工程項(xiàng)目檔案管理制度(3篇)
在社會(huì)一步步向前發(fā)展的今天，越來越多地方需要用到制度，制度是維護(hù)公平、公正的有效手段，是我們做事的底線要求。那么什么樣的制度才是有效的呢？以下是小編幫大家整理的工程項(xiàng)目檔案管理制度，希望對(duì)大家有所幫助。
工程項(xiàng)目檔案管理制度1
1、項(xiàng)目設(shè)兼職資料員，負(fù)責(zé)文件的接收、發(fā)放、登記、回收等工作。由資料員負(fù)責(zé)建立項(xiàng)目的收文、發(fā)文登記。
2、部門使用的'資料由各部門專人發(fā)放并負(fù)責(zé)保管；長(zhǎng)期保存的文件應(yīng)需交由資料員統(tǒng)一保管。
3、所有文件必須按照檔案管理及項(xiàng)目有關(guān)規(guī)定進(jìn)行收集、發(fā)放、整理、編目和保存。
4、檔案、資料要保持整潔，不允許在檔案和文件上亂涂亂寫。
5、存檔資料必須為原件。
6、涉及到經(jīng)濟(jì)方面的設(shè)計(jì)變更其它形式的文件，必須向經(jīng)營(yíng)部門提供一份原件進(jìn)行保存。
7、合同文件由經(jīng)營(yíng)部門控制、保存和發(fā)放。
8、不得私自借閱或讓他人隨意查看，不得隨意攜帶外出。對(duì)檔案文件內(nèi)容不得隨意向外泄露。
9、對(duì)已歸檔的文件借閱時(shí)，必須辦借閱手續(xù)，限期歸還。如超過借閱時(shí)間，須重新辦理手續(xù)。
10、作廢文件不統(tǒng)一收回，但應(yīng)在替換文件里指明，或以通知形式告知文件持有者。
11、管理人員因工作調(diào)動(dòng)或其他原因不在項(xiàng)目工作時(shí)，應(yīng)有職能部門資料員收回其持有的所有文件。
12、工程竣工驗(yàn)收后，項(xiàng)目應(yīng)及時(shí)將工程交工資料整理、匯總，交由武漢項(xiàng)目工程部歸檔。
工程項(xiàng)目檔案管理制度2
一、目的
為規(guī)范公司的工程項(xiàng)目檔案管理，防范與控制合同風(fēng)險(xiǎn)，有效地保護(hù)和利用檔案，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本規(guī)定。
二、工程項(xiàng)目檔案歸檔范圍
本規(guī)定所指工程項(xiàng)目檔案是指過去和現(xiàn)在，公司在工程項(xiàng)目的設(shè)計(jì)、實(shí)施、竣工等過程中形成的具有保存價(jià)值的文件、圖紙、方案、圖錄像等。其主要包括：中標(biāo)通知書，工程承包合同，合同附件，勞務(wù)分包合同，專業(yè)分包合同，采購合同，工程預(yù)（結(jié)）算書，工程設(shè)計(jì)圖紙，工程施工圖紙，往來公函，傳真，會(huì)議記錄，委托書，開工報(bào)告，請(qǐng)款報(bào)告，技術(shù)資料，主要設(shè)備材料估檢報(bào)告，施工記錄驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，竣工報(bào)告等。
三、資料員及其職責(zé)
部門經(jīng)理指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作（即資料員），資料員負(fù)責(zé)檔案接收、收集、整理、立卷、保管、調(diào)閱、交接等工作。其主要職責(zé)包括：
1、收集、整理、立卷和歸檔工程項(xiàng)目的檔案材料；
2、檔案材料的'保管；
3、檔案材料的查借閱、催還；
4、項(xiàng)目結(jié)束后與綜合部相關(guān)負(fù)責(zé)人完成檔案資料的交接。
四、檔案的立卷、收集、整理
1、以工程項(xiàng)目為單位，分別立卷，一項(xiàng)目一卷。
2、在工程項(xiàng)目的招投標(biāo)階段開始立卷，收集該項(xiàng)目有關(guān)資料歸檔管理。
3、各項(xiàng)目的職能人員應(yīng)將在工作過程中形成的文件資料進(jìn)行積累，整理和及時(shí)移交歸檔，移交檔案文件時(shí)，資料員必須在檔案移交清單上進(jìn)行登記。
4、在檔案的首頁設(shè)卷內(nèi)文件目錄，并填寫文件序號(hào)、編制單位、名稱、歸檔日期等信息（見附表二）。
5、在檔案的次頁設(shè)“合同概要”、“主要事件備要”，主要內(nèi)容包括：合同標(biāo)的價(jià)金，對(duì)方單位，聯(lián)系人，重要日期備忘，應(yīng)收工程款記錄等，該項(xiàng)工作由資料員負(fù)責(zé)，項(xiàng)目職能人員配合。
五、檔案的管理
1、對(duì)工程項(xiàng)目檔案系統(tǒng)排列編號(hào)，確定保管期限，編制檔案目錄（卡片），按一定次序排列和存放。
2、每月對(duì)檔案進(jìn)行一次清理。
3、清除不必要保存的材料。
4、對(duì)破損和褪色的材料進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。
六、檔案要求
1、文件必須為原件、正文，符合文件格式。
2、必須齊全完整，裝訂整齊，并適當(dāng)管理。
3、傳真件應(yīng)復(fù)印一份歸檔。
七、檔案的保管
1、檔案管理人員應(yīng)妥善保管，防蟲蛀，防丟失，保證檔案的安全。
2、所有檔案應(yīng)專柜存放，加鎖。
3、所有檔案不得隨意查閱、變訂，不得置于公共場(chǎng)所。
八、檔案的查借閱
1、因工作需要查閱檔案的應(yīng)填寫好查閱登記表方可查閱。
2、確因工作需要外帶，需辦理檔案外借手續(xù)，經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理簽字同意，方可帶出，用畢即歸還。
3、借閱人對(duì)所借之檔案必須妥善保管，不得私自復(fù)制、調(diào)換、涂改、污損、劃線等等，不能隨意亂放，以免遺失。
4、借出檔案材料，因保管不慎丟失時(shí)，要及時(shí)追查，并報(bào)告項(xiàng)目經(jīng)理及時(shí)處理。
九、有下列行為者，視情節(jié)輕重，給予違紀(jì)處分，若構(gòu)成犯罪依法追究刑事責(zé)任：
1、毀損、丟失或擅自銷毀檔案。
2、擅自向外界提供、抄摘檔案。
3、涂改、偽造檔案。
4、對(duì)檔案沒有及時(shí)上報(bào)、歸檔或管理不善，而造成公司損失。
5、未按手續(xù)借閱、外帶及越級(jí)借閱。
附件一
工程技術(shù)資料參考目錄
1、開工報(bào)告、施工現(xiàn)場(chǎng)質(zhì)量管理檢查記錄
2、圖紙會(huì)審紀(jì)要、設(shè)計(jì)變更、洽商記錄
3、施工組織設(shè)計(jì)(施工措施)
4、技術(shù)交底、技術(shù)復(fù)核
5、工程定位測(cè)量、放線記錄、復(fù)核記錄
6、原材料出廠合格證及進(jìn)場(chǎng)檢(試)驗(yàn)報(bào)告（鋼筋、水泥、磚、防水材料等）
7、施工試驗(yàn)報(bào)告及見證檢測(cè)報(bào)告
8、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、基槽驗(yàn)收記錄
9、施工記錄
10、預(yù)制構(gòu)件、預(yù)拌混凝土合格證
11、地基基礎(chǔ)、主體結(jié)構(gòu)驗(yàn)收記錄及抽樣檢測(cè)資料
12、檢驗(yàn)批、分項(xiàng)、分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄
13、單位(子單位)工程質(zhì)量竣工驗(yàn)收記錄
14、施工日志、地質(zhì)勘察報(bào)告
15、土壤(素土、灰土)干密度試驗(yàn)報(bào)告（回填土試驗(yàn)報(bào)告）
16、砂漿配合比通知單
17、砂漿(試塊)抗壓強(qiáng)度試驗(yàn)報(bào)告及評(píng)定
18、混凝土配合比通知單
19、混凝土(試塊)抗壓強(qiáng)度試驗(yàn)報(bào)告及評(píng)定
（同條件養(yǎng)護(hù)混凝土試塊強(qiáng)度報(bào)告匯總及測(cè)溫記錄）
20、商品混凝土出廠合格證、復(fù)試報(bào)告
21、鋼筋接頭(焊接)試驗(yàn)報(bào)告，焊條（劑）合格證
22、水池滿水試驗(yàn)記錄
23、建筑物沉降觀測(cè)記錄
24、結(jié)構(gòu)吊裝記錄
25、現(xiàn)場(chǎng)施工預(yù)應(yīng)力記錄
26、工程質(zhì)量事故處理記錄
27、管道、配件出廠合格證及進(jìn)場(chǎng)檢（試）驗(yàn)報(bào)告
28、管道、設(shè)備強(qiáng)度試驗(yàn)、嚴(yán)密性試驗(yàn)記錄
29、系統(tǒng)清洗、灌水、通水、通球試驗(yàn)記錄
30、進(jìn)場(chǎng)電器材料、設(shè)備出廠合格證及試驗(yàn)報(bào)告）
31、設(shè)備調(diào)試記錄、接地、絕緣、電阻測(cè)試記錄
32、暖氣管道、散熱器壓力試驗(yàn)記錄
33、單位(子單位)工程質(zhì)量控制資料核查記錄
34、單位(子單位)工程質(zhì)量竣工驗(yàn)收記錄
35、單位(子單位)工程安全和功能檢驗(yàn)資料核查及功能抽查記錄
36、單位(子單位)工程觀感抽查記錄
37、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告
38、竣工驗(yàn)收證書
工程項(xiàng)目檔案管理制度3
一、目的
為規(guī)范公司的工程項(xiàng)目檔案管理，防范與控制合同風(fēng)險(xiǎn)，有效地保護(hù)和利用檔案，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本規(guī)定。
二、工程項(xiàng)目檔案歸檔范圍
本規(guī)定所指工程項(xiàng)目檔案是指過去和現(xiàn)在，公司在工程項(xiàng)目的開發(fā)、設(shè)計(jì)、實(shí)施、竣工等過程中形成的具有保存價(jià)值的文件、圖方案、軟件、圖錄像等。其主要包括：工程項(xiàng)目建議批文，中標(biāo)通知書，工程承包合同，合同附件，勞務(wù)分包合同，專業(yè)分包合同，采購合同，工程預(yù)（結(jié)）算書，工程設(shè)計(jì)圖紙，工程施工圖紙，往來公函，傳真，會(huì)議記錄，委托書，開工報(bào)告，請(qǐng)款報(bào)告，技術(shù)資料，主要設(shè)備材料估檢報(bào)告，施工記錄驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，竣工報(bào)告等。
三、檔案機(jī)構(gòu)及其職責(zé)
公司指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作（即資料員），資料員負(fù)責(zé)檔案接收、收集、整理、立卷、保管、調(diào)閱等工作。其主要職責(zé)包括：
1、收集、整理、立卷和歸檔工程項(xiàng)目的.檔案材料；
2、檔案材料的保管和銷毀；
3、檔案材料的查借閱、催還。
四、檔案的立卷、收集、整理
1、以工程項(xiàng)目為單位，分別立卷，一項(xiàng)目一卷。
2、在工程項(xiàng)目的招投標(biāo)階段開始立卷，收集該項(xiàng)目有關(guān)資料歸檔管理。
3、各項(xiàng)目的職能人員應(yīng)將在工作過程中形成的文件資料進(jìn)行積累，整理和及時(shí)移交歸檔，移交檔案文件時(shí)，資料員必須在檔案移交清單上進(jìn)行登記（見附表一）。
4、在檔案的首頁設(shè)卷內(nèi)文件目錄，并填寫文件序號(hào)、編制單位、名稱、歸檔日期等信息（見附表二）。
5、在檔案的次頁設(shè)“合同概要”、“主要事件備要”，主要內(nèi)容包括：合同標(biāo)的價(jià)金，對(duì)方單位，聯(lián)系人，重要日期備忘，應(yīng)收工程款記錄等，該項(xiàng)工作由資料員負(fù)責(zé)，項(xiàng)目職能人員配合。
五、檔案的管理
1、對(duì)工程項(xiàng)目檔案系統(tǒng)排列編號(hào)，確定保管期限，編制檔案目錄（卡片），按一定次序排列和存放。
2、每年對(duì)檔案進(jìn)行一次清理。
3、清除不必要保存的材料。
4、對(duì)破損和褪色的材料進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。
六、檔案要求
1、文件必須為原件、正文，符合文件格式。
2、必須齊全完整，裝訂整齊，并適當(dāng)管理。
3、傳真件應(yīng)復(fù)印一份歸檔。
七、檔案的保管
1、檔案管理人員應(yīng)妥善保管，防蟲蛀，防丟失，保證檔案的安全。
2、所有檔案應(yīng)專柜存放，加鎖。
3、所有檔案不得隨意查閱、變訂，不得置于公共場(chǎng)所。
4、公司檔案保管期限分永久、長(zhǎng)期、短期三種。介于兩種保管期限的，保管期限從長(zhǎng)。
八、檔案的銷毀
1、檔案管理人員根據(jù)檔案保管年限的規(guī)定對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，登記已失效的檔案，編制檔案銷毀清冊(cè)（見附表三）。
2、檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)核準(zhǔn)人批準(zhǔn)，方能銷毀失效檔案。
3、銷毀一般以焚燒、粉碎的方式處理，特殊銷毀方式另作說明。
4、銷毀時(shí)要有二人以上監(jiān)銷，并在檔案銷毀清冊(cè)上簽字。
5、銷毀人員應(yīng)采取嚴(yán)密管理措施，防止檔案失密和泄密。
九、檔案的查借閱
1、因工作需要查閱檔案的應(yīng)填寫好查閱申請(qǐng)單，由核準(zhǔn)人簽字同意，方可查閱（見附表四）。
2、確因工作需要外帶，需辦理檔案外借手續(xù)，經(jīng)核準(zhǔn)人簽字同意，方可帶出，用畢即歸還。
3、資料員對(duì)文件的查（借）閱情況要進(jìn)行登記（見附表五）。
4、借閱人對(duì)所借之檔案必須妥善保管，不得私自復(fù)制、調(diào)換、涂改、污損、劃線等等，不能隨意亂放，以免遺失。
5、借出檔案材料，因保管不慎丟失時(shí)，要及時(shí)追查，并報(bào)告主管及時(shí)處理。
6、外單位借閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)核準(zhǔn)人批準(zhǔn)后方可借閱，且不得帶離檔案室。其抄摘內(nèi)容也須核準(zhǔn)人同意且審核后才能帶出。
7、公司對(duì)調(diào)閱制度實(shí)行分級(jí)制度，公司可根據(jù)借閱人工作的需要及等級(jí)的評(píng)定，分別給予“原件借閱”“復(fù)印件借閱”“局部復(fù)印件借閱”。
十、有下列行為者，視情節(jié)輕重，給予違紀(jì)處分，若構(gòu)成犯罪依法追究刑事責(zé)任：
1、毀損、丟失或擅自銷毀檔案。
2、擅自向外界提供、抄摘檔案。
3、涂改、偽造檔案。
4、對(duì)檔案沒有及時(shí)上報(bào)、歸檔或管理不善，而造成公司損失。
5、未按手續(xù)借閱、外帶及越級(jí)借閱。
二00九年九月十日
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