)表等由有關(guān)專業(yè)監(jiān)理工程師編制，交規(guī)定的簽發(fā)人審核后簽發(fā)，作為Ⅳ級文件。

　　5、監(jiān)理統(tǒng)計表以及其他監(jiān)理內(nèi)部文件通知等作為Ⅴ級文件。

　　三、監(jiān)理作業(yè)中形成監(jiān)理文件的分類

　　1、按專業(yè)分類，分為以下11類：鍋爐、汽機、土建（含勘測）、儀表及控制、爐保、焊接、化學(xué)、給排水、技經(jīng)及綜合等。

　　2、文件性質(zhì)分類：

　　綜合管理：監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理的管理制度、監(jiān)理項目部的.重要報告、總結(jié)、月報。對施工組織設(shè)計，施工單位的作業(yè)指導(dǎo)書等綜合性施工作業(yè)指導(dǎo)文件進行審核所發(fā)的工程聯(lián)系單；

　　質(zhì)量管理：對施工質(zhì)量、設(shè)備質(zhì)量、消缺方案等所發(fā)的通知單、聯(lián)系單等有關(guān)質(zhì)量控制文件；

　　進度管理：對開工報告的審核意見，有關(guān)開工、停工、復(fù)工令的監(jiān)理項目部有關(guān)進度控制文件；

　　投資管理：對施工單位的工程變更和材料代用及設(shè)計單位的設(shè)計變更所引起的費用變更的答復(fù)所發(fā)出的聯(lián)系單、通知單等有關(guān)投資控制的文件；

　　安全文明控制：對施工單位的安全管理和文明施工所進行的監(jiān)督文件；

　　合同管理：對合同執(zhí)行中的問題（包括索賠）所提出的意見而發(fā)出的聯(lián)系單和通知單等文件。

　　四、監(jiān)理部收到的工程文件的分類管理

　　1、來自建設(shè)單位的工程文件：

　　建設(shè)單位的正式公文，可作為業(yè)主來函（包括上級審批文件）建檔管理；

　　建設(shè)單位所編制的日常工程文件按如下分類進行管理：

　　建設(shè)單位所編制的會議紀(jì)要；

　　建設(shè)單位和第三方所簽訂的合同文件；

　　建設(shè)單位有關(guān)建設(shè)項目報建文件；

　　建設(shè)單位所轉(zhuǎn)發(fā)的設(shè)備文件；

　　建設(shè)單位所轉(zhuǎn)發(fā)的設(shè)計文件；

　　質(zhì)量監(jiān)督站文件；

　　建設(shè)單位所發(fā)的通知單、聯(lián)系單；

　　施工現(xiàn)場建設(shè)管理制度。

　　2、來自設(shè)計單位的文件，可按如下分類管理：

　　初步設(shè)計文件及概算書；

　　主/輔機設(shè)備技術(shù)規(guī)范書；

　　施工圖設(shè)計文件；

　　施工圖預(yù)算；

　　設(shè)計變更；

　　設(shè)計聯(lián)絡(luò)會資料。

　　3、來自施工和承包單位的工程文件可按如下分類管理：

　　施工依據(jù)文件和技術(shù)文件（施工組織設(shè)計及作業(yè)指導(dǎo)書）；

　　開工報批文件；

　　要求變更施工設(shè)計或材料代用的文件和聯(lián)系單；

　　質(zhì)量保證資料；

　　要求變更施工進度的文件和聯(lián)系單；

　　要求增加費用或要求索賠的文件和憑證；

　　關(guān)于施工質(zhì)量方面的文件或聯(lián)系單；

　　關(guān)于設(shè)備質(zhì)量和開箱驗收的文件和聯(lián)系單；

　　工程調(diào)試文件；

　　施工質(zhì)量驗評資料及安裝調(diào)試記錄；

　　制造廠家的變更、答復(fù)、提供資料、方案等；

　　承包單位提供的檢驗文件和自制文件、憑證和單據(jù)；

　　各承包單位的正式來函做專檔管理；

　　事故處理及不合格項處理；

　　施工總結(jié)及技術(shù)總結(jié)。

　　五、文件的傳送

　　1、所有文件的收發(fā)傳送由信息員負(fù)責(zé)；

　　2、監(jiān)理文件發(fā)出前應(yīng)按32條的規(guī)定，由審批人簽字后發(fā)出；

　　3、收入文件應(yīng)交總監(jiān)批閱，按批閱意見交有關(guān)負(fù)責(zé)人處理；

　　4、監(jiān)理部編制對外發(fā)送報表應(yīng)按報表規(guī)定的審簽權(quán)限審批；

　　5、承包單位的報表審查，按36條規(guī)定的審簽權(quán)限分別遞送審查；

　　6、監(jiān)理部收發(fā)文件用表見表

　　六、監(jiān)理作業(yè)表示及審批

　　對施工單位報審表的審批：

　　1、"工程開工/復(fù)工報審表"（A1、A6）由總監(jiān)理工程師審批；

　　2、"施工組織設(shè)計（方案）報審表"（A3.1）由專業(yè)監(jiān)理工程師審查，由總監(jiān)理工程師批準(zhǔn)；

　　3、"分包單位資格報審表"（A3.4）由專業(yè)監(jiān)理工程師審查，由總監(jiān)理工程師批準(zhǔn)；

　　4、"工序報驗申請表"（A3.3）由專業(yè)監(jiān)理工程師審查，由總監(jiān)理工程師批準(zhǔn)；

　　5、"工程款支付申請表"（A4.3）由專業(yè)監(jiān)理工程師審查，并填寫"工程款支付證書"由總監(jiān)簽發(fā)；

　　6、"延長工期報審表"（A2.2）由專業(yè)監(jiān)理工程師審查，由總監(jiān)簽發(fā)；

　　7、"費用索賠申請表"（A4.2）由專業(yè)監(jiān)理工程師審查，并填寫"費用索賠審批表"由總監(jiān)簽發(fā)；

　　8、"工程材料/構(gòu)配件/設(shè)備報審表"（A3.2）由專業(yè)監(jiān)理工程師審查，由總監(jiān)或?qū)�業(yè)監(jiān)理工程師批準(zhǔn)；

　　9、"工程竣工報驗單"（A7）由專業(yè)監(jiān)理工程師審查，由總監(jiān)簽證；

　　10、"工程變更單"（A9）由專業(yè)監(jiān)理工程師審查，由總監(jiān)批準(zhǔn)；

　　11、"監(jiān)理工程師通知單"（B2）由專業(yè)監(jiān)理工程師審查，由總監(jiān)或?qū)�業(yè)監(jiān)理工程師簽發(fā)；

　　12、"工程暫停令"（B1）由專業(yè)監(jiān)理工程師審查，由總監(jiān)批準(zhǔn)。

　　七、文件編號

　　1、文件的分類表示：

　　文件資料歸檔都應(yīng)按不同類別進行標(biāo)識。

　　文件資料的分類標(biāo)識如圖31所示。

　　2、文件編號

　　3、文件簽字加蓋印章

　　在監(jiān)理作業(yè)中需要發(fā)出文件時，編制人及審核人均應(yīng)由本人簽字，信息員歸檔，加蓋印章發(fā)送。

　　八、監(jiān)理統(tǒng)計用表及監(jiān)理臺帳

　　監(jiān)理統(tǒng)計用表是監(jiān)理項目部內(nèi)部的管理用表，作為監(jiān)理人員的工作臺帳，由監(jiān)理項目部自存，不向外發(fā)送，主要有：

　　1、項目監(jiān)理作業(yè)大事記；

　　2、設(shè)計變更工程聯(lián)系單匯總登記表；

　　3、單位工程形象進度一覽表；

　　4、施工質(zhì)量驗評統(tǒng)計表；

　　5、設(shè)備缺陷匯總表；

　　6、監(jiān)理作業(yè)信息月報；

　　7、承建單位月進度款支付臺帳。

　　九、監(jiān)理文件的移交和歸檔

　　1、監(jiān)理文件的移交

　　2、監(jiān)理文件的歸檔

　　監(jiān)理項目部撤離現(xiàn)場后，應(yīng)將監(jiān)理文件向公司檔案部門歸檔。

　　監(jiān)理項目部在撤離現(xiàn)場后，對有保存價值和供今后追溯的文件/資料/憑證，均應(yīng)想本公司歸檔。

　　監(jiān)理依據(jù)資料按以下案卷歸檔：

　　第一卷工程審批文件

　　第二卷工程合同/協(xié)議文件

　　第三卷工程報建資料及開工審批文件

　　第四卷工程設(shè)備招標(biāo)投標(biāo)資料

　　第五卷工程設(shè)計圖紙資料

　　監(jiān)理作業(yè)資料按以下案卷歸檔：

　　第一卷監(jiān)理合同文件

　　第二卷監(jiān)理部質(zhì)量體系文件

　　第三卷監(jiān)理內(nèi)部管理制度

　　第四卷監(jiān)理部來往公文函件

　　第五卷監(jiān)理月報/簡報

　　第六卷監(jiān)理總結(jié)報告

　　第七卷監(jiān)理會議紀(jì)要

　　第八卷監(jiān)理部質(zhì)量控制過程文件

　　第九卷監(jiān)理部進度控制過程文件

　　第十卷監(jiān)理部投資控制過程文件

　　第十一卷監(jiān)理部安全文明控制文件

　　第十二卷工程索賠文件

　　對承包單位資料的歸檔，按如下案卷：

　　第一卷施工組織設(shè)計

　　第二卷施工作業(yè)指導(dǎo)書

　　第三卷安全技術(shù)措施文件

　　第四卷調(diào)試及試運行文件

　　第五卷工程達(dá)標(biāo)驗收文件

　　第六卷其他

項目檔案管理制度2

　　第一條：項目文件的形成和積累項目文件產(chǎn)生于項目建設(shè)全過程。其形成、積累和管理應(yīng)列入項目建設(shè)計劃和有關(guān)部門及人員的職責(zé)范圍、工作標(biāo)準(zhǔn)或崗位責(zé)任制。并有相應(yīng)的檢查、控制及考核措施。

　　第二條、項目建設(shè)各階段文件的收集及其責(zé)任

　　1、項目準(zhǔn)備階段

　　建設(shè)單位各機構(gòu)負(fù)責(zé)收集、積累和整理項目前期文件以及設(shè)備，工藝和涉外文件：勘查、設(shè)計單位負(fù)責(zé)收集、積累勘查、設(shè)計文件，并按規(guī)定向建設(shè)單位檔案部門提交有關(guān)設(shè)計基礎(chǔ)資料和設(shè)計文件。

　　2、項目施工階段

　　項目實行總承包的。由各分包單位負(fù)責(zé)其分包項目全部文件的收集、積累、整理，并提交總承包單位匯總；由建設(shè)單位分別向幾個單位發(fā)包的。由各承保單位負(fù)責(zé)收集、積累其承包項目的全部文件；項目監(jiān)理單位負(fù)責(zé)收集，積累項目監(jiān)理文件。建設(shè)單位委托的項目監(jiān)理單位負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查項目建設(shè)中文件收集、積累和完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況、審核，簽認(rèn)竣工文件。并向建設(shè)單位提交有關(guān)專項報告、驗證材料及其他監(jiān)理文件。

　　3、項目試運行階段

　　試運行單位負(fù)責(zé)收集、積累在生產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn)備試運行中形成的文件：項目器材供應(yīng)、財務(wù)管理單位或部門應(yīng)負(fù)責(zé)收集、積累所承擔(dān)項目的器材供應(yīng)和財務(wù)管理中形成的文件。

　　第三條、收集范圍

　　1、反映與項目有關(guān)的重要職能活動、具有查考利用價值的各種載體的文件，應(yīng)收集齊全，規(guī)入建設(shè)項目檔案。

　　2、項目文件歸檔范圍和保管期限見附表1

　　第四條、收集時間

　　各類文件應(yīng)按文件形成的先后順序或項目完成情況及時收集：引進技術(shù)、設(shè)備文件應(yīng)首先由建設(shè)單位或接受委托的承包單位登記、歸檔、再行譯校、復(fù)印和分發(fā)使用。

　　第五條、項目文件質(zhì)量要求

　　1、字跡清楚，圖樣清晰。圖表整潔、簽字手續(xù)完備。

　　2、需永久、長期保存的文件不應(yīng)用易褪色的書材料（紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆等）書寫、繪制。

　　3、復(fù)印、打印文件及照片的字跡、線條和影像的清晰及牢固程度應(yīng)符合設(shè)計標(biāo)定質(zhì)量的要求。

　　4、錄音、錄像文件應(yīng)保證載體的有效性。

　　5、長期存儲的電子文件應(yīng)使用不可擦除型光盤。

　　項目文件的整理與歸檔標(biāo)準(zhǔn)

　　第一條、項目文件的整理

　　1、建設(shè)項目所形成的全部項目文件在歸檔前應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定，并按檔案管理的要求，由文件形成單位進行整理。

　　2、建設(shè)單位各機構(gòu)形成或收到的有關(guān)建設(shè)項目的前期文件、設(shè)備技術(shù)文件、竣工試運行文件及驗收文件，應(yīng)根據(jù)文件的性質(zhì)

　　、內(nèi)容分別按年度、項目的單項或單位工程整理

　　3、勘查、設(shè)計單位形成的基礎(chǔ)材料和項目設(shè)計文件，應(yīng)按項目或?qū)�業(yè)整理。

　　4、施工技術(shù)文件應(yīng)按單項工程的專業(yè)，階段整理；檢查驗收記錄、質(zhì)量評定及監(jiān)理文件按單位工程整理。

　　5、設(shè)備、技術(shù)、工藝、專利及商檢索賠文件應(yīng)由承辦單位整理；現(xiàn)場使用的譯文及安裝調(diào)試形成的非標(biāo)準(zhǔn)圖、竣工圖、設(shè)計變更、試運行及維護中形成的文件，工程事故處理文件由施工單位整理。

　　第二條、項目文件的組卷

　　1、組卷要遵循項目文件的形成規(guī)律和成套性特點，保持卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系；分類科學(xué)，組卷合理；法律性文件手續(xù)齊備，符合檔案管理要求。

　　2、項目施工文件按單項工程、單位工程或裝置、階段、結(jié)構(gòu)、專業(yè)組卷：項目竣工圖按建筑、結(jié)構(gòu)、水電、暖通、電梯、消防、環(huán)保等順序組卷；設(shè)備文件按專業(yè)、臺件等組卷；管理性文件按問題、時間或項目依據(jù)性、基礎(chǔ)性、竣工驗收文件組卷；監(jiān)理文件按文種組卷；原材料試驗按單項工程、單位工程組卷。

　　3、案卷及卷內(nèi)文件不重份；同一卷內(nèi)有不同保管期限的文件。該卷保管期限從長。

　　第三條、案卷與卷內(nèi)文件的排列

　　1、管理性文件按問題、時間或重要程度排列。

　　2、施工文件按管理、依據(jù)、建筑、安裝、檢測試驗記錄、評定、驗收排列。

　　3、設(shè)備文件按依據(jù)性、開箱驗收、隨機圖樣、安裝調(diào)試和運行維修等順序排列。

　　4、竣工圖按專業(yè)、圖號排列。

　　5、卷內(nèi)文件一般文字在前，圖樣在后；譯文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定（草）稿在后。

　　第四條、卷內(nèi)編目，裝訂必須符合規(guī)定要求，詳見綜合科檔案管理制度

　　第五條、聲像材料整理

　　聲像材料整理時應(yīng)附文字說明。對事由、時間、地點、人物、作者等內(nèi)容進行著錄。

　　第六條、項目文件的歸檔

　　1、建設(shè)單位各機構(gòu)、各施工承包單位、監(jiān)理單位應(yīng)在建設(shè)項目完成后，將經(jīng)整理，編目后所形成的項目文件按合同協(xié)議規(guī)定的要求，向建設(shè)單位檔案管理機構(gòu)歸檔。

　　2、根據(jù)基本建設(shè)程序和項目特點，歸檔可按階段分期進行，也可在單項工程或單位工程完成并通過竣工驗收后于竣工驗收文件一并歸檔。

　　3、歸檔文件應(yīng)完整、成套、系統(tǒng)。應(yīng)記述和反應(yīng)建設(shè)項目的規(guī)劃、設(shè)計、施工及竣工驗收的全過程；真實記錄和準(zhǔn)確反應(yīng)項目建設(shè)過程和竣工的實際情況，圖物相符，技術(shù)數(shù)據(jù)可靠、簽字手續(xù)完備；文件質(zhì)量應(yīng)符合項目文件質(zhì)量要求的規(guī)定。

　　4、勘查、設(shè)計、施工及建立單位需向本礦歸檔的文件，應(yīng)按國家有關(guān)檔案管理的規(guī)定和附表1的要求單獨立卷歸檔。

　　5、外文資料應(yīng)將題名、卷內(nèi)章節(jié)目錄譯成中文，經(jīng)翻譯人、審校人簽署的譯文稿與原文一起歸檔。

　　第七條、項目文件的歸檔審查施工單位在項目竣工文件收集，編制和整理后，應(yīng)依次由竣工文件的編制方、質(zhì)監(jiān)部門、監(jiān)理部門對文件的完整、準(zhǔn)確情況和案卷質(zhì)量進行審查或三方會審，經(jīng)建設(shè)單位確認(rèn)并辦理交接手續(xù)后連同審查記錄全部交建設(shè)單位檔案管理機構(gòu)。

　　第八條、項目文件的歸檔時間

　　1、除受委托進行項目檔案匯總整理外，各施工承包單位應(yīng)在項目實體完成后三個月內(nèi)將項目文件向建設(shè)單位歸檔；有尾工的應(yīng)在尾工完成后及時歸檔。即：在其項目鑒定、竣工后或財務(wù)決算后三個月內(nèi)歸檔，周期長的可分階段、單項歸檔。

　　2、外購設(shè)備儀器或引進項目的文件材料在開箱設(shè)備驗收或接收后即時登記，安裝調(diào)試后歸檔（任務(wù)結(jié)束后一周內(nèi)向上級檔案室移交）。

　　3、電子文件的邏輯歸檔實時進行，物理歸檔應(yīng)與紙質(zhì)文件歸檔時間一致。

　　4、磁帶、照片及底片、膠片、實物等形式的文件材料應(yīng)在工作結(jié)束后及時歸檔（一周內(nèi)）。

　　5、下列文件材料應(yīng)隨時歸檔：

　　5.1、變更、修改、補充的文件材料；

　　5.2、礦內(nèi)部機構(gòu)變動和職工調(diào)動、離崗時留在部門或個人手中的`文件材料；

　　5.3、礦產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的文件材料；

　　5.4、其他臨時活動形成的文件材料。

　　項目檔案的整理與移交標(biāo)準(zhǔn)

　　第一條、項目檔案的整理

　　全部項目檔案的匯總整理應(yīng)由建設(shè)單位負(fù)責(zé)進行或組織，其內(nèi)容包括：

　　1、根據(jù)專業(yè)主管部門的建設(shè)項目檔案分類編號規(guī)則以及項目的實際情況，設(shè)計、制定統(tǒng)一的項目檔案分類編號體系。小型項目直接按項目、結(jié)構(gòu)或?qū)�業(yè)分類；大中型項目按工程或?qū)�業(yè)分類，下設(shè)屬類。

　　2、依據(jù)項目檔案分類編號體系對全部項目檔案進行統(tǒng)一的分類和編號；生產(chǎn)使用單位需要按企業(yè)檔案統(tǒng)一進行分類和編號的，建設(shè)單位（并責(zé)成設(shè)計、施工及建立單位）可用鉛筆臨時填寫檔案號。

　　3、對全部項目檔案進行清點、編目，并編制項目檔案案卷目錄及檔案整理情況說明。

　　4、負(fù)責(zé)貫徹實行國家及本行業(yè)的技術(shù)規(guī)范及各種技術(shù)文件表格

　　第二條、項目檔案的移交

　　1、項目檔案驗收合格后，建設(shè)單位應(yīng)按合同及規(guī)定的要求，在項目正式通過竣工驗收后三個月內(nèi)，向生產(chǎn)使用單位及其它有關(guān)單位辦理檔案移交。凡是分期或分機組的項目，應(yīng)在每期或每機組正是通過竣工驗收后辦理檔案移交。

　　2、建設(shè)單位與業(yè)主單位、生產(chǎn)使用單位及其它有關(guān)單位應(yīng)辦理項目檔案移交手續(xù)，明確檔案移交的內(nèi)容、案卷數(shù)、圖紙張數(shù)等，并有完備的清點、簽字等交按手續(xù)：建設(shè)單位轉(zhuǎn)為生產(chǎn)單位的，按企業(yè)檔案管理要求辦理。

　　3、竣工驗收以后，在大中型城市規(guī)劃區(qū)范圍內(nèi)的重要建設(shè)項目。建設(shè)單位應(yīng)在6個月內(nèi)向城市建設(shè)檔案接收單位報送與城市規(guī)劃、建設(shè)及其管理有關(guān)的項目檔案。

項目檔案管理制度3

　　1為規(guī)范檔案管理，充分發(fā)揮檔案作用，更好地為公司各項工作服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》《企業(yè)檔案管理規(guī)定》和國家檔案局頒發(fā)的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實際情況，特制定本制度。

　　1.2本制度適用于公司系統(tǒng)各單位，公司下屬單位可結(jié)合實際，制定本單位的檔案管理制度。

　　1.3公司檔案工作實行統(tǒng)一管理、分級負(fù)責(zé)的原則。公司檔案室負(fù)責(zé)集中管理全公司各種類和載體的檔案，各部門負(fù)責(zé)本部門資料的歸檔和管理工作，人事部負(fù)責(zé)人事檔案的管理工作。

　　1.4公司檔案工作應(yīng)納入公司管理程序及各部門有關(guān)人員崗位責(zé)任制。各部門及有關(guān)人員按照其崗位職責(zé)，負(fù)責(zé)本崗位在工作中產(chǎn)生的各類載體材料的歸檔工作。

　　1.5部門文書負(fù)責(zé)對本部門形成的各載體材料進行收集、整理，填寫檔案移交清單后按要求向公司檔案室移交。

　　1.6公司全體干部員工都有保護檔案的義務(wù)和維護檔案完整安全的職責(zé)，任何人不得拒絕歸檔，對私自損毀檔案和不按要求歸檔的,應(yīng)當(dāng)追究有關(guān)部門和責(zé)任人的責(zé)任。

　　2文件材料的歸檔

　　2.1歸檔范圍

　　凡公司在各項工作活動（包括籌備、成立、經(jīng)營、管理及產(chǎn)權(quán)變動等）中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等各種載體材料應(yīng)列入歸檔范圍，包括但不限于以下內(nèi)容：

　　2.1.1發(fā)文、收文(上下級單位和外單位的來文)。

　　2.1.2會議材料：由公司及各部門負(fù)責(zé)組織召開的各種重要的綜合、專業(yè)、專題會議材料，包括會議指南、會議講話、報告、會議交流或討論材料、會議記錄、錄音、錄像和照片等，以及外出參加會議帶回的與本單位有關(guān)的文件材料。

　　2.1.3各類統(tǒng)計報表、統(tǒng)計資料，生產(chǎn)經(jīng)營簡報、月(周)報。

　　2.1.4公司規(guī)劃、經(jīng)營分析、財務(wù)分析等專題材料。

　　2.1.5合同協(xié)議文本包括合同協(xié)議（正本）、合同審批（會簽）表、授權(quán)委托書、招投標(biāo)文件、履行情況記載、糾紛或爭議的處理情況記載及有關(guān)材料。

　　2.1.6調(diào)度運行材料包括調(diào)度運行報告、圖表等文件材料。

　　2.1.7科研課題材料包括調(diào)研、申報立項研究、試驗總結(jié)、鑒定報獎、推廣應(yīng)用等材料。

　　2.1.8基建項目材料包括公司基本建設(shè)項目前期材料、設(shè)計、施工、監(jiān)理、竣工和驗收文件圖紙等材料，以及使用、維修、改建、擴建等材料。

　　2.1.9會計檔案包括公司總部財務(wù)報表、賬簿、憑證、財務(wù)移交清單等。

　　2.1.10上級視察、對外交流、工作組調(diào)研、黨政工團等各項業(yè)務(wù)管理與活動中產(chǎn)生的文件(交流)材料、報告、錄音錄像及照片等。

　　2.1.11上級或其它單位頒發(fā)、贈與的獎狀、獎杯、獎牌、證書、錦旗，以及上級領(lǐng)導(dǎo)或名人的題詞、書畫、簽名留念冊等。

　　2.1.12公司及各部門負(fù)責(zé)印制的對外宣傳材料、印刷品、音像制品等。

　　2.1.13依靠傳播媒體展現(xiàn)的、有保存價值的，以特殊載體或電子形式存在的有保存價值的網(wǎng)站文件、電子郵件、多媒體文件、程序文件、結(jié)構(gòu)性文件等。

　　2.1.14電力營銷過程中形成的具有保存價值的各種資料和記錄。

　　2.2歸檔文件材料來源

　　2.2.1公司內(nèi)部形成的文件材料。

　　2.2.2公司所屬單位和派出機構(gòu)（包括境外機構(gòu)）應(yīng)報公司的文件材料。

　　2.2.3公司引進項目、外購設(shè)備等帶來的文件材料。

　　2.2.4公司投資的全資、控股、參股企業(yè)應(yīng)向公司提交的文件材料。

　　2.2.5公司參與的合作項目，合作單位按要求應(yīng)向公司提交的文件材料

　　2.2.6公司執(zhí)行、辦理、接收的外來文件材料及各種載體材料。

　　2.2.7公司在營銷工作中產(chǎn)生的各種與客戶有關(guān)的材料等。

　　2.3歸檔文件材料載體

　　歸檔的文件材料載體主要包括紙質(zhì)、光盤、磁帶、照片及底片、膠片、實物等各種載體形式。

　　2.4歸檔時間

　　2.4.1管理性文件材料一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年上半年歸檔。

　　2.4.2科研課題、基建項目、信息化項目文件材料在其項目鑒定、竣工后或財務(wù)決算后三個月內(nèi)歸檔，周期長的可分階段、單項歸檔。

　　2.4.3外購設(shè)備儀器或引進項目的文件材料在開箱驗收或接收后即時登記，安裝調(diào)試后歸檔。

　　2.4.4公司職工外出參加公務(wù)活動形成的文件材料應(yīng)在活動結(jié)束后及時歸檔。

　　2.4.5會計文件材料在會計年度終了后由會計部門整理歸檔，保管一年后向檔案室移交。

　　2.4.6審計(紀(jì)檢)檔案由審計和紀(jì)檢部門負(fù)責(zé)收集整理，在工作結(jié)束后的次年6月前向檔案室移交歸檔。

　　2.4.7合同(招投標(biāo))文件在合同辦理完畢后三個月內(nèi)向檔案室移交歸檔。

　　2.4.8磁帶、照片及底片、膠片、實物等形式的文件材料應(yīng)在工作結(jié)束后及時歸檔。

　　2.4.9電子文件邏輯歸檔實時進行，物理歸檔與紙質(zhì)文件歸檔時間一致。

　　2.4.10下列文件材料應(yīng)隨時歸檔

　　2.4.10.1變更、修改、補充的文件材料。

　　2.4.10.2公司內(nèi)部機構(gòu)變動和職工調(diào)動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料。

　　2.4.10.3公司產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的文件材料。

　　2.4.10.4其他臨時活動中形成的文件材料。

　　2.5歸檔要求

　　2.5.1 整理歸檔的'文件材料應(yīng)遵循文件材料形成規(guī)律，保持其有機聯(lián)系，并符合有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范要求。

　　2.5.2歸檔的文件材料應(yīng)為原件，因故無原件的可歸具有憑證作用的文件材料，文件材料歸檔后不得更改。

　　2.5.3非紙質(zhì)文件材料應(yīng)與其文字說明一并歸檔。外文（或少數(shù)民族文字）材料若有漢譯文的應(yīng)與漢譯文一并歸檔，無譯文的要譯出標(biāo)題后歸檔。

　　2.5.4具有永久、長期保存價值的電子文件，必須形成一份紙質(zhì)文件歸檔。

　　2.5.5歸檔文件材料的載體和字跡應(yīng)符合耐久性要求。

　　2.5.6歸檔的文件材料一般一式一份。重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當(dāng)增加份數(shù)。反映同一內(nèi)容而形式不同的文件材料應(yīng)保持其一致性。

　　2.5.7公司與其他單位合作完成的項目，公司作為主辦單位的保存全套文件材料，公司作為協(xié)辦單位的保存與承擔(dān)任務(wù)相關(guān)的正本文件。有合同、協(xié)議規(guī)定的，按其要求執(zhí)行。

　　2.5.8各部門文書人員應(yīng)檢查本部門歸檔文件材料的齊全、完整與準(zhǔn)確情況，整理完畢并編制移交清冊，由部門或項目負(fù)責(zé)人簽字核準(zhǔn)后向檔案室移交。重要項目的文件材料移交時應(yīng)編寫歸檔說明。檔案室接收時應(yīng)全面檢查歸檔文件材料的質(zhì)量。

　　2.5.9交接雙方應(yīng)認(rèn)真核對移交清冊，并履行簽字手續(xù)，移交清冊各留一份以備查考。

　　3歸檔文件的分類和定義

　　公司檔案分為：A文書檔案、B生產(chǎn)運行檔案、C會計檔案、D工程建設(shè)項目檔案、F審計檔案、G照片檔案、H合同檔案、K科研檔案、R榮譽、實物檔案、S傳媒電子檔案、X信息化項目檔案、Y營銷客戶檔案、Z招投標(biāo)檔案。

　　3.1文書檔案

　　文書檔案是指企業(yè)在各項生產(chǎn)、經(jīng)營、管理活動中直接形成的有保存價值的各種形式的歷史記錄。

　　3.2生產(chǎn)運行檔案

　　生產(chǎn)運行檔案是指企業(yè)在電力生產(chǎn)、調(diào)度運行中形成的有保存價值的歷史記錄。

　　3.3會計檔案

　　會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和會計報告等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。

　　3.4工程建設(shè)項目檔案

　　工程建設(shè)項目檔案是指從建設(shè)準(zhǔn)備階段到項目竣工驗收以及運行維護技術(shù)改造過程中形成的、具有保存價值的歷史記錄。

　　3.5審計檔案

　　審計檔案是指在各類審計活動中直接形成的，具有保存價值的以紙質(zhì)、磁質(zhì)、光盤和其它形式存在的歷史記錄。

　　3.6照片檔案

　　照片檔案是指企業(yè)在社會活動中直接形成的以靜態(tài)圖像為主的有保存價值的歷史記錄。

　　3.7合同檔案

　　合同檔案是指企業(yè)在各類活動中與自然人、法人或其它組織就設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系而形成的合同、協(xié)議、意向書及其過程紀(jì)錄。

　　3.8科研檔案

　　科研檔案是指在科學(xué)技術(shù)研究與管理、知識產(chǎn)權(quán)管理活動中直接形成的，具有保存價值的文字、圖表及聲像等各種形式的歷史記錄。

　　3.9榮譽、實物檔案

　　榮譽、實物檔案是指企業(yè)在工作活動中形成的具有保存價值的榮譽、紀(jì)念品、印信類等實物形式存在的檔案。

　　3.10傳媒電子檔案

　　傳媒電子檔案是指企業(yè)或者個人在社會活動中形成的、依靠傳播媒體展現(xiàn)的、具有保存價值的，以特殊載體或電子形式存在的歷史記錄。

　　3.11信息化項目檔案

　　信息化項目檔案是指電力企業(yè)信息化項目建設(shè)過程中形成的具有保存價值的資料和文件。

　　3.12營銷客戶檔案

　　營銷客戶檔案是指在電力營銷過程中形成的具有保存價值的歷史記錄。

　　3.13招投標(biāo)檔案

　　招投標(biāo)檔案是指在企業(yè)招投標(biāo)活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、數(shù)字、符號、圖表、聲像等各種不同載體的歷史記錄。

　　4歸檔文件整理

　　公司各種類檔案根據(jù)公司分類表進行分類,按照公司檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)作業(yè)指導(dǎo)書進行整理。

　　4.1文書檔案的整理

　　文書檔案由公司總文書和部門文書在每年的第一季度將次年的文件材料向檔案室移交。檔案室匯總后按照公司文書檔案分類規(guī)定進行分類，再按照《歸檔文件整理規(guī)則》DAT/22-2000的相關(guān)規(guī)定，以件為單位進行規(guī)范整理。

　　4.2生產(chǎn)運行、工程建設(shè)、科研、信息化項目檔案的整理生產(chǎn)運行、工程建設(shè)、科研、信息化項目檔案由各職能部門負(fù)責(zé)收集，保證齊全完整準(zhǔn)確后向檔案室移交。生產(chǎn)運行、工程建設(shè)、科研、信息化項目檔案按照《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》和《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》的有關(guān)規(guī)定進行整理。

　　4.3合同、招投標(biāo)檔案的整理

　　合同、招投標(biāo)檔案由合同、招投標(biāo)主管部門負(fù)責(zé)收集匯總后移交檔案室。合同、招投標(biāo)檔案可歸入工程的,按照科技檔案進行整理。單獨歸檔的按照《歸檔文件整理規(guī)則》DAT/22-2000相關(guān)規(guī)定，以件為單位進行整理。

　　4.4會計檔案的整理

　　會計檔案由財務(wù)部門按照財政部《會計檔案管理辦法》（財會字〔1998〕32號）的規(guī)定整理，保管一年后，連同會計檔案移交清冊一并向檔案室移交。

　　4.5照片檔案的整理

　　照片檔案由各形成的職能部門（包括新聞中心）匯總后向檔案室移交，照片檔案參照《照片檔案管理規(guī)范》的相關(guān)規(guī)定進行整理。

　　4.6榮譽、實物檔案的整理

　　榮譽、實物檔案由有關(guān)部門或個人在接收到榮譽、實物檔案后向檔案室移交。榮譽、實物檔案按件為單位整理保管。

　　4.7審計(紀(jì)檢)檔案由審計和紀(jì)檢部門負(fù)責(zé)收集匯總，在工作結(jié)束后的次年6月前向檔案室移交，審計(紀(jì)檢)檔案按《歸檔文件整理規(guī)則》和《紀(jì)檢監(jiān)察機關(guān)案件管理辦法》的相關(guān)規(guī)定整理。

　　4.8傳媒電子檔案由形成部門或個人匯總后統(tǒng)一向檔案室移交，按照分類不同分別編號進行整理。

　　4.9營銷客戶檔案由形成的單位收集、整理、保管。

　　5檔案的保管及利用

　　5.1公司設(shè)立專門的檔案庫房作為檔案的保管場所，檔案庫房應(yīng)符合有關(guān)規(guī)定，達(dá)到“八防”要求和溫濕度標(biāo)準(zhǔn)，并有專門人員管理，定期檢查。

　　5.2檔案庫房建立統(tǒng)一的臺賬，做到賬物相符。檔案人員應(yīng)熟悉庫藏檔案情況，根據(jù)利用者需要，通過各種手段積極開發(fā)檔案信息資源，開展如文件匯編、大事記、組織沿革、深層次編研等各種信息服務(wù)工作。

　　5.3凡本公司的職工，均可在檔案室或公司網(wǎng)絡(luò)上查閱與本部門業(yè)務(wù)有關(guān)的檔案信息資料。

　　5.4查閱機要檔案、重要檔案、重要會議記錄必須經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，專人負(fù)責(zé)查閱。會計檔案需經(jīng)財務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)由財務(wù)人員查閱。

　　5.5公司各種類檔案原則上只能在檔案室查閱使用，不得外借，如確因工作需要，需經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。借出的檔案不準(zhǔn)擅自復(fù)印，經(jīng)批準(zhǔn)同意借出或復(fù)印的檔案，不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借他人和擅自拆卷、私自摘抄，不得帶出公司外，更不得劃道、填字，涂改、損壞檔案。

　　5.6外單位人員查閱檔案，一律憑單位介紹信，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可查閱。

　　5.7利用檔案的人員要填寫《檔案利用效果登記表》，主動提供檔案利用效果，及時反饋檔案利用信息。

　　5.8檔案管理納入辦公自動化系統(tǒng)，利用信息化系統(tǒng)和各種現(xiàn)代化手段，做好檔案信息資源的開發(fā)利用工作，努力實現(xiàn)檔案信息資源的共享，為公司各項工作提供高效與便捷的服務(wù)。

　　6檔案的鑒定和銷毀

　　6.1根據(jù)國家有關(guān)部門的規(guī)定，公司的各類檔案可分為永久、長期、短期三種。會計檔案分為3年、5年、10年、15年、20年、25年等。

　　6.2文件材料一經(jīng)立卷歸檔后，未經(jīng)批準(zhǔn)和辦理正式手續(xù)，任何人不得擅自銷毀。

　　6.3對到期檔案的鑒定工作，應(yīng)在公司分管檔案負(fù)責(zé)人的領(lǐng)導(dǎo)下，由檔案部門和有關(guān)業(yè)務(wù)部門的人員共同組成鑒定小組，對檔案進行鑒定，提出鑒定意見。

　　6.4經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案必須填寫《銷毀檔案清冊》，由公司領(lǐng)導(dǎo)審查批準(zhǔn)后到指定場所由兩人以上進行監(jiān)銷簽字。銷毀會計檔案，公司負(fù)責(zé)人要在《會計檔案銷毀清冊》上簽署意見。

　　7監(jiān)督指導(dǎo)

　　7.1制定公司檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、制度和規(guī)定等。

　　7.2對公司各部門文件材料的歸檔整理移交工作，進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

　　7.3對公司所屬各單位的檔案管理工作進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，組織開展業(yè)務(wù)協(xié)作、交流活動。

　　7.4組織公司所屬各單位的評估工作，促進公司系統(tǒng)檔案工作管理水平的提高。

　　8附則

　　8.1本制度由公司行政部(辦公廳)負(fù)責(zé)解釋。

　　8.2本制度自頒布之日起施行。

項目檔案管理制度4

　　檔案保管制度

　　第一條設(shè)立專門的檔案庫房或檔案柜對檔案進行存放、保管，并指派專人負(fù)責(zé)，做到“專人專柜”的管理。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格保守檔案機密,任何人不得擅自進入檔案室,以保證維護檔案的完整性和安全性。

　　第二條檔案室配備檔案柜或密集架，檔案上架排列應(yīng)科學(xué)合理，便于查找。在排列上架時，應(yīng)按照類別和保管單位的次序，自左向右，自上而下的排列，以便于管理和查找。

　　第三條對照片、光盤、U盤等特殊載體的檔案須配置密封盒和專門的案卷盒，按編號盒存放在防磁柜。

　　第四條檔案室要做好防火、防盜、防光、防高溫、防潮、防有害氣體、防塵、防蟲等“八防”工作。

　　第五條檔案室在接收同級別人事檔案托管機構(gòu)或企業(yè)移交的檔案后，應(yīng)對移交檔案進行嚴(yán)格檢查，確保后續(xù)托管業(yè)務(wù)能順利開展。

　　第六條確定接收的移交檔案要辦理托管協(xié)議，做好編目工作，并及時入庫并及時完成檔案匯總統(tǒng)計、登記電子檔工作。

　　第七條各類外借檔案必須嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度，在歸還時要核對是否有遺漏或損害，及時放回原處。

　　第八條定期對庫房檔案進行清理、核對工作，做到帳物相符。對破損、載體變質(zhì)的檔案要及時進行修補或復(fù)制。

　　檔案室管理實施細(xì)則

一、必須設(shè)有專門庫房或?qū)９駥Ω黝悪n案進行保管。

　　二、檔案庫房是機要重地，除管理人員外，其他人員不得隨意進入檔案庫房。三、庫房要保持清潔和相對溫濕度，以利檔案保管。同時做好“八防”（防火、防盜、防光、防蟲、防灰塵、防潮、防高溫、防有害氣體等）工作。

　　四、庫房內(nèi)除密集架、檔案裝具和調(diào)卷所必須的用具外，不得擺放任何與檔案庫房無關(guān)的物品，檔案裝具排放，應(yīng)做到整齊劃一，符合通風(fēng)、防塵要求。

　　五、根據(jù)檔案庫房情況需要，可配備換氣扇、滅火器等專用設(shè)備，并定期保養(yǎng)，使庫房環(huán)境處于良好狀態(tài)。溫度基本保持在14-24℃，相對濕度40%-60%之間的規(guī)定要求。

　　六、檔案室要防止陽光直射，庫房照明光源應(yīng)用白熾燈；檔案室不應(yīng)靠近易燃易爆和散發(fā)有污染腐蝕氣體的場所。

　　七、檔案管理人員必須每季度對庫房內(nèi)的檔案進行核對，做到帳物相符。

　　八、檔案庫房及檔案柜箱鑰匙必須由辦公室專人負(fù)責(zé)保管，不得丟失。

　　檔案借（查）閱管理實施細(xì)則

　　為維護檔案的完整與安全性，更好地為后期各項工作服務(wù)，特制訂本細(xì)則。

　　一、檔案科所有工作人員都有保護檔案義務(wù)，檔案屬于涉及托管人員隱私，未經(jīng)許可不得外借、外傳。

二、各類檔案的借（查）閱，必須填寫《檔案借（查）閱申請單》

　　三、個人檔案一律須托管人員本人、或委托書指定的委托人，經(jīng)過相關(guān)審批流程后方可借閱。

　　四、外單位來人借（查）本托管人檔案，需持單位《檔案借（查）閱申請單》并經(jīng)科長簽字批準(zhǔn)，方可查閱。

　　五、閱檔必須在檔案室，不得攜帶外出，以確保檔案的安全性。借出檔案材料的`時間不得超過一周，必要時可以續(xù)借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

　　六、外借的檔案借閱者必須妥善保管，借閱的檔案只限本人使用，未經(jīng)許可不得擅自轉(zhuǎn)借、拆開、調(diào)換、污損文件或在文件上圈點、劃字等，要保持檔案的整潔、完整。

　　七、外借檔案一旦發(fā)生遺失、損壞、銷毀等，應(yīng)立即知會辦公室進行處置。

　　八、檔案室對外借逾期未歸還的檔案，要及時做好催還工作。

　　九、借出和歸還檔案時，應(yīng)做好清點手續(xù)，由檔案管理員與借閱者當(dāng)面核對清楚。

　　對歸檔文件的基本要求

　　第一條歸檔的文件材料必須完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確，各項簽字手續(xù)完備。

　　第二條歸檔的文件必須字跡清楚、工整、紙張及文件格式負(fù)荷規(guī)范要求，書寫材料要適合長期保存，禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨水及熱敏紙。

　　第三條歸檔文件應(yīng)為原件。

　　第四條科技成果鑒定、基建工程驗收必須保存檔案的完整性。文件材料不完整、不系統(tǒng)的不能通過鑒定、驗收。

　　第五條移交單位在正式移交前應(yīng)對移交的文件材料進行組卷并編制移交目錄，雙方履行簽字手續(xù)

項目檔案管理制度5

　　一、編寫規(guī)章制度的目的

　　公司的項目檔案管理制度是為了規(guī)范項目檔案的建立、管理、使用和保護，確保項目檔案的有效性、完整性和安全性，保護公司的合法權(quán)益，保證項目的順利進行和落地。同時，該制度也是為了遵守國家法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)章制度，做好檔案管理工作，提高工作效率和質(zhì)量，保證項目的成功。

　　二、范圍

　　公司的項目檔案管理制度適用于公司內(nèi)部所有項目的檔案管理工作，包括項目前期的資料收集、編制項目方案、項目實施的監(jiān)督、控制和管理，以及項目結(jié)束后的歸檔和保存等所有環(huán)節(jié)。

　　三、制度制定程序

　　1、確定制度的制定需求和目的。在制定制度前，應(yīng)該確定制度的.制定目的，明確制度制定對象和范圍，以及制度的適用性和必要性。

　　2、組織專家評審和意見征詢。在確定制度目的、范圍后，應(yīng)該組織專家對制度內(nèi)容進行評審和改進，并向公司內(nèi)部相關(guān)部門和人員征詢意見，確保制度的合理性和有效性。

　　3、制定、審批和頒布制度。在進行專家評審和意見征詢后，應(yīng)該對制度進行細(xì)致的制定、審批和頒布。

　　4、實施和監(jiān)督制度。在制度的頒布之后，應(yīng)該進行實施和監(jiān)督，確保制度能夠得到扎實的落實，并在實踐中不斷地進行修訂和完善。

　　四、相關(guān)法律法規(guī)及公司內(nèi)部政策規(guī)定收集整理 1、《勞動合同法》

　　2、《勞動法》

　　3、《勞動保障監(jiān)察條例》

　　4、《行政管理法》

　　5、公司內(nèi)部檔案管理相關(guān)制度及規(guī)定

　　6、公司內(nèi)部項目管理相關(guān)制度及規(guī)定

　　五、制度的名稱、范圍、目的、內(nèi)容、責(zé)任主體、執(zhí)行程序、責(zé)任追究等內(nèi)容

　　1、制度的名稱：公司項目檔案管理制度

　　2、范圍：適用于公司內(nèi)部所有項目的檔案管理工作

　　3、目的：

　�。�1）規(guī)范項目檔案的建立、管理、使用和保護工作

　�。�2）確保項目檔案的有效性、完整性和安全性

　�。�3）保護公司的合法權(quán)益

　　（4）保證項目的順利進行和落地

　　4、內(nèi)容：

　　（1）檔案管理工作的分工和職責(zé)

　�。�2）檔案材料的收集、整理和歸檔

　�。�3）檔案保管和使用的程序和要求

　�。�4）檔案管理工作的監(jiān)督和檢查

　�。�5）檔案的銷毀和轉(zhuǎn)移

　　5、責(zé)任主體：

　�。�1）項目部門和負(fù)責(zé)人

　�。�2）檔案管理部門和負(fù)責(zé)人

　　6、執(zhí)行程序：

　�。�1）項目成立立項會議時，確定檔案管理工作的分工職責(zé)

　　（2）項目實施過程中，及時收集、整理和歸檔檔案資料

　�。�3）檔案的使用和保管需經(jīng)過審批和簽字確認(rèn)

　�。�4）檔案管理部門進行定期檢查和抽查

　　（5）檔案銷毀或轉(zhuǎn)移需得到公司領(lǐng)導(dǎo)的審批

　　7、責(zé)任追究

　�。�1）項目部門和負(fù)責(zé)人未按規(guī)定完成檔案管理工作，將按照公司相關(guān)規(guī)定進行扣分或予以警告、罰款等處理

　�。�2）檔案管理部門和負(fù)責(zé)人未按規(guī)定對檔案進行保管和使用，將按照公司相關(guān)規(guī)定進行扣分或予以警告、罰款等處理

　�。�3）檔案被損壞或丟失，將按照公司相關(guān)規(guī)定進行責(zé)任追究。

項目檔案管理制度6

　　一、目的：

　　為了進一步加強部門檔案管理，促進部門規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理體系建設(shè)，特制訂本規(guī)定。

　　二、規(guī)程主要內(nèi)容：

　　（一）部門均應(yīng)明確檔案管理責(zé)任人，按專人管理，人人參與的原則，建立和實施檔案的收集、保管、使用的規(guī)范流程（責(zé)任人變動時，必須進行清點移交手續(xù)）。

　�。ǘ�）明確檔案分一級、二級、三級的`分類管理。

　　1、一級范圍：各類文件、制度、合同、協(xié)議、考核表格、賬單、帳表、憑證、工程圖紙、倉儲賬目、資產(chǎn)帳表、采購計劃等等重要文件資料。

　　2、二級范圍：公用書籍、辦公用品、用具；制服；工具等。

　　3、三級范圍：日常各項記錄本；點檢表；巡查表；普通函件、文字資料等。

　�。ㄈ�）上述內(nèi)容均指部門共享的檔案，與個人辦公用的其它資料區(qū)別分開。

　�。ㄋ模�檔案柜應(yīng)在柜面標(biāo)明部門科室、編號等分組別類。

　�。ㄎ澹└鞴駜�(nèi)應(yīng)附有檔案目錄，文件夾（盒）等應(yīng)統(tǒng)一方法標(biāo)明文件內(nèi)容，與目錄對應(yīng)。

　�。�六）檔案管理責(zé)任人要按照檔案保管一覽表，每年進行二次以上的全面清理、整理。

　�。ㄆ撸�檔案資料管理應(yīng)注意防潮、防霉、防蟲、反腐除銹等防護工作。

　　（八）檔案的借閱、復(fù)印等必須經(jīng)理（或科長）以上及批準(zhǔn)方可辦理。

　　三、本規(guī)程自xx年一月一日起實施。

項目檔案管理制度7

　　一、目的

　　為了規(guī)范企業(yè)項目檔案的管理，保證項目檔案的安全性、完整性和可追溯性，提高企業(yè)管理水平和競爭力，特制定本制度。

　　二、范圍

　　本制度適用于企業(yè)所有項目的檔案管理。三、制度制定程序

　　由公司相關(guān)部門起草制度—企業(yè)法律顧問進行審查修改—征求相關(guān)部門意見—董事會審批—簽字頒布。

　　四、制度內(nèi)容

　　1、項目檔案的定義

　　項目檔案指的是項目立項后的所有文書材料、合同協(xié)議、工程圖紙、開工報告、竣工驗收報告、質(zhì)量驗收報告、工程圖紙、質(zhì)量檢驗單、項目工作日志、會議記錄等歷史檔案材料的統(tǒng)稱。

　　2、項目檔案的保存

　�。�1）項目檔案按照項目工期和項目結(jié)束時間計算，交由檔案管理部門負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔、保管和借閱。

　�。�2）計劃立項的項目，需要提前做好檔案歸檔準(zhǔn)備工作。

　�。�3）已完成的項目檔案必須在項目竣工驗收后3個工作日內(nèi)歸檔。

　�。�4）項目檔案按照檔案保管期限進行管理，保存時間不少于30年，檔案保管期滿后，按照《檔案保管期限終止規(guī)定》確定處理方式。

　　3、項目檔案的責(zé)任

　�。�1）項目部門負(fù)責(zé)項目檔案的'有序收集、整理和歸檔，并且保證檔案的準(zhǔn)確性和完整性。

　�。�2）檔案管理部門負(fù)責(zé)對所收集、整理、歸檔的項目檔案進行保管，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性，并保證檔案在第一時間內(nèi)提供給有關(guān)部門借閱使用。

　　4、項目檔案管理制度的執(zhí)行程序

　�。�1）項目部門在項目完成后，將所需的檔案交給檔案管理部門，并且在交檔前對所收集的資料進行核對，以確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。

　�。�2）檔案管理部門負(fù)責(zé)對每一個收到的檔案進行統(tǒng)計和歸檔，并且對檔案進行標(biāo)記、檢索、借閱和保護。

　　（3）在需要使用檔案時，申請人需要向檔案管理部門提交申請表，經(jīng)過項目部門和檔案管理部門的審批后，由檔案管理部門提供檔案的借閱服務(wù)。

　�。�4）檔案管理部門負(fù)責(zé)對檔案保管的有效時間進行記錄和監(jiān)督，確保檔案的保管期限符合國家相關(guān)規(guī)定。

　　5、責(zé)任追究

　　對未按照本制度規(guī)定辦事，交辦不到位，數(shù)據(jù)泄露等違規(guī)行為，我們將根據(jù)公司相關(guān)制度進行處理，并追究相應(yīng)責(zé)任人的責(zé)任。

　　五、參考法律法規(guī)

　　1、《檔案法》

　　2、《勞動合同法》

　　3、《勞動法》

　　4、《勞動保障監(jiān)察條例》

　　5、《行政管理法》

項目檔案管理制度8

　　一、編寫規(guī)章制度的目的

　　項目檔案管理制度的制定旨在規(guī)范企業(yè)內(nèi)部的項目檔案管理工作，確保檔案管理工作順利開展，達(dá)到以下目的：

　　1、提高檔案管理的規(guī)范化水平，保證公司對項目檔案的收集、整理、維護、利用、保管等工作符合國家相關(guān)法律法規(guī)以及公司內(nèi)部政策規(guī)定；

　　2、優(yōu)化檔案管理服務(wù)，提高檔案利用效益，為公司的技術(shù)創(chuàng)新、管理決策和法律訴訟等方面提供可靠的文獻(xiàn)資料支持；

　　3、加強檔案管理的知識普及和培訓(xùn)，提高公司員工的檔案管理素養(yǎng)和意識，推動檔案管理工作深入開展，達(dá)到不斷完善工作流程的目標(biāo)。

　　二、范圍

　　本制度適用于公司內(nèi)所有的項目檔案管理工作，包括規(guī)劃階段、設(shè)計階段、實施階段、驗收階段以及運維階段的項目檔案管理。

　　三、制度制定程序

　　本制度是由公司管理部門根據(jù)公司的管理實際情況制定的內(nèi)部管理制度，在制訂和修改本制度的過程中，應(yīng)當(dāng)按照以下程序來進行：

　　1、制定編寫任務(wù)書，確定制度起草人、審核人、批準(zhǔn)人和公告人等責(zé)任人員；

　　2、圍繞檔案管理全過程，明確范圍和目的，并搜集相關(guān)法律法規(guī)和公司內(nèi)部政策規(guī)定，以此為基礎(chǔ)，制定制度內(nèi)容和編寫草案；

　　3、提交草案到有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批，同時向公司員工征求意見，并進行修改完善；

　　4、經(jīng)過全面審定后，由領(lǐng)導(dǎo)進行簽發(fā)，并在公司內(nèi)部廣泛宣傳，確保所有員工都知曉相關(guān)制度和規(guī)范。

　　四、制度內(nèi)容

　　1、項目檔案管理制度的名稱

　　本制度名稱為“項目檔案管理制度”。

　　2、適用范圍

　　本制度適用于公司內(nèi)所有的項目檔案管理工作。

　　3、目的

　　本制度制定的目的'是規(guī)范企業(yè)內(nèi)部的項目檔案管理工作，確保檔案管理工作順利開展。

　　4、內(nèi)容

　�。�1）檔案管理的職責(zé)與權(quán)利：明確負(fù)責(zé)檔案管理的人員，對他們的權(quán)利和職責(zé)進行定義，并規(guī)定他們必須履行的職責(zé)和權(quán)力。

　　（2）檔案的收集與整理：明確檔案的收集、整理及匯總的過程和流程，同時規(guī)定每一步操作的標(biāo)準(zhǔn)要求。

　�。�3）檔案的保管和查閱：明確檔案的保管和查閱的規(guī)定，防止檔案流失，同時保護涉密檔案的安全，確保檔案不被非法獲取和濫用。

　�。�4）檔案的利用：明確檔案的利用范圍，規(guī)定使用或借用檔案的程序和制度，以確保檔案的利用得到授權(quán)和監(jiān)督。

　　5、責(zé)任主體

　　本制度中的責(zé)任主體包括公司管理部門、公司內(nèi)部各部門和檔案管理人員等。

　　6、執(zhí)行程序

　　公司內(nèi)相關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)按照本制度規(guī)定履行相應(yīng)職責(zé)，并按時完成檔案管理的各項任務(wù)。

　　7、責(zé)任追究

　　對于檔案管理中的違規(guī)行為和檔案管理人員的違規(guī)行為，都應(yīng)該進行相應(yīng)的責(zé)任追究，以便規(guī)范和完善公司的檔案管理工作，并保障公司的利益。責(zé)任追究的方式包括警告、制止、處罰以及追究法律責(zé)任等。

　　五、符合中國法律要求的制度

　　本制度的制定過程中，應(yīng)充分考慮并符合中國法律要求，特別是以下幾部分法律法規(guī)：

　�。�1）《勞動合同法》：保障員工的基本權(quán)益，規(guī)范公司內(nèi)部勞動關(guān)系。

　　（2）《勞動法》：規(guī)范公司內(nèi)部的勞動法律關(guān)系，保障員工的權(quán)利和利益。

　　（3）《勞動保障監(jiān)察條例》：對于勞動保障監(jiān)察的程序和職責(zé)進行規(guī)定和說明，確保公司的檔案管理工作得到良好監(jiān)管。

　�。�4）《行政管理法》：對于行政管理的程序、職責(zé)和權(quán)限進行規(guī)定和說明，為公司的檔案管理工作提供良好的環(huán)境和支持。

項目檔案管理制度9

　　一、制度編制的目的項目檔案管理制度的編制，是為了規(guī)范和統(tǒng)一一切與項目檔案有關(guān)的工作，強化檔案管理，保障企業(yè)法制經(jīng)營和項目落地運營的有序進行。

　　二、制度范圍適用于企業(yè)內(nèi)所有項目檔案管理工作。三、制度制定程序1、制定立項審批程序和文件：由企業(yè)管理者組織項目決策、立項審批過程，確定項目檔案管理計劃、政策和程序。

　　2、制定草案：由企業(yè)相關(guān)部門和人員按照審批程序，進行項目檔案管理制度的起草和修改。

　　3、部門意見征詢：由立項審批機構(gòu)對起草的制度草案進行審查，征求相關(guān)部門、人員和專家評審意見。

　　4、實施監(jiān)督評估：由負(fù)責(zé)人對制度的實行情況進行監(jiān)督評估，以供下一次修改參考。

　　四、制度內(nèi)容1、制度名稱：項目檔案管理制度。

　　2、目的：規(guī)范項目檔案管理工作，保障企業(yè)法制經(jīng)營和項目落地運營的有序進行。

　　3、范圍：適用于企業(yè)內(nèi)所有項目檔案管理工作。

　　4、內(nèi)容：

　　（1）立項審批程序和文件；

　�。�2）檔案管理的組織管理體制；

　�。�3）檔案的評審、歸檔和保管；

　�。�4）檔案的利用和報送；

　�。�5）檔案的保密和安全措施；

　�。�6）檔案的處置和清理。

　　5、責(zé)任主體：

　�。�1）企業(yè)管理者對檔案管理工作負(fù)總責(zé)；

　　（2）相關(guān)部門負(fù)責(zé)制訂和實施檔案管理制度；

　�。�3）項目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)檔案管理工作的執(zhí)行；

　�。�4）所有員工都有責(zé)任遵守檔案管理制度。

　　6、執(zhí)行程序：

　�。�1）制定檔案管理工作計劃；

　�。�2）檔案的'歸檔、存儲和報送工作；

　�。�3）檔案的利用和保密；

　�。�4）檔案的處置和清理。

　　7、責(zé)任追究：對檔案管理中出現(xiàn)的失誤、疏漏等問題，要追究相應(yīng)責(zé)任人的責(zé)任。

　　五、法律法規(guī)要求在制訂項目檔案管理制度時，應(yīng)充分考慮符合中國法律要求，涉及的法律法規(guī)有：《勞動合同法》《勞動法》《勞動保障監(jiān)察條例》《行政管理法》等相關(guān)法律法規(guī)。對于違反法律法規(guī)的行為，應(yīng)及時進行處理并落實責(zé)任。

項目檔案管理制度10

　　一、制度目的

　　為了規(guī)范公司項目檔案管理工作，確保項目檔案完整、真實、準(zhǔn)確、可靠、便于查閱和使用，提高公司管理效率和服務(wù)質(zhì)量，制定本制度。

　　二、范圍

　　本制度適用于公司所有項目檔案管理工作。

　　三、制度制定程序

　　本制度的制定、修改和廢止應(yīng)經(jīng)公司相關(guān)職能部門討論，由公司領(lǐng)導(dǎo)層審批后實施，并在全公司范圍內(nèi)發(fā)布和實施。

　　四、制度內(nèi)容

　�。ㄒ唬╉椖繖n案的定義及分類

　　1、項目檔案是指在工程建設(shè)和運行維護中生成的全部文件、資料和資產(chǎn)，包括項目建議書、招標(biāo)文件、合同書、設(shè)計文件、施工圖、變更記錄、質(zhì)量檢驗記錄、驗收報告、竣工圖、保護方案、運行維護手冊、費用結(jié)算單據(jù)等。

　　2、項目檔案按照檔案性質(zhì)可分為基本檔案、管理檔案和業(yè)務(wù)檔案。

　�。ǘ�）檔案管理要求

　　1、公司各部門應(yīng)加強內(nèi)部檔案管理，對于文件管理不規(guī)范、擅自銷毀檔案等行為要依法追究責(zé)任。

　　2、檔案室應(yīng)建立檔案登記、借閱、歸還制度，嚴(yán)格遵循《檔案法》和《檔案管理條例》的有關(guān)規(guī)定。

　　3、每個項目的檔案應(yīng)建立完整的項目檔案，包括基本檔案、管理檔案和業(yè)務(wù)檔案。所有檔案應(yīng)按照年度順序編檔號、封存標(biāo)識和存儲編制等管理標(biāo)準(zhǔn)進行管理。

　　4、檔案應(yīng)按照存儲標(biāo)準(zhǔn)進行分類、編目、整理和保管，確保檔案資料的完整性和可靠性。

　　5、檔案館應(yīng)建立技術(shù)咨詢平臺，為公司和相關(guān)單位提供服務(wù)和咨詢。

　　（三）檔案保存期限

　　1、基本檔案保存期限為永久。

　　2、管理檔案保存期限為10年。

　　3、業(yè)務(wù)檔案保存期限為5年。

　�。ㄋ模�檔案借閱和使用

　　1、借閱需出示有效證件，填寫借閱登記表。

　　2、借閱和使用檔案應(yīng)遵循安全、保密、規(guī)范的原則。

　　3、檔案室應(yīng)對借閱和使用檔案的人員進行管理和監(jiān)督。

　�。ㄎ澹�檔案的保密和歸檔

　　1、保密檔案應(yīng)按照《保密法》和有關(guān)規(guī)定進行管理和歸檔。

　　2、因檔案丟失或被損毀，檔案室應(yīng)在5個工作日內(nèi)作出說明并報公司安全保衛(wèi)部門備案。

　�。�六）檔案的'銷毀

　　1、檔案室應(yīng)對已經(jīng)過了保存期限、已被電子檔案取代或已無文件價值的檔案進行銷毀。

　　2、銷毀檔案應(yīng)按照《檔案法》和有關(guān)規(guī)定進行，并由檔案管理員簽字確認(rèn)。

　　五、責(zé)任主體及責(zé)任追究

　　1、本制度施行后，各部門和相關(guān)人員均應(yīng)嚴(yán)格遵守管理制度，確保項目檔案管理工作的順利開展。

　　2、對于違反本制度的行為，公司將依據(jù)有關(guān)法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)定嚴(yán)肅處理，給予相應(yīng)的紀(jì)律處分或法律責(zé)任追究。

　　六、附則

　　1、本制度自頒布之日起生效。

　　2、本制度的解釋權(quán)歸公司領(lǐng)導(dǎo)層所有。法律法規(guī)及公司內(nèi)部政策規(guī)定

　　1、《檔案法》（國家檔案局）

　　2、《檔案管理條例》（國家檔案局）3、《保密法》（國家保密局）

　　4、《勞動合同法》（中華人民共和國國務(wù)院）

　　5、《勞動法》（中華人民共和國全國人民代表大會常務(wù)委員會）

　　6、《勞動保障監(jiān)察條例》（中華人民共和國勞動和社會保障部）

　　7、《行政管理法》（中華人民共和國國務(wù)院）項目檔案管理制度

項目檔案管理制度11

　　一、嚴(yán)格執(zhí)行黨和國家的保密、安全制度，確保檔案和案卷機密安全。

　　二、各部室應(yīng)在每年元月底向公司辦公室移交上年度文書檔案并履行清交手續(xù)。

　　三、各部室應(yīng)明確規(guī)定檔案責(zé)任人，檔案責(zé)任人(檔案員)對本部門檔案的收集、建檔、保管、借閱和利用負(fù)全責(zé)。

　　四、各類規(guī)章制度、辦法、人事、工資資料、會議記錄、會議紀(jì)要、簡報、重要電話記錄、接待來訪記錄、上級來文、公司發(fā)文、工作計劃和工作總結(jié)以及添置設(shè)備、財產(chǎn)的產(chǎn)權(quán)資料由辦公室負(fù)責(zé)歸檔。

　　五、各工程項目立項、國土、規(guī)劃、設(shè)計、監(jiān)理、質(zhì)監(jiān)及技術(shù)等圖紙文字技術(shù)資料、質(zhì)量資料由投資發(fā)展部負(fù)責(zé)歸檔。

　　六、各類承包合同、商務(wù)合同、協(xié)議的`正本原件由財務(wù)部歸檔，副本原件由辦公室歸檔，其他部門備份存檔并由信息中心實行電腦化管理。

　　七、各招商引資貸款項目申報資料、征地、拆遷批復(fù)、國土規(guī)劃等技術(shù)、圖紙分別由投資發(fā)展部、城建資產(chǎn)部、項目技術(shù)部、市場營銷部等業(yè)務(wù)部門按業(yè)務(wù)分工負(fù)責(zé)歸檔。

八、歸檔資料必須符合下列要求：

　　①文件材料齊全完整;

　�、诟鶕�(jù)檔案內(nèi)容合并整理、立卷;

　�、鄹鶕�(jù)檔案內(nèi)容的歷史關(guān)系，區(qū)別保存價值、分類、整理、立卷，案卷標(biāo)題簡明確切，便于保管和利用。

　　九、檔案資料借閱需履行登記、簽字手續(xù)，重要資料借閱需先請示分管領(lǐng)導(dǎo)。

　　十、由分管領(lǐng)導(dǎo)定期組織檔案責(zé)任人、業(yè)務(wù)部門組成檔案鑒定小組對超期檔案進行鑒定，提交檔案報告，并根據(jù)有關(guān)規(guī)定的酌情處置。

　　十一、加強檔案保管工作，做好防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防高溫工作，定期檢查檔案保管工作。

項目檔案管理制度12

　　一、目的

　　為了規(guī)范安全生產(chǎn)文件檔案的管理，確保文件檔案的完整性、合理性、科學(xué)性，使其為今后工作開展提供參考資料和文獻(xiàn)，特制定本制度。

　　二、適用范圍

　　本制度適用于與公司安全生產(chǎn)有關(guān)的文件檔案的管理。

　　三、職責(zé)

　　1、安保部負(fù)責(zé)制定本制度，并負(fù)責(zé)綜合監(jiān)督管理。

　　2、各部門負(fù)責(zé)本部門文件檔案的管理，并負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查和考核；

　　3、各部門安全員負(fù)責(zé)本部門文件檔案的收集、歸檔和保管，并適時將安全生產(chǎn)檔案上報公司安全職能部門備案。

　　四、內(nèi)容

　　1、文件資料的'收集

　　安全生產(chǎn)文件檔案內(nèi)容如下：

　�。�1）國家有關(guān)安全生產(chǎn)法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范及其它要求；

　�。�2）上級主管部門安全生產(chǎn)文件、批復(fù)文、領(lǐng)導(dǎo)指示材料及會議資料等；

　�。�3）公司安全生產(chǎn)文件、安全生產(chǎn)管理制度、安全操作規(guī)程、安全會議記錄材料、安全學(xué)習(xí)資料、住建指示材料等；

　　（4）安全生產(chǎn)工作計劃、總結(jié)、報告等；、

　�。�5）各種安全活動記錄、安全管理臺賬、事故報告、安全通報等；

　　（6）供應(yīng)商、承包商、施工單位相關(guān)材料等；

　�。�7）安全設(shè)施檢測、檢驗報告、記錄等；

　�。�8）食品安全、職業(yè)衛(wèi)生評價報告等；

　　2、立卷歸檔

　�。�1）、文件資料應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價值分類立卷，保證的齊全、完整，能反映安全生產(chǎn)主要情況，以便保管和利用；

　�。�2）、應(yīng)根據(jù)文件資料的重要性，立案時間分永久、長期和短期三種，進行時間整理、分類歸檔；

　�。�3）、安保部在每年1月份前對上年度的文件資料進行歸檔，統(tǒng)一保存；

　　（4）、各種文件資料按一定特征進行排列和系統(tǒng)化，應(yīng)層次分明、編寫頁碼、標(biāo)定卷內(nèi)文件資料目錄；

　　（5）、不同價值、不同性質(zhì)的文件資料應(yīng)當(dāng)區(qū)別管理，單獨立卷；

　　3、檔案保管

　�。�1）、檔案應(yīng)入架、科學(xué)排列，避免暴露和捆扎堆放；

　　（2）、應(yīng)采取防潮、防蟲措施，防止檔案損壞；

　　4、檔案借閱

　�。�1）、文件資料檔案借閱，必須履行借閱手續(xù)，借閱檔案要注意保護，不得丟失、損壞、涂改，要如期歸還，到期不能歸還者，要說明情況，并辦理續(xù)借手續(xù)；

　　（2）、借閱的檔案要注意保密，未經(jīng)許可，不得隨意公開、發(fā)表或轉(zhuǎn)借他人；

　�。�3）、歸還檔案時，由檔案管理人員當(dāng)面查點清楚，并在借閱登記本上注銷；

　　5、檔案銷毀

　　對于過期并失去保存價值的文件資料，經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可以定期銷毀，必要時做好銷毀記錄；

　　五、相關(guān)記錄

　　《文件檔案清單》

　　六、本制度由安保部制定并負(fù)解釋，自發(fā)布之日起實施。

項目檔案管理制度13

　　目的：

　　為規(guī)范項目檔案管理工作，提高管理效率和透明度，確保項目檔案的正常秩序和安全。

　　范圍：

　　本制度適用于公司內(nèi)部所有項目檔案的管理。制度制定程序：

　　1、公司領(lǐng)導(dǎo)確定項目檔案管理制度的編寫任務(wù)，并指定負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)編寫制度。

　　2、編寫者需收集、整理相關(guān)法律法規(guī)及公司內(nèi)部政策規(guī)定，結(jié)合本公司實際情況進行制定。

　　3、編寫者向公司領(lǐng)導(dǎo)提交初稿，經(jīng)過審批后，考慮意見和建議并進行修訂。

　　4、修訂后，公司領(lǐng)導(dǎo)簽署，并進行公告發(fā)布。

　　各項制度的'名稱、范圍、目的、內(nèi)容、責(zé)任主體、執(zhí)行程序、責(zé)任追究等方面的內(nèi)容：

項目檔案管理制度14

　　●檔案管理規(guī)定

　　1、檔案資料由經(jīng)理負(fù)責(zé)監(jiān)督保管,內(nèi)務(wù)管理員專職文件存檔、注記工作。

　　2、有關(guān)物業(yè)的驗收檔案、圖紙、業(yè)主及住戶資料、管理制度、合約及附件、設(shè)施和設(shè)備檔案及保養(yǎng)制度、財務(wù)報告、員工人事資料等檔案要求集中存檔,文件柜上鎖,未經(jīng)經(jīng)理許可,任何人不得動用。

　　3、物業(yè)檔案資料必須做到圖有袋、文有夾,報告類文件編目錄索引,檔案類文件有存檔清單和編號目錄。

　　4、公司檔案目錄及存檔文件清單每季度清查一次。

　　5、物業(yè)檔案在歷任經(jīng)理離職或調(diào)職時,應(yīng)向接任者辦理移交手續(xù),經(jīng)認(rèn)可后方可離開。

　　6、物業(yè)檔案日常需經(jīng)常使用部分應(yīng)復(fù)印備份,原件存放在檔案中不得隨意使用。

　　7、因工作需要借閱、復(fù)印專管部分檔案資料的,需經(jīng)經(jīng)理書面認(rèn)可,如有違反的,作泄密處理。

　　8、公司將定期巡查上述規(guī)定所提及的要求落實情況,對不符合要求的保管人將作適當(dāng)處分。

　　9、小區(qū)檔案資料因保管不當(dāng)而造成遺失、泄密的,對小區(qū)管理有重大影響及損害小區(qū)和公司利益的,公司將視情節(jié)追究當(dāng)事人責(zé)任,并保留追究其法律責(zé)任的權(quán)利。

　　●小區(qū)管理保密規(guī)定

　　1、公司、物業(yè)內(nèi)部資料,業(yè)主、住戶單元和公司員工個人資料及其所載有的通訊地址、聯(lián)系電話、購/租合約及金額、小區(qū)及公司內(nèi)部情況、業(yè)主/住戶個人情況等均屬保密范圍。

　　2、業(yè)主/住戶及員工資料統(tǒng)一存放在辦公室文件柜內(nèi),由內(nèi)務(wù)管理員專人管理。

　　3、公司文件柜備用鑰匙由經(jīng)理保管,內(nèi)務(wù)管理員休假時,由經(jīng)理指定者方可代為執(zhí)行以上事務(wù)。

　　4、因工作所需而放置在辦公室、監(jiān)控室的業(yè)主/住戶的聯(lián)系電話、地址等,必須隱蔽放置,不得張貼于顯眼處,不得外泄。

　　5、公司制定的各類規(guī)章制度及工作指引,嚴(yán)禁任何形式的抄襲和復(fù)印,嚴(yán)禁外泄。

　　6、公司發(fā)布的各類通知通告,應(yīng)限定時效,過時收回。

　　7、員工應(yīng)具有維護他人隱私的法律意識,主動為公司和小區(qū)住戶保守秘密,對任何人的不正當(dāng)打探行為,應(yīng)堅決拒絕并向公司報告。

　　8、員工因執(zhí)行保密規(guī)定不當(dāng),致使公司、業(yè)主/住戶或公司其他員工利益受不良侵害的,公司將從重處罰,并由當(dāng)事人個人承擔(dān)導(dǎo)致的全部法律責(zé)任。

　　●小區(qū)檔案資料

　　1、小區(qū)驗收檔案:

　　1)小區(qū)土建、設(shè)備安裝竣工資料(圖紙、設(shè)備資料)。

　　2)小區(qū)各類設(shè)備的質(zhì)檢、消防、勞動局等部門驗收合格文件。

　　3)小區(qū)機電設(shè)備保養(yǎng)合約。

　　4)小區(qū)公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備驗收記錄。

　　5)小區(qū)公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備移交記錄。

　　6)單元驗收及移交記錄。

　　2、小區(qū)二次裝修檔案:

　　1)住戶二次裝修圖紙及審批手續(xù)。

　　2)二次裝修期間管理處監(jiān)督檢查資料。

　　3、住戶資料:

　　1)小區(qū)住戶入伙資料。

　　2)小區(qū)住戶情況登記(包括姓名、房號、聯(lián)系人、建筑面積、交接單、入伙時間等)。

　　4、小區(qū)管理文本匯編:

　　1)管理合同、業(yè)主公約、用戶手冊。

　　2)小區(qū)各類管理規(guī)章制度及裝修管理規(guī)定。

　　3)小區(qū)各項管理分包合約。

　　5、小區(qū)設(shè)備維修保養(yǎng)資料:

　　1)各類設(shè)施設(shè)備專門的維修保養(yǎng)制度和應(yīng)急措施。

　　2)各類設(shè)施設(shè)備獨立的維修檔案及日常巡檢維修記錄。

　　3)主要部位如配變電間、監(jiān)控中心等應(yīng)有工作日記、交接班記錄、巡視記錄和人員進出記錄。

　　4)住戶維修報修單及維修后的回訪記錄。

　　6、小區(qū)設(shè)施設(shè)備檢測:

　　1)電梯有勞動部門合格證書及年檢報告。

　　2)消防泵、管道等有定期試機及換水記錄。

　　3)小區(qū)避雷系統(tǒng)有定期檢測報告。

　　4)小區(qū)其他設(shè)施設(shè)備檢測記錄資料。

　　7、日常文檔:

　　1)日常通知、文件的存檔。

　　2)小區(qū)管理費收繳情況。

　　3)公司管理費財務(wù)報告。

　　4)會議記錄。

　　5)值班記錄。

　　6)安保值班記錄。

　　7)其他管理記錄。

　　●檔案資料的管理要求

　　1、采用多種形式的文檔儲存方式,如電腦磁盤、錄象帶、錄音帶、相片、圖表等,并采用適當(dāng)?shù)谋９堋�儲存方法�?/p>

　　2、盡可能地把其他形式的檔案資料轉(zhuǎn)化為電腦儲存,便于查找和利用。

　　3、電腦文件必須由專人按照規(guī)定設(shè)置子目錄進行分類管理,并定期清除過期無效文件。

　　4、原始文件按照文件的使用性質(zhì)及重要性進行分類,并編制相應(yīng)的`文件目錄,文件狀況有所變動時,應(yīng)及時調(diào)整目錄的有關(guān)數(shù)據(jù),以保證查閱者及時找到有效的文件。

　　5、檔案的鑒定必須由經(jīng)理或其他指定人員負(fù)責(zé),對檔案是否有效、作廢、復(fù)印份數(shù)、保存期限、保存數(shù)量等作出決定,其他未經(jīng)授權(quán)者無權(quán)決定。

　　6、檔案按不同業(yè)務(wù)性質(zhì)分塊,以內(nèi)容分類,逐一編號,登記造冊,編輯目錄,最好按不同業(yè)務(wù)部分分柜保存。

　　7、檔案保管有專人負(fù)責(zé),以達(dá)到文件管理要求,必須做到檔案標(biāo)識清晰、分類明確,易查找;檔案必須由具備資格人員經(jīng)過登記后方可借出,文件借閱者需妥善保管所借文件,不得涂改、撕毀等,否則追究相關(guān)責(zé)任。檔案歸還必須經(jīng)過檢查,如有輕微破損應(yīng)立即修補,損壞嚴(yán)重須追究借閱人員的責(zé)任。檔案管理人員需按時檢查檔案借閱情況,以便及時收回在外文件,防止因管理疏忽所導(dǎo)致的文件流失和泄密。

　　8、檔案保管環(huán)境要求達(dá)到防火、防潮、防變質(zhì)的要求,配置有效的滅火器材,潮濕天氣需放置生石灰等物質(zhì),檔案管理人員需及時進行檢查和清理,保證文檔保管條件符合公司文件管理的要求。

項目檔案管理制度15

一、編寫規(guī)章制度的目的項目檔案管理制度的目的是為確保項目檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化，防止因項目檔案管理不規(guī)范而導(dǎo)致的意外事件和責(zé)任問題，同時提高公司工作效率和服務(wù)質(zhì)量。

　　二、編寫規(guī)章制度的范圍本制度適用于公司所有的項目檔案管理工作。

　　三、編寫規(guī)章制度的制度制定程序制度的'制定程序應(yīng)包含以下環(huán)節(jié)：

　　1、確定制度的編制標(biāo)準(zhǔn)，明確制度的性質(zhì)和適用范圍；

　　2、明確制度的主要內(nèi)容，包括制度的名稱、目的、適用范圍、責(zé)任主體、執(zhí)行程序、違規(guī)處罰、制度修訂和審查等方面的內(nèi)容；

　　3、廣泛征求意見，聽取各方面的意見和建議；

　　4、草擬制度，經(jīng)過多次修改修改后形成正式版；

　　5、制度審查，經(jīng)過放部門、法務(wù)部門、領(lǐng)導(dǎo)審批，并簽署發(fā)文；

　　6、宣傳普及，執(zhí)行規(guī)章制度后需要通過內(nèi)部協(xié)調(diào)、會議等方式進行宣傳普及。

　　四、收集、整理相關(guān)法律法規(guī)及公司內(nèi)部政策規(guī)定本制度的編制需要遵循相關(guān)法律法規(guī)及公司內(nèi)部政策規(guī)定，主要包括：

　　1、《勞動合同法》

　　2、《勞動法》

　　3、《勞動保障監(jiān)察條例》

　　4、《行政管理法》

　　五、制定各項制度的名稱、范圍、目的、內(nèi)容、責(zé)任主體、執(zhí)行程序、責(zé)任追究等方面的內(nèi)容

　　1、制定制度名稱：項目檔案管理制度

　　2、范圍：本制度適用于公司所有的項目檔案管理工作。

　　3、目的：為確保項目檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化，防止因項目檔案管理不規(guī)范而導(dǎo)致的意外事件和責(zé)任問題，同時提高公司工作效率和服務(wù)質(zhì)量。

　　4、內(nèi)容：

　�。�1）項目檔案建設(shè)的流程和標(biāo)準(zhǔn)，包括檔案的分類、歸檔、管理和保管；

　�。�2）各個環(huán)節(jié)的責(zé)任主體，明確責(zé)任和權(quán)限；

　　（3）管理準(zhǔn)則，包括保密措施、保管要求、借閱管理等；

　　（4）歸檔后管理，包括檔案的審查、復(fù)制、注銷、銷毀等流程；

　�。�5）項目檔案管理的評價、監(jiān)督和改進。

　　5、責(zé)任主體：

　　（1）項目經(jīng)理：負(fù)責(zé)對項目檔案的建設(shè)、管理和保管；

　�。�2）檔案管理員：負(fù)責(zé)對項目檔案進行分類、歸檔、管理、保管、借閱等工作；

　�。�3）監(jiān)督部門：負(fù)責(zé)對項目檔案的監(jiān)督和評審。

　　6、執(zhí)行程序：

　�。�1）項目建設(shè)階段，根據(jù)公司的制度和標(biāo)準(zhǔn)，對項目檔案建設(shè)進行計劃、指導(dǎo)、檢查等工作；

　�。�2）項目完結(jié)階段，對項目檔案進行歸檔、管理和保管，在保密、借閱等方面按流程操作；

　�。�3）對歸檔的項目檔案進行管理和評估，及時處理檔案故障和異常情況。

　　7、責(zé)任追究：對項目檔案管理的違規(guī)行為，根據(jù)公司制度執(zhí)行相應(yīng)的懲罰，并對相關(guān)責(zé)任人追究責(zé)任，直到給予相應(yīng)的懲罰措施。

　　綜上所述，企業(yè)管理人員需要編寫一項“項目檔案管理制度”，主要目的是確保項目檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化，防止因項目檔案管理不規(guī)范而導(dǎo)致的意外事件和責(zé)任問題，并且需要遵循相關(guān)法律法規(guī)及公司內(nèi)部政策規(guī)定。制度的編制過程需要遵循一定的程序和環(huán)節(jié)，并規(guī)定各項制度的名稱、范圍、目的、內(nèi)容、責(zé)任主體、執(zhí)行程序、責(zé)任追究等方面的內(nèi)容，以達(dá)到規(guī)范工作流程，提高公司效率和服務(wù)質(zhì)量的目的。

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