工程項目檔案管理制度3篇

　　在不斷進(jìn)步的社會中，制度在生活中的使用越來越廣泛，制度泛指以規(guī)則或運作模式，規(guī)范個體行動的一種社會結(jié)構(gòu)。這些規(guī)則蘊含著社會的價值，其運行表彰著一個社會的秩序。制度到底怎么擬定才合適呢？下面是小編為大家整理的工程項目檔案管理制度，希望能夠幫助到大家。

工程項目檔案管理制度1

　　一、目的

　　為規(guī)范公司的工程項目檔案管理，防范與控制合同風(fēng)險，有效地保護(hù)和利用檔案，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本規(guī)定。

　　二、工程項目檔案歸檔范圍

　　本規(guī)定所指工程項目檔案是指過去和現(xiàn)在，公司在工程項目的設(shè)計、實施、竣工等過程中形成的具有保存價值的文件、圖紙、方案、圖錄像等。其主要包括：中標(biāo)通知書，工程承包合同，合同附件，勞務(wù)分包合同，專業(yè)分包合同，采購合同，工程預(yù)（結(jié)）算書，工程設(shè)計圖紙，工程施工圖紙，往來公函，傳真，會議記錄，委托書，開工報告，請款報告，技術(shù)資料，主要設(shè)備材料估檢報告，施工記錄驗收報告，竣工報告等。

　　三、資料員及其職責(zé)

　　部門經(jīng)理指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作（即資料員），資料員負(fù)責(zé)檔案接收、收集、整理、立卷、保管、調(diào)閱、交接等工作。其主要職責(zé)包括：

　　1、收集、整理、立卷和歸檔工程項目的檔案材料；

　　2、檔案材料的保管；

　　3、檔案材料的查借閱、催還；

　　4、項目結(jié)束后與綜合部相關(guān)負(fù)責(zé)人完成檔案資料的交接。

　　四、檔案的立卷、收集、整理

　　1、以工程項目為單位，分別立卷，一項目一卷。

　　2、在工程項目的招投標(biāo)階段開始立卷，收集該項目有關(guān)資料歸檔管理。

　　3、各項目的職能人員應(yīng)將在工作過程中形成的文件資料進(jìn)行積累，整理和及時移交歸檔，移交檔案文件時，資料員必須在檔案移交清單上進(jìn)行登記。

　　4、在檔案的首頁設(shè)卷內(nèi)文件目錄，并填寫文件序號、編制單位、名稱、歸檔日期等信息（見附表二）。

　　5、在檔案的次頁設(shè)“合同概要”、“主要事件備要”，主要內(nèi)容包括：合同標(biāo)的價金，對方單位，聯(lián)系人，重要日期備忘，應(yīng)收工程款記錄等，該項工作由資料員負(fù)責(zé)，項目職能人員配合。

　　五、檔案的'管理

　　1、對工程項目檔案系統(tǒng)排列編號，確定保管期限，編制檔案目錄（卡片），按一定次序排列和存放。

　　2、每月對檔案進(jìn)行一次清理。

　　3、清除不必要保存的材料。

　　4、對破損和褪色的材料進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。

　　六、檔案要求

　　1、文件必須為原件、正文，符合文件格式。

　　2、必須齊全完整，裝訂整齊，并適當(dāng)管理。

　　3、傳真件應(yīng)復(fù)印一份歸檔。

　　七、檔案的保管

　　1、檔案管理人員應(yīng)妥善保管，防蟲蛀，防丟失，保證檔案的安全。

　　2、所有檔案應(yīng)專柜存放，加鎖。

　　3、所有檔案不得隨意查閱、變訂，不得置于公共場所。

　　八、檔案的查借閱

　　1、因工作需要查閱檔案的應(yīng)填寫好查閱登記表方可查閱。

　　2、確因工作需要外帶，需辦理檔案外借手續(xù)，經(jīng)項目經(jīng)理簽字同意，方可帶出，用畢即歸還。

　　3、借閱人對所借之檔案必須妥善保管，不得私自復(fù)制、調(diào)換、涂改、污損、劃線等等，不能隨意亂放，以免遺失。

　　4、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，并報告項目經(jīng)理及時處理。

　　九、有下列行為者，視情節(jié)輕重，給予違紀(jì)處分，若構(gòu)成犯罪依法追究刑事責(zé)任：

　　1、毀損、丟失或擅自銷毀檔案。

　　2、擅自向外界提供、抄摘檔案。

　　3、涂改、偽造檔案。

　　4、對檔案沒有及時上報、歸檔或管理不善，而造成公司損失。

　　5、未按手續(xù)借閱、外帶及越級借閱。

工程項目檔案管理制度2

　　1、項目設(shè)兼職資料員，負(fù)責(zé)文件的接收、發(fā)放、登記、回收等工作。由資料員負(fù)責(zé)建立項目的收文、發(fā)文登記。

　　2、部門使用的資料由各部門專人發(fā)放并負(fù)責(zé)保管；長期保存的'文件應(yīng)需交由資料員統(tǒng)一保管。

　　3、所有文件必須按照檔案管理及項目有關(guān)規(guī)定進(jìn)行收集、發(fā)放、整理、編目和保存。

　　4、檔案、資料要保持整潔，不允許在檔案和文件上亂涂亂寫。

　　5、存檔資料必須為原件。

　　6、涉及到經(jīng)濟(jì)方面的設(shè)計變更其它形式的文件，必須向經(jīng)營部門提供一份原件進(jìn)行保存。

　　7、合同文件由經(jīng)營部門控制、保存和發(fā)放。

　　8、不得私自借閱或讓他人隨意查看，不得隨意攜帶外出。對檔案文件內(nèi)容不得隨意向外泄露。

　　9、對已歸檔的文件借閱時，必須辦借閱手續(xù)，限期歸還。如超過借閱時間，須重新辦理手續(xù)。

　　10、作廢文件不統(tǒng)一收回，但應(yīng)在替換文件里指明，或以通知形式告知文件持有者。

　　11、管理人員因工作調(diào)動或其他原因不在項目工作時，應(yīng)有職能部門資料員收回其持有的所有文件。

　　12、工程竣工驗收后，項目應(yīng)及時將工程交工資料整理、匯總，交由武漢項目工程部歸檔。

工程項目檔案管理制度3

　　一、目的

　　為規(guī)范公司的工程項目檔案管理，防范與控制合同風(fēng)險，有效地保護(hù)和利用檔案，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本規(guī)定。

　　二、工程項目檔案歸檔范圍

　　本規(guī)定所指工程項目檔案是指過去和現(xiàn)在，公司在工程項目的開發(fā)、設(shè)計、實施、竣工等過程中形成的具有保存價值的文件、圖方案、軟件、圖錄像等。其主要包括：工程項目建議批文，中標(biāo)通知書，工程承包合同，合同附件，勞務(wù)分包合同，專業(yè)分包合同，采購合同，工程預(yù)（結(jié)）算書，工程設(shè)計圖紙，工程施工圖紙，往來公函，傳真，會議記錄，委托書，開工報告，請款報告，技術(shù)資料，主要設(shè)備材料估檢報告，施工記錄驗收報告，竣工報告等。

　　三、檔案機(jī)構(gòu)及其職責(zé)

　　公司指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作（即資料員），資料員負(fù)責(zé)檔案接收、收集、整理、立卷、保管、調(diào)閱等工作。其主要職責(zé)包括：

　　1、收集、整理、立卷和歸檔工程項目的檔案材料；

　　2、檔案材料的保管和銷毀；

　　3、檔案材料的查借閱、催還。

　　四、檔案的立卷、收集、整理

　　1、以工程項目為單位，分別立卷，一項目一卷。

　　2、在工程項目的招投標(biāo)階段開始立卷，收集該項目有關(guān)資料歸檔管理。

　　3、各項目的職能人員應(yīng)將在工作過程中形成的文件資料進(jìn)行積累，整理和及時移交歸檔，移交檔案文件時，資料員必須在檔案移交清單上進(jìn)行登記（見附表一）。

　　4、在檔案的'首頁設(shè)卷內(nèi)文件目錄，并填寫文件序號、編制單位、名稱、歸檔日期等信息（見附表二）。

　　5、在檔案的次頁設(shè)“合同概要”、“主要事件備要”，主要內(nèi)容包括：合同標(biāo)的價金，對方單位，聯(lián)系人，重要日期備忘，應(yīng)收工程款記錄等，該項工作由資料員負(fù)責(zé)，項目職能人員配合。

　　五、檔案的管理

　　1、對工程項目檔案系統(tǒng)排列編號，確定保管期限，編制檔案目錄（卡片），按一定次序排列和存放。

　　2、每年對檔案進(jìn)行一次清理。

　　3、清除不必要保存的材料。

　　4、對破損和褪色的材料進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。

　　六、檔案要求

　　1、文件必須為原件、正文，符合文件格式。

　　2、必須齊全完整，裝訂整齊，并適當(dāng)管理。

　　3、傳真件應(yīng)復(fù)印一份歸檔。

　　七、檔案的保管

　　1、檔案管理人員應(yīng)妥善保管，防蟲蛀，防丟失，保證檔案的安全。

　　2、所有檔案應(yīng)專柜存放，加鎖。

　　3、所有檔案不得隨意查閱、變訂，不得置于公共場所。

　　4、公司檔案保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限的，保管期限從長。

　　八、檔案的銷毀

　　1、檔案管理人員根據(jù)檔案保管年限的規(guī)定對檔案進(jìn)行鑒定，登記已失效的檔案，編制檔案銷毀清冊（見附表三）。

　　2、檔案銷毀清冊經(jīng)核準(zhǔn)人批準(zhǔn)，方能銷毀失效檔案。

　　3、銷毀一般以焚燒、粉碎的方式處理，特殊銷毀方式另作說明。

　　4、銷毀時要有二人以上監(jiān)銷，并在檔案銷毀清冊上簽字。

　　5、銷毀人員應(yīng)采取嚴(yán)密管理措施，防止檔案失密和泄密。

　　九、檔案的查借閱

　　1、因工作需要查閱檔案的應(yīng)填寫好查閱申請單，由核準(zhǔn)人簽字同意，方可查閱（見附表四）。

　　2、確因工作需要外帶，需辦理檔案外借手續(xù)，經(jīng)核準(zhǔn)人簽字同意，方可帶出，用畢即歸還。

　　3、資料員對文件的查（借）閱情況要進(jìn)行登記（見附表五）。

　　4、借閱人對所借之檔案必須妥善保管，不得私自復(fù)制、調(diào)換、涂改、污損、劃線等等，不能隨意亂放，以免遺失。

　　5、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，并報告主管及時處理。

　　6、外單位借閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)核準(zhǔn)人批準(zhǔn)后方可借閱，且不得帶離檔案室。其抄摘內(nèi)容也須核準(zhǔn)人同意且審核后才能帶出。

　　7、公司對調(diào)閱制度實行分級制度，公司可根據(jù)借閱人工作的需要及等級的評定，分別給予“原件借閱”“復(fù)印件借閱”“局部復(fù)印件借閱”。

　　十、有下列行為者，視情節(jié)輕重，給予違紀(jì)處分，若構(gòu)成犯罪依法追究刑事責(zé)任：

　　1、毀損、丟失或擅自銷毀檔案。

　　2、擅自向外界提供、抄摘檔案。

　　3、涂改、偽造檔案。

　　4、對檔案沒有及時上報、歸檔或管理不善，而造成公司損失。

　　5、未按手續(xù)借閱、外帶及越級借閱。

　　二00九年九月十日

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