文件管理制度（通用36篇）
在當(dāng)今社會(huì)生活中，大家逐漸認(rèn)識(shí)到制度的重要性，制度是要求大家共同遵守的辦事規(guī)程或行動(dòng)準(zhǔn)則。那么你真正懂得怎么制定制度嗎？以下是小編為大家收集的文件管理制度，僅供參考，希望能夠幫助到大家。
文件管理制度 1
1、學(xué)校各類文件旨在學(xué)校內(nèi)部統(tǒng)一意見，發(fā)布通知、決定和溝通信息，向上級(jí)部門請(qǐng)示、報(bào)告重要事項(xiàng)等。
2、欲發(fā)文有關(guān)處室應(yīng)先起草文件草稿，起草完畢后交學(xué)校辦公室。
3、辦公室負(fù)責(zé)人應(yīng)認(rèn)真細(xì)致地做好文件草稿的核稿工作，再根據(jù)文件內(nèi)容填制統(tǒng)一格式的`文件簽發(fā)單，并將文件按學(xué)校統(tǒng)一規(guī)定編號(hào)、登記，之后提交校長(zhǎng)簽發(fā)。
4、辦公室應(yīng)建立學(xué)校發(fā)文登記簿，詳細(xì)地、分門別類地登記文件的具體信息（如文件名、文件編號(hào)、發(fā)文日期及主送、抄送、抄報(bào)單位等）。學(xué)校任何發(fā)文都必須登記在冊(cè)，該登記簿作為歸檔資料應(yīng)妥善保存不得遺失，并于下一年度初移交學(xué)校檔案室歸檔。
5、文件簽發(fā)或會(huì)簽完畢交付打印室打印，文件稿的首頁需用統(tǒng)一的格式（學(xué)校紅頭文件紙）。
6、文件打印完畢后加蓋學(xué)校公章。對(duì)于學(xué)校內(nèi)部發(fā)文，可以采用內(nèi)部電子郵件系統(tǒng)，將文件分別發(fā)送至學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和各處室，并作好相關(guān)的發(fā)送記錄，作為檔案保存。
7、對(duì)每一號(hào)文件辦公室須將文件原稿、文件簽發(fā)單、兩份文件原件及文件發(fā)送記錄，按照文件編號(hào)順序完整保存并定期整理（一學(xué)年）。
8、學(xué)校辦公室及學(xué)校打印室工作人員有對(duì)學(xué)校有關(guān)文件保密的義務(wù)和職責(zé)。
文件管理制度 2
1.目的
為進(jìn)一步規(guī)范公司安全文件、檔案管理工作，有效地保障安全生產(chǎn)管理工作的順利進(jìn)行。根據(jù)《中華人民共和國安全生產(chǎn)法》、《中華人民共和國檔案法》及有關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際，制定本制度。
2.適用范圍
適用于本公司安全文件、檔案管理
本制度所稱安全文件、檔案是指在安全生產(chǎn)管理活動(dòng)中直接形成的，對(duì)國家、社會(huì)及企業(yè)安全生產(chǎn)具有保存和利用價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
3.管理體制與職責(zé)
3.1公司的安全生產(chǎn)直接責(zé)任人負(fù)責(zé)安全生產(chǎn)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，指定一位檔案管理員，負(fù)責(zé)檔案日常管理工作。
3.2安全生產(chǎn)檔案管理員應(yīng)具有安全生產(chǎn)及檔案專業(yè)知識(shí)，集中統(tǒng)一管理本公司安全生產(chǎn)檔案，對(duì)各部門、車間的安全生產(chǎn)檔案工作進(jìn)行監(jiān)督與指導(dǎo)。
3.3安全生產(chǎn)管理檔案員職責(zé)
(1)凡是企業(yè)生產(chǎn)及業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的與安全關(guān)聯(lián)性文件材料都應(yīng)按規(guī)定收集齊全，整理歸檔。
(2)建立健全安全生產(chǎn)檔案管理責(zé)任制和規(guī)章制度。
(3)安全生產(chǎn)檔案管理員應(yīng)忠于職守，認(rèn)真執(zhí)行有關(guān)法律、法規(guī)和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，協(xié)助各職能部門、車間對(duì)收集的安全關(guān)聯(lián)歸檔材料的完整程度、準(zhǔn)確性以及保存價(jià)值進(jìn)行審核。
(4)公司辦公室負(fù)責(zé)收集公司領(lǐng)導(dǎo)在企業(yè)安全管理和參加重大安全生產(chǎn)活動(dòng)中形成的材料。
4.檔案的范圍、收集與移交
4.1安全生產(chǎn)檔案范圍包括以下內(nèi)容：
1)基礎(chǔ)檔案
(1)企業(yè)基本情況；
(2)廠區(qū)平面布置圖；
(3)主要管理人員登記表；
(4)企業(yè)證照文書；
(5)危險(xiǎn)化學(xué)品登記證；
(6)職業(yè)危害申報(bào)表及申報(bào)回執(zhí)單；
(7)應(yīng)急預(yù)案?jìng)浒富貓?zhí)單；
(8)重點(diǎn)部位、關(guān)鍵裝置和危險(xiǎn)崗位一覽表；
(10)特種設(shè)備登記表；
(11)特種作業(yè)人員登記表(附操作證復(fù)印件)。
2)組織機(jī)構(gòu)
(1)安全生產(chǎn)組織架構(gòu)圖；
(2)關(guān)于成立安全生產(chǎn)領(lǐng)導(dǎo)小組的通知；
(3)關(guān)于任命安全生產(chǎn)管理人員的決定；
(4)關(guān)于印發(fā)安全生產(chǎn)職責(zé)和安全管理制度的通知。
(5)其他與安全組織有關(guān)的內(nèi)容。
3)安全職責(zé)
各部門、各級(jí)人員安全生產(chǎn)職責(zé)
4)安全管理制度
安全標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)定的安全管理制度。
5)安全操作規(guī)程
6)教育培訓(xùn)
(1)企業(yè)安全教育培訓(xùn)計(jì)劃；
(2)企業(yè)主要負(fù)責(zé)人、管理人員的安全教育培訓(xùn)記錄；
(3)員工三級(jí)教育培訓(xùn)卡；
(4)員工三級(jí)安全教育培訓(xùn)記錄；
(5)特種作業(yè)人員安全教育培訓(xùn)記錄；
(6)復(fù)轉(zhuǎn)崗、“四新”安全教育培訓(xùn)記錄；
(7)日常安全、宣傳、教育培訓(xùn)記錄及總結(jié)；
(8)應(yīng)急救援預(yù)案演練記錄及總結(jié)，
(9)其他安全培訓(xùn)記錄。
7)安全檢查
(1)各級(jí)政府及行業(yè)主管部門監(jiān)督檢查所發(fā)的安全檢查指令書、整改通知書等各類執(zhí)法文書；
(2)企業(yè)執(zhí)行各類執(zhí)法文書所采取的措施及上報(bào)主管部門的`報(bào)告；
(3)安全監(jiān)督執(zhí)法方面的其他文件、文書和記錄。
(4)安全檢查及整改通知書(企業(yè)自檢部分)。
(5)車間(部門)、班組例行安全檢查記錄；
(6)各專項(xiàng)安全檢查的計(jì)劃安排、檢查記錄；
(7)安全生產(chǎn)領(lǐng)導(dǎo)小組組織季度、年度安全檢查記錄；
(8)各項(xiàng)安全檢查的處理情況及整改驗(yàn)收記錄；
(9)各項(xiàng)安全檢查的總結(jié)匯報(bào)材料；
8)安全投入
(1)全年安全投入的計(jì)劃及專項(xiàng)安全投入計(jì)劃；
(2)安全、宣傳、教育培訓(xùn)投入的情況記錄；
(3)安全隱患整改方面的投入記錄；
(4)勞動(dòng)防護(hù)用品方面的投入記錄；
(5)安全防護(hù)設(shè)備、設(shè)施方面的投入記錄；
(6)安全評(píng)價(jià)、職業(yè)安全健康管理體系、安全文化建設(shè)的投入；
(7)其他與安全有關(guān)的投入。
9)“三同時(shí)”
(1)有關(guān)安全設(shè)施和勞動(dòng)防護(hù)職業(yè)衛(wèi)生方面“三同時(shí)”項(xiàng)目的文件、資料；
(2)“三同時(shí)”項(xiàng)目的設(shè)計(jì)圖紙及相關(guān)資料；
(3)“三同時(shí)”項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告及相關(guān)資料；
(4)其他與“三同時(shí)”項(xiàng)目相關(guān)的文件、資料。
10)防護(hù)裝置(含職業(yè)衛(wèi)生設(shè)備、下同)
(1)各類安全防護(hù)設(shè)備的種類及型號(hào)等基本情況資料；
(2)各類安全防護(hù)設(shè)備運(yùn)行維護(hù)保養(yǎng)情況記錄；
(3)應(yīng)急救援設(shè)備的種類、數(shù)量、型號(hào)及管理部門、狀況記錄；
(4)其他與安全防護(hù)設(shè)備相關(guān)的文件、資料和記錄；
11)特種設(shè)備
(1)特種設(shè)備制造單位、合格證書、使用說明書、安裝技術(shù)文件和資料；
(2)特種設(shè)備的定期檢驗(yàn)記錄；
(3)特種設(shè)備的日常使用及維護(hù)保養(yǎng)記錄；
(4)特種設(shè)備安全附件、安全保護(hù)裝置、測(cè)量調(diào)控裝置及有關(guān)附屬儀器儀表的日常維修保養(yǎng)記錄；
(5)特種設(shè)備運(yùn)行故障和事故記錄。
12)安全用電
(1)變、配電室運(yùn)行狀況記錄。
(2)臨時(shí)用電申請(qǐng)及拆除記錄；
(3)配電柜(箱)、控制柜(箱)等用電設(shè)施運(yùn)行記錄；
(4)變配電室平面圖及供電系統(tǒng)圖。
13)工傷保險(xiǎn)
(1)參加工傷保險(xiǎn)員工的名單；
(2)企業(yè)為員工繳納保險(xiǎn)費(fèi)的憑證或單據(jù)；
(3)發(fā)生工傷的員工獲得工傷保險(xiǎn)理賠的憑證或單據(jù)；
(4)其他與工傷保險(xiǎn)相關(guān)的文件、憑證或單據(jù)。
14)職業(yè)病防治
(1)本公司內(nèi)產(chǎn)生職業(yè)病危害的崗位情況及可能產(chǎn)生的職業(yè)病種類；
(2)產(chǎn)生職業(yè)病危害的崗位的預(yù)防措施情況；
(3)產(chǎn)生職業(yè)病危害的崗位定期檢測(cè)檢驗(yàn)報(bào)告；
(4)接觸產(chǎn)生職業(yè)病危害的崗位的員工及其身體檢查情況；
(5)確診為職業(yè)病的員工情況及其身體檢查、治療記錄；
(6)其他與職業(yè)病防治相關(guān)的文件、材料。
15)勞動(dòng)防護(hù)用品
(1)各類勞動(dòng)防護(hù)用品發(fā)放記錄；
(2)員工使用和佩戴勞動(dòng)防護(hù)用品的記錄；
(3)其他與勞動(dòng)防護(hù)用品有關(guān)的文件、材料。
16)事故調(diào)查處理
(1)事故調(diào)查收集各類證據(jù)；
(2)事故調(diào)查的相關(guān)會(huì)議記錄；
(3)工傷事故調(diào)查處理報(bào)告書(表)；
(4)按“四不放過”原則對(duì)事故進(jìn)行處理的文件；
(5)其他與事故相關(guān)的文件、資料。
17)消防安全
(1)消防安全管理制度及落實(shí)情況記錄；
(2)消防安全管理組織機(jī)構(gòu)和各級(jí)消防安全責(zé)任人的崗位職責(zé)；
(3)消防設(shè)施、器材平面布置及應(yīng)急疏散平面圖；
(4)火險(xiǎn)火災(zāi)應(yīng)急處置預(yù)案框圖及實(shí)施細(xì)則；
(5)義務(wù)消防隊(duì)人員名單及其消防裝備情況；
(6)建筑物或者場(chǎng)所施工、使用前的消防設(shè)計(jì)審核、驗(yàn)收以及消防安全檢查的文件、資料；
(7)消防設(shè)施、器材及防火材料的合格證明材料；
(8)消防設(shè)施、器材定期檢查、測(cè)試報(bào)告以及維修保養(yǎng)記錄；
(9)有關(guān)電氣設(shè)備檢測(cè)(包括防雷、防靜電)等記錄資料；
(10)火災(zāi)隱患及其整改情況記錄；
(11)其他與消防安全相關(guān)的文件、資料和記錄。
18)其他與安全生產(chǎn)相關(guān)的內(nèi)容。
4.2收集與移交
(1)歸檔材料應(yīng)是企業(yè)開展安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化管理中形成的各種文件、記錄、臺(tái)帳、規(guī)章制度、原始資料、圖片、圖紙、技術(shù)資料等。
(2)歸檔材料應(yīng)確保完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，反映企業(yè)安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化管理活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和歷史過程。
(3)用紙、用筆標(biāo)準(zhǔn)(不用鉛筆、圓珠筆)，字跡清晰。
(4)具有重要保存價(jià)值的電子文件，應(yīng)與內(nèi)容相同的紙質(zhì)文件同時(shí)歸檔。
(5)本公司及各部門在安全生產(chǎn)管理過程中形成的材料應(yīng)隨時(shí)歸檔，對(duì)基礎(chǔ)建設(shè)、物料購置與處理、產(chǎn)品生產(chǎn)等活動(dòng)中形成的與安全相關(guān)材料，可在項(xiàng)目結(jié)束后整理歸檔。
(6)安全生產(chǎn)檔案管理員負(fù)責(zé)有關(guān)歸檔材料的審核。
(7)安全生產(chǎn)檔案管理員應(yīng)對(duì)各部門送交的各類安全生產(chǎn)檔案認(rèn)真檢查。檢查合格后交接雙方在移交清冊(cè)(一式二份)上簽字，正式履行交接手續(xù)。接受電子安全生產(chǎn)檔案時(shí)，應(yīng)在相應(yīng)設(shè)備、環(huán)境上檢查其真實(shí)有效性，并確定其與內(nèi)容相同的紙質(zhì)安全生產(chǎn)檔案的一致性，然后辦理交接手續(xù)。
(8)在資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)時(shí)，本公司安全生產(chǎn)領(lǐng)導(dǎo)小組應(yīng)負(fù)責(zé)安全生產(chǎn)檔案處置工作的組織協(xié)調(diào)，按國家有關(guān)法規(guī)做好善后工作。其安全生產(chǎn)檔案由接受單位或原主辦單位保存。
5.檔案處理
1)根據(jù)公司安全標(biāo)準(zhǔn)化管理要求，安全管理檔案建檔，與危化品企業(yè)安全標(biāo)準(zhǔn)化《評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)》一致，設(shè)立以下檔案類別，并根據(jù)其歸檔內(nèi)容分別編制檔案目錄。
(1)法律、法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)
(2)機(jī)構(gòu)和職責(zé)
(3)風(fēng)險(xiǎn)管理；
(4)管理制度；
(5)培訓(xùn)教育；
(6)生產(chǎn)設(shè)施及工藝安全
(7)作業(yè)安全
(8)職業(yè)健康
(9)危險(xiǎn)化學(xué)品管理
(10)事故與應(yīng)急
(11)檢查與自評(píng)
2)特殊載體安全生產(chǎn)檔案(錄像帶、照片、磁盤)可按載體形式、所反映問題或形成時(shí)間進(jìn)行分類編目，并分別保存，注明與相關(guān)紙質(zhì)檔案文件的編號(hào)。
3)檔案保存，設(shè)專用柜屜，采取防火、防潮、防蟲、防盜等措施，確保安全生產(chǎn)檔案安全。對(duì)破損或載體變質(zhì)的安全生產(chǎn)檔案要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。
4)安全生產(chǎn)檔案保管期限分永久、長(zhǎng)期(五年)、短期(一年)三種。
5)對(duì)保管到期的安全生產(chǎn)檔案，由本公司安全生產(chǎn)領(lǐng)導(dǎo)小組及檔案工作人員進(jìn)行鑒定，對(duì)經(jīng)過鑒定后已失去保存價(jià)值的安全生產(chǎn)檔案，應(yīng)寫出鑒定報(bào)告并編制銷毀清冊(cè)，經(jīng)鑒定人員簽字后，報(bào)安全生產(chǎn)第一責(zé)任人審批。銷毀安全生產(chǎn)檔案時(shí)必須履行簽字手續(xù)，由兩人以上監(jiān)銷，銷毀清冊(cè)長(zhǎng)期保存。
6)安全生產(chǎn)檔案工作人員調(diào)動(dòng)工作時(shí)，必須辦理完安全生產(chǎn)檔案移交手續(xù)后方可離崗。
6.檔案利用
(1)安全生產(chǎn)檔案的借閱、復(fù)制必須經(jīng)本公司安全生產(chǎn)第一責(zé)任人或安全生產(chǎn)直接責(zé)任人的批準(zhǔn)。
(2)在提供、利用、公布安全生產(chǎn)檔案時(shí)，不得損害國家利益和他人的合法權(quán)益。
(3)應(yīng)積極主動(dòng)地接受安全生產(chǎn)監(jiān)督管理部門對(duì)安全生產(chǎn)檔案管理工作的監(jiān)督指導(dǎo)。
文件管理制度 3
一、竣工資料編制的主要措施
1、項(xiàng)目部主任工程師組織有關(guān)人員按國家文件規(guī)定和按公司《質(zhì)量記錄控制工作程序》進(jìn)行竣工驗(yàn)收資料的收集，匯總組卷工作。
2、在進(jìn)行施工前，認(rèn)真學(xué)習(xí)和掌握國家有關(guān)工程竣工檔案資料收集整理的`規(guī)定的規(guī)范。
3、施工技術(shù)資料隨施工進(jìn)度及時(shí)匯集整理。
4、按施工技術(shù)文件、施工材料質(zhì)量保證文件、施工管理文件、設(shè)計(jì)變更依據(jù)文件等四個(gè)方面，落實(shí)計(jì)劃、編制情況登記表，明確責(zé)任人。
5、上級(jí)主管部門的有關(guān)文件，如施工證、開工證、各種報(bào)批報(bào)建所要辦理的手續(xù)、文件等。
6、建設(shè)單位和施工單位簽訂的工程合同。
7、設(shè)計(jì)圖紙會(huì)審記錄，圖紙變更記錄及確認(rèn)簽證。
8、施工組織設(shè)計(jì)方案。
二、施工過程中檔案資料收集
1、做好甲方、設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理公司有關(guān)文件的收到和發(fā)放登記工作，并保留原件一套存檔。
2、根據(jù)工程進(jìn)度和施工情況，聯(lián)系有關(guān)部門收集下列有關(guān)原資料p（原件）：
�、倥c技術(shù)部聯(lián)系，收集施工技術(shù)文件資料。
②與材料部聯(lián)系，收集施工材料質(zhì)量保證文件。
�、叟c設(shè)計(jì)部聯(lián)系，收集設(shè)計(jì)變更依據(jù)性文件。
3、所有資料必須符合要求，做到齊全。
4、根據(jù)建設(shè)單位需要，隨時(shí)拍攝有關(guān)工程照片或錄像。
三、施工過程后檔案資料的收集整理
1、根據(jù)竣工資料收集整理辦法，做好歸檔、整理工作。
2、施工中、施工后階段穿插繪制工程竣工文件，如收集工程竣工報(bào)告、工程決算簽證、編制全套竣工圖，并根據(jù)建設(shè)單位需要，收集拍攝建筑物有關(guān)照片。
四、竣工資料
1、施工日志。
2、工程例會(huì)記錄及工程整改意見聯(lián)系單。
3、采購的工程材料的合格證、商檢證及測(cè)驗(yàn)報(bào)告。
4、隱蔽工程驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。
5、自檢報(bào)告。
6、竣工驗(yàn)收申請(qǐng)報(bào)告。
文件管理制度 4
1、目的
為規(guī)范本公司文件分類、編號(hào)、擬定、審批、用印、收發(fā)處理、整理存檔等工作，特制定本制度，適用于正龍物業(yè)有限公司及下屬管理中心各部門的文件管理工作。
2、職責(zé)
2.1總經(jīng)理負(fù)責(zé)公司所有對(duì)外發(fā)文審批。
2.2管理中心經(jīng)理負(fù)責(zé)管理中心文件的審批。物業(yè)部負(fù)責(zé)管理中心文件的打印及文號(hào)的管理工作。
2.3部門主管負(fù)責(zé)本部門文件的擬制與審核，及負(fù)責(zé)本部門對(duì)公司內(nèi)部發(fā)文的審批，并負(fù)責(zé)定期將已處理完畢的文件移交行政人事部。
2.4行政人事部負(fù)責(zé)公司文件格式、文號(hào)及資料的審核，用印管理、歸檔管理工作。
3、文件種類
3.1上行文:請(qǐng)示，報(bào)告，計(jì)劃，總結(jié)；
3.2下行文:批復(fù)，決定，通知，通告，通報(bào)，制度，規(guī)定；
3.3平行文:信函，會(huì)議紀(jì)要。
4、文件格式
4.1發(fā)文統(tǒng)一使用以上文件類別之一。
4.2秘密等級(jí)和緊急程度，用來確定文件發(fā)送方式及辦理速度，統(tǒng)一在文件的`左上角位置加注。
4.3收文單位。是指用來處理或答復(fù)文件中有關(guān)問題和有關(guān)事項(xiàng)的單位。
4.4正文。是文件的主體部分。文件制發(fā)的目的和根據(jù)，講述什么事情，解決什么問題以及辦法和要求，都要在正文中闡述清楚:
4.5標(biāo)題統(tǒng)一使用二號(hào)或三號(hào)黑體字，放在居中位置；
4.6正文統(tǒng)一使用四號(hào)或小四宋體字，與主送單位等堅(jiān)持一致。每段開頭空兩個(gè)字；要合理地劃分段落、正確使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，行間距為1.5倍，以清晰、美觀為原則；
4.7附件。通常指隨正文發(fā)出的補(bǔ)充說明材料:如果該文件有附件的，應(yīng)在正文之下、發(fā)文單位落款的左上側(cè)，專行空兩格注明"附件:xxx"字樣；如果附件較多，還須編上序號(hào)；文件無附件的，無須注明；
4.8落款。指發(fā)文單位全稱或規(guī)范化的簡(jiǎn)稱。以總經(jīng)理的名義發(fā)出的，要用負(fù)責(zé)人姓名(前面冠以職務(wù)身分)署名:落款一般放在正文(或附件標(biāo)記)的右下角，相關(guān)于書信中具名的位置；如果正文恰好占滿全頁，落款必須放在另頁空白紙上時(shí)，并在其上頭加注一行"(此頁無正文)"字樣；落款字體與正文相同。
4.9日期:
4.9.1一般應(yīng)寫發(fā)文日期；
4.9.2制度或會(huì)議經(jīng)過的文件應(yīng)寫經(jīng)過的日期；
4.9.3重要的文件寫簽發(fā)的日期；
5、文號(hào)
5.1根據(jù)文件類別、發(fā)文日期、發(fā)文單位及發(fā)文順序?qū)ξ募M(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)；具體文號(hào)編制規(guī)則見附件。
5.2公司文號(hào)由行政人事部統(tǒng)一管理，管理中心文號(hào)由物業(yè)部統(tǒng)一管理；
5.3發(fā)文部門需到以上部門登記領(lǐng)取文號(hào)后，方可發(fā)文。
6、用印
6.1用印是發(fā)文單位對(duì)文件負(fù)責(zé)的標(biāo)志，是文件合法生效的標(biāo)志，對(duì)外發(fā)文或內(nèi)部重要文件都應(yīng)加蓋印章。
6.2文件打印校對(duì)完之后，由管理印章的人員用印并進(jìn)行登記；
6.3印章應(yīng)蓋在落款和年月日中間，即"騎年蓋月"位置。
7、文件管理
7.1包括撰寫、審核、簽發(fā)、蓋印、發(fā)放、歸檔、整理等一系列工作:
7.2正規(guī)文件應(yīng)盡量打印，并由擬文人仔細(xì)校對(duì)審核。
7.3簽發(fā)。簽發(fā)人對(duì)簽發(fā)的文件負(fù)有完全職責(zé)，應(yīng)本著負(fù)責(zé)精神，仔細(xì)閱讀文稿，實(shí)事求是地?cái)M寫批語。同意簽發(fā)的，注明"同意發(fā)文"字樣后按正常手續(xù)辦理；不一樣意的寫出具體意見返還擬文人重新撰寫；
7.4用印。印章管理人員依據(jù)規(guī)定加印，并作好登記。對(duì)一頁以上的重要文件還須加蓋騎縫印。
7.5發(fā)放。由發(fā)文部門填寫《文件發(fā)放登記表》，并做好發(fā)文簽收登記工作。需要回復(fù)辦理的文件，還要填寫《文件處理單》，夾在文件前面，一并送有關(guān)人員或部門辦理。
7.6收文。文件管理人員(一般為行政人事部或管理中心物業(yè)部相關(guān)人員)將所收到的文件登記在《收文登記表》內(nèi)，資料包括:流水號(hào)、收文日期、發(fā)文單位、收文標(biāo)題、文件編號(hào)、發(fā)文日期、份數(shù)、處理情景、備注等。
7.7傳閱。傳閱工作一般由行政人事部或管理中心物業(yè)部辦理。閱讀人在閱讀后應(yīng)簽署姓名、日期。
7.8保存。文件辦理完畢后，由最終處理部門人員進(jìn)行保管。
7.9歸檔。各部門定期將本部門已處理完畢的文件匯兌交行政人事部，由行政人事部進(jìn)行整理存檔工作。
8、相關(guān)文檔
8.1文號(hào)編碼規(guī)則
8.2《文件編號(hào)使用登記表》
8.3《對(duì)外發(fā)文登記表》
8.4《對(duì)內(nèi)發(fā)文登記表》
8.5《收文登記表》
8.6《文件處理單》
8.7《傳閱單》
8.8《用印登記表》
8.9對(duì)外發(fā)文格式
8.10對(duì)內(nèi)發(fā)文格式
8.11報(bào)告總結(jié)格式
8.12會(huì)議紀(jì)要格式
8.13會(huì)議記錄格式
9、修訂及實(shí)施
9.1本規(guī)定由全公司各部門實(shí)施，行政人事部進(jìn)行監(jiān)督。
9.2本規(guī)定修訂權(quán)在公司。
9.3本規(guī)定從二零零四年五月一日實(shí)行。
文件管理制度 5
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一、本管理制度旨在確保學(xué)校文件收發(fā)的完整、及時(shí)、準(zhǔn)確，促進(jìn)學(xué)院內(nèi)部及學(xué)院和上級(jí)部門的信息溝通，提高各部門組織管理工作的效率。
二、本制度涉及的文件是指以學(xué)院名義發(fā)布的各類公文包括請(qǐng)示、報(bào)告、決定、通知、意見及規(guī)定等等，上級(jí)主管部門下達(dá)的各類公文，以及各部門上報(bào)的各類文件資料。
三、文件收發(fā)要做到仔細(xì)、認(rèn)真、及時(shí)、完整。
（二）收文制度：
1、接收文件應(yīng)在文件登記表上的作好登記，填寫應(yīng)仔細(xì)、如實(shí)、及時(shí)，并由辦公室人員簽字確認(rèn)。登記表須保持清潔、保存完整以備歸檔之用。
2、聯(lián)絡(luò)員在校團(tuán)委領(lǐng)取的`文件應(yīng)根據(jù)校團(tuán)委的指示及文件內(nèi)容的緩急，及時(shí)將文件送達(dá)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)部門輪閱，并做好文件傳閱記錄以備查。
3、傳閱文件應(yīng)保持文件完整無缺，并在相應(yīng)的時(shí)間內(nèi)歸還辦公室。
4、分團(tuán)委各部門每月月初和月末應(yīng)按時(shí)上交當(dāng)月的工作計(jì)劃及總結(jié)。如要舉辦活動(dòng)，應(yīng)上交相應(yīng)的計(jì)劃和總結(jié)，未在規(guī)定時(shí)間內(nèi)上交將按考核制度上的有關(guān)規(guī)定扣分。
5、各部門上交的計(jì)劃和總結(jié)包含打印稿和電子稿，打印稿應(yīng)存放在各部門文件夾中，電子稿應(yīng)存放在辦公室電腦各部門的文件夾下。
6、上交上來的打印搞應(yīng)及時(shí)、認(rèn)真、如實(shí)的做好各項(xiàng)登記，查看是否有圖片并做好備注，上交電子稿時(shí)辦公室接收人應(yīng)確保其能打開并含有相關(guān)內(nèi)容，做好相應(yīng)的登記。
7、分團(tuán)委所屬各部門可根據(jù)需要在辦公室查閱文件，但不得善自改動(dòng)文件內(nèi)容，查閱時(shí)應(yīng)經(jīng)過辦公室有關(guān)人員的批準(zhǔn)。
（三）、發(fā)文制度：
1、學(xué)院各類文件指在學(xué)校內(nèi)部統(tǒng)一意見、發(fā)布通知、決定和溝通信息；向上級(jí)部門請(qǐng)示、報(bào)告重要事項(xiàng)等。
2、欲發(fā)放文件應(yīng)先起草文件草稿，起草完畢后交有關(guān)人員審定，審定合格后方可發(fā)放。
3、根據(jù)文件內(nèi)容填制統(tǒng)一格式的文件簽發(fā)單，并將文件按學(xué)院統(tǒng)一規(guī)定編號(hào)在發(fā)文登記表上分門別類地做好文件的具體信息的登記，學(xué)院任何發(fā)送文件都得做好登記，該登記表作為歸檔資料應(yīng)妥善保存，不得遺失。
4、文件發(fā)送之前應(yīng)加蓋學(xué)院相應(yīng)的公章。
5、對(duì)每一號(hào)文件辦公室都須將文件原稿及文件發(fā)放記錄按照文件編號(hào)順序完整保存并存放在辦公室文件夾下。
文件管理制度 6
一、總則
第一條、為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用，根據(jù)有關(guān)規(guī)定，結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況，特制訂本制度。
第二條、文件管理內(nèi)容主要包括：上級(jí)函、電、來文、同級(jí)函、電、來文、企業(yè)上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料。
二、收文的管理
第三條、公文的簽收
1、凡接收公文均由秘書登記簽收后分別轉(zhuǎn)交相關(guān)部門，在簽收和拆封時(shí)，秘書均需注意檢查封口和郵戳。對(duì)開口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因，對(duì)密件開口和國外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。
2、對(duì)政府部門發(fā)來的文件，要進(jìn)行信封、文件、文號(hào)、機(jī)要編號(hào)的“四對(duì)口”核定，如果其中一項(xiàng)不對(duì)口，應(yīng)立即報(bào)告有關(guān)部門，并登記差錯(cuò)文件的文號(hào)。
第四條、公文的'閱批與分轉(zhuǎn)
1、凡正式文件均需由秘書根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后分送承辦部門閱辦，重要文件應(yīng)呈送總經(jīng)理親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。
2、一般函、電單據(jù)等，由秘書直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個(gè)單位會(huì)辦的文件，應(yīng)同主辦部門聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。
3、為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)，秘書應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到總經(jīng)理辦公室，如關(guān)系到兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天。
第五條、文件的傳閱與催辦
1、傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍和公共場(chǎng)所，也不得將文件轉(zhuǎn)借給其他人閱看。對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。
2、閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間，當(dāng)天閱讀完后應(yīng)在下班前將文件交秘書處，閱批文件一般不得超過兩天，閱后簽名以示負(fù)責(zé)。如有總經(jīng)理“批示”、“擬辦意見”，秘書應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和總經(jīng)理批示辦理有關(guān)事宜。
3、閱文時(shí)不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。
4、文件閱完后應(yīng)送交秘書，切忌橫傳。
5、行政秘書對(duì)文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放或分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得秘書同意予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時(shí)周轉(zhuǎn)歸檔。
三、文件借閱和清退
第六條、各部門有關(guān)人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門主管簽寫便條，對(duì)有密級(jí)的文件須秘書同意后方可借閱。
第七條、借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時(shí)歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾畫等。
第八條、各部門應(yīng)具體指定責(zé)任心強(qiáng)的主管負(fù)責(zé)文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。
四、文件的立卷與歸檔
第九條、文件的歸檔范圍
凡下列文件統(tǒng)一由行政秘書歸檔：
1、企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)發(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和經(jīng)營工作的各類計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)、季度、年度報(bào)表等。
2、各種專業(yè)例會(huì)記錄。
3、企業(yè)召開重要會(huì)議所形成的報(bào)告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等。
4、有保存價(jià)值的客戶資料及處理結(jié)果。
5、企業(yè)日志和大事記。
第十條、立卷要求
1、文件的立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、作者、時(shí)間順序，分門別類地進(jìn)行整理歸檔。
2、立卷時(shí)，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。
3、要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會(huì)議形成的文件材料，要及時(shí)立卷歸檔。
五、文件的銷毀
第十一條、對(duì)于多余、重復(fù)、過時(shí)和無保存價(jià)值的文件，秘書應(yīng)定期清理造冊(cè)并按行政有關(guān)規(guī)定，辦理申請(qǐng)銷毀手續(xù)。
六、附則
第十二條、本制度解釋權(quán)歸行政部。
第十三條、本制度自公布之日起執(zhí)行。
文件管理制度 7
一、總則
1、技術(shù)文件是本公司的核心秘密，是本公司能夠持續(xù)發(fā)展并在市場(chǎng)上堅(jiān)持強(qiáng)勢(shì)競(jìng)爭(zhēng)力的有力保障，公司的技術(shù)文件屬于公司所有。
2、為規(guī)范本公司技術(shù)文件的管理，確保文件編制的正確性、完整性，明確技術(shù)文件的編制、簽署、更改、保存等相關(guān)的資料，確保技術(shù)文件的正確性及實(shí)施有效的管理，特制訂本制度。
3、適用范圍:適用于本廠的技術(shù)文件的管理。
二、技術(shù)文件的編制
1、技術(shù)文件包括:技術(shù)文件是指公司的產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)檔案和技術(shù)資料。
具體包括:
1)開發(fā)計(jì)劃階段:方案設(shè)計(jì)、質(zhì)量保障大綱、設(shè)計(jì)開發(fā)計(jì)劃書、檢驗(yàn)要求。
2)開發(fā)設(shè)計(jì)階段:原理圖、印制版圖、產(chǎn)品編程手冊(cè)、機(jī)械結(jié)構(gòu)圖、編程器件燒寫文件、可編程器件源碼、硬件編程手冊(cè)、軟件安裝包、驅(qū)動(dòng)程序、設(shè)計(jì)評(píng)審記錄表。
3)產(chǎn)品調(diào)試階段:產(chǎn)品調(diào)試手冊(cè)、產(chǎn)品焊裝明細(xì)表、產(chǎn)品調(diào)試記錄、產(chǎn)品驗(yàn)證記錄。
4)產(chǎn)品維護(hù)階段:設(shè)計(jì)開發(fā)總結(jié)、軟件使用手冊(cè)、產(chǎn)品使用手冊(cè)。
2、技術(shù)文件的技術(shù)要求和數(shù)據(jù)等必須貼合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定要求。
3、技術(shù)文件由技術(shù)開發(fā)部等相對(duì)應(yīng)部門編制，各部門應(yīng)對(duì)技術(shù)文件的準(zhǔn)確性、合理性負(fù)責(zé)。
三、技術(shù)文件的提交
1、在產(chǎn)品開發(fā)的整個(gè)周期中，設(shè)計(jì)人員必須按照技術(shù)文件規(guī)范認(rèn)真進(jìn)行各項(xiàng)文件的編寫工作，以保證技術(shù)文件的完整性。
2、在產(chǎn)品開發(fā)的各個(gè)階段，設(shè)計(jì)人員都必須按時(shí)提交設(shè)計(jì)文件，并保存在公司的服務(wù)器中。每當(dāng)設(shè)計(jì)文件發(fā)生重大更改后，設(shè)計(jì)人員都必須重新提交文件，以便更新服務(wù)器中的文件，保證開發(fā)工作的可靠性。
3、設(shè)計(jì)文件的`提交以starteam為準(zhǔn)，設(shè)計(jì)人員須按照提交的文件類別提交到starteam相應(yīng)的目錄。
4、對(duì)于已提交的文件，任何人員不得故意在服務(wù)器上進(jìn)行刪除。
四、技術(shù)文件的歸檔
1、各相關(guān)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)技術(shù)文件的審核和批準(zhǔn)；技術(shù)文件的編制必須嚴(yán)格執(zhí)行編制、校對(duì)、審核三級(jí)把關(guān)制度；明確各級(jí)的責(zé)、權(quán)、利。
2、技術(shù)文件應(yīng)保證標(biāo)題欄中的編號(hào)、名稱、日期，設(shè)計(jì)、校對(duì)、審核、批準(zhǔn)等欄中簽署齊全，簽署不齊全的技術(shù)文件不得用于歸檔。
3、文件簽署分為紙質(zhì)文件簽署、電子文件簽署和光盤簽署。其中，紙質(zhì)文件簽署須在紙質(zhì)文件上手寫簽署，電子文件簽署則在starteam上以備注的方式進(jìn)行簽署，光盤簽署則在光盤封面的標(biāo)簽上進(jìn)行總體簽署。
4、各類歸檔文件經(jīng)確認(rèn)無誤并且簽署完畢后，方可進(jìn)行歸檔工作。歸檔文件要求一式兩套:一套存放在公司服務(wù)器上，供查閱使用；一套刻錄成光盤，做封存保管。
5、用來存儲(chǔ)歸檔文件的光盤或其包裝盒上應(yīng)貼有標(biāo)簽，標(biāo)簽上須注明光盤的大致信息，如名稱、編號(hào)、簽署信息等。
6、歸檔文件時(shí)，須填寫《設(shè)計(jì)項(xiàng)目歸檔資料清單》，并對(duì)歸檔文件進(jìn)行真實(shí)有效型和完整規(guī)范性檢驗(yàn)，檢驗(yàn)合格后方可給予存檔。
五、技術(shù)文件的借閱
1、任何員工之間不得私自傳閱技術(shù)文件，不得非法堅(jiān)持不具權(quán)限的文件。
2、若因工作需要，須借閱技術(shù)文件，則需報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并填寫《借閱登記表》，然后方可經(jīng)過獲得的授權(quán)從公司服務(wù)器上下載相應(yīng)的文件進(jìn)行查閱。
3、對(duì)于借閱的文件，不得私自打印、傳閱，不得泄露借閱文件的秘密。
4、如有特殊情景需要將文件轉(zhuǎn)與他人或攜帶外出時(shí)，須經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
5、文件閱覽之后，須在相關(guān)人員的監(jiān)督下徹底刪除借閱文件，并補(bǔ)充完整《借閱文件記錄表》。
六、職責(zé)追究
各部門應(yīng)嚴(yán)格遵守上述規(guī)定，若因不遵守上述規(guī)定而遺失或者泄漏公司的技術(shù)文件，公司將根據(jù)有關(guān)保密規(guī)定給予罰金處罰和公司內(nèi)部記過處罰，情節(jié)嚴(yán)重者公司將保留追究法律職責(zé)的權(quán)利。
文件管理制度 8
一、一般
1.技術(shù)文件是我們公司的核心秘密，是我們公司持續(xù)發(fā)展和在市場(chǎng)上堅(jiān)持強(qiáng)勢(shì)競(jìng)爭(zhēng)力的有力保證，公司的技術(shù)文件歸公司所有。
2、為規(guī)范公司技術(shù)文件管理，明確文件編制的準(zhǔn)確性、完整性、技術(shù)文件編制、簽名、變更、保存等相關(guān)資料，確保技術(shù)文件的準(zhǔn)確性和有效管理，特制定本制度。
3、適用范圍：適用于本廠技術(shù)文件管理。
二、技術(shù)文件的編制
1、技術(shù)文件包括：技術(shù)文件是指公司的產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)文件和技術(shù)資料。
具體包括：
1)開發(fā)計(jì)劃階段：計(jì)劃設(shè)計(jì)、質(zhì)量保證概述、設(shè)計(jì)開發(fā)計(jì)劃書、檢查要求
2)開發(fā)設(shè)計(jì)階段3360原理圖、打印布局、產(chǎn)品編程手冊(cè)、機(jī)械原理圖、編程設(shè)備刻錄文件、可編程設(shè)備源代碼、硬件編程手冊(cè)、軟件安裝包、驅(qū)動(dòng)程序、設(shè)計(jì)審查記錄表
3)產(chǎn)品調(diào)試階段3360產(chǎn)品調(diào)試手冊(cè)、產(chǎn)品焊接明細(xì)表、產(chǎn)品調(diào)試記錄、產(chǎn)品驗(yàn)證記錄
4)產(chǎn)品維護(hù)階段3360設(shè)計(jì)開發(fā)摘要、軟件使用手冊(cè)、產(chǎn)品使用手冊(cè)
2、技術(shù)文件的技術(shù)要求和數(shù)據(jù)等必須遵守國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定要求。
3.技術(shù)文件由技術(shù)開發(fā)部等相關(guān)部門編制，各部門要對(duì)技術(shù)文件的準(zhǔn)確性、合理性負(fù)責(zé)。
三、提交技術(shù)文件
1.在產(chǎn)品開發(fā)的整個(gè)周期內(nèi)，設(shè)計(jì)師應(yīng)根據(jù)技術(shù)文檔規(guī)范認(rèn)真完成各文檔的編寫工作，以確保技術(shù)文檔的完整性。
2.在產(chǎn)品開發(fā)的每個(gè)階段，設(shè)計(jì)師都必須及時(shí)提交設(shè)計(jì)文件并保存在公司的服務(wù)器上。每當(dāng)設(shè)計(jì)文件發(fā)生重大更改時(shí)，設(shè)計(jì)師都必須重新提交文件，更新服務(wù)器上的文件，確保開發(fā)工作的可靠性。
3、設(shè)計(jì)文件的提交以starteam為準(zhǔn)，設(shè)計(jì)師應(yīng)根據(jù)提交的文件類別提交到starteam的相應(yīng)目錄。
4.對(duì)于提交的文件，任何人都不能故意從服務(wù)器中刪除。
四、技術(shù)文件的'保管
1、各相關(guān)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)技術(shù)文件的審查和批準(zhǔn)。技術(shù)文件編制必須嚴(yán)格執(zhí)行編制、校對(duì)、審查三級(jí)把關(guān)制度。明確各級(jí)責(zé)任、權(quán)利、利益。
2、技術(shù)文檔必須在標(biāo)題欄的編號(hào)、名稱、日期、設(shè)計(jì)、校對(duì)、審計(jì)、批準(zhǔn)等欄中簽名完備，簽名不完善的技術(shù)文檔不能用于存檔。
3.文件簽名分為紙質(zhì)文件簽名、電子文件簽名、光盤簽名。其中紙質(zhì)文檔簽名必須用手寫在紙質(zhì)文檔上，電子文檔簽名必須作為注釋簽署starteam，光盤簽名必須作為一個(gè)整體簽署光盤封面上的標(biāo)簽。
4、各種存檔文件確認(rèn)后，簽名完成后才能進(jìn)行存檔工作。歸檔文件應(yīng)在公司服務(wù)器上保留1套2套3360套以供審閱。把一套烤成光盤保管。
5.應(yīng)在用于存儲(chǔ)歸檔文件的光盤或其盒子上粘貼標(biāo)簽，標(biāo)簽上應(yīng)顯示光盤的大致信息(如名稱、編號(hào)、簽名信息等)。
6.歸檔文件時(shí)要填寫《設(shè)計(jì)項(xiàng)目歸檔資料清單》，對(duì)歸檔文件進(jìn)行實(shí)際完整的規(guī)范性檢查，合格后才能歸檔。
五、技術(shù)文件貸款
1.任何職員不得個(gè)人傳閱技術(shù)文件，不得非法堅(jiān)持未經(jīng)授權(quán)的文件。
2.如果工作需要，需要借用技術(shù)文件，請(qǐng)要求相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并填寫《借閱登記表》。然后，您可以獲得相應(yīng)的批準(zhǔn)，從公司服務(wù)器下載該文件并進(jìn)行審閱。
3.對(duì)借來的文件不能私自印刷、傳閱，不能泄露借來的文件的秘密。
4.如果有特殊情況，需要將文件轉(zhuǎn)交他人或攜帶，必須得到相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)。
5.查閱文件后，應(yīng)在相關(guān)人員監(jiān)督下徹底刪除貸款文件，并補(bǔ)充整個(gè)《借閱文件記錄表》。
六、追究責(zé)任
各部門要嚴(yán)格遵守上述規(guī)定，如果因不遵守上述規(guī)定而丟失或泄露公司技術(shù)文件，公司將根據(jù)相關(guān)秘密規(guī)定受到罰款處罰和公司內(nèi)部處罰，情節(jié)嚴(yán)重的人將保留追究法律責(zé)任的權(quán)利。
文件管理制度 9
一、目的
為了規(guī)范安全生產(chǎn)文件檔案的管理,確保文件檔案的`完整性、合理性、科學(xué)性,使其為今后工作開展提供參考資料和文獻(xiàn),特制定本制度。
本制度適用于公司與安全生產(chǎn)有關(guān)的文件檔案的管理。
二、職責(zé)
2.1 安全環(huán)保部負(fù)責(zé)制定本制度,并負(fù)責(zé)綜合監(jiān)督管理。
2.2 各部門負(fù)責(zé)本部門文件檔案的管理,并負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查和考核。
2.3 各部門管理人員負(fù)責(zé)本單位文件檔案的收集、歸檔和保管。
三、內(nèi)容
3.1文件資料收集,安全生產(chǎn)文件檔案內(nèi)容如下:
3.1.1國家有關(guān)安全生產(chǎn)法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范及其他要求。
3.1.2上級(jí)主管部門安全生產(chǎn)文件、批復(fù)文、領(lǐng)導(dǎo)指示材料及會(huì)議資料等。
3.1.3公司安全生產(chǎn)文件、安全生產(chǎn)管理制度、安全操作規(guī)程、安全會(huì)議記錄材料、安全學(xué)習(xí)資料、領(lǐng)導(dǎo)指示材料等。
3.1.4安全生產(chǎn)工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等。
3.1.5各種安全活動(dòng)記錄、安全管理臺(tái)賬、事故報(bào)告、安全通報(bào)等。
3.1.6供應(yīng)商、承包商相關(guān)材料。
3.1.7安全設(shè)施檢測(cè)、校驗(yàn)報(bào)告、記錄等。
3.1.8安全、職業(yè)衛(wèi)生評(píng)價(jià)報(bào)告。
3.2立卷歸檔
3.2.1文件資料應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價(jià)值分類立卷,保證檔案的齊全、完整,能反映安全生產(chǎn)主要情況,以便保管和利用。
3.2.2應(yīng)根據(jù)文件資料的重要性,按時(shí)間永久、長(zhǎng)期和短期等三種進(jìn)行時(shí)間整理,分類歸檔。
3.2.3各部門在每年2月底前對(duì)上年度的文件資料進(jìn)行歸檔,統(tǒng)一保存。
3.2.4各種文件資料按一定特征進(jìn)行排列和系統(tǒng)化,應(yīng)層次分明,編寫頁碼,填寫卷內(nèi)文件資料目錄。
3.2.5不同價(jià)值,不同性質(zhì)的文件資料應(yīng)當(dāng)區(qū)別管理,單獨(dú)立卷。
3.3檔案保管
3.3.1檔案應(yīng)入柜上架,科學(xué)排列,避免暴露和捆扎堆放。
3.3.2應(yīng)采取防潮、防蟲措施,防止檔案損壞。
3.4檔案借閱
3.4.1文件資料檔案借閱,必須辦理借閱手續(xù),借閱檔案要注意保護(hù),不得丟失、損壞、涂改,要如期歸還,到期不能歸還者,要說明情況,并辦理續(xù)借手續(xù)。
3.4.2借閱的檔案要注意保密,未經(jīng)許可,不得隨意公開、發(fā)表或轉(zhuǎn)借他人。
3.4.3歸還檔案時(shí),由檔案管理人員當(dāng)面查點(diǎn)清楚,并在借閱登記本上注銷。
3.5檔案銷毀
對(duì)于過期并失去保存價(jià)值的文件資料,經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),可以定期銷毀,必要時(shí)做好銷毀記錄。
四、本制度由安全環(huán)保部制定并負(fù)責(zé)解釋,自發(fā)布之日起實(shí)施。
文件管理制度 10
1、目的:
對(duì)外來文件的接收、處理、歸檔管理實(shí)施控制,確保文件的正常管理和能及時(shí)處理、遵守和執(zhí)行。
2、適用范圍:
適用于政府主管部門及上級(jí)公司、上級(jí)物業(yè)主管部門及其它管理關(guān)系單位發(fā)給公司的文件。
3、引用文件:
3、1質(zhì)量手冊(cè)第4、5章
3、2 iso9002標(biāo)準(zhǔn)第4、5章
4、職責(zé):
4、1總經(jīng)理或副總經(jīng)理負(fù)責(zé)審批各類外來文件、責(zé)成有關(guān)部門處理。
4、2綜合辦公室負(fù)責(zé)處理除工程維修部工程技術(shù)文件、分承包合同、工程移交文件、經(jīng)營管理部的經(jīng)營合同、協(xié)議書以外的外來文件,包括上級(jí)公司、政府主管部門傳來的文件及有關(guān)物業(yè)管理的法令、法規(guī)、各類規(guī)章制度的接收、登記、整理并保存原始件,將各部門傳來的文件整理呈交總經(jīng)理或副總經(jīng)理審批,工程維修部及經(jīng)營管理部的文件由綜合辦公室登記后保存一份原件。
4、3各部門負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)往來中的外來文件及有關(guān)物業(yè)管理合同的法令、法規(guī)的'接收,經(jīng)公司副總經(jīng)理批準(zhǔn)后,負(fù)責(zé)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的批示處理有關(guān)文件。
5、工作程序:
5、1外來文件的接收:
5、1、1上級(jí)公司文件由綜合辦公室派專人領(lǐng)取,政府主管部門下發(fā)的文件由收發(fā)員送綜合辦公室,綜合辦公室應(yīng)填寫《外來文件接收登記表》。
5、1、2公司各部門的業(yè)務(wù)往來文件接收后,統(tǒng)一送交綜合辦公室進(jìn)行分類,登記在《外來文件接收登記表》上。
5、2外來文件的處理:
5、2、1上級(jí)公司、政府主管部門的文件由綜合辦公室填寫《外來文件處理表》,綜合辦公室主任填寫呈辦意見并由總經(jīng)理或副總經(jīng)理批閱,綜合辦公室根據(jù)批示轉(zhuǎn)相關(guān)部門,并督促確保文件按總經(jīng)理或副總經(jīng)理批示執(zhí)行。
5、2、2外來的有關(guān)物業(yè)管理的法令、法規(guī),經(jīng)總經(jīng)理批示后,由經(jīng)營管理部送交綜合辦公室并存檔,有關(guān)部門需要時(shí),綜合辦公室將復(fù)印件蓋上受控文件專用章,并做好《文件/資料發(fā)放登記表》。
5、2、3傳真由綜合辦公室在《外來文件接收登記表》上登記后,轉(zhuǎn)相關(guān)部門,并由綜合辦公室存檔。
5、3外來文件的檔案管理:
5、3、1上級(jí)公司和政府主管部門的文件由綜合辦公室在年底或次年初提出銷毀、立卷、歸檔意見,報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,對(duì)不需要使用查閱的文件填寫《外來文件銷毀登記表》后進(jìn)行銷毀,對(duì)有價(jià)值的文件進(jìn)行裝訂成冊(cè),并保存。
5、3、2日常業(yè)務(wù)文件由綜合辦公室征求相關(guān)部門意見后,提出具體處理措施報(bào)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行相應(yīng)處理,建立文件處理檔案。
5、3、3歸檔文件借閱時(shí)受綜合辦公室監(jiān)督,并做好借閱登記。
6、支持性文件與質(zhì)量記錄:
6、1《外來文件接收登記表》ej-qr-qp6、3-01
6、2《外來文件處理表》ej-qr-qp6、3-02
6、3《外來文件銷毀登記表》ej-qr-qp6、3-03
6、4《文件/資料借閱登記表》 ej-qr-qp6、1-01
6、5《文件/資料發(fā)放登記表》 ej-qr-qp6、1-04
文件管理制度 11
為了更進(jìn)一步規(guī)范公司的文件資料管理,完善公司文件資料的歸檔,實(shí)現(xiàn)公司全方位規(guī)范化管理的需要,特制定本制度。
一、公司文件、資料應(yīng)歸檔的范圍和歸檔分類
本公司文件、資料應(yīng)歸檔分類和歸檔范圍如下:
1、行政類:本公司對(duì)內(nèi)和對(duì)外已行文的規(guī)章制度、規(guī)定、決定、決議、通知、通報(bào)、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、函件、會(huì)議紀(jì)要。公司各類證照。
2、經(jīng)營業(yè)務(wù)類:公司規(guī)劃、年度計(jì)劃、經(jīng)營情況、委托書、協(xié)議書、合同、項(xiàng)目方案等。
3、人事類:勞動(dòng)人事檔案、勞動(dòng)工資檔案等。
4、財(cái)務(wù)類:各種財(cái)務(wù)票證、票據(jù),財(cái)務(wù)審計(jì)檔案,會(huì)計(jì)檔案,統(tǒng)計(jì)資料等。
5、音像類:公司具有保存價(jià)值的圖紙、軟件、照片、光碟、音像等。
二、公司文件、資料歸檔的編制及編號(hào)
公司文件、資料的歸檔編制和編號(hào)應(yīng)遵循和符合:統(tǒng)一歸類、清晰明了、輕重有別、“一案一號(hào)”、便利查閱和保管的大原則。遇有一案歸入多類者應(yīng)先確定其主要類別進(jìn)行編號(hào)。
1、本公司所有應(yīng)歸檔的文件、資料,一律以韶關(guān)市新江控股資產(chǎn)營運(yùn)管理有限公司中的“韶新控”漢語拼音第—個(gè)字母, SXK冠以編號(hào)之首。
2、公司文件、資料的歸檔分類按本制度第一條進(jìn)行分類,代碼為: 1行政類; 2經(jīng)營業(yè)務(wù)類; 3人事關(guān)類; 4財(cái)務(wù)類; 5音像類。
3、公司文件、資料的歸檔編號(hào)按照入檔時(shí)間的先后,以百位數(shù)進(jìn)行歸編。
4、公司文件、資料的`歸檔,應(yīng)根據(jù)文檔性質(zhì)的重要性和閱讀級(jí)別區(qū)分文檔的重要性和受保密度。分為“一般級(jí)”“重要級(jí)”“機(jī)密級(jí)”。以“A”代表一般級(jí),“AA”代表重要級(jí),“AAA”代表機(jī)密級(jí)。
“A”一般級(jí)文檔包含:公開發(fā)布的公司經(jīng)營發(fā)展大綱、經(jīng)營戰(zhàn)略和經(jīng)營方針、各類通知和通告、任命、年度總結(jié)和領(lǐng)導(dǎo)講話、一般性會(huì)議紀(jì)錄等。
“AA”重要級(jí)文檔包含:公司重要會(huì)議紀(jì)要、重要經(jīng)營項(xiàng)目及決策、經(jīng)營合同、公司經(jīng)營情況、重要項(xiàng)目資料、項(xiàng)目合同協(xié)議等,人事檔案薪資性檔案、勞動(dòng)合同,技術(shù)資料,財(cái)務(wù)資料等。
“AAA”機(jī)密級(jí)文檔:內(nèi)控的公司經(jīng)營發(fā)展大綱、經(jīng)營戰(zhàn)略和經(jīng)營規(guī)劃、經(jīng)營項(xiàng)目及決策、戰(zhàn)略性的合作協(xié)議及其合同等。
5、綜上公司文件、資料歸檔的編制及編號(hào)為: SXJKG-類別-發(fā)布年號(hào)-歸檔序號(hào)-受密級(jí)。
例如:將20xx年第—份歸檔的公開發(fā)布的行政類文件“公司某規(guī)章制度”歸檔,編制及編號(hào)為: SXK-1-20xx-001-A
三、公司文件、資料檔案的的保管、調(diào)閱與移交
1、巳歸檔的公司文件、資料,由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一編號(hào)后形成《文件檔案》,并根據(jù)《文檔》的重要性和相關(guān)性交相應(yīng)部門的專管員保管。其中:股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)專項(xiàng)《文檔》由董事會(huì)秘書負(fù)責(zé)保管;人事專項(xiàng)《文檔》由人力資源部負(fù)責(zé)保管;財(cái)務(wù)專項(xiàng)《文檔》由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部負(fù)責(zé)保管;其它《文檔》均由總經(jīng)辦指定專人負(fù)責(zé)保管。
2、巳歸檔的公司文件、資料,由專管員負(fù)責(zé)填寫《文檔管理登記冊(cè)》,并按指定專柜分類進(jìn)行存放和保管。并注意防霉、防濕、防火、防蟲蛀、防丟失。
3、公司文件、資料檔案必須依照職務(wù)級(jí)別進(jìn)行調(diào)閱。調(diào)閱時(shí)須填寫《文檔調(diào)閱申請(qǐng)單》。一般級(jí)公司文檔,須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可調(diào)閱。重要級(jí)以上文檔,須經(jīng)各分公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可調(diào)閱。機(jī)密級(jí)公司文檔,須經(jīng)控股公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可調(diào)閱。
4、公司文件、資料檔案跨公司調(diào)閱,須經(jīng)控股公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可調(diào)閱,并僅限于文檔的查閱。
5、公司文件、資料檔案移交時(shí)必須填寫《文檔移交清冊(cè)》,《文檔移交清冊(cè)》一式三份,供移交雙方、總經(jīng)辦留存。
四、公司文件、資料的歸檔保存期限
1、永久保存:本公司章程、股東名簿、股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)會(huì)議記要、公司各類證照、各級(jí)批文、印鑒、規(guī)章制度、不動(dòng)產(chǎn)所有憑證、債權(quán)債務(wù)憑證。公司規(guī)劃、年度計(jì)劃、年度經(jīng)營總結(jié)、技術(shù)資料、長(zhǎng)期項(xiàng)目合同、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表、年度統(tǒng)計(jì)報(bào)表。勞動(dòng)人事檔案及資料、其它核定須永久保存的文檔。
2、十五年保存:根據(jù)需要須保存的文檔。財(cái)務(wù)審計(jì)檔案,會(huì)計(jì)檔案,統(tǒng)計(jì)資料各種財(cái)務(wù)票證、票據(jù)等按國家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
3、五年保存:期滿或巳解除的合同協(xié)議、完結(jié)后的項(xiàng)目方案、其它經(jīng)核定須五年保存的文檔。
4、一年保存:部門工作計(jì)劃及其工作總結(jié)、完結(jié)后的部門請(qǐng)示報(bào)告、經(jīng)核定己完結(jié)且無必要保存的文檔。
五、公司文件、資料檔案的銷毀
1、原則上,應(yīng)每年定期將超過保存期且無保保存價(jià)值的文檔進(jìn)行清理并銷毀。
2、待銷毀的文檔由專管員填報(bào)《文檔銷毀申請(qǐng)單》,并經(jīng)相應(yīng)批準(zhǔn)人批準(zhǔn)后,方可進(jìn)行銷毀。重要級(jí)以上文檔,須經(jīng)各分公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀。
機(jī)密級(jí)公司文檔,須經(jīng)控股公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀。
3、銷毀文檔須由兩人以上共同完成,并填寫《文檔銷毀登記表》。
4、《文檔銷毀申請(qǐng)單》和《文檔銷毀登記表》各—式三份供申請(qǐng)部門、分公司、控股公司留存。
六、其它
本制度未提及部份或不夠完善的條款將在實(shí)踐中不斷完善,過去凡與本制度不符合的相關(guān)制度和辦法以本制度為準(zhǔn)。本公司以及屬下營運(yùn)公司和涉及文檔管理的工作人員必須嚴(yán)格遵照?qǐng)?zhí)行。各關(guān)聯(lián)公司可參照?qǐng)?zhí)行。
本制度自簽發(fā)人簽字日起生效執(zhí)行。
文件管理制度 12
1.技術(shù)文件分為“受控”個(gè)“非受控”文件兩大類。“受控”文件指與質(zhì)量管理體系運(yùn)行的有關(guān)文件。
2.文件的更改須填寫《文件更改申請(qǐng)單》由負(fù)責(zé)人簽字后方可更改并標(biāo)識(shí)，文件更改幅度較大時(shí)，予以換版。換版文件下發(fā)后，必須將原文件由行政部收回，以保證使用有效版本。
3.文件領(lǐng)用者，因文件丟失或者損壞需要領(lǐng)用新文件時(shí)，到行政部填寫《文件處理單》，經(jīng)常務(wù)副總審核、批準(zhǔn)后方可領(lǐng)用。
4.文件管理者、文件持有者要派專人管理文件，并保持文字清晰，外來借閱者需填寫《文件借閱登記表》，經(jīng)常務(wù)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱。
5.作廢文件銷毀時(shí)，由該部門填寫《文件處理單》，由總經(jīng)理審核、批準(zhǔn)后統(tǒng)一銷毀。需要留用的加蓋“作廢留用章”后方可保留。
6.質(zhì)量記錄的格式和內(nèi)容由使用部門設(shè)計(jì)，行政管理部門審查批準(zhǔn)，統(tǒng)一編號(hào)控制。質(zhì)量記錄表需要更改時(shí)，仍由原審批部門審批。
7.質(zhì)量記錄填寫：要求個(gè)部門質(zhì)量記錄填寫人員在填寫時(shí)要及時(shí)、完整、自己清楚、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、使用中性筆或者圓珠筆筆填寫。質(zhì)量記錄原則上不準(zhǔn)更改，如有失誤或者計(jì)算錯(cuò)誤時(shí)，在改動(dòng)處劃改并簽名。
8.質(zhì)量記錄的.借閱：外來人員借閱質(zhì)量記錄經(jīng)常務(wù)副總批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)借閱，公司人員經(jīng)行政部部長(zhǎng)批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。
9.質(zhì)量記錄的管理和保存：質(zhì)量記錄由本部門制定專人負(fù)責(zé)保管，注意防潮、防腐、防盜、防火、防蛀、保存期按《質(zhì)量記錄清單》的要求實(shí)施。
10.各類質(zhì)量記錄由各部門指定專人手機(jī)、整理分類并裝訂，行政部負(fù)責(zé)歸檔并規(guī)定期限保存。
11.質(zhì)量記錄銷毀：對(duì)于超過保存期的質(zhì)量記錄，由行政部和使用部門負(fù)責(zé)簽字，包常務(wù)副總審核批準(zhǔn)后，進(jìn)行銷毀并填寫《質(zhì)量記錄銷毀清單》，需要保留的記錄加蓋“作廢保留”章后由行政部統(tǒng)一保存。
12.行政部對(duì)質(zhì)量記錄的填寫和使用情況進(jìn)行檢查。并留有記錄，填寫《監(jiān)督檢查記錄》，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)進(jìn)行糾正。
文件管理制度 13
技術(shù)文件是指公司的產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙，各種技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)檔案和技術(shù)資料。
一、技術(shù)文件是公司進(jìn)行生產(chǎn)和各項(xiàng)管理工作共同的技術(shù)依據(jù)，必須加強(qiáng)管理，切實(shí)做好各種技術(shù)文件的`登記、保管、復(fù)制、收發(fā)、注銷、歸檔和保密工作。
保證技術(shù)文件的完整，準(zhǔn)確清晰、統(tǒng)一等。
二、技術(shù)文件的制訂，按各有關(guān)管理細(xì)則及有關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)及資料執(zhí)行。
并嚴(yán)格執(zhí)行逐級(jí)會(huì)審，會(huì)簽制度。
三、技術(shù)文件的修改必須按級(jí)、按各職能部門的業(yè)務(wù)分管范圍執(zhí)行。
四、技術(shù)文件修改前，負(fù)責(zé)修改部門要提出修改理由及具體內(nèi)容，交有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。
五、修改后的技術(shù)文件必須重新履行會(huì)審、會(huì)簽及批準(zhǔn)手續(xù)，填發(fā)更改通知書。
六、公司的技術(shù)文件均由技術(shù)資料室管理，技術(shù)部門負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)。
七、各有關(guān)單位應(yīng)有兼職的技術(shù)資料管理員，負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作。
八、技術(shù)文件任何部門、個(gè)人不得擅自復(fù)制，因工作需要必須復(fù)制時(shí)，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，辦理一定的手續(xù)后方可復(fù)印。
九、公司的技術(shù)文件均由技術(shù)資料室管理，技術(shù)部門負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)。
十、各有關(guān)單位應(yīng)有兼職的技術(shù)資料管理員，負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作。
十一、技術(shù)文件任何部門、個(gè)人不得擅自復(fù)制，因工作需要必須復(fù)制時(shí)，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，辦理手續(xù)后方可復(fù)印。
文件管理制度 14
1.目的:
為完善公司文件收發(fā)管理，提高行政管理水平和工作效率，使公司各項(xiàng)行政工作有章可循、照章辦事，特制訂本制度。
2.適用范圍:
適用本公司所有文件。
3.職責(zé):
文件收發(fā)管理由行政辦公室統(tǒng)一負(fù)責(zé)。
工作內(nèi)容
公司文件共分絕密、機(jī)密、秘密、普通四種，文件密級(jí)由公司總經(jīng)理確定。
公司文件由行政辦公室擬稿，文件形成后由總經(jīng)理簽發(fā)。
業(yè)務(wù)文件由有關(guān)部門擬稿，分管副總經(jīng)理或總工程師審核、簽發(fā)。
屬于秘密以上的文件，核稿人應(yīng)注明文件密級(jí)，并確定報(bào)送范圍。秘密以上文件須按保密規(guī)定，由專人印制、報(bào)送。
已簽發(fā)的文件由核稿人登記，并按不同類別編號(hào)后，按文印規(guī)定處理。
文件由擬稿人校對(duì)，審核后方能復(fù)印、蓋章。
公司的文件由行政辦公室負(fù)責(zé)報(bào)送。送件人應(yīng)把文件內(nèi)容、報(bào)送日期、部門、接件人等事項(xiàng)登記清楚，并報(bào)告報(bào)送結(jié)果。秘密以上文件由專人按核定的范圍報(bào)送。
經(jīng)簽發(fā)的文件原稿送辦公室存檔。
外來文件由行政辦公室行政主管負(fù)責(zé)簽收，并于接件當(dāng)日填寫閱辦單，按領(lǐng)導(dǎo)批示的'要求送達(dá)有關(guān)部門，辦好文件閱辦;屬急件的，應(yīng)在接件后即時(shí)報(bào)送。
文件閱辦部門或個(gè)人，對(duì)有閱辦要求的文件，應(yīng)在三日內(nèi)辦理完畢，并將辦理情況反饋至行政辦公室。三日內(nèi)不能辦理完畢的，應(yīng)向行政辦公室說明原因。
文件管理制度 15
一、收文處理
每次收文之后，首先要與發(fā)文通知單對(duì)照檢查，看所收文件是否與通知單上所印文件種類、數(shù)量相同，如有不符，應(yīng)及時(shí)向發(fā)文機(jī)關(guān)查詢。
二、發(fā)文處理
(一)發(fā)文范圍。文件的發(fā)放，要嚴(yán)格按文件特定的發(fā)放范圍和份數(shù)發(fā)放。主干線文件的發(fā)放范圍是市委常委、市政府、市人大、市政協(xié)、市紀(jì)檢委、市委各部辦委、各黨委。上級(jí)文件的發(fā)放范圍，主要是市人大、市政府、市政協(xié)、市紀(jì)檢委。
(二)發(fā)文程序。凡經(jīng)市委辦公室下發(fā)的文件，都由通信員親自送到各單位。
三、文件日常管理
文件登記、分發(fā)、傳閱后，要實(shí)行歸類管理。要留出三份文件存檔。剩余文件存入柜內(nèi)，以備查用；領(lǐng)導(dǎo)閱后文件要通過篩選，留有批示文件，其余銷毀。
四、文件的清繳與銷毀
文件清繳一年兩次。上半年的.文件在七月中旬清繳，下半年的文件在下一年的二月中旬清繳，清繳期為十至十五天。每次清繳文件時(shí)要下發(fā)文件清繳單。文件的銷毀一年兩次，上半年、下半年各一次。每次清繳文件結(jié)束后，對(duì)需銷毀的文件，用專車專人送到指定地點(diǎn)銷毀。
五、文件借閱
(一)借閱文件要認(rèn)真登記。
(二)絕密級(jí)文件，僅在閱文室借閱。未經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不準(zhǔn)將文件帶出閱文室。
(三)文件借閱后三日內(nèi)要追回。
文件管理制度 16
一、總則
1、技術(shù)文件是本公司的核心秘密，是本公司能夠持續(xù)發(fā)展并在市場(chǎng)上保持強(qiáng)勢(shì)競(jìng)爭(zhēng)力的有力保障，公司的技術(shù)文件屬于公司所有。
2、為規(guī)范本公司技術(shù)文件的管理，確保文件編制的正確性、完整性，明確技術(shù)文件的編制、簽署、更改、保存等相關(guān)的內(nèi)容，確保技術(shù)文件的正確性及實(shí)施有效的管理，特制訂本制度。
3、適用范圍：適用于本廠的技術(shù)文件的管理。
二、技術(shù)文件的編制
1、技術(shù)文件包括：技術(shù)文件是指公司的產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)檔案和技術(shù)資料。
具體包括：
文件管理制度
1）開發(fā)計(jì)劃階段：方案設(shè)計(jì)、質(zhì)量保障大綱、設(shè)計(jì)開發(fā)計(jì)劃書、檢驗(yàn)要求。
2）開發(fā)設(shè)計(jì)階段：原理圖、印制版圖、產(chǎn)品編程手冊(cè)、機(jī)械結(jié)構(gòu)圖、編程器件燒寫文件、可編程器件源碼、硬件編程手冊(cè)、軟件安裝包、驅(qū)動(dòng)程序、設(shè)計(jì)評(píng)審記錄表。
3）產(chǎn)品調(diào)試階段：產(chǎn)品調(diào)試手冊(cè)、產(chǎn)品焊裝明細(xì)表、產(chǎn)品調(diào)試記錄、產(chǎn)品驗(yàn)證記錄。
4）產(chǎn)品維護(hù)階段：設(shè)計(jì)開發(fā)總結(jié)、軟件使用手冊(cè)、產(chǎn)品使用手冊(cè)。
2、技術(shù)文件的技術(shù)要求和數(shù)據(jù)等必須符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定要求。
3、技術(shù)文件由技術(shù)開發(fā)部等相對(duì)應(yīng)部門編制，各部門應(yīng)對(duì)技術(shù)文件的準(zhǔn)確性、合理性負(fù)責(zé)。
三、技術(shù)文件的提交
1、在產(chǎn)品開發(fā)的整個(gè)周期中，設(shè)計(jì)人員必須按照技術(shù)文件規(guī)范文件管理制度
認(rèn)真進(jìn)行各項(xiàng)文件的編寫工作，以保證技術(shù)文件的完整性。
2、在產(chǎn)品開發(fā)的各個(gè)階段，設(shè)計(jì)人員都必須按時(shí)提交設(shè)計(jì)文件，并保存在公司的服務(wù)器中。每當(dāng)設(shè)計(jì)文件發(fā)生重大更改后，設(shè)計(jì)人員都必須重新提交文件，以便更新服務(wù)器中的文件，保證開發(fā)工作的可靠性。
3、設(shè)計(jì)文件的提交以starteam為準(zhǔn)，設(shè)計(jì)人員須按照提交的文件類別提交到starteam相應(yīng)的目錄。
4、對(duì)于已提交的文件，任何人員不得故意在服務(wù)器上進(jìn)行刪除。
四、技術(shù)文件的歸檔
1、各相關(guān)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)技術(shù)文件的審核和批準(zhǔn)；技術(shù)文件的編制必須嚴(yán)格執(zhí)行編制、校對(duì)、審核三級(jí)把關(guān)制度；明確各級(jí)的責(zé)、權(quán)、利。
2、技術(shù)文件應(yīng)保證標(biāo)題欄中的編號(hào)、名稱、日期，設(shè)計(jì)、校對(duì)、審核、批準(zhǔn)等欄中簽署齊全，簽署不齊全的技術(shù)文件不得用于歸檔。
3、文件簽署分為紙質(zhì)文件簽署、電子文件簽署和光盤簽署。其文件管理制度
中，紙質(zhì)文件簽署須在紙質(zhì)文件上手寫簽署，電子文件簽署則在starteam上以備注的方式進(jìn)行簽署，光盤簽署則在光盤封面的標(biāo)簽上進(jìn)行總體簽署。
4、各類歸檔文件經(jīng)確認(rèn)無誤并且簽署完畢后，方可進(jìn)行歸檔工作。歸檔文件要求一式兩套：一套存放在公司服務(wù)器上，供查閱使用；一套刻錄成光盤，做封存保管。
5、用來存儲(chǔ)歸檔文件的光盤或其包裝盒上應(yīng)貼有標(biāo)簽，標(biāo)簽上須注明光盤的.大致信息，如名稱、編號(hào)、簽署信息等。
6、歸檔文件時(shí)，須填寫《設(shè)計(jì)項(xiàng)目歸檔資料清單》，并對(duì)歸檔文件進(jìn)行真實(shí)有效型和完整規(guī)范性檢驗(yàn)，檢驗(yàn)合格后方可給予存檔。
五、技術(shù)文件的借閱
1、任何員工之間不得私自傳閱技術(shù)文件，不得非法保持不具權(quán)限的文件。
2、若因工作需要，須借閱技術(shù)文件，則需報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并填寫《借閱登記表》，然后方可通過獲得的授權(quán)從公司服務(wù)器上下載相應(yīng)的文件進(jìn)行查閱。
3、對(duì)于借閱的文件，不得私自打印、傳閱，不得泄露借閱文件的秘密。
4、如有特殊情況需要將文件轉(zhuǎn)與他人或攜帶外出時(shí)，須經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
5、文件閱覽之后，須在相關(guān)人員的監(jiān)督下徹底刪除借閱文件，并補(bǔ)充完整《借閱文件記錄表》。
六、責(zé)任追究
各部門應(yīng)嚴(yán)格遵守上述規(guī)定，若因不遵守上述規(guī)定而遺失或者泄漏公司的技術(shù)文件，公司將根據(jù)有關(guān)保密規(guī)定給予罰金處罰和公司內(nèi)部記過處罰，情節(jié)嚴(yán)重者公司將保留追究法律責(zé)任的權(quán)利。
文件管理制度 17
一、嚴(yán)格履行保密職責(zé)，嚴(yán)守秘密，責(zé)任分明。
二、有專人負(fù)責(zé)領(lǐng)取密級(jí)文件，并由a、b角負(fù)責(zé)公務(wù)網(wǎng)的文件接收，并及時(shí)做好收文登記(并注明密級(jí))、編號(hào)、傳遞、簽收、保管等工作。
三、將已閱處的.保密文件及時(shí)放入專用保密箱，確保文件的。
四、保密文件采取專用文件夾進(jìn)行傳閱，注明周轉(zhuǎn)時(shí)間、文件編號(hào)、文件件數(shù)，嚴(yán)格辦理閱讀者簽名手續(xù)。
五、嚴(yán)格按規(guī)定控制傳閱范圍，每個(gè)環(huán)節(jié)都嚴(yán)格把關(guān)，確保文件在每個(gè)環(huán)節(jié)的安全。
六、嚴(yán)格做好不復(fù)印保密文件，不擅自擴(kuò)大傳閱范圍，不自行橫傳、不隨意摘抄密件內(nèi)容，不向傳閱范圍之外的人員談?wù)撁芗䞍?nèi)容，真正做到將其泄密可能降到最低。
七、按規(guī)定及時(shí)清退密級(jí)文件。
八、按規(guī)定統(tǒng)一上交保密廢紙。
文件管理制度 18
一、文件與資料識(shí)別
1、各單位、部門在制定安全生產(chǎn)文件時(shí)，必須按標(biāo)準(zhǔn)化要求制定符合標(biāo)準(zhǔn)的各種文件。(格式、紙張、文件程序、版面等)
2、對(duì)外來文件要進(jìn)行識(shí)別與分析，在轉(zhuǎn)發(fā)或修訂下發(fā)時(shí)要進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)性轉(zhuǎn)換，下傳的文件必須符合標(biāo)準(zhǔn)化文件要求。
3、各種資料的收集、整理要以標(biāo)準(zhǔn)資料格式進(jìn)行裝訂收藏。
4、對(duì)資料的內(nèi)容進(jìn)行識(shí)別分析，不符合標(biāo)準(zhǔn)化要求的要修改完善。
二、文件與資料的`管理規(guī)定
1、文件、資料都要按標(biāo)準(zhǔn)格式進(jìn)行分類、保存、管理。
2、下發(fā)文件要建立“文件下發(fā)登記表”，登記表格式必須符合標(biāo)準(zhǔn)化要求，并將保存文件下發(fā)登記表存檔。
3、建立文件、資料檔案庫，專人負(fù)責(zé)管理和保存。
4、借閱、查詢各種資料、文件時(shí)，要建立借閱、查詢登記表。
5、文件、資料要整理規(guī)范，保存有序，管理到位，查找便捷。
6、若文件、資料需更新、補(bǔ)充、增加，必須經(jīng)過保管員進(jìn)行操作，非工作人員不得隨意進(jìn)行修改。
7、妥善保護(hù)文件、資料，不得隨意外借；查詢文件時(shí)不得在文件上做任何標(biāo)記，不得損壞。
8、文件、資料科室要做好防火、防潮、防盜工作，制定相應(yīng)的安全措施，保證文件、資料的安全。
文件管理制度 19
為規(guī)范和加強(qiáng)站內(nèi)的`安全檔案的管理，實(shí)行制度化管理，特制定本制度。安全生產(chǎn)檔案必須由專人管理安全生產(chǎn)檔案。
1、安全生產(chǎn)檔案內(nèi)容:
(1)安全生產(chǎn)管理管理人員任命書及變動(dòng)情況記錄。
(2)從業(yè)人員檔案(包括安全運(yùn)行、培訓(xùn)教育、獎(jiǎng)懲等信息)。
(3)特種作業(yè)人員資格證名單。
(4)特種設(shè)備清單及有關(guān)檔案。
(5)危險(xiǎn)源管理清單。
(6)監(jiān)測(cè)資料(設(shè)備運(yùn)行狀況、巡檢記錄、交接班記錄等)。
(7)職工健康檔案及職業(yè)病檔案資料。
(8)安全生產(chǎn)整改情況記錄。
(9)安全例會(huì)及安全日、月活動(dòng)記錄。
(10)安全生產(chǎn)隱患排查方案、平安交通實(shí)施方案等各種方案及落實(shí)情況；
(11)事故記錄和統(tǒng)計(jì)資料。
(12)傷亡登記表存檔情況。
(13)崗位作業(yè)操作規(guī)程。
(14)安全措施經(jīng)費(fèi)及使用情況。
(15)事故應(yīng)急救援預(yù)案、演練、實(shí)施記錄。
2、要編寫詳細(xì)的目錄并分檔存放，以形成標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。
3、按期上報(bào)給各有關(guān)部門，定期向職工公布檔案管理情況。
4、主要領(lǐng)導(dǎo)要檢查檢查檔案管理情況，使之完善化、科學(xué)化。
文件管理制度 20
1.目的
防止在服務(wù)過程中因公用設(shè)施和服務(wù)過程無標(biāo)識(shí)或標(biāo)識(shí)不當(dāng)導(dǎo)致各類不合格的發(fā)生。
2.適用范圍
適用于公司各部門的日常工作。
3.職責(zé)
3.1總經(jīng)理或授權(quán)人負(fù)責(zé)公用設(shè)施、倉庫內(nèi)物資、重要、危險(xiǎn)部位及其他服務(wù)過程標(biāo)識(shí)的監(jiān)察。
3.2部門主管和崗位責(zé)任人負(fù)責(zé)標(biāo)識(shí)的安裝和檢查。
4.方法和過程控制
4.1公用設(shè)施的標(biāo)識(shí)
4.1.1機(jī)電設(shè)備按各設(shè)備名稱、設(shè)備責(zé)任人標(biāo)識(shí)，標(biāo)識(shí)牌掛(貼)在設(shè)備顯眼部位。
4.1.2消防通道出入口、消防設(shè)施處設(shè)置相應(yīng)消防標(biāo)識(shí)。
4.1.3配電室、水泵房、泳池機(jī)房、監(jiān)控中心、倉庫、辦公室、公共衛(wèi)生間等部位在出入口上方或門上貼上有部門名稱的標(biāo)識(shí)。
4.1.4所有設(shè)備間出入門上應(yīng)有機(jī)房重地，非請(qǐng)勿進(jìn)的標(biāo)識(shí)。
4.1.5所有閥門上應(yīng)作上標(biāo)識(shí)以確認(rèn)閥門開閉狀態(tài)。
4.1.6倉庫內(nèi)的物資名稱和用途需掛貼于貨架或物資上，并在庫房門上貼嚴(yán)禁煙火的告示牌。
4.1.7樓層的標(biāo)識(shí)貼于本樓層的顯著位置。
4.1.8在進(jìn)天臺(tái)的通道上應(yīng)有天臺(tái)重地，非請(qǐng)勿進(jìn)的`標(biāo)識(shí)。
4.1.9變壓器和高壓環(huán)網(wǎng)柜上掛高壓危險(xiǎn)，請(qǐng)勿靠近告示牌。
4.1.10游泳池必須標(biāo)明水的深度。
4.1.11天臺(tái)顯眼部位應(yīng)掛貼高空拋物，手下留人等字樣的警示牌。
4.2服務(wù)過程的標(biāo)識(shí)
4.2.1高空作業(yè)時(shí)，在危險(xiǎn)區(qū)域周邊用警戒帶圈出警戒區(qū)域，對(duì)區(qū)域內(nèi)的財(cái)產(chǎn)要做好防護(hù)措施，并放置有危險(xiǎn)勿進(jìn)，高空作業(yè)，注意安全等字樣的告示牌。
4.2.2配電設(shè)備維修時(shí)，必須在開關(guān)上掛有人工作，禁止合閘的告示牌。
4.2.3清洗辦公室及其他較光滑位置的地面或天氣潮濕時(shí)，應(yīng)在顯眼部位放置小心地滑的告示牌。
4.2.4在公共場(chǎng)所刷油漆時(shí)，如果油漆未干而現(xiàn)場(chǎng)又無工作人員時(shí)，應(yīng)在顯眼位置放置油漆未干告示牌。
4.2.5泳池、兒童娛樂設(shè)施、會(huì)所等設(shè)施暫停開放期間，在顯眼部位掛放暫停使用告示牌，清潔時(shí)掛放清潔中字樣的標(biāo)識(shí)。
4.2.6維修公共衛(wèi)生間設(shè)施時(shí)，應(yīng)放置維修中或停用字樣的告示牌。
4.2.7樓內(nèi)保潔員在進(jìn)行樓梯道、樓層保潔工作時(shí)，應(yīng)在單元防盜門或明顯位置懸掛此區(qū)域在清潔中字樣的標(biāo)識(shí)。
4.2.8對(duì)于其他有追溯性要求的服務(wù)過程(如一些清潔、保安、設(shè)備維護(hù)服務(wù))標(biāo)識(shí)，應(yīng)通過制定明確的服務(wù)規(guī)范和做好質(zhì)量記錄予以實(shí)現(xiàn)。
4.3標(biāo)識(shí)的管理
4.3.1各部門自行制作的標(biāo)識(shí)，必須嚴(yán)格參照公司ci手冊(cè)標(biāo)識(shí)所規(guī)范的樣式，所有ci手冊(cè)所規(guī)范的標(biāo)識(shí)，部門必須嚴(yán)格執(zhí)行。
4.3.2各部門如需設(shè)置中英文對(duì)照標(biāo)識(shí)，需將中文及譯文內(nèi)容報(bào)品質(zhì)主管審批。
4.3.3如發(fā)現(xiàn)標(biāo)識(shí)已經(jīng)被污染、涂抹、撕毀、破損或已失去標(biāo)識(shí)意義，應(yīng)及時(shí)更換、替補(bǔ)或撤消。
4.3.4當(dāng)設(shè)置標(biāo)識(shí)的位置需要更改或撤銷標(biāo)識(shí)時(shí)，必須經(jīng)總經(jīng)理或授權(quán)品質(zhì)主管同意后方可執(zhí)行。
文件管理制度 21
1.目的
建立文件與資料管理制度，規(guī)范質(zhì)量體系文件的起草、修訂、審核、批準(zhǔn)、分發(fā)、保管，以及修改、撤銷、替換、銷毀的管理，確保文件的有效性和適宜性。
2.依據(jù)
《中華人民共和國藥品管理法》及其實(shí)施條例、《藥品流通監(jiān)督管理辦法》、《藥品經(jīng)營質(zhì)量管理規(guī)范（國家食品藥品監(jiān)督管理總局令第13號(hào)）》及附錄。
3.適用范圍
本制度適用于公司質(zhì)量體系文件的起草、修訂、審核、批準(zhǔn)、分發(fā)、保管，以及修改、撤銷、替換、銷毀等。
4.職責(zé)
4.1質(zhì)量管理部負(fù)責(zé)組織制訂質(zhì)量管理體系文件，并指導(dǎo)、監(jiān)督文件的執(zhí)行；
4.2文件使用部門、人員嚴(yán)格按本制度進(jìn)行文件的使用。
5.內(nèi)容
5.1公司質(zhì)量體系文件由質(zhì)量管理制度、部門及崗位職責(zé)、操作規(guī)程、進(jìn)貨評(píng)審、內(nèi)審等組成；
5.2編制質(zhì)量管理文件時(shí)遵循以下原則：
5.2.1合法性原則：質(zhì)量管理文件應(yīng)符合國家法律、法規(guī)以及部門規(guī)章和有關(guān)政策；
5.2.2實(shí)用性原則：與企業(yè)經(jīng)營規(guī)模、經(jīng)營范圍、經(jīng)營方式相適應(yīng)，與企業(yè)組織機(jī)構(gòu)、人員崗位設(shè)置、設(shè)施設(shè)備、計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的設(shè)置相吻合，與企業(yè)經(jīng)營和質(zhì)量控制的實(shí)際流程一致、實(shí)用；
5.2.3高效性原則：在合法及實(shí)用原則前提下，管理要求適當(dāng)高法定標(biāo)準(zhǔn)，采用先進(jìn)科學(xué)的`管理辦法和手段，提高工作效率，推動(dòng)企業(yè)不斷改進(jìn)和提高；
5.2.4強(qiáng)制性原則：提供必要的人力、財(cái)力、物力和措施，有必要的獎(jiǎng)懲措施和辦
文件管理制度 22
1.目的
為了加強(qiáng)對(duì)安全生產(chǎn)制度的管理，確保安全生產(chǎn)制度和操作規(guī)程的編制、發(fā)布、使用、評(píng)審、修訂等得到控制，確保使用文件的適宜性和有效性，特制定本規(guī)定。
2.適用范圍
本規(guī)定適用于燒結(jié)廠各部門。
3.管理職責(zé):
3.1綜合辦公室是文件的歸口管理部門，負(fù)責(zé)所有廠級(jí)文件的發(fā)布和歸檔工作。負(fù)責(zé)起草有關(guān)培訓(xùn)、職業(yè)衛(wèi)生、經(jīng)濟(jì)責(zé)任考核等文件的編制。
3.2安全科負(fù)責(zé)起草有關(guān)安全文件的編制。
3.3技術(shù)科負(fù)責(zé)起草有關(guān)質(zhì)量、工藝等文件的編寫。
3.4機(jī)動(dòng)科負(fù)責(zé)起草有關(guān)設(shè)備、維護(hù)、能源消耗、備件材料等文件的編制。
3.5生產(chǎn)科負(fù)責(zé)起草有關(guān)生產(chǎn)、環(huán)保等文件的編寫。
4.文件管理要求:
4.1引用法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)
文件制定要依據(jù)國家法律法規(guī)、天津市地方法規(guī)、《冶金企業(yè)安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)》、《企業(yè)安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化基本規(guī)范》及公司相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。
4.2文件編寫要求:
4.2.1簡(jiǎn)單說明編寫目的.；
4.2.2明確執(zhí)行文件涉及的范圍；
4.2.3實(shí)施活動(dòng)的主管部門與相關(guān)部門的職責(zé)和權(quán)限。
4.2.4文件內(nèi)容和要求:作為文件的主要內(nèi)容，要明確相關(guān)部門應(yīng)做些什么，由誰來做，如何做，達(dá)到什么標(biāo)準(zhǔn)，信息如何反饋，獎(jiǎng)勵(lì)與考核等。
4.2.5文件實(shí)施日期。
5.文件審批
文件編寫后，由部門負(fù)責(zé)人核稿后，送交主管廠領(lǐng)導(dǎo)審批簽發(fā)。
6.評(píng)審與修訂
6.1文件評(píng)審
6.1.1評(píng)審的頻次:正常情況下，每年組織評(píng)審一次；當(dāng)出現(xiàn)以下情況時(shí)，可隨時(shí)組織評(píng)審。
a)安全生產(chǎn)的法律、法規(guī)發(fā)生變化；
b)生產(chǎn)裝置和工藝技術(shù)發(fā)生重大變化；
c)安全生產(chǎn)相關(guān)的組織機(jī)構(gòu)發(fā)生重大變化；
d)管理機(jī)構(gòu)的管理職責(zé)發(fā)生重大變化時(shí)；
6.1.2評(píng)審內(nèi)容
a)與法律、法規(guī)符合性；
b)與企業(yè)發(fā)展總體水平的相適應(yīng)性；
c)與工藝流程和裝置變化的相適應(yīng)性；
d)安全管理制度之間的相容性和匹配性；
6.2文件修訂
6.2.1修訂頻次:正常情況下，每?jī)赡杲M織修訂一次。當(dāng)出現(xiàn)以下情況，可隨時(shí)組織修訂。
a)安全生產(chǎn)法律、法規(guī)發(fā)生變化，現(xiàn)行安全規(guī)章制度與之出現(xiàn)沖突，或不能充分滿足法律、法規(guī)要求；
b)生產(chǎn)裝置和工藝技術(shù)發(fā)生重大變化；
c)新裝置、新產(chǎn)品投產(chǎn)，現(xiàn)行管理制度不能覆蓋其安全管理；
d)組織機(jī)構(gòu)發(fā)生重大變化，需重新分配安全生產(chǎn)職責(zé)；
e)各級(jí)人員素質(zhì)發(fā)生較大變化，規(guī)章制度的要求已經(jīng)充分轉(zhuǎn)變?yōu)閱T工的自覺行動(dòng)；
6.2.2修訂組織權(quán)限:制度文件的修訂，本著制訂部門組織修訂的原則，當(dāng)制訂部門發(fā)生職能變化時(shí)，由該職能的后續(xù)承接部門組織。必要時(shí)，需了解該制度的制訂的原始背景。
6.2.3修訂依據(jù):
6.2.3.1國家行業(yè)的安全生產(chǎn)法律、法規(guī)、條例。
6.2.3.2安全生產(chǎn)制度評(píng)審結(jié)果。
6.2.3.3制度執(zhí)行過程中，員工提出的合理化建議。
6.2.4修訂后的制度文件，要履行會(huì)簽手續(xù)，最后由廠長(zhǎng)審批后，修訂版發(fā)布實(shí)施。
7.制度文件的終止執(zhí)行
因特殊原因，終止執(zhí)行的安全生產(chǎn)制度，按原審批程序申請(qǐng)批準(zhǔn)終止。
文件管理制度 23
1、目的
為了使本公司采用的外來文件處于受控狀態(tài)、不損壞、不丟失、保持其完整性、統(tǒng)一性和有效性，便于檢索、查找和及時(shí)更新，特制定本制度。
2、適用范圍
國家有關(guān)法律法規(guī)；
壓力管道元件制造相關(guān)安全技術(shù)規(guī)范；
壓力管道元件的型式與參數(shù)、設(shè)計(jì)、制造、檢查和驗(yàn)收、檢驗(yàn)與試驗(yàn)方法等國家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)（含指導(dǎo)性技術(shù)條件）；
型式試驗(yàn)報(bào)告、監(jiān)督檢驗(yàn)報(bào)告；
分供方產(chǎn)品質(zhì)量證明文件、資格證明文件。
3、控制內(nèi)容
3.1辦公室主任負(fù)責(zé)對(duì)本公司壓力管道元件產(chǎn)品相關(guān)法律法規(guī)、安全技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的收集、購買、歸檔、登記造冊(cè)、貯存和管理工作。
3.1.1積極掌握壓力管道元件相關(guān)法律法規(guī)、安全技術(shù)規(guī)范、國家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的`發(fā)展動(dòng)態(tài)；
3.1.2及時(shí)采用適合于本公司壓力管道元件產(chǎn)品的新的法律法規(guī)、安全技術(shù)規(guī)范國家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，淘汰舊法律法規(guī)、安全技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)；
3.1.3經(jīng)確認(rèn)有效適用的法律法規(guī)、安全技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)均應(yīng)加蓋“受控”章，記錄標(biāo)準(zhǔn)清單；
3.1.4每年定期對(duì)公司所有采用的法律法規(guī)、安全技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行清理，過期淘汰的舊法律法規(guī)、安全技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)加蓋“作廢”章，并注明新替代法律法規(guī)、安全技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)名稱，存檔妥善保管；
3.1.5產(chǎn)品圖紙、技術(shù)文件所采用的標(biāo)準(zhǔn)均須由技術(shù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)簽字確認(rèn)；
3.2外來文件的保管、發(fā)放和借閱。
3.2.1外來文件統(tǒng)一由辦公室負(fù)責(zé)保管；
3.2.2外來文件的發(fā)放范圍由技術(shù)科長(zhǎng)確認(rèn)，質(zhì)保工程師審批；
3.2.3外來文件發(fā)放的文本一律是復(fù)印件，并加蓋“受控”章，由使用部門負(fù)責(zé)人簽字領(lǐng)用；
3.2.4本公司外來文件一律不得外借，內(nèi)部借閱須由借閱部門負(fù)責(zé)人簽字借閱，定期歸還。
4、本制度由辦公室負(fù)責(zé)實(shí)施。
文件管理制度 24
1、公文辦理一般包括分級(jí)、分辦、批辦、承辦、擬辦、核稿、簽發(fā)、印刷、用印、傳遞、歸檔、銷毀等程序；
2、凡酒店的收文(信、函)包括領(lǐng)導(dǎo)的親收件，由總經(jīng)理室秘書處簽收、登記，轉(zhuǎn)交董事長(zhǎng)或總經(jīng)理；
3、公文登記后，根據(jù)總經(jīng)理的批示，由總經(jīng)理辦公室轉(zhuǎn)交各位領(lǐng)導(dǎo)傳閱，如需轉(zhuǎn)交有關(guān)部門閱辦，應(yīng)由總辦秘書送交，并經(jīng)登記、簽收后方可送交；
4、閱讀文件應(yīng)按規(guī)定范圍，秘密級(jí)以上文件須到總經(jīng)理辦公室閱讀，因工作需要借閱文件應(yīng)辦理手續(xù)，用完后及時(shí)退還，秘密級(jí)以上文件，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員均不得攜離辦公室；
5、各部門或個(gè)人對(duì)承辦的公文，必須認(rèn)真負(fù)責(zé)，按規(guī)定期限迅速辦理，不得拖延積壓；
6、各部門均應(yīng)實(shí)行公文催辦制度。負(fù)責(zé)辦理公文的人員，對(duì)自己經(jīng)手處理的公文，應(yīng)件件有著落，事事有下文，轉(zhuǎn)辦要及時(shí)，催辦有結(jié)果，防止積壓誤事；
7、公文辦完后，應(yīng)根據(jù)文書立卷、歸檔的'有關(guān)規(guī)定，及時(shí)將公文定稿，正本和有關(guān)材料整理立卷，當(dāng)年文件應(yīng)于第二年第二季度移交完畢；
8、各級(jí)干部調(diào)動(dòng)時(shí)，應(yīng)將文件(含保密記錄本)清理移交，凡參加會(huì)議帶回的文件，應(yīng)及時(shí)送總辦秘書處登記保管；
9、沒有保存價(jià)值的文件，經(jīng)過鑒別和主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，由總經(jīng)理定期銷毀。銷毀秘密文件，要進(jìn)行登記，有專人監(jiān)督，保證不丟失、不漏銷，秘密級(jí)以上文件不準(zhǔn)作廢出售，一律集中銷毀。
文件管理制度 25
一、管理職現(xiàn)
1、技術(shù)部負(fù)責(zé)技術(shù)文件(工藝、檢驗(yàn)規(guī)范)的編制、更改、負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)審核。
2、總經(jīng)理負(fù)責(zé)對(duì)技術(shù)文件的適宜性進(jìn)行審批。
3、品控部負(fù)責(zé)技術(shù)文件的歸檔管理、發(fā)放等管理工作。
二、工作程序
1、生產(chǎn)行政部針對(duì)產(chǎn)品的要求，通過，確定應(yīng)有的技術(shù)文件(包括配方、工藝、檢驗(yàn)規(guī)范等)。
2、根據(jù)技術(shù)文件的要求相應(yīng)落實(shí)到有關(guān)人員，收集有關(guān)資料，作為開發(fā)產(chǎn)品的依據(jù)，這些資料應(yīng)由技術(shù)部負(fù)責(zé)人對(duì)其適宜性進(jìn)行評(píng)審。
3、通過評(píng)審，由開發(fā)人員對(duì)產(chǎn)品進(jìn)行開發(fā)，編制相應(yīng)的技術(shù)文件，這些文件在適當(dāng)?shù)碾A段，由生產(chǎn)行政部對(duì)其符合性進(jìn)行評(píng)審，必需時(shí)由質(zhì)量負(fù)責(zé)人如今有關(guān)部門一同進(jìn)行評(píng)審。評(píng)審符合要求后，交技術(shù)部負(fù)責(zé)審核、總經(jīng)進(jìn)批準(zhǔn)后進(jìn)行小樣試驗(yàn)。
4、通過批準(zhǔn)，由化驗(yàn)室 負(fù)責(zé)小親試樣，對(duì)小樣進(jìn)行產(chǎn)品特性的總體驗(yàn)證。
5、在驗(yàn)證中如發(fā)現(xiàn)不符原開發(fā)要求，應(yīng)由原開發(fā)人員負(fù)責(zé)對(duì)設(shè)計(jì)開發(fā)文件作更改，更改后仍應(yīng)進(jìn)行審批。
6、通過驗(yàn)證，產(chǎn)品符合要求，可采用產(chǎn)品鑒定或顧客確認(rèn)的方法對(duì)產(chǎn)品進(jìn)行鑒定。
7、通過鑒定，由開發(fā)人員對(duì)技術(shù)進(jìn)行一次完整性的檢查，正式定稿，定稿的文件由質(zhì)量負(fù)責(zé)人員進(jìn)行審核、總經(jīng)理批準(zhǔn)后，作為批量投產(chǎn)的依據(jù)。
8、審批后的'正搞，由品控部移交到技術(shù)部進(jìn)行歸檔，根據(jù)需要，技術(shù)部負(fù)責(zé)指派專人對(duì)文件進(jìn)行復(fù)制，發(fā)放到需使用的部門，進(jìn)行使用。
9、在使用中發(fā)現(xiàn)文件中有差錯(cuò)或需進(jìn)行更改，由使用部門提出報(bào)技術(shù)部，負(fù)責(zé)人簽注意見后，由原開發(fā)人員進(jìn)行更盡管，當(dāng)指定其它人員更改，應(yīng)取得相應(yīng)的背景資料。
10、更改后，應(yīng)通過4.4、4.5、4.7、4.8程序后，由技術(shù)部負(fù)責(zé)原稿進(jìn)行修改，對(duì)發(fā)下文件同時(shí)進(jìn)行修改。
11、任何人員、任何部門均不得擅自更改文件，對(duì)制訂審批后的文件應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行。
12、本制度由生產(chǎn)行政結(jié)合平時(shí)工藝執(zhí)行情況一同監(jiān)督實(shí)施情況。
13、當(dāng)發(fā)現(xiàn)擅自更改或不執(zhí)行情況，質(zhì)檢部將開出《糾正措施處理單》限期進(jìn)行整改，嚴(yán)重的應(yīng)按違反廠紀(jì)廠規(guī)進(jìn)行處理，對(duì)造成損失將追究經(jīng)濟(jì)責(zé)任，對(duì)造成事故的移交有關(guān)方面處理。
文件管理制度 26
一、文件材料歸檔
1、歸檔范圍
凡是公司及各分公司、小區(qū)經(jīng)營活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文件材料都應(yīng)定期歸檔保存在公司檔案室。
2、歸檔時(shí)間
對(duì)公司規(guī)定應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須由檔案形成部門按規(guī)定收集、整理后，定期移交給本單位檔案室及檔案工作人員進(jìn)行集中管理，任何部門或者個(gè)人不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔。
�。�1）文書文檔(包括統(tǒng)計(jì)檔案以及業(yè)務(wù)部門形成的檔案)。
�。�2）會(huì)計(jì)檔案先在財(cái)務(wù)部門保存一年后移交檔案室。
�。�3）設(shè)備檔案在設(shè)備安裝后一周內(nèi)歸檔。
�。�4）特種載體檔案，隨時(shí)歸檔。
�。�5）合同檔案在合同簽訂后逐步歸檔。
3、歸檔要求
�。�1）歸檔的`文件材料必須完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。
�。�2）歸檔的文件材料必須按其規(guī)律組成案卷。
�。�3）歸檔材料除外部原因外原則上采用A4紙型。
（4）歸檔時(shí)必須填寫移交目錄，辦理交接手續(xù)。
�。�5）歸檔的材料原則上應(yīng)裝訂成冊(cè)，確實(shí)不能裝訂成冊(cè)的，由經(jīng)辦人說明原因，由檔案員接受不成冊(cè)的資料后裝訂成冊(cè)。
二、檔案借閱
1、借閱檔案必須履行登記手續(xù)。檔案原則上只在檔案室查閱。非機(jī)密檔案，因特殊情況需借出者，要經(jīng)公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后并辦理借出手續(xù)，歸還時(shí)對(duì)所借檔案應(yīng)予以檢查核對(duì)，并注銷。
2、借閱檔案必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，機(jī)密以上檔案一律在檔案室查閱，不得借出。
3、外單位要查閱檔案，需經(jīng)本公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)書面同意批準(zhǔn)，方可借閱，借閱人要登記簽名。
4、借閱者要愛護(hù)檔案，不得拆卷、涂改、批注、損壞和遺失，如發(fā)現(xiàn)以上情況，視情節(jié)按《檔案法》規(guī)定處理。
5、借閱檔案要嚴(yán)守機(jī)密，不得轉(zhuǎn)借他人，不得向借閱范圍以外的人員泄露檔案內(nèi)容。
6、摘抄、復(fù)制檔案須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，摘抄的檔案內(nèi)容必須經(jīng)檔案人員核對(duì)，加蓋公章后始有效用。
7、對(duì)借出的檔案，管理人員應(yīng)及時(shí)催還。
三、檔案保密
1、認(rèn)真執(zhí)行公司的商業(yè)和技術(shù)保密制作，維護(hù)檔案的安全，做好公司的保密的工作。
2、檔案工作人員和借閱檔案人員，嚴(yán)格遵守保密制度，不準(zhǔn)將檔案給無關(guān)人員翻閱，若有泄露，按保密規(guī)定處理。
3、檔案工作人員要忠于職守，遵守紀(jì)律。不得擅自涂改，拆頁和銷毀檔案，不得私自泄露檔案內(nèi)容。
4、檔案室應(yīng)根據(jù)《保密條例》規(guī)定的保密范圍，對(duì)全部檔案進(jìn)行密級(jí)劃分。
5、借閱有密級(jí)的檔案，必須按《檔案借閱制度》有關(guān)規(guī)定辦理。
6、管理人員如有變動(dòng)，必須辦理交接手續(xù)，移交時(shí)進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，以確保檔案的完整與安全。
文件管理制度 27
1.目的
為提高公司文件處理工作的效率和質(zhì)量，使之規(guī)范化、科學(xué)化、制度化，結(jié)合公司實(shí)際工作情況，特制定本制度。
2.范圍
公司在籌備、成立、生產(chǎn)、管理及產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過程中形成的具有保存價(jià)值的文件材料均列入歸檔范圍。
3.內(nèi)容
3.1公司下列主要安全生產(chǎn)資料應(yīng)進(jìn)行檔案管理：主要安全生產(chǎn)文件、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)信息；培訓(xùn)記錄；標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)評(píng)價(jià)報(bào)告；事故調(diào)查報(bào)告；檢查、整改記錄；職業(yè)衛(wèi)生檢查與監(jiān)護(hù)記錄；安全生產(chǎn)會(huì)議記錄；安全活動(dòng)記錄；法定檢測(cè)記錄；關(guān)鍵設(shè)備設(shè)施檔案；應(yīng)急演習(xí)信息；承包商和供應(yīng)商信息；維護(hù)和校驗(yàn)記錄；技術(shù)圖紙；人員資格證；安全評(píng)價(jià)報(bào)告等。
3.2公司各部門負(fù)責(zé)歸檔文件材料的收集和整理，并定期交行政部集中管理，任何人不得拒絕歸檔。
3.3歸檔文件材料必須齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、簽署完備。
3.4歸檔文件材料必須準(zhǔn)確地反映企業(yè)生產(chǎn)、基建和生產(chǎn)管理等各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和歷史面貌。
3.5歸檔文件材料必須層次分明，符合其形成規(guī)律，保持同一案卷內(nèi)文件材料的有機(jī)聯(lián)系。
3.6歸檔的文件材料主要包括紙質(zhì)、光盤、磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等各種載體形式。
3.7歸檔的文件材料必須為正本，本企業(yè)編制的文件應(yīng)附發(fā)文底稿。
3.8歸檔的具有永久、長(zhǎng)期保存價(jià)值的電子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存。
3.9非紙質(zhì)文件材料應(yīng)與其文字說明一并歸檔。
3.10外文（或少數(shù)民族文字）材料若有漢譯文的應(yīng)與漢譯文一并歸檔，無譯文的要譯出標(biāo)題后歸檔。
3.11為便于保管和利用，歸檔的文件材料用的紙張必須優(yōu)良，紙面清潔，書寫文件材料應(yīng)用碳素墨水或藍(lán)黑墨水，禁用圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍(lán)墨水及復(fù)寫紙等不牢固的書寫材料。書寫工整、圖像、字跡清晰。
3.12歸檔范圍及保管期限
3.13歸檔時(shí)間：
�。�1）管理性文件材料一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年第1季度連同收發(fā)簿一同移交行政部歸檔。
�。�2）凡專項(xiàng)工程、專題項(xiàng)目等由發(fā)生部門將文件材料整理后經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)及項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審定后向行政部移交歸檔。周期長(zhǎng)的可分階段、單項(xiàng)歸檔。
�。�3）外購設(shè)備儀器或引進(jìn)項(xiàng)目的文件材料在開箱驗(yàn)收或接收后即時(shí)登記，安裝調(diào)試后歸檔。
�。�4）工程項(xiàng)目在竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)接收歸檔。
（5）每年形成的財(cái)務(wù)檔案，由行政部及有關(guān)部門保存一年，在下一年的`第一季度內(nèi)向行政部移交歸檔。
（6）電子文件邏輯歸檔實(shí)時(shí)進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)與紙質(zhì)文件歸檔時(shí)間一致。
�。�7）榮譽(yù)檔案由給合辦收集整理后于次年統(tǒng)一歸檔。
�。�8）聲像檔案在每次活動(dòng)結(jié)束后整理歸檔。
�。�9）相關(guān)會(huì)議（技術(shù)會(huì)議、專題會(huì)議、年度工作會(huì)議），在會(huì)議結(jié)束后歸檔。
�。�10）外出、出差考察材料由當(dāng)事人在回來后一個(gè)月內(nèi)整理歸檔。
�。�11）變更、修改、補(bǔ)充的文件材料隨進(jìn)歸檔。
（12）公司內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動(dòng)和職工調(diào)動(dòng)、離崗時(shí)留在部門或個(gè)人手中的文件材料隨時(shí)歸檔。
�。�13）公司產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過程中形成的文件材料隨時(shí)歸檔。
3.14檔案查（借）閱制度
檔案借閱是行政部的日常業(yè)務(wù)工作，是檔案更好地為生產(chǎn)提供利用服務(wù)的基本形式，為做好檔案管理工作，特制訂如下制度：
�。�1）凡本公司有關(guān)人員，因工作需要借閱檔案者，一般只允許在行政部閱檔室查閱。查閱內(nèi)容根據(jù)檔案密級(jí)程度，取得相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字，同時(shí)做登記。
（2）本公司有關(guān)人員如有實(shí)際情況必須借出者，須辦理相關(guān)手續(xù)，超過兩天以上歸還者，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽字。但要如期歸還。
�。�3）借閱檔案者應(yīng)愛護(hù)檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時(shí)，須當(dāng)面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時(shí)反映給主管領(lǐng)導(dǎo)。
�。�4）外單位借閱檔案者，須持單位介紹信，且經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱，只限在本室查閱，一律不外借，且抄摘內(nèi)容也須經(jīng)總經(jīng)理同意審核后方能帶出。
�。�5）凡屬不成熟的現(xiàn)行技術(shù)資料及保密文件一律不外借。
3.15檔案的保密制度
（1）凡屬密級(jí)檔案，必須正確地標(biāo)明密級(jí)，并妥善存放。
�。�2）非綜合行政部人員不得隨便進(jìn)入行政部，行政部門窗及箱柜應(yīng)及時(shí)關(guān)鎖。
�。�3）全體職工對(duì)密級(jí)檔案、文件、資料均須嚴(yán)格執(zhí)行企業(yè)保密規(guī)定，不失密。否則應(yīng)追究責(zé)任。
�。�4）凡查閱密級(jí)檔案，均須辦理審批和借閱手續(xù)，一般只允許在閱檔室查閱，不得帶出或復(fù)制，確屬需要者須辦理相關(guān)手續(xù)。
�。�5）查閱人員對(duì)檔案內(nèi)容承擔(dān)保密義務(wù)，違反規(guī)定造成后果者必須追究責(zé)任。
�。�6）檔案人員要忠于職守，認(rèn)真執(zhí)行各項(xiàng)保密制度。
�。�7）定期對(duì)保密檔案保管情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。
3.16行政部管理制度
�。�1）檔案存入檢查：
1）檔案出入行政部要清點(diǎn)、登記。
2）定期對(duì)檔案保管狀況進(jìn)行全面檢查，做好記錄，發(fā)現(xiàn)問題要采取積極有效措施，保證檔案的安全。
�。�2）行政部管理：
1）行政部未經(jīng)許可，外來人員不得擅自進(jìn)入。
2）檔案柜、卷排列科學(xué)、合理、整齊、美觀，便于調(diào)卷。
3）行政部門窗須安裝窗簾，行政部?jī)?nèi)采用白熾燈且照度不超過100lx。
4）避免光線直射檔案，更不能在烈日下曝曬檔案。防止有害生物對(duì)檔案的危害。
5）行政部嚴(yán)禁堆放食品和易燃易爆物，必須配備適合檔案用的消防器材并禁止吸煙，定期檢查，杜絕一切發(fā)生火災(zāi)的可能。
8）行政部須做到八防：防火、防盜、防光、防有害氣體、防潮、防濕、防蟲、防塵。
9）做好檔案接收、移交、保管、鑒定、利用各檔案構(gòu)成情況的準(zhǔn)確、及時(shí)、科學(xué)的統(tǒng)計(jì)工作。
10）建立健全檔案的接收、移交、庫藏、保管、利用和鑒定銷毀等統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳。
3.17檔案鑒定、銷毀制度
（1）根據(jù)《檔案法》中的相關(guān)規(guī)定，編制本企業(yè)的檔案保管期限表。其中會(huì)計(jì)檔案見會(huì)計(jì)檔案保存期限表。
�。�2）保管期限分永久、長(zhǎng)期、短期三種。介于兩種保管期限，保管期限從長(zhǎng)。
（3）從檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、可靠程度、名稱等方面監(jiān)別檔案的價(jià)值。
（4）檔案通過鑒定，要求保管期準(zhǔn)確，案卷質(zhì)量達(dá)到規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。如果鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確，不完整，應(yīng)及時(shí)責(zé)成有關(guān)部門修改、補(bǔ)充。
�。�5）銷毀檔案必須嚴(yán)格掌握，慎重從事。銷毀前要造具清冊(cè)、提出銷毀報(bào)告報(bào)總經(jīng)理審批。銷毀檔案時(shí)要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，由鑒定小組指定人員會(huì)同保密、保衛(wèi)人員銷毀或監(jiān)銷，防止失密。檔案銷毀時(shí)要有二人以上監(jiān)銷，并在清冊(cè)上簽字。
3.18檔案工作人員崗位職責(zé)
�。�1）認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹執(zhí)行《檔案法》和檔案工作的方針、政策，堅(jiān)持以法治檔，忠于職守，全心全意為本部門各項(xiàng)工作做好服務(wù)。
�。�2）負(fù)責(zé)管理本部門的檔案，做好各門類、各種載體檔案的接收、收集、登記、整理、編目、保管、借閱。
�。�3）積極做好檔案的服務(wù)利用工作，編制必要的檢索工具和參考資料，及時(shí)準(zhǔn)確地提供利用。
（4）做好檔案的“八防”工作，確保檔案的完整與安全。
�。�5）嚴(yán)格遵守“保密制度”工作，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自擴(kuò)大檔案的借閱范圍，不得泄露檔案的保密內(nèi)容。
（6）負(fù)責(zé)對(duì)本部門檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。
文件管理制度 28
一、目的
為了規(guī)范安全生產(chǎn)文件檔案的管理，確保文件檔案的完整性、合理性、科學(xué)性，使其為今后工作開展提供參考資料和文獻(xiàn)，特制定本制度。
本制度適用于公司與安全生產(chǎn)有關(guān)的文件檔案的管理。
二、職責(zé)
2.1 安全環(huán)保部負(fù)責(zé)制定本制度，并負(fù)責(zé)綜合監(jiān)督管理。
2.2 各部門負(fù)責(zé)本部門文件檔案的管理，并負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查和考核。
2.3 各部門管理人員負(fù)責(zé)本單位文件檔案的收集、歸檔和保管。
三、內(nèi)容
3.1文件資料收集，安全生產(chǎn)文件檔案內(nèi)容如下:
3.1.1國家有關(guān)安全生產(chǎn)法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范及其他要求。
3.1.2上級(jí)主管部門安全生產(chǎn)文件、批復(fù)文、領(lǐng)導(dǎo)指示材料及會(huì)議資料等。
3.1.3公司安全生產(chǎn)文件、安全生產(chǎn)管理制度、安全操作規(guī)程、安全會(huì)議記錄材料、安全學(xué)習(xí)資料、領(lǐng)導(dǎo)指示材料等。
3.1.4安全生產(chǎn)工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等。
3.1.5各種安全活動(dòng)記錄、安全管理臺(tái)賬、事故報(bào)告、安全通報(bào)等。
3.1.6供應(yīng)商、承包商相關(guān)材料。
3.1.7安全設(shè)施檢測(cè)、校驗(yàn)報(bào)告、記錄等。
3.1.8安全、職業(yè)衛(wèi)生評(píng)價(jià)報(bào)告。
3.2立卷歸檔
3.2.1文件資料應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價(jià)值分類立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映安全生產(chǎn)主要情況，以便保管和利用。
3.2.2應(yīng)根據(jù)文件資料的`重要性，按時(shí)間永久、長(zhǎng)期和短期等三種進(jìn)行時(shí)間整理，分類歸檔。
3.2.3各部門在每年2月底前對(duì)上年度的文件資料進(jìn)行歸檔，統(tǒng)一保存。
3.2.4各種文件資料按一定特征進(jìn)行排列和系統(tǒng)化，應(yīng)層次分明，編寫頁碼，填寫卷內(nèi)文件資料目錄。
3.2.5不同價(jià)值，不同性質(zhì)的文件資料應(yīng)當(dāng)區(qū)別管理，單獨(dú)立卷。
3.3檔案保管
3.3.1檔案應(yīng)入柜上架，科學(xué)排列，避免暴露和捆扎堆放。
3.3.2應(yīng)采取防潮、防蟲措施，防止檔案損壞。
3.4檔案借閱
3.4.1文件資料檔案借閱，必須辦理借閱手續(xù)，借閱檔案要注意保護(hù)，不得丟失、損壞、涂改，要如期歸還，到期不能歸還者，要說明情況，并辦理續(xù)借手續(xù)。
3.4.2借閱的檔案要注意保密，未經(jīng)許可，不得隨意公開、發(fā)表或轉(zhuǎn)借他人。
3.4.3歸還檔案時(shí)，由檔案管理人員當(dāng)面查點(diǎn)清楚，并在借閱登記本上注銷。
3.5檔案銷毀
對(duì)于過期并失去保存價(jià)值的文件資料，經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可以定期銷毀，必要時(shí)做好銷毀記錄。
四、本制度由安全環(huán)保部制定并負(fù)責(zé)解釋，自發(fā)布之日起實(shí)施。
文件管理制度 29
一、總則
1、為提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用，根據(jù)文書處理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我企業(yè)實(shí)際情況，特制定本制度。
2、文件管理內(nèi)容包括：上級(jí)政府部門函、電、來文，同級(jí)合作企業(yè)函、電、來文，本企業(yè)上報(bào)、下發(fā)的各種文件、資料。
3、本企業(yè)各類文件統(tǒng)一由辦公室歸口管理。
二、發(fā)文管理
1、凡以我公司名義上報(bào)或下發(fā)的文件（報(bào)告、請(qǐng)示、紀(jì)要、通知、函件等），由承辦部門擬稿，送辦公室核稿，經(jīng)辦公室核稿后送總經(jīng)理簽發(fā)。
2、經(jīng)總經(jīng)理簽發(fā)的文件由辦公室統(tǒng)一登記、分類編號(hào)并保留一份原件存檔。
3、發(fā)出的文件、傳真應(yīng)追蹤落實(shí)對(duì)方是否收到，對(duì)沒有收到的應(yīng)及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)發(fā)或改用其他方式發(fā)送。
4、所有由辦公室發(fā)出的傳真、文件等應(yīng)統(tǒng)一登記，并標(biāo)注發(fā)送單位、日期，由發(fā)件人簽名。其他部門自主發(fā)送的，由發(fā)送部門自行負(fù)責(zé)。
5、發(fā)文辦理工作程序：
�。�1）擬稿：公司公文、日常業(yè)務(wù)和事務(wù)性的文件由各涉及到的職能部門負(fù)責(zé)擬稿，擬稿要求內(nèi)容要情況屬實(shí)、觀點(diǎn)明確、條理清楚。
�。�2）核稿：核稿是指由擬稿部門經(jīng)理對(duì)擬好的文稿進(jìn)行審查、核對(duì)、修改，為簽發(fā)做好準(zhǔn)備。
�。�3）會(huì)簽：凡公文涉及到其他部門有關(guān)事宜，需給有關(guān)部門會(huì)簽。有關(guān)部門會(huì)簽后送辦公室主任處對(duì)公文進(jìn)行復(fù)核，復(fù)核的主要內(nèi)容為是否已協(xié)商、會(huì)簽；文種、公文格式是否正確等。
�。�4）簽發(fā)：以公司名義報(bào)送的所有公文一律送總經(jīng)理簽發(fā)。簽發(fā)公文時(shí)如有修改，應(yīng)在原文上圈改并簽署姓名和日期。
（5）發(fā)文登記：此時(shí)的發(fā)文登記是指對(duì)待發(fā)文稿進(jìn)行復(fù)核，重點(diǎn)看審批簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范，符合要求的文稿由辦公室根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)簽署意見成文稿的內(nèi)容，并對(duì)待發(fā)文稿進(jìn)行編注發(fā)文字號(hào)，確定份數(shù)后印制。
（6）用�。河糜∈侵皋k公室對(duì)已印制好的公文進(jìn)行蓋章。
�。�7）存檔：在發(fā)文辦理流程結(jié)束后，檔案管理人員按照文書檔案的歸檔要求對(duì)所發(fā)公文進(jìn)行存檔（應(yīng)包含底稿、正文兩份，及有關(guān)電子文檔，并定期將電子檔備份到專門的硬盤）。沒有歸檔和存查價(jià)值的公文，經(jīng)過鑒定和總經(jīng)理批準(zhǔn)可以定期銷毀，銷毀秘密公文應(yīng)當(dāng)進(jìn)行登記，由二人監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。
三、收文管理
1、所有發(fā)至本企業(yè)的文件(含傳真和政府部門傳達(dá)的公文、業(yè)務(wù)往來文件等)，由辦公室統(tǒng)一簽收、登記、編號(hào)，送總經(jīng)理閱示或送有關(guān)部門辦理，為避免文件擠壓，一般應(yīng)在當(dāng)天完成送閱。
2、接收傳真應(yīng)明確來文單位、接收人或部門，辦公室接收后負(fù)責(zé)轉(zhuǎn)交，并由接收人簽收。
3、外出辦公帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)向總經(jīng)理上報(bào)或移交辦公室，直接上報(bào)總經(jīng)理的根據(jù)總經(jīng)理指示辦理，移交辦公室的由辦公室根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)向上級(jí)報(bào)告或指定專人、轉(zhuǎn)交其他有關(guān)部門辦理，并由辦公室保留原件或復(fù)印件存檔。
4、辦公室收到文件，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)全面統(tǒng)籌，送總經(jīng)理批示或交有關(guān)部門閱辦。需要辦理的公文，經(jīng)請(qǐng)示總經(jīng)理后辦理，根據(jù)文件內(nèi)容、總經(jīng)理批示予以催辦。
5、已交辦公室存檔的文件在借閱中應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱規(guī)定和保密范圍，所有文件如需外借或復(fù)印必須辦理文件借閱手續(xù)，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱。
6、個(gè)人或部門閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間，不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍和公共場(chǎng)所，也不得將文件轉(zhuǎn)借給其他人，閱讀完后應(yīng)及時(shí)交還給檔案管理員。
7、收文辦理工作程序：
�。�1）簽收：簽收是指收件人在對(duì)方的.公文投遞單或送文簿上簽字，表示收到。公司所有公文由辦公室簽收、拆封，對(duì)需納入收文辦理的，應(yīng)統(tǒng)一進(jìn)行收文登記。
（2）收文登記：收文登記是指對(duì)收進(jìn)的公文進(jìn)行注冊(cè)、編寫收文號(hào)等。將收到的文件先按來文機(jī)關(guān)或部門進(jìn)行分類按收文日期、收文序號(hào)、來文單位、來文字號(hào)、文件標(biāo)題、份數(shù)、等逐項(xiàng)進(jìn)行登記。
�。�3）擬辦：在收文登記后，由辦公室人員送辦公室主任處審核，符合有關(guān)規(guī)定的，辦公室應(yīng)根據(jù)文件的內(nèi)容、性質(zhì)、緩急程度提出辦理意見和建議，送請(qǐng)總經(jīng)理批示后交有關(guān)部門辦理。
�。�4）批辦：批辦是指總經(jīng)理對(duì)收文的辦理寫出指示性意見，并指定辦理部門和傳閱范圍。
�。�5）承辦：承辦是指按照總經(jīng)理的批辦意見，指定承辦部門及傳閱范圍。承辦部門接到需辦文件后，要認(rèn)真及時(shí)辦理，急件隨到隨辦。需兩個(gè)以上部門承辦的文件，主辦部門要主動(dòng)會(huì)同相關(guān)部門協(xié)商辦理，并負(fù)責(zé)回復(fù)辦理結(jié)果。
�。�6）催辦：催辦是指根據(jù)總經(jīng)理的批辦意見，由辦公室督促承辦部門盡快上報(bào)辦理結(jié)果。
�。�7）注結(jié)：文件辦理完畢，應(yīng)在《收文登記簿》或公文處理單上注結(jié)，注明辦理日期，并簡(jiǎn)要寫明辦理結(jié)果。
�。�8）存檔：在收文辦理結(jié)束后，應(yīng)根據(jù)公文的相互聯(lián)系、特征和保存價(jià)值分類整理立卷，要保證檔案的齊全、完整。沒有存檔和查存價(jià)值的公文，經(jīng)過鑒定和總經(jīng)理批準(zhǔn)，可以定期銷毀，銷毀秘密公文應(yīng)當(dāng)進(jìn)行登記，由二人監(jiān)銷保證不丟失、不落銷。
四、保密文件管理
1、嚴(yán)格遵守保密制度，保密資料統(tǒng)一由檔案管理員收發(fā)、傳遞、銷毀等，并嚴(yán)格把關(guān)。
2、制發(fā)保密文件時(shí)，經(jīng)辦人要根據(jù)文件、資料的內(nèi)容和定密范圍，標(biāo)明密級(jí)、保密期限，確定發(fā)送范圍、數(shù)量，報(bào)送總經(jīng)理審批后印發(fā)。
3、借閱、復(fù)印保密文件、保密資料必須嚴(yán)格履行審批登記手續(xù)，嚴(yán)禁將保密資料保密文件拿到其他營業(yè)性場(chǎng)所復(fù)印。
4、對(duì)保密文件、保密資料要定期清查，一般每季度清查一次。年終進(jìn)行全面清查、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)欠缺要及時(shí)追查，防止丟失。
五、文件的銷毀
1、對(duì)于多余、重復(fù)、過期和無保存價(jià)值的文件，辦公室應(yīng)定期清理造冊(cè)，按照公司有關(guān)規(guī)定，辦理銷毀手續(xù)報(bào)總經(jīng)理批示。
2、經(jīng)審核同意銷毀的文件，應(yīng)在檔案管理員和辦公室主任的共同監(jiān)督下進(jìn)行銷毀。
六、附則
1、本制度由公司辦公室負(fù)責(zé)解釋。
2、本制度自發(fā)文之日起實(shí)施。
文件管理制度 30
為進(jìn)一步加強(qiáng)本公司安全生產(chǎn)管理工作，預(yù)防和減少安全生產(chǎn)事故，提高本公司安全生產(chǎn)管理水平，根據(jù)本公司具體情況，特制定如下安全生產(chǎn)檔案(以下稱安全臺(tái)帳)管理制度，請(qǐng)遵照?qǐng)?zhí)行。
一、安全臺(tái)帳資料記錄是反映一個(gè)單位安全生產(chǎn)管理的情況，在安全臺(tái)帳的記錄、整理和積累過程中能起到自我督促、強(qiáng)化安全生產(chǎn)管理的`作用，本公司所屬生產(chǎn)單位均必須遵照本制度，根據(jù)安全生產(chǎn)管理職責(zé)范圍分別建立相應(yīng)的安全臺(tái)帳，安全臺(tái)帳由各生產(chǎn)單位指定專人負(fù)責(zé)，保證資料收集的及時(shí)、準(zhǔn)確、齊全。
二、各生產(chǎn)單位安全臺(tái)帳分門別類，按時(shí)間順序(以年度為界)裝訂成冊(cè)，編寫相應(yīng)的目錄。
三、各生產(chǎn)單位安全臺(tái)帳資料分為以下幾大類:
1、責(zé)任書:承包合同、安全管理機(jī)構(gòu)設(shè)置的文件、安全組織網(wǎng)絡(luò)圖、上下兩級(jí)簽訂的安全生產(chǎn)責(zé)任書、生產(chǎn)單位從業(yè)人員安全責(zé)任狀、特種作業(yè)人員安全責(zé)任狀、生產(chǎn)單位主要負(fù)責(zé)人、副職負(fù)責(zé)人、安全負(fù)責(zé)人、技術(shù)人員、安全員、車間主任(工區(qū)、段、隊(duì))長(zhǎng)、班組長(zhǎng)安全生產(chǎn)崗位責(zé)任制。
2、制度文件:有關(guān)部門制訂和下發(fā)的制度性文件。
3、通知、通報(bào):有關(guān)部門下發(fā)的安全生產(chǎn)方面的通知、通報(bào)。
4、花名冊(cè):全員花名冊(cè)、安全管理人員花名冊(cè)、特種作業(yè)人員花名冊(cè)及相關(guān)身份證明、安全資格證書復(fù)印件。
5、新工人(含民工和臨時(shí)工)三級(jí)教育資料。
6、安全檢查、安全學(xué)習(xí)、安全宣傳培訓(xùn)教育活動(dòng)情況資料。
7、機(jī)械、電氣等設(shè)備管理資料(含設(shè)備保養(yǎng)、維修、檢驗(yàn)、檢測(cè)、使用情況等資料)。
8、安全技術(shù)交底資料。
9、危險(xiǎn)化學(xué)品、民用爆破器材管理臺(tái)帳資料(如有則建立)。
10、安全事故應(yīng)急預(yù)案、事故記錄和報(bào)告資料、安全事故調(diào)查處理材料。
11、安全設(shè)備設(shè)施和勞保用品購買、發(fā)放登記臺(tái)帳(附票證復(fù)印件)。
四、以上安全臺(tái)帳統(tǒng)一采用a4紙格式，各部門可根據(jù)具體情況要求增加表格。
五、每年年終臺(tái)帳裝訂成冊(cè)保存。
六、公司對(duì)各部門安全臺(tái)帳的建立落實(shí)情況督促和監(jiān)督，并定期進(jìn)行檢查，檢查時(shí)間為每季進(jìn)行一次。
文件管理制度 31
為加強(qiáng)公司安全基礎(chǔ)檔案管理，發(fā)揮好檔案服務(wù)于安全工作的功能，完善安全管理過程監(jiān)督，特制定本制度。
1、實(shí)行安全文件收發(fā)登記制度，上級(jí)來文和下發(fā)文件，先行登記、分類存放，按照領(lǐng)導(dǎo)簽批意見督辦落實(shí)。
2、文件應(yīng)按照收發(fā)順序整齊放入檔案盒中，卷首制作目錄，年終裝訂存檔。
3、嚴(yán)格按檔案管理要求建立健全各種基礎(chǔ)資料檔案，實(shí)行從業(yè)人員一人一檔，安全管理每一個(gè)過程一檔，每項(xiàng)活動(dòng)、工作一檔，檔案資料做到真實(shí)、有效、完整。
4、基礎(chǔ)檔案資料要分類存檔保管，檔案分為長(zhǎng)期檔案和短期檔案，短期檔案滿3年之后可以進(jìn)行銷毀處理。
5、檔案基礎(chǔ)資料管理信息，必須實(shí)現(xiàn)從購置到退出市場(chǎng)的全過程監(jiān)督，及時(shí)進(jìn)行更新，確保檔案資料完整性。
6、檔案資料借出必須辦理相關(guān)登記手續(xù)，經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)審批同意后方可借閱。
7、檔案資料由安全科安排專人負(fù)責(zé)管理，實(shí)習(xí)專柜存放，落實(shí)防護(hù)措施，防止損毀。
文件管理制度 32
1、醫(yī)院內(nèi)部文件由職能科或辦公室擬稿，辦公室主任核稿，院長(zhǎng)簽發(fā)，辦公室同意行文。
2、上級(jí)下發(fā)的文件由院辦公室收文登記，送交院長(zhǎng)閱批，由院辦室督促有關(guān)職能科辦理，所有來文均先交院辦公室統(tǒng)一登記。
3、凡收文、發(fā)文、文電、公函等文件及外出開會(huì)、檢查工作帶回的文件資料均需交院辦公室登記。
4、送交各部門的文件應(yīng)定期收回，對(duì)到期未退的應(yīng)進(jìn)行催退，院辦公室定期對(duì)所管文件清點(diǎn)、對(duì)帳，保證文件不遺失。
5、醫(yī)院下發(fā)的各類文件、通知，各科應(yīng)及時(shí)傳達(dá)，妥善保管，不得遺失，傳達(dá)貫徹情況，科主任須在文件上簽字。
6、院辦公室對(duì)需歸檔的文件應(yīng)根據(jù)文件的`作者、內(nèi)容、文種、時(shí)間等特征組卷，并于次年三月底前向檔案室移交。
7、醫(yī)院下發(fā)的重要文件，各病區(qū)、科室應(yīng)及時(shí)傳達(dá)貫徹，病區(qū)負(fù)責(zé)人或科室主任簽字，并在規(guī)定時(shí)間上交院辦公室歸檔備查。
文件管理制度 33
為了控制公司文件發(fā)放的適當(dāng)范圍、作廢文件的及時(shí)回收，確保各部門、車間所使用的公司文件的有效性，特制定本規(guī)定。
1、文件的發(fā)放：
(1)財(cái)務(wù)部、生產(chǎn)部、營銷部辦公室以本部門名義構(gòu)成且在本部門管轄范圍內(nèi)發(fā)放的文件，各自安排發(fā)放和回收。需要在公司各橫向關(guān)聯(lián)部門之間發(fā)放實(shí)施的文件，由辦公室安排專人統(tǒng)一發(fā)放和回收。
(2)各部門需辦公室安排發(fā)放文件時(shí)，務(wù)必將文件打印并復(fù)印好，由部經(jīng)理書面寫明發(fā)放范圍、發(fā)放時(shí)間并簽名后送綜合管理部，由辦公室主任安排文件發(fā)放人予以發(fā)放。
(3)任何文件，發(fā)放人須建立“文件發(fā)放回收登記表”。發(fā)放到各部門的所有文件，由部門負(fù)責(zé)人簽字接收。如部門負(fù)責(zé)人不在，由部門在場(chǎng)人員簽名代收。代收人務(wù)必負(fù)責(zé)及時(shí)將文件轉(zhuǎn)給部門負(fù)責(zé)人。需個(gè)人接收的文件由部門內(nèi)部建立“文件發(fā)放回收登記表”，并由個(gè)人親自簽字接收。
(4)需發(fā)放到正科長(zhǎng)以下管理、輔助人員和職工的文件(包括學(xué)習(xí)材料等)，發(fā)放人只需發(fā)放到相關(guān)正科長(zhǎng)級(jí)管理人員，再由正科長(zhǎng)級(jí)管理人員安排發(fā)放到相關(guān)個(gè)人。
2、文件的更改：
(1)任何原因造成文件的.個(gè)別字句需要更改，且更改后不影響整個(gè)文件版面的整潔美觀，由原編制構(gòu)成的部門負(fù)責(zé)人書面寫明更改位置和如何更改(數(shù)據(jù)性或原則性的須報(bào)直屬部經(jīng)理簽字認(rèn)可)，連同編制構(gòu)成部門負(fù)責(zé)人的私章送原發(fā)放人，由原發(fā)放人根據(jù)原發(fā)放范圍及存檔予以更改。
(2)文件發(fā)放人根據(jù)更改字?jǐn)?shù)多少和繁簡(jiǎn)狀況，可到現(xiàn)場(chǎng)為原件人更改，也能夠收回后予以更改，再返還給原收件人。但在更改時(shí)務(wù)必用雙線劃掉原字句，在劃掉的字句對(duì)應(yīng)上方行距空間寫上新字句，并在更改處蓋上原編制構(gòu)成部門負(fù)責(zé)人的私章。
3、文件的換頁：
(1)任何原因造成文件單頁大面積修改，需換頁的，由原編制構(gòu)成將需修改頁面進(jìn)行修改并打印、復(fù)印好，由其部門負(fù)責(zé)人書面寫明換頁狀況(屬數(shù)據(jù)性、原則性修改須部經(jīng)理簽字認(rèn)可)送原文件發(fā)放人，由原文件發(fā)放人根據(jù)原發(fā)放范圍予以換頁。
(2)所有需換頁的文件，由文件發(fā)放人統(tǒng)一換頁并注明執(zhí)行時(shí)間，將原頁銷毀。
4、文件的回收、作廢：
(1)因公司制度匯總、部門調(diào)整、規(guī)劃變化等原因，造成原文件資料與新文件資料重復(fù)、沖突而失效的，由匯總部門或新文件編制構(gòu)成部門負(fù)責(zé)人，安排原發(fā)放人予以回收。
(2)文件發(fā)放人在回收文件時(shí)，務(wù)必持“文件發(fā)放回收登記表”由原接收人在登記表相關(guān)欄內(nèi)簽名后回交。
(3)每年12月下旬，由辦公室通知各部門，對(duì)本年度平時(shí)未統(tǒng)一回收的文件、報(bào)表等無效材料清理回收一次。
(4)所有回收的文件均于回收當(dāng)日送辦公室，由辦公室主任統(tǒng)一安排銷毀。
5、其它規(guī)定：
(1)任何部門以公司名義構(gòu)成的文件討論稿或正式稿，務(wù)必發(fā)放到董事長(zhǎng)兼總經(jīng)理、財(cái)務(wù)部經(jīng)理、生產(chǎn)部經(jīng)理、營銷部經(jīng)理、公司各職能部門負(fù)責(zé)人及其他相關(guān)聯(lián)人員，以便了解公司政策方向，根據(jù)公司各方面狀況系統(tǒng)地進(jìn)行修改，確保接口部門的相互配合。
(2)無論部門或公司發(fā)放的文件在發(fā)放前都務(wù)必在檔案室存檔備案。
(3)任何文件相關(guān)部門負(fù)責(zé)人接收后務(wù)必領(lǐng)學(xué)或傳達(dá)應(yīng)執(zhí)行的員工，認(rèn)為有必要復(fù)印下發(fā)到相關(guān)員工時(shí)，須向原發(fā)放部門提出申請(qǐng)，由原發(fā)放部門復(fù)印按發(fā)放程序予以發(fā)放。不得私自復(fù)印下發(fā)，避免文件使用范圍失控，造成有效和無效版本的混淆。
(4)所有換頁或作廢文件屬存檔的或相關(guān)部門需留存?zhèn)洳樽C明的，發(fā)放人只需蓋上作廢章即可，不予收回，但檔案管理員務(wù)必在“作廢文件”檔案欄目登記注明，妥善保管，以便備查。
文件管理制度 34
第一條 管理要點(diǎn)
1、 為使文件管理工作制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用。
2、 文件管理的范圍包括：上級(jí)下發(fā)文件、公司各類制度文件、外部傳真文件、政策指導(dǎo)類文件、各類合同文件等。
3、 制度類文件按照公司文檔統(tǒng)一格式進(jìn)行編寫，統(tǒng)一頁眉、頁腳，寫明公司全稱及文件性質(zhì)；正文部分寫明題目、時(shí)間、發(fā)文部門、內(nèi)容等信息；措辭規(guī)范，表達(dá)無歧義。
4、 根據(jù)文件屬性、類別，對(duì)所有文件進(jìn)行編號(hào)，根據(jù)編號(hào)定期歸檔，做好相應(yīng)的文字記錄，以備查閱。
第二條 制度規(guī)范
1、 文件的起草、收發(fā)、打印、歸檔整理、借閱銷毀等由辦公室人員負(fù)責(zé)執(zhí)行。
2、 公司上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)利主要集中在行政人事部，各部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。
3、 公司對(duì)內(nèi)公開文件由行政人事部負(fù)責(zé)起草和審核，總經(jīng)理簽發(fā)；各部門需要向下或?qū)ν獍l(fā)文的'文件由各部門負(fù)責(zé)起草，行政人事部負(fù)責(zé)審核，審核無誤后行政辦公室打印，打印后送回起草部門校對(duì)，校對(duì)無誤方可正式打印，由總經(jīng)理蓋章，簽發(fā)。
4、 凡寄至公司的文件、傳真等，由辦公室簽收并做好相應(yīng)記錄。
5、 機(jī)密文件由行政人事部主管保管，辦公室人員對(duì)一般性文件進(jìn)行分類管理，定期整理并制作相關(guān)報(bào)表提交給部門主管。
6、 各部門因工作需要可借閱一般性文件，需嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，對(duì)有密級(jí)程度的文件，需行政人事主管審批，總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱。
7、 辦公室管理人員對(duì)文件借閱情況進(jìn)行登記，做好借閱記錄并限期清退。
8、 按時(shí)間、內(nèi)容、部門、名稱等內(nèi)容分門別類進(jìn)行整理，附件、批件、定稿等資料收集完全，存檔備案。半年一小清，年終一大清。
9、 根據(jù)存檔時(shí)間及存檔的必要性對(duì)文件進(jìn)行銷毀，需上報(bào)行政人事主管簽字批準(zhǔn)，按照文件管理制度進(jìn)行處理。
第三條 文件管理流程設(shè)計(jì)
1、 內(nèi)部文件管理流程：起草文件→審查編號(hào)→審批、簽發(fā)→打印文件→下發(fā)文件→文件存檔
2、 外部文件管理流程：外部收文→文件整理→文件存檔→清退→文件存檔→文件銷毀
3、 借閱流程：提出申請(qǐng)，辦理手續(xù)→批準(zhǔn)→借閱→清退→文件存檔→文件銷毀
文件管理制度 35
一、目的
通過對(duì)經(jīng)營部檔案的管理確保公司所有經(jīng)營資料的完整性并保障公司經(jīng)營活動(dòng)的可追溯性，有效督導(dǎo)經(jīng)營部職員嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)工作程序并作為公開、公平考核經(jīng)營部職員工作成績(jī)的依據(jù)。
二、適用范圍
適用于經(jīng)營部所有工作人員的檔案管理，并作為經(jīng)營部人員文件處理程序指導(dǎo)文件。
三、管理職責(zé)
3.1經(jīng)營部配備檔案管理員運(yùn)用專用電腦及文件柜開展檔案管理工作。
3.2檔案管理員負(fù)責(zé)經(jīng)營部檔案的電腦輸入、輸出處理及分類整理、保密管理，提供檔案處理意見；負(fù)責(zé)對(duì)檔案的完整性及審批程序與公司工作程序及制度的核對(duì)工作；負(fù)責(zé)管理檔案的借閱、外調(diào)；負(fù)責(zé)客戶定單的傳真、確認(rèn)工作。
3.3經(jīng)營部主管負(fù)責(zé)檔案管理員的.工作指導(dǎo)、監(jiān)督及檔案資料處理的建議工作；負(fù)責(zé)經(jīng)營部職員經(jīng)營資料的監(jiān)督管理及相關(guān)經(jīng)營資料評(píng)審程序監(jiān)督管理。
3.4經(jīng)營部職員按工作程序開展工作并配合檔案管理員工作及時(shí)提供準(zhǔn)確、全面的經(jīng)營資料，以便于轉(zhuǎn)化為經(jīng)營部檔案。
3.5財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)經(jīng)營部合同、定單、發(fā)貨記錄等經(jīng)濟(jì)類檔案的審計(jì)、統(tǒng)計(jì)、報(bào)告工作；負(fù)責(zé)經(jīng)營部檔案管理專用電腦與財(cái)務(wù)部電腦聯(lián)網(wǎng)的管理工作。
3.6總經(jīng)理負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)部與經(jīng)營部檔案管理工作的協(xié)調(diào)及監(jiān)督；負(fù)責(zé)經(jīng)營部經(jīng)營資料歸檔情況的監(jiān)督；負(fù)責(zé)經(jīng)營部檔案借閱、外調(diào)的審批及經(jīng)營部檔案處理的最終審批。
3.7董事長(zhǎng)負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)部對(duì)經(jīng)濟(jì)類檔案管理工作的監(jiān)督審核及報(bào)告的審批。
四、管理程序
4.1經(jīng)營部合同必須依照公司相關(guān)要求逐級(jí)審批后簽訂并結(jié)合合同評(píng)審文件方可視為有效文件存檔。
4.2客戶訂單經(jīng)逐級(jí)審批后發(fā)貨的文檔方可視為有效文件存檔。
4.3客戶反饋情況的書面報(bào)告、經(jīng)營部職員工作總結(jié)報(bào)告、經(jīng)營部工作計(jì)劃(工作報(bào)告)經(jīng)有關(guān)人員或領(lǐng)導(dǎo)批示意見后方可視為有效文件存檔。
4.4經(jīng)營部會(huì)議記錄由參會(huì)人員簽名后作為有效文件存檔。
4.5客戶聯(lián)系資料、客戶經(jīng)營情況由客戶負(fù)責(zé)人簽名后作為有效文件存檔。
4.6經(jīng)營部投標(biāo)文件經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)標(biāo)書內(nèi)容之日起存檔。
4.7量體訂制的客戶個(gè)人資料自客戶驗(yàn)收產(chǎn)品之日起存檔。
4.8發(fā)貨記錄自倉庫發(fā)貨并傳真客戶確認(rèn)之日起作為有效文件存檔。
4.9經(jīng)營部職員出差記錄、經(jīng)營部制度及工作程序文件由經(jīng)營部負(fù)責(zé)人簽名確認(rèn)后交檔案管理員整理記錄作為有效文件存檔。
4.10檔案管理員將1-9文件轉(zhuǎn)化為檔案時(shí)必須依據(jù)有效文件要求進(jìn)行核對(duì)后方可進(jìn)行文件轉(zhuǎn)化處理。
4.11檔案管理員發(fā)現(xiàn)不符合要求的文件應(yīng)反饋至經(jīng)營部負(fù)責(zé)人進(jìn)行監(jiān)督協(xié)調(diào)，保障文件的有效性。對(duì)于未按程序要求確立的文件經(jīng)營部負(fù)責(zé)人應(yīng)調(diào)查研究事情原因并出具說明性文件交總經(jīng)理審批后作為該文件的補(bǔ)充資料一同交檔案管理員進(jìn)行存檔管理。
4.12檔案管理員應(yīng)對(duì)不完整的文件監(jiān)督并催促相關(guān)人員或領(lǐng)導(dǎo)補(bǔ)充完整進(jìn)行轉(zhuǎn)化并管理。
4.13檔案管理員應(yīng)先對(duì)有效文件進(jìn)行分類整理編號(hào)，并就文件名稱、文件編號(hào)、主題內(nèi)容、歸檔時(shí)間、檔案年限、存放位置等相關(guān)內(nèi)容輸入專用電腦并按數(shù)據(jù)庫管理要求進(jìn)行檔案管理。
4.14檔案管理員的檔案柜應(yīng)進(jìn)行分類編號(hào)并將檔案按電腦內(nèi)所示內(nèi)容及存放位置放入專用檔案柜。
4.15經(jīng)營部打印資料由檔案管理員于專用電腦及設(shè)備進(jìn)行操作，便于文件的轉(zhuǎn)換工作。未在專用電腦中處理過的合同文件必須原文輸入電腦，合同原件放于檔案柜內(nèi)。
4.16財(cái)務(wù)部電腦與經(jīng)營部檔案管理專用電腦聯(lián)網(wǎng)并進(jìn)行維護(hù)工作。便于隨時(shí)查閱、審核、統(tǒng)計(jì)合同、發(fā)貨單、客戶訂單等相關(guān)經(jīng)濟(jì)類檔案資料。
4.17借閱經(jīng)營部檔案須經(jīng)營部負(fù)責(zé)人同意；外調(diào)經(jīng)營部檔案須經(jīng)經(jīng)營部負(fù)責(zé)人同意并有總經(jīng)理簽名同意。檔案管理員應(yīng)對(duì)借閱、外調(diào)檔案進(jìn)行登記并及時(shí)督促回收。
4.18檔案管理員應(yīng)參照《公司機(jī)密管理程序》保證經(jīng)營部檔案的保密工作，設(shè)置電腦密碼、鎖好檔案柜，保管好鑰匙。保障檔案的整潔，進(jìn)行對(duì)檔案柜防潮、防蟲處理，對(duì)電腦資料進(jìn)行及時(shí)備份處理。
五、獎(jiǎng)懲條例
5.1檔案管理員恪盡職守，保證了文件轉(zhuǎn)化為檔案資料手續(xù)的準(zhǔn)確正規(guī)，保證了檔案資料的機(jī)密性、保證了公司經(jīng)營的有效追溯的將進(jìn)行表彰及相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)獎(jiǎng)勵(lì)。
5.2經(jīng)營部職員能主動(dòng)、及時(shí)、準(zhǔn)確、全面的提供文件資料進(jìn)行歸檔工作，全力配合檔案管理員進(jìn)行工作的將進(jìn)行表彰并將能此工作配合和檔案資料內(nèi)體現(xiàn)的內(nèi)容作為經(jīng)營部職員工作考核、評(píng)定工資、獎(jiǎng)金的主要依據(jù)。
5.3對(duì)于違反檔案管理程序條例，未按程序進(jìn)行文件審批，不準(zhǔn)確、全面提供文件資料，未配合檔案管理員工作的將進(jìn)行批評(píng)、警告及經(jīng)濟(jì)處罰并作為工作不良記錄存檔，供工作考核、評(píng)定工資、獎(jiǎng)金時(shí)的重要依據(jù)。
5.4對(duì)于未按照本程序進(jìn)行操作的檔案管理員按所造成的影響和損失進(jìn)行批評(píng)、警告及相應(yīng)經(jīng)濟(jì)處罰，并作為工作考核、評(píng)定工資、獎(jiǎng)金的主要依據(jù)。
5.5對(duì)于未經(jīng)許可私自動(dòng)用檔案管理專用電腦，私自開啟檔案柜，私自調(diào)閱檔案資料，私自對(duì)進(jìn)行檔案資料復(fù)印、拷貝的將依照《公司機(jī)密管理程序》相關(guān)條款進(jìn)行處罰并作為不良記錄存檔。
文件管理制度 36
一、收文
1、建立《收文登記表》，由辦公室派專人進(jìn)行文件收文處理。
2、實(shí)行收文登記批辦制度，收文由秘書辦理登記，填《公司收文批辦單》，統(tǒng)一交辦公室負(fù)責(zé)人，辦公室負(fù)責(zé)人按文件內(nèi)容及各部門分工和職責(zé)，傳達(dá)部門負(fù)責(zé)人辦理。
3、辦理文件的有關(guān)人員均應(yīng)簽字，有關(guān)工作完成后，將文件退辦公室存檔保管。經(jīng)辦人員需要留存的文件，經(jīng)總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理同意后可留存復(fù)印件。
4、各部門收到的函件，應(yīng)交辦公室即時(shí)登記，交簽字后2、3條處理。
5、各有關(guān)人員注意保密，不得泄露本公司機(jī)密。
二、發(fā)文
1、公司發(fā)文由有關(guān)部門起草，建立《發(fā)文登記表》，由辦公室統(tǒng)一編號(hào)、發(fā)出。
2、每次發(fā)文須經(jīng)總經(jīng)理簽字同意，并留底存欄。
3、各部門對(duì)公司所發(fā)的內(nèi)部文件必須認(rèn)真貫徹執(zhí)行。
4、向上級(jí)單位呈報(bào)的文件，由辦公室派專人，按公文傳進(jìn)程序進(jìn)行。
5、監(jiān)理項(xiàng)目中的一般業(yè)務(wù)文件，需要辦公室打印的.，需辦公室主任簽字批準(zhǔn)。
三、文件查詢
1、凡查詢、復(fù)印、借閱文件，均需申請(qǐng)、登記。
2、凡涉及公司經(jīng)營機(jī)密及項(xiàng)目當(dāng)事人有關(guān)機(jī)密的文檔需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)同意后才能查詢。不允許復(fù)印的文件，只能在公司辦公室查閱，允許復(fù)印的文件，不得帶出公司，只能在公司復(fù)印。
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