[熱門]文件管理制度

　　在充滿活力，日益開放的今天，大家逐漸認識到制度的重要性，制度是國家機關、社會團體、企事業(yè)單位，為了維護正常的工作、勞動、學習、生活的秩序，保證國家各項政策的順利執(zhí)行和各項工作的正常開展，依照法律、法令、政策而制訂的具有法規(guī)性或指導性與約束力的應用文。擬定制度需要注意哪些問題呢？下面是小編為大家整理的文件管理制度，希望能夠幫助到大家。

文件管理制度1

　　(一) 質量文件包括各類文件、手冊、作業(yè)指導書,有關標準、規(guī)范、規(guī)程,試驗檢驗質量活動記錄等。

　　(二) 建立收發(fā)文件記錄,建立質量體系文件清單,及時收集整理質量活動記錄(樣品臺帳、試驗記錄、試驗報告、試驗臺帳等)。

　　(三) 質量文件由資料員建立檔案分類妥善保管。

　　(四) 工程試驗檢測資料,由資料員隨著工程進展及時整理并負責歸檔保管,工程竣工后移交技術部門統(tǒng)一歸檔上繳項目部。

　　(五) 及時下載有關方面的電子文件、通知,經主任簽閱后編碼登記,作為有效文件。

　　(六) 內部文件和資料,對他人復制或拷貝,須經主任批準。

　　(七) 過期資料的銷毀嚴格履行報批手續(xù),并造冊登記入檔。

文件管理制度2

　　一、總經辦設專人負責文件的管理工作，對收到的公文做到及時拆封、分類、編號登記和傳閱。一般文件收到后應在當日內或次日中午前送批，緊急文件或會議通知收到后立即拆封送閱。

　　二、一般通知、便函等可由總經辦直接送至有關部門辦理；其余文件均應交公司領導批示后，再由總經辦專人按批示范圍進行送閱，嚴禁個人、部門之間自行橫傳。部門閱辦后的公文（包括按文件要求報出的詳細資料、附件等）應及時主動地退給總經辦，以做好文件歸檔工作。

　　三、凡本公司外發(fā)的文件，應嚴格按照上級有關公文處理的辦法及公文格式進行草擬、批發(fā)、打印、蓋章、報出；要求做到一文一事，按級上報，用詞及格式規(guī)范，嚴禁多頭主送，并由總經辦統(tǒng)一進行登記編號。

　　四、部門或個人借閱文件，應辦理借閱手續(xù)，總經辦定期做好文件的清退工作，做到每月小清退一次，年終大清退一次，清退的`文件按文書檔案管理有關規(guī)定分類整理，裝訂成冊，歸檔。

　　五、嚴格遵守保密制度，對有密級的文件應嚴加管理，辦理完畢后應立即退回，并核點份數，隨時存檔。絕密文件，僅限于直接有關人員經領導批準后在文件保管處閱讀。

　　六、如文件丟失或違反保密制度，發(fā)生泄密的，除及時報告組織人事部外，還須向有關領導報告，情況嚴重的應提交領導給予責任人必要的處理。

文件管理制度3

　　（一）總則

　　一、本管理制度旨在確保學校文件收發(fā)的完整、及時、準確，促進學院內部及學院和上級部門的信息溝通，提高各部門組織管理工作的效率。

　　二、本制度涉及的文件是指以學院名義發(fā)布的各類公文包括請示、報告、決定、通知、意見及規(guī)定等等，上級主管部門下達的各類公文，以及各部門上報的各類文件資料。

　　三、文件收發(fā)要做到仔細、認真、及時、完整。

　　（二）收文制度：

　　1、接收文件應在文件登記表上的作好登記，填寫應仔細、如實、及時，并由辦公室人員簽字確認。登記表須保持清潔、保存完整以備歸檔之用。

　　2、聯(lián)絡員在校團委領取的文件應根據校團委的指示及文件內容的緩急，及時將文件送達學院領導或有關部門輪閱，并做好文件傳閱記錄以備查。

　　3、傳閱文件應保持文件完整無缺，并在相應的時間內歸還辦公室。

　　4、分團委各部門每月月初和月末應按時上交當月的工作計劃及總結。如要舉辦活動，應上交相應的計劃和總結，未在規(guī)定時間內上交將按考核制度上的`有關規(guī)定扣分。

　　5、各部門上交的計劃和總結包含打印稿和電子稿，打印稿應存放在各部門文件夾中，電子稿應存放在辦公室電腦各部門的文件夾下。

　　6、上交上來的打印搞應及時、認真、如實的做好各項登記，查看是否有圖片并做好備注，上交電子稿時辦公室接收人應確保其能打開并含有相關內容，做好相應的登記。

　　7、分團委所屬各部門可根據需要在辦公室查閱文件，但不得善自改動文件內容，查閱時應經過辦公室有關人員的批準。

　　（三）、發(fā)文制度：

　　1、學院各類文件指在學校內部統(tǒng)一意見、發(fā)布通知、決定和溝通信息；向上級部門請示、報告重要事項等。

　　2、欲發(fā)放文件應先起草文件草稿，起草完畢后交有關人員審定，審定合格后方可發(fā)放。

　　3、根據文件內容填制統(tǒng)一格式的文件簽發(fā)單，并將文件按學院統(tǒng)一規(guī)定編號在發(fā)文登記表上分門別類地做好文件的具體信息的登記，學院任何發(fā)送文件都得做好登記，該登記表作為歸檔資料應妥善保存，不得遺失。

　　4、文件發(fā)送之前應加蓋學院相應的公章。

　　5、對每一號文件辦公室都須將文件原稿及文件發(fā)放記錄按照文件編號順序完整保存并存放在辦公室文件夾下。

　　注：本管理制度由土建學院分團委辦公室制定，并經過相關領導審閱通過。如有改動，以分團委辦公室最新制度為準。

　　土木工程與建筑學院分團委辦公室

文件管理制度4

　　一、編制目的

　　為維護公司文件收發(fā)和輪閱的規(guī)范性、嚴肅性和安全性,維護公司的利益,特制定本制度。

　　二、適用范圍

　　本制度適用于公司文件收發(fā)和輪閱的管理。

　　三、相關職責

　　1.公司員工必須嚴格依照本制度規(guī)定收發(fā)和輪閱文件。

　　2.綜合辦公室負責文件收發(fā)和輪閱管理制度的管理。

　　四、文件收發(fā)程序

　　1.凡上級和有關部門發(fā)、送本公司的'文件,均應由綜合辦公室專人負責開拆、登記。

　　2.收到文件要及時拆封,及時分送。綜合辦公室文件收發(fā)每天不少于一次,對需送閱的文件應登記后及時送閱。時效性較強的會議通知和文件等,應立即交總經理閱簽。

　　3.各類文件送閱前由綜合辦公室負責人擬辦,并提出擬辦意見。

　　4.經總經理批辦的文件,由綜合辦公室專人負責及時轉交有關職能部門辦理。如需復印、打印的文件,則由承辦部門按規(guī)定辦理。

　　5.各職能部門需要發(fā)文件,先由各職能部門自行擬稿,經部門負責人審稿,交辦公室負責人核稿,再交分管副總經理審核,最后由總經理簽發(fā)。

　　6.收到已簽發(fā)的文件后,辦公室專門人員應及時編好文號,確定印制份數,并逐項將文件標題、文號、發(fā)文日期、印編份數等記入發(fā)文登記簿。同時,留二份與底稿一并歸檔。

　　7.文件材料一般由各職能部門裝訂封發(fā),送綜合辦公室郵寄。機密和掛號文件在封發(fā)時需注明,由綜合辦公室按有關規(guī)定辦理。

　　五、文件輪閱程序

　　1.文件輪閱由辦公室專人負責。各部門輪閱文件一般不超過兩天。因故不能及時輪閱的,應將文件送回,待后補閱。

　　2.輪閱時不得擅自將有關輪閱文件取走。確因工作需要借閱的,應經辦公室負責人同意,辦理有關登記手續(xù),借閱時間一般不超過五天,復印件應妥善保管。

　　3.文件輪閱完畢,辦公室專門人員應及時收集、整理,分類存查,并按規(guī)定立卷歸檔。

　　六、其他

　　1.本制度自簽發(fā)之日起執(zhí)行。

　　2.本制度最終解釋權歸綜合辦公室。

文件管理制度5

　　第一條 管理要點

　　1、 為使文件管理工作制度化、規(guī)范化、科學化，提高辦文速度和發(fā)文質量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用。

　　2、 文件管理的范圍包括：上級下發(fā)文件、公司各類制度文件、外部傳真文件、政策指導類文件、各類合同文件等。

　　3、 制度類文件按照公司文檔統(tǒng)一格式進行編寫，統(tǒng)一頁眉、頁腳，寫明公司全稱及文件性質;正文部分寫明題目、時間、發(fā)文部門、內容等信息;措辭規(guī)范，表達無歧義。

　　4、 根據文件屬性、類別，對所有文件進行編號，根據編號定期歸檔，做好相應的文字記錄，以備查閱。

　　第二條 制度規(guī)范

　　1、 文件的起草、收發(fā)、打印、歸檔整理、借閱銷毀等由辦公室人員負責執(zhí)行。

　　2、 公司上報下發(fā)正式文件的權利主要集中在行政人事部，各部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。

　　3、 公司對內公開文件由行政人事部負責起草和審核，總經理簽發(fā);各部門需要向下或對外發(fā)文的文件由各部門負責起草，行政人事部負責審核，審核無誤后行政辦公室打印，打印后送回起草部門校對，校對無誤方可正式打印，由總經理蓋章，簽發(fā)。

　　4、 凡寄至公司的`文件、傳真等，由辦公室簽收并做好相應記錄。

　　5、 機密文件由行政人事部主管保管，辦公室人員對一般性文件進行分類管理，定期整理并制作相關報表提交給部門主管。

　　6、 各部門因工作需要可借閱一般性文件，需嚴格履行借閱手續(xù)，對有密級程度的文件，需行政人事主管審批，總經理批準后方可借閱。

　　7、 辦公室管理人員對文件借閱情況進行登記，做好借閱記錄并限期清退。

　　8、 按時間、內容、部門、名稱等內容分門別類進行整理，附件、批件、定稿等資料收集完全，存檔備案。半年一小清，年終一大清。

　　9、 根據存檔時間及存檔的必要性對文件進行銷毀，需上報行政人事主管簽字批準，按照文件管理制度進行處理。

　　第三條 文件管理流程設計

　　1、 內部文件管理流程：起草文件→審查編號→審批、簽發(fā)→打印文件→下發(fā)文件→文件存檔

　　2、 外部文件管理流程：外部收文→文件整理→文件存檔→清退→文件存檔→文件銷毀

　　3、 借閱流程：提出申請，辦理手續(xù)→批準→借閱→清退→文件存檔→文件銷毀

文件管理制度6

　　1目的

　　運用科學有效的管理方法，規(guī)范上海分公司、各管理處對質量體系文件的控制，從而保證質量體系的有效運行。

　　2適用范圍

　　適用于上海分公司、各管理處對質量體系文件的建立、使用和保存等等。

　　3職責

　　3.1管理部質量主管負責所有質量體系文件的控制。

　　3.2分公司內部使用的作業(yè)指導書由部門內部人員編制;管理處內部使用的作業(yè)指導書由相關人員編制。

　　3.3管理者分代表和相關主管人員負責分公司內部使用的質量體系文件的審核和日常督促改進工作;管理者分代表和管理處主任審核管理處內部使用的質量體系文件。

　　3.4分公司經理負責分公司內部和管理處內部使用的質量體系文件的批準。

　　4實施程序

　　4.1質量體系文件的建立

　　4.1.1質量手冊和程序文件。質量手冊和程序文件由總公司質量部統(tǒng)一編制發(fā)放，分公司管理處不得涂改。

　　4.1.2管理處作業(yè)指導書

　　4.1.2.1管理處作業(yè)指導書由管理處各部門相關人員編寫、排版、打印。

　　4.1.2.2相關部門主管需要對作業(yè)指導書進行會審，分管副總經理負責復審，總經理負責審批。

　　4.1.2.3質量主管對文件進行編號及排版檢查，并辦理《作業(yè)指導書審批單》。

　　a.編號方法為:

　　wi-sh(xxx)-xx-xxx

　　順序號

　　文件類別號

　　上海分公司xxx管理處代碼

　　作業(yè)指導書代碼

　　文件類別號有九類，分別為:fa(物業(yè)管理方案)、zh(綜合管理)、gc(房屋、設施、設備)、ag(消防、安管、車輛管理)、hj(環(huán)境管理)、kh(客戶服務、

　　社區(qū)文化)、jy(經營、財務管理)、bm(部門工作指導)、st(食堂)。

　　b.排版格式見總公司《體系文件控制程序》。

　　4.1.2.4對于分公司各個部門的編號劃分:33-01為綜合部，33-02為管理部，33-03為市場部，33-04為工程部，33-05為財務部，33-06為凱迪克大廈管理處。

　　4.1.3物業(yè)管理方案

　　4.1.3.1《物業(yè)管理方案》由各項目管理處負責編寫。

　　4.1.3.2管理者分代表負責《物業(yè)管理方案》的審核，總經理復審后報總公司主管領導批準。

　　4.1.3.3質量主管對《物業(yè)管理方案》進行編號、排版和打印。

　　4.2質量體系文件的修改

　　4.2.1在質量體系文件的建立過程中，對審核和批準不通過的質量體系文件要進行修改或重新編寫。

　　4.2.2對投入使用的質量體系文件修改需經過審批，審批權限參照文件建立審批權限。

　　4.2.3文件修改時，由提出人填寫《體系文件修改申請單》，經原文件審批人員審批后，由質量主管將修改的內容加到正式文件中。

　　4.2.4文件內容修改后，對修改某頁要將修改狀態(tài)在《文件修改狀態(tài)頁》中注明。

　　4.2.5當文件修改超過5次或修改內容較多時，應換版。

　　4.3質量體系文件的使用

　　4.3.1作業(yè)指導書的編制人員負責向文件執(zhí)行人員進行文件解讀和培訓，并對文件實施的情況進行檢查，質量主管負責建立《體系文件目錄》。

　　4.3.2所有質量體系文件在使用中要保持版面清潔。

　　4.4質量體系文件的發(fā)放

　　4.4.1質量體系文件發(fā)放方式:質量體系文件發(fā)放給相關業(yè)務部門時，質量主管先將質量體系文件目錄發(fā)放給各部門主管，讓其自行選擇本部門需使用的文件，而后質量主管將其選定的文件內容復印發(fā)放給相關部門。

　　4.4.2質量體系文件的發(fā)放需建立相應的《受控文件發(fā)放記錄表》，由領用人簽名登記。

　　4.4.3除外來文件以外，發(fā)放到各部門的質量體系文件需在文件每頁的右上方(表格除外)加蓋紅色'受控文件章'。

　　4.5質量體系文件的借閱

　　4.5.1除公司領導外，其他人員借閱質量體系文件均需經過質量主管的批準，并填寫《文件借閱登記表》。

　　4.5.2借出和歸還文件時，必須辦理清點手續(xù)，由質量主管和借閱者當面核對清楚。

　　4.5.3未經批準不得對質量體系文件進行復制。

　　4.5.4文件如有丟失、損壞，需立即采取相應措施，并追究當事者責任。

　　4.6質量體系文件的保存

　　4.6.1管理處作業(yè)指導書保存一份原件，作業(yè)指導書的電子文檔要做備份。

　　4.6.2質量手冊、程序文件及管理處作業(yè)指導書原件存放于管理部文件架內，應排列整齊，以便查找。發(fā)放到各部門的'質量體系文件由各部門自行保存，不得遺失。

　　4.6.3文件存放應做到防火、防盜、防潮、防蟲、防塵。

　　4.6.4作廢的質量手冊、程序文件要交還總公司質量部，不得自行銷毀。

　　4.6.5分公司、各管理處的作業(yè)指導書因不適用或因其它原因作廢的，可直接銷毀，

　　但須保存一份加蓋'作廢'章的作廢文件原件。對作廢文件保存2年后可銷毀，并建立《作廢文件保存清單》。

　　5質量要求

　　所有質量體系文件都必須按照《體系文件控制程序》的規(guī)定進行管理。管理處的作業(yè)指導書還需按照本文件的規(guī)定進行控制。

　　6監(jiān)督檢查

　　總經理負責按照《體系文件控制程序》和本文件的要求對質量體系文件的控制進行監(jiān)督和檢查。

　　7改進分析

　　本文件的使用過程中如發(fā)現(xiàn)不適用的應及時修改，以保證質量體系文件控制的有效性。

　　8記錄、標識

　　8.1 《作業(yè)指導書審批單》

　　8.2 《文件借閱登記表》

　　8.3 《受控文件發(fā)放記錄表》

　　8.4 《作廢文件保存清單》

　　8.5 《文件修改狀態(tài)頁》

　　8.6 《體系文件目錄》

　　8.7 《體系文件修改申請單》

文件管理制度7

　�。ㄒ唬┘夹g文件、往來文件、工地文件

　　（二）竣工資料

　　1、上級主管部門的有關文件，如施工證、開工證、各種報批報建所要辦理的手續(xù)、文件等。

　　2、建設單位和施工單位簽訂的'工程合同。

　　3、設計圖紙會審記錄，圖紙變更記錄及確認簽證。

　　4、施工組織設計方案。

　　5、施工日志。

　　6、工程例會記錄及工程整改意見聯(lián)系單。

　　7、采購的工程材料的合格證、商檢證及測驗報告。

　　8、隱蔽工程驗收報告。

　　9、自檢報告。

　　10、竣工驗收申請報告。

文件管理制度8

　　為減少發(fā)文數量，提高辦文速度和發(fā)文質量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用，特制訂本制度。

　　一、文件管理內容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文，本公司上報下發(fā)的各種文件、資料。按照分工的原則，全公司各類文件由辦公室歸口管理。

　　二、公文的簽收

　　1.凡來公司公啟文件(除公司領導訂啟的`外)均由辦公室登記簽收。

　　2. 公文的編號保管

　　(1)、辦公室對上級來文拆封后應及時附上“文件處理傳閱單”，并分類登記編號、保管。

　　(2)、公司外出人員開會帶回的文件及資料應及時送交辦公室進行登記編號保管，不得個人保存。

　　3. 公文的閱批與分轉

　　(1)、凡正式文件均需由辦公室根據文件內容和性質閱簽后，由辦公室分送承辦部門閱辦，重要文件應呈送公司領導(或分管領導)親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急文件要立即辦。

　　(2)、一般文、函、電等，分別由辦公室直接分轉處理。

　　(3)、為加速文件運轉，辦公室應在當天或第二天將文件送到公司領導和承辦部門，如關系到兩個以上業(yè)務部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過2天(特殊情況例外)。

　　4.文件的傳閱與催辦

　　(1)、傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍或公共場所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。

　　(2)、閱讀文件應抓緊時間，當天閱完后應在下班前將文件送回辦公室，閱批文件一般不得超過2天，閱后應簽名以示負責。如有領導“批示”，“擬辦意見”，辦公室應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。

　　(3)、文件閱完后，應送交辦公室，切忌橫傳。

　　(4)、辦公室對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應按照公司有關規(guī)定，并征得辦公室同意后，予以復印或摘抄，原件應及時歸檔周轉。

文件管理制度9

　　1、學校各部門對學校以上文件的收發(fā)，傳遞，閱辦，保管，存檔要有專人，做到“三勤”：勤催辦，勤檢查，勤回收。各部門、年組取的'文件要有專人保管，并按要求定期交回。

　　2、收發(fā)文件有登記。收到上級文件后，由專人拆封，認真核對份數，統(tǒng)一編號，及時登記；向下發(fā)文時，明確份數，嚴格履行發(fā)文登記（簽字）手續(xù)。

　　3、傳閱文件有專夾。做到及時，準確，去向清楚；達到“三不”：批閱不積壓，承辦不橫傳，傳閱范圍不擴大。

　　4、借閱文件有手續(xù)。借閱秘密文件要嚴格履行領導簽批，本人（借閱者）簽字手續(xù)，閱后及時歸還。

　　5、繳毀文件有清單。對清繳上來的文件，按規(guī)定該存檔的存檔，該上繳的上繳，該銷毀的銷毀，無論是存檔，上交或是銷毀，都必須分類列出清單備查。

　　6、存放文件有專柜。需要繼續(xù)保存的文件，要設專柜專人分類保管，存放文件的室內要有晝夜值班人員，確保文件管理安全。

　　7、秘密文件不準與其它公文混存，更不準亂放損壞或丟失。丟失者要追查責任并予以必要的紀律處分。

　　8、上級召開會議由領導帶回的文件，一律交文秘人員登記，保管干部調動工作，事先要把文件交清。

文件管理制度10

　　局辦公室負責我局對外行文和公文的收發(fā)處理工作，為使行文和收文處理規(guī)范化，特規(guī)定如下：

　　一、行文

　　(一)凡以我局名義上報或下發(fā)的文件(報告、請示、紀要、通知、函件等)，由承辦科室擬稿，經科室負責人、分管領導初審后，送辦公室核稿，經辦公室核稿后送局領導簽發(fā)。重要文件需由局領導審核，主管區(qū)領導簽發(fā)。聯(lián)合行文必須同時送有關單位領導會簽，方可發(fā)出。

　　(二)經局領導簽發(fā)的文稿交辦公室統(tǒng)一登記、分類編號。由擬稿科室打印、校對、裝訂，上行文由辦公室發(fā)送并催辦，平行文和下行文由擬稿科室分發(fā)。

　　(三)行文規(guī)則參照《國家行政機關公文處理辦法》(國發(fā)[XX]23號)有關規(guī)定執(zhí)行，行文流程按局辦公處理系統(tǒng)流程進行。

　　二、收文處理

　　(一)所有發(fā)至我局的公文(含傳真件公文和附有領導的批示或上級部門轉我局處理的公文)，由局辦公室統(tǒng)一簽收、登記、編號，送局領導閱示或送有關科室辦理。

　　(二)文件按辦件、閱件進行分類。辦公室負責人根據文件內容和規(guī)定的傳閱范圍，提出辦文意見，送局領導批示或交有關科室閱辦。需要辦理的公文，經請示局領導后辦理，辦公室根據文件內容、領導批示予以催辦。

　　(三)對急辦件，辦公室應立即將文件送交局領導批閱。領導不在時，辦公室應根據文件內容及時限要求，交相關業(yè)務科室或人員辦理。事后及時向局領導匯報并做好督辦工作。

　　(四)一般公文通過局內網辦理和傳閱。保密文件一律由辦公室專人傳送。

　　(五)凡外出開會、學習帶回的`文件及材料原件須交辦公室登記存檔。

　　三、保密文件收發(fā)管理

　　(一)遵守公司統(tǒng)計報表管理制度，保密資料統(tǒng)一由本局兼職保密員收發(fā)、傳遞、清退和銷毀，并嚴格把好收發(fā)關、傳閱關、清退關“三關”。

　　(二)制發(fā)文件時，經辦人要根據文件、資料的內容和定密范圍，標明密級、保密期限，確定發(fā)送范圍、數量，送局領導審批后印發(fā)。

　　(三)保密文件、保密資料必須在辦公室內進行傳閱，未經批準不得擅自擴大傳閱范圍;不準擅自復印或抄錄保密文件，不得將文件帶出辦公室;確因工作需要攜帶外出的，需經局領導批準，并要妥善保管。

　　(四)復印保密文件、保密資料必須嚴格履行審批登記手續(xù)。嚴禁將保密文件、保密資料拿到社會上營業(yè)性場所復印。

　　(五)借閱保密文件、保密資料須按閱讀范圍借用，并辦理登記、簽字手續(xù)。用完后，要及時歸還。

　　(六)對保密文件、保密資料要定期清查，一般每季度清查一次。年終進行全面清查、核對，發(fā)現(xiàn)欠缺要及時追查，防止丟失。

　　(七)銷毀保密文件、保密資料時，必須登記造冊，經主管局領導批準，送區(qū)保密局指定的地點處理，嚴禁將文件出賣給廢品收購站。

文件管理制度11

　　一、總則

　　第一條、為減少發(fā)文數量，提高辦文速度和發(fā)文質量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用，根據有關規(guī)定，結合企業(yè)實際情況，特制訂本制度。

　　第二條、文件管理內容主要包括：上級函、電、來文、同級函、電、來文、企業(yè)上報下發(fā)的各種文件、資料。

　　二、收文的管理

　　第三條、公文的簽收

　　1、凡接收公文均由秘書登記簽收后分別轉交相關部門，在簽收和拆封時，秘書均需注意檢查封口和郵戳。對開口和郵票撕毀函件應查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。

　　2、對政府部門發(fā)來的文件，要進行信封、文件、文號、機要編號的“四對口”核定，如果其中一項不對口，應立即報告有關部門，并登記差錯文件的文號。

　　第四條、公文的閱批與分轉

　　1、凡正式文件均需由秘書根據文件內容和性質閱簽后分送承辦部門閱辦，重要文件應呈送總經理親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。

　　2、一般函、電單據等，由秘書直接分轉處理。如涉及幾個單位會辦的文件，應同主辦部門聯(lián)系后再分轉處理。

　　3、為加速文件運轉，秘書應在當天或第二天將文件送到總經理辦公室，如關系到兩個以上業(yè)務部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天。

　　第五條、文件的傳閱與催辦

　　1、傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉借給其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。

　　2、閱讀文件應抓緊時間，當天閱讀完后應在下班前將文件交秘書處，閱批文件一般不得超過兩天，閱后簽名以示負責。如有總經理“批示”、“擬辦意見”，秘書應責成有關部門和人員按文件所提要求和總經理批示辦理有關事宜。

　　3、閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。

　　4、文件閱完后應送交秘書，切忌橫傳。

　　5、行政秘書對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放或分散，如需備查，應按照有關保密規(guī)定，并征得秘書同意予以復印或摘抄，原件應及時周轉歸檔。

　　三、文件借閱和清退

　　第六條、各部門有關人員因工作需要借閱一般文件，需經本部門主管簽寫便條，對有密級的文件須秘書同意后方可借閱。

　　第七條、借閱文件應嚴格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾畫等。

　　第八條、各部門應具體指定責任心強的主管負責文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。

　　四、文件的.立卷與歸檔

　　第九條、文件的歸檔范圍

　　凡下列文件統(tǒng)一由行政秘書歸檔：

　　1、企業(yè)領導發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領導發(fā)言和經營工作的各類計劃、統(tǒng)計、季度、年度報表等。

　　2、各種專業(yè)例會記錄。

　　3、企業(yè)召開重要會議所形成的報告、總結、決議、發(fā)言、簡報、會議記錄等。

　　4、有保存價值的客戶資料及處理結果。

　　5、企業(yè)日志和大事記。

　　第十條、立卷要求

　　1、文件的立卷應按照內容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。

　　2、立卷時，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。

　　3、要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。

　　五、文件的銷毀

　　第十一條、對于多余、重復、過時和無保存價值的文件，秘書應定期清理造冊并按行政有關規(guī)定，辦理申請銷毀手續(xù)。

　　六、附則

　　第十二條、本制度解釋權歸行政部。

　　第十三條、本制度自公布之日起執(zhí)行。

文件管理制度12

　　第一條 為減少發(fā)文數量，提高辦文速度和發(fā)文質量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用，根據區(qū)建設局關于文書處理的有關規(guī)定，結合我單的實際情況，特制訂本制度。

　　第二條 文件管理內容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文，本單位上報下發(fā)的各種文件、資料。

　　第三條 按照黨政分工的原則，本單位各類文件(黨支部和行政)統(tǒng)一由辦公室歸口管理。

　　(二)收文的管理

　　第四條 公文的簽收

　　1.單位所有文件(除領導訂啟的外)均由收發(fā)員(文書)登記簽收、拆封(由上級或郵電局機要通訊員直送的機要文件除外)。在簽收和拆封時，收發(fā)員(文書)需注意檢查封口,對開口和郵票撕毀函件應查明原因。

　　2.對上級部門發(fā)來的文件，要進行文件、文號、機要編號的核定，如果其中一項不對口，應立即報告上級部門，并登記差錯文件的文號。

　　第五條 公文的編號保管

　　1. 收發(fā)員(文書) 拆封和簽收后應及時附上"文件處理傳閱單"，作分類登記編號、保管。

　　2.本單位外出人員開會帶回的文件及資料應及時送交收發(fā)員(文書)進行登記編號保管，不得個人保存，如職工工作需要借閱的可復印或借用。

　　第六條 公文的閱批與分轉

　　1.凡正式文件均需由辦公室主任(或副主任)根據文件內容和性質閱簽后，由收發(fā)員(文書)分送領導和承辦部門閱辦，重要文件或急作應立刻呈送領導(或分管領導)閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完。

　　2.一般性質的函、電、單據等，可由辦公室直接分轉處理。如涉及幾個單位會辦的文件，應同各單位聯(lián)系后再分轉處理。

　　3.為加速文件運轉，收發(fā)員(文書)應在當天或第二天將文件送到領導和承辦部門，如關系到兩個以上部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天(特殊情況例外)。

　　第七條 文件的傳閱與催辦。

　　1.傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。

　　2.閱讀文件應抓緊時間，當天閱完后應在下班前將文件交收發(fā)員(文書)，閱批文件一般不得超過兩天，閱后應簽名以示負責。如有領導"批示"、"擬辦意見"辦公室應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。

　　3.閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。

　　4.文件閱完后，應交收發(fā)員(文書)，切忌橫傳。

　　5.辦公室對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應按照有關保密規(guī)定，并征得辦公室同意后，予以復印或摘抄，原件應及時歸檔周轉。

　　6.按照閱文范圍，離、退休干部，一般由有關部門定期組織學習有關文件，或由辦公室通知到單位閱文。

　　(三)發(fā)文的管理

　　第八條 發(fā)文的規(guī)定

　　1.單位上報下發(fā)正式文件的權力分別集中黨支部和行政辦公室，各群眾團體和部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。

　　2.各群眾團體、部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應分別向黨支部、行政辦公室提出發(fā)文申請，并將文件底稿分別交黨支部、行政辦公室審核。黨支部、行政辦公室同意發(fā)文，方可按黨、政機構設置與業(yè)務分工統(tǒng)一歸口以黨×字、政×字發(fā)文。群眾團體文件由黨支部批轉。

　　3.對單位影響較大，涉及多個以上領導分管范圍的.文件，須經領導班子研究決定后批準簽發(fā)。其余文件均由主要領導批準簽發(fā)。

　　第九條 發(fā)文的范圍：

　　1.凡是以黨支部、行政辦公室名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發(fā)文范圍。

　　2.黨支部、、行政辦公室下發(fā)文件主要用于：

　　(1)公布單位規(guī)章制度；

　　(2)轉發(fā)上級文件或根據上級文件精神制訂的文件；

　　(3)公布單位體制機構變動或干部任免事項；

　　(4)公布單位重大生產、技術、管理、政治工作、生活福利等工作的決定；

　　(5)發(fā)布有關獎懲決定和通報；

　　(6)其他有關重大事項；

　　3.黨支部、行政辦公室上行文、外發(fā)文主要用于：

　　(1)對上級機關呈報、請示報告、處理決定；

　　(2)同兄弟單位聯(lián)系有關重大生產、技術、人事勞資、物資供應、科研、基建、管理、黨群工作等事宜。

　　4.日常生產、技術、管理、黨群工作中，有關圖紙、技術文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關制度辦理，經分管領導批準后，由各科室書面或口頭自行通知執(zhí)行，一般不用發(fā)文。

　　5.各科室如會議所作的決定，一般都不應發(fā)文，不備查考，可以科室名義用《工作簡訊》發(fā)會議紀要。

　　(四)發(fā)文程序與要求

　　第十條 發(fā)文程序規(guī)定：

　　1.各科室需要發(fā)文，應事先向黨支部、行政辦公室提出申請；

　　2.黨支部、行政辦公室同意發(fā)文后，主辦科室應以黨的方針、政策和國家法令，上級指示或工作實際需要草擬文件初稿；

　　3.草擬文稿必須從本單位角度出發(fā)，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標點符號正確、書寫工整。嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫；

　　4.文稿擬就后，擬搞人應填附發(fā)文稿紙首頁，詳細寫明文件標題、發(fā)送范圍、印刷份數、擬稿單位與擬稿人，并簽名、蓋章、標定日期和密級；

　　5.辦公室應根據黨支部、行政的要求和上級有關指示精神，有關文件規(guī)定，對文稿進行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿單位重新擬稿；

　　6.經辦公室審查修改后的文稿，送分管領導核稿(對文稿內容、質量負責)；

　　7.對審核時修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應由擬搞部門重新整理寫清楚；

　　8.需經會簽的文稿，應在交付打印前送會簽部門會簽；

　　9.文稿審核會簽后，按批準權限的規(guī)定分別呈送黨政領導審定批準簽發(fā)；

　　10.經領導批準簽發(fā)后的文稿交辦公室收發(fā)員(文書)統(tǒng)一編號送打字室打��；

　　11.文件打印清樣，應由擬稿人校對，校對人員應在發(fā)文稿上簽名；

　　12.文件打字后，由辦公室派專人按數印刷，再由收發(fā)員(文書)分發(fā)并檢查落實情況。

　　(五)文件的借閱和清退

　　第十一條 各部門有關工作人員因工作需要借閱一般文件，需經本部門負責人簽寫便條，對有密級的文件須分管領導或辦公室主任同意后方可借閱。

　　第十二條 借閱文件應嚴格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。

　　第十三條 辦公室收發(fā)員(文書)對承辦的公文應抓緊催辦，應定期對事情已經辦妥的本單位文件和上級要求限期清退的文件，進行收繳清退工作。(一般為月底一小清，季末一中清、年終一總清)。如發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時查明原因和責任者，并如實向領導報告。

　　(六)文件的立卷與歸檔

　　第十五條 文件的歸檔范圍：

　　1.凡下列文件統(tǒng)一分別由辦公室收發(fā)員(文書)負責歸檔：

　　(1)上級機關來文，包括上級對單位報告、申請的批復；

　　(2)黨支部、行政辦公室發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、、領導發(fā)言和生產工作的各類計劃統(tǒng)計、季度、年度報表等；

　　(3)黨支部會、主任辦公會議、中層干部會議、職工委員會以及各種例會記錄；

　　(4)支部黨代會、職代工、工會會員代表大會、團代會等組織召開的代表大會所形成的報告、總結、決議、發(fā)言、簡報、會議記錄等；

　　(5)有保存價值的人民來信來訪記錄及處理結果；

　　(6)參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本單位在會上匯報表言材料等；

　　(7)上級機關領導同志來單位檢查視察工作的報告、指示記錄，以及本單位向上級進行匯報的提綱和材料；

　　(8)反映本單位生產活動、先進人物事跡及領導工作等的音、像攝制品；

　　(9)單位日志和大事記；

　　(10)單位向上級請示批復的文件及上報的有關材料。

　　2.業(yè)務科室，各群眾團體日常工作中形成的活動資料，由各業(yè)務科室、群眾團體負責立卷歸檔。

　　第十六條 立卷要求

　　1.文件立卷應按照內容、名稱、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。

　　2.立卷時，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。

　　3.要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。

　　4.上年度形成的文件材料，要求在下年度7月份以前整理完。

　　(七)文件的銷毀

　　第十七條 對于多余、重復、過時和無保存價值的文件，辦公室應定期清理造冊，并按上級有關規(guī)定，辦理申請銷毀手續(xù)。

　　第十八條 經審核同意銷毀的文件，應在辦公室收發(fā)員(文書)和正副主任以及分管領導的共同監(jiān)督下銷毀。

文件管理制度13

　　第一章總則

　　第一條為加強對公司各類文件、檔案的規(guī)范管理,確保檔案保管和使用安全,提高利用效率,更好的為公司經營管理服務,特制訂本制度。

　　第二條本制度所稱的檔案是指自公司成立,在建司、經營、管理工作和活動中形成的,具有備用、備查價值的各類資質證照,文書、公文、公函,合同、圖紙,影像、實物等不同形式的歷史記錄。

　　第三條本制度適用于公司各部門。

　　第二章基本原則及管理范圍

　　第四條檔案工作的基本原則:集中統(tǒng)一管理公司系統(tǒng)檔案,維護檔案的完整與安全,便于各項工作的利用。

　　第五條根據公司現(xiàn)階段管理特點制定本制度,管理范圍暫不包括人事檔案、會計檔案和資金類檔案,須由公司相應職能部門負責制定三類專項檔案的具體管理辦法,公司行政人事部具有監(jiān)督和指導的責任。

　　第三章管理機構及主要職責

　　第六條管理模式

　　公司行政人事部是公司系統(tǒng)檔案工作的主要管理部門,采取總經理直管模式,即公司檔案管理人員的工作內容、業(yè)務管理和考核等工作均由公司總經理直線管理。

　　第七條管理范圍。主要分為綜合類檔案和技術類檔案兩種。

　　一、綜合類檔案主要包括:行政文書、管理監(jiān)察、經營管理、營銷策劃、計劃管理、行政廣告和銷售合同、資產、聲像、實物等檔案;

　　二、技術類檔案主要包括:各工程項目的開發(fā)報建、招投標和預決算檔案,以及工程管理性材料、工程項目合同、施工中形成的技術文件材料和竣工技術文件等檔案。

　　第八條重要檔案基本管理要求

　　合同造價部、招投標采購部、總工室、工程部和營銷策劃部等專業(yè)性很強的部門必須設置專門的檔案室或檔案柜,并設專職人員保管,其它部門根據管理需要設兼職檔案管理員。

　　第九條檔案管理部門(行政人事部)主要職責

　　一、貫徹執(zhí)行《檔案法》等有關法律、法規(guī)和方針政策,制定公司文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關規(guī)章制度,確定公司系統(tǒng)全宗編號原則和檔案分類體系;

　　二、統(tǒng)籌規(guī)劃并負責公司檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用工作,加強檔案工作規(guī)范化、標準化建設;

　　三、監(jiān)督落實同步歸檔制度,指導各部門文件材料的收集、積累、整理和歸檔工作;

　　四、維護檔案的完整和安全,做好安全防范、修復和保護工作;

　　五、推行公司系統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)信息化建設。

　　第四章檔案的歸檔、立卷和移交

　　第十條檔案歸檔范圍及歸檔時間

　　一、對于公司規(guī)定的應當立卷歸檔的材料,必須按照規(guī)定,向公司行政人事部移交,集中管理,任何個人不得據為己有、拒絕移交;

　　二、必須嚴格按照歸檔時間進行歸檔。如無正當理由延遲歸檔者,將對相關人員進行失職問責。

　　第十一條歸檔要求

　　一、歸檔專業(yè)技術要求

　　(一)歸檔的.文件原則上一律為原件,凡有原件的文件,不能以復印件歸檔。傳真紙不能直接歸檔,要盡量追加原件,必要時存復印件并加蓋紅章注明原件存放處;

　　(二)歸檔的文件材料應對照歸檔范圍完整、準確、系統(tǒng)收集,工程技術類檔案應符合國家有關規(guī)定。歸檔的文件材料種數、份數及每份文件的頁數均應齊全完整;

　　(三)文件書寫和載體材料應能耐久保存,文件材料整理符合規(guī)范。歸檔的電子文件,應有相應的紙質文件材料一并歸檔保存;

　　(四)聲像類、實物類檔案要清晰完整,符合有關規(guī)范和標準,并按歸檔要求提供拍攝內容、時間、背景、作者等信息。

　　二、相關工作要求

　　(一)如因工作需要不能及時歸檔的,應主動向公司行政人事部備案,并安排專人妥善保存,待使用完畢后立即歸檔;

　　(二)原則上,檔案取得后未存檔之前,部門人員不得先行使用,否則,如因此項原因導致的檔案遺失、損壞等,一律對當事人和部門負責人失職問責嚴肅處理;

　　(三)新成立公司,在取得營業(yè)執(zhí)照、組織機構代碼證、稅務登記證、公司章程和印章印模后3個工作日內,必須將上述內容的原件存公司行政人事部。

　　第十二條檔案立卷

　　一、立卷原則

　　綜合檔案按性質、類別、年限、重要程度和文件材料的自然形成規(guī)律,當年立前一年的卷,并預立當年的卷。技術檔案立竣工工程卷,在建工程資料要整理成冊;

　　二、立卷時間:綜合檔案立卷時間為每年年末或次年年初。技術檔案在該項目開發(fā)報建工作完成后立即開始立卷,該工程項目完工后45天內完成組卷工作;

　　三、各部門專兼職資料管理員應注重日常收集和整理,按照歸檔范圍督促部門人員及時歸檔,并做好檔案預立卷工作。

　　第十三條檔案移交

　　一、檔案對外移交要求:按照政府規(guī)定辦理檔案對外移交時,須上報公司總經理審批。凡政府部門批復的文件及附圖,在政府有關部門需回收時,公司行政人事部須留存復印件備查。

　　二、公司內部移交要求:

　　(一)行政人事部接收檔案時,應根據移交目錄,與移交人共同逐頁清點,雙方在每一頁都要簽名確認。對重要、機密類的案卷,更需要仔細核對,經查驗無誤方可辦理簽收手續(xù)。(檔案移交登記表格式見附表一)

　　(二)全部移交手續(xù)辦理完畢后,移交部門和行政人事部經理均簽署“同意”意見,并加蓋部門印章,檔案移交工作視為完成,移交中的所有記錄均須存檔。

　　三、對調出、離職等人員,在辦理調離手續(xù)前,必須清還檔案。沒有行政人事部經理簽字,不得辦理調離手續(xù)。

　　四、電子檔案管理(略)

　　第五章檔案的利用

　　第十四條檔案借閱基本程序

　　僅在檔案室查閱一般數據和信息,辦理普通登記手續(xù)即可,查閱重要密級資料,須按借閱管理權限呈公司總經理簽字同意,且必須在檔案室當場查閱后歸還,不得私自帶出復印。(檔案查詢審批表見附表二)

　　第十五條檔案借閱事項規(guī)定

　　一、借閱檔案必須按時歸還,并及時辦理清戶手續(xù)。逾期無法歸還應提前辦理延期使用手續(xù);(檔案借閱審批表見附表三)

　　二、借閱檔案最長應在7個工作日內歸還,一次性借閱時間超過10天以上,須上報公司總經理審批;

　　三、借閱者必須保證原樣歸還所借的檔案資料,而且完整無損,不得拆散、抽換、圈點、劃線、涂改或作其它任何標記;

　　四、嚴格遵守保密制度,妥善保管所借檔案,做到不丟失不泄密;

　　五、涉及根據公司領導指示開展具有查處辦案性質的工作,檔案、資料借閱須上報公司總經理審批各檔案室即可辦理;

　　六、新入職和未轉正的員工,原則上不允許借閱檔案原件。如因工作需要,須報公司總經理簽字同意;

　　七、節(jié)假日前和工作發(fā)生變動時,必須及時歸還檔案;

　　八、借閱的檔案,一旦發(fā)生損壞、丟失或失密,應立即向公司行政人事部報備,按公司規(guī)定失職問責處理;

　　九、密級檔案材料和已立卷的文件,原則上不借出,如確因工作需要,須經公司總經理同意方可借出;

　　十、外單位借閱檔案,應持蓋有該單位公章的介紹信,寫明借閱內容,經公司總經理批準,由相關部門人員帶領方可借閱;

　　十一、實物檔案一般不外借,聲像檔案只能以復制件提供利用。

　　第十六條檔案資料借閱規(guī)定

　　一、公司絕密類的檔案一律不得復制;

　　二、復印完畢須注明用途,根據情況加蓋“再復印無效”印章。

　　第十七條檔案密級確定與管理

　　公司檔案密級分為絕密、機密和秘密三類。(密級事項劃分表見附表四)。密級檔案保管要求如下:

　　一、未經具備相應管理權限的領導批準,不得復制和摘抄;

　　二、查閱機密檔案資料,只能在閱覽室內查閱;

　　三、屬于公司秘密的文件、資料和其它物品的制作、收發(fā)、傳遞、使用、復制、摘抄、保存和銷毀,必須由專人負責執(zhí)行,采用電腦技術存取、處理、傳遞的公司秘密由各部門負責保密;

　　四、須在設備完好的保險裝置中保存密級檔案,且檔案室內門、柜應做到隨開隨鎖;

　　五、檔案室的檔案材料要定期清查,做到帳物相符。發(fā)現(xiàn)失密、竊密情況,應及時報告公司總經理,查明情況嚴肅處理;

　　六、不準在私人交往、通信、網絡中泄露公司秘密,不準在公共場所談論公司秘密,不準通過其他方式傳遞公司秘密;

　　七、檔案屬下列情況之一者,不與開放利用:

　　(一)涉及公司商業(yè)機密;

　　(二)涉及公司專利或技術秘密;

　　(三)涉及公司員工個人隱私;

　　(四)檔案形成部門規(guī)定限制使用。

　　第十八條檔案統(tǒng)計

　　公司行政人事部應在每年年終對檔案的收進、移出、整理、鑒定、保管數量和狀況、檔案的利用等情況進行統(tǒng)計。統(tǒng)計工作必須做到實事求是,如實反映情況,務必確保提供的數據準確,符合客觀實際,不得虛報、瞞報、漏報和偽造。(檔案材料歸檔數量統(tǒng)計表格式見附表五)

　　第六章檔案的保管和鑒定

　　第十九條檔案室設置及管理規(guī)定

　　一、公司應設置獨立的檔案室,并保證檔案室安全。檔案室由專人管理,無關人員一律不許進入檔案室。檔案管理員離開檔案室要隨時關好門窗,確保檔案安全;

　　二、檔案室應按照“十防”進行管理,即防光、防水、防火、防塵、防蟲、防有害氣體、防高溫、防潮、防霉、防盜,盡可能全面妥善保管好各類檔案,并定期檢查、通風;

　　三、檔案室內嚴禁存放與檔案無關的物品,嚴禁吸煙,嚴防火災;

　　四、定期對檔案室進行檢查,每半年進行一次全面盤查,對檔案室設施、案卷數量和案卷排列、損壞情況等做好記錄,發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施。

　　第二十條檔案鑒定與銷毀流程

　　檔案一經立卷、歸檔,未經鑒定,未報公司領導批準,任何人不得擅自銷毀。檔案鑒定工作由公司行政人事部經理組織,行政人事部與相關部門負責人組成鑒定小組。

　　一、檔案鑒定要求

　　(一)經鑒定小組鑒定后仍無法確定其保存價值時,應繼續(xù)保存至次年再進行鑒定;

　　(二)技術檔案鑒定時,需附工程技術部門的專業(yè)意見;

　　(三)鑒定小組不能單純地從保管期限、年代或名稱判別其價值,要從公司利用的角度綜合衡量后提出存、毀意見。

　　二、檔案銷毀規(guī)定

　　(一)經批準銷毀的檔案,由公司行政人事部負責妥善安排,不得作其它用途或當作廢紙出售;

　　(二)銷毀檔案須有至少兩名監(jiān)銷人。監(jiān)銷人應認真復核所銷毀檔案。銷毀完畢須在銷毀清冊上注明“已銷毀”字樣和銷毀日期,監(jiān)銷人分別在銷毀清冊上簽字;

　　(三)檔案室應及時做好檔案整理、檢索工具調整等工作。檔案鑒定過程中形成的鑒定工作申請、報告、銷毀清冊等材料應立卷歸檔、長久保存。

　　第二十一條檔案保管期限

　　檔案按其價值確定保管期限為永久、長期和短期等,公司各類檔案具體保管期限見相關文件管理規(guī)定。

　　第七章獎懲規(guī)定

　　第二十二條公司行政人事部每半年一次對公司和各部門的檔案管理工作進行全面檢查,對于在檔案管理過程中做出成績和貢獻,或者進步非常突出的部門或個人,整理相關材料上報公司總經理,給予相應表彰和獎勵。

　　第二十三條罰則

　　一、工作不負責任,未認真貫徹執(zhí)行公司及檔案管理工作要求,導致檔案管理工作混亂,根據實地檢查情況,對于檔案管理人員給予相應行政和經濟處分。

　　(一)檔案保管期限內,檔案嚴重缺失,或因管理、使用不當,造成檔案材料損壞、遺失等;

　　(二)未根據公司統(tǒng)一制度規(guī)定制定檔案管理細則,導致工作流程不清晰,關鍵環(huán)節(jié)工作失控等;

　　(三)未按規(guī)定嚴格執(zhí)行歸檔、借閱、移交、銷毀等各項工作流程規(guī)定,未經批準,檔案管理人員擅自外借檔案材料等;

　　(四)未按照公司統(tǒng)一全宗編號規(guī)定編排目錄,立卷歸檔不及時,且目錄與內容嚴重不符等;

　　(五)未組織專兼職檔案資料管理人員培訓學習,導致公司整體管理水平偏低,各項檢查嚴重不達標等;

　　(六)專兼職管理員態(tài)度不端正,工作責任心不強,未按要求管理本部門的檔案資料,經檢查管理混亂等。

　　二、因管理或使用不當,違反公司檔案保密規(guī)定,造成檔案(保密)信息外泄;或者未經允許,私自將檔案材料抄錄、復制與轉借他人等情況,公司將根據情節(jié)嚴重性給予相應處分。

　　第八章附則

　　第二十四條本制度自印發(fā)之日起執(zhí)行。

　　附表:一、《檔案移交登記表》

　　二、《檔案查詢審批表》

　　三、《檔案借閱審批表》

　　四、《公司密級事項劃分表》

文件管理制度14

　　一、收文

　　1、建立《收文登記表》，由辦公室派專人進行文件收文處理。

　　2、實行收文登記批辦制度，收文由秘書辦理登記，填《公司收文批辦單》，統(tǒng)一交辦公室負責人，辦公室負責人按文件內容及各部門分工和職責，傳達部門負責人辦理。

　　3、辦理文件的有關人員均應簽字，有關工作完成后，將文件退辦公室存檔保管。經辦人員需要留存的文件，經總經理或分管副總經理同意后可留存復印件。

　　4、各部門收到的函件，應交辦公室即時登記，交簽字后2、3條處理。

　　5、各有關人員注意保密，不得泄露本公司機密。

　　二、發(fā)文

　　1、公司發(fā)文由有關部門起草，建立《發(fā)文登記表》，由辦公室統(tǒng)一編號、發(fā)出。

　　2、每次發(fā)文須經總經理簽字同意，并留底存欄。

　　3、各部門對公司所發(fā)的內部文件必須認真貫徹執(zhí)行。

　　4、向上級單位呈報的文件，由辦公室派專人，按公文傳進程序進行。

　　5、監(jiān)理項目中的一般業(yè)務文件，需要辦公室打印的，需辦公室主任簽字批準。

　　三、文件查詢

　　1、凡查詢、復印、借閱文件，均需申請、登記。

　　2、凡涉及公司經營機密及項目當事人有關機密的.文檔需經公司領導同意后才能查詢。不允許復印的文件，只能在公司辦公室查閱，允許復印的文件，不得帶出公司，只能在公司復印。

文件管理制度15

　　（一） 消防安全教育、培訓制度

　　1、每年以創(chuàng)辦消防知識宣傳欄、開展知識競賽等多種形式，提高全體員工的消防安全意識。

　　2、定期組織員工學習消防法規(guī)和各項規(guī)章制度，做到依法治火。

　　3、對消防設施維護保養(yǎng)和使用人員應進行實地演示和培訓。

　　4、對新員工進行消防培訓（主要是研發(fā)及品質對設備的使用培訓）。

　　5、因工作需要職員換崗前必須進行再教育培訓（主要是研發(fā)及品質對設備的使用培訓）。

　　（二）防火巡查、檢查制度

　　1、落實逐級消防安全責任制和崗位消防安全責任制，落實巡查檢查制度。

　　2、消防工作歸安全管理職能部門每日對公司進行防火巡查。每月對公司進行一次防火檢查并復查追蹤改善。

　　3、檢查中發(fā)現(xiàn)火災隱患，檢查人員填寫防火檢查記錄。

　　4、檢查部門應將檢查情況及時通知受檢部門，若發(fā)現(xiàn)本部門存在火災隱患，應及時整改。

　　5、對檢查中發(fā)現(xiàn)的火災隱患未按規(guī)定時間及時整改的，根據獎懲制度給予處罰。

　　（三）安全疏散設施管理制度

　　1、公司應保持疏散通道、安全出口暢通，嚴禁占用疏散通道，嚴禁在安全出口或疏散通道上安裝柵欄等影響疏散的障礙物。

　　2、應按規(guī)范設置符合國家規(guī)定的消防安全疏散指示標志和應急照明設施。

　　3、應保持防火門、消防安全疏散指示標志、應急照明、機械排煙送風、火災事故廣播等設施處于正常狀態(tài)，并定期組織檢查、測試、維護和保養(yǎng)。

　　4、嚴禁在營業(yè)或工作期間將安全出口上鎖。

　　5、嚴禁在營業(yè)或工作期間將安全疏散指示標志關閉、遮擋或覆蓋。

　　（四）應急救援控制中心管理制度

　　1、熟悉并掌握各類消防設施的使用性能，保證撲救火災過程中操作有序、準確迅速。

　　2、做好消防值班記錄，處理消防報警電話。

　　3、按時做好值班記錄、設備情況、事故處理等情況的手續(xù)。

　　4、發(fā)現(xiàn)設備故障時，及時報告，并通知有關部門及時修復。

　　5、發(fā)現(xiàn)火災時，迅速按滅火作戰(zhàn)預案緊急處理，并撥打119電話通知公安消防部門并報告部門主管。

　　（五）消防設施、器材維護管理制度

　　1、消防設施日常使用管理由安全管理部門負責，安全管理部門每日檢查消防設施的使用狀況，保持設施整潔、衛(wèi)生、完好。

　　2、消防設施及消防設備的技術性能的維修保養(yǎng)和定期技術檢測由安全管理部門負責，發(fā)現(xiàn)異常及時安排維修，使設備保持完好的技術狀態(tài)。

　　3、消防設施和消防設備定期測試：

　�。�1）煙、溫感報警系統(tǒng)的測試由安全管理部門負責組織實施，物業(yè)保安部參加，每個煙、溫感探頭至少每年輪測一次。

　　（2）消防水泵、噴淋水泵、水幕水泵每月試開泵一次，檢查其是否完整好用。

　　（3）正壓送風、防排煙系統(tǒng)每半年檢測一次。

　�。�4）室內消火栓、噴淋泄水測試每季度一次。

　　（5）其它消防設備的測試，根據不同情況決定測試時間。

　　4、消防器材管理：

　�。�1）每年在冬防、夏防期間定期兩次對滅火器進行普查換藥。

　�。�2）安全管理部門專人管理，定期巡查消防器材，保證處于完好狀態(tài)。

　�。�3）對消防器材應經常檢查，發(fā)現(xiàn)丟失、損壞應立即補充并上報領導。

　�。�4）各部門的消防器材由安全管理部門負責管理，并指定專人負責。

　　（六）火災隱患整改制度

　　1、各部門對存在的火災隱患應當及時報告消防安全負責人并予以消除。

　　2、消防安全負責人在防火安全檢查中，對所發(fā)現(xiàn)的火災隱患進行逐項登記，并將隱患情況書面發(fā)送各部門限期整改，同時要做好隱患整改情況記錄。

　　3、在火災隱患未消除前，各部門應當落實防范措施，確保隱患整改期間的消防安全，對確無能力解決的重大火災隱患及時向公司消防安全負責人報告。

　　4、對公安消防機構責令限期改正的火災隱患，消防安全負責人應當在規(guī)定的期限內改正并寫出隱患整改的復函，報送公安消防機構。

　　（七）用火、用電安全管理制度

　　1、用電安全管理：

　　(1)嚴禁隨意拉設電線，嚴禁超負荷用電。

　　(2)電氣線路、設備安裝應由持證電工負責。

　　(3)各部門下班后，該關閉的電源應予以關閉。

　　(4)禁止私用電熱棒、電爐等大功率電器。

　　2、用火安全管理：

　　（1）嚴格執(zhí)行動火審批制度，確需動火作業(yè)時，作業(yè)部門應按規(guī)定向安全管理管理部門申請“動火許可證”。

　�。�2）動火作業(yè)前應清除動火點附近5米區(qū)域范圍內的易燃易爆危險物品或作適當的安全隔離，并向安全管理部門借取適當種類、數量的滅火器材隨時備用，結束作業(yè)后應即時歸還，若有動用應如實報告。

　　（3）如在作業(yè)點就地動火作業(yè)，需派人現(xiàn)場監(jiān)督并不定時派人巡查。動火作業(yè)必須保證有

　　一人專職負責隨時撲滅可能引燃其它物品的火花。

　　（八）易燃易爆危險物品和場所防火防爆制度

　　1、易燃易爆危險物品應有專用的庫房，配備必要的消防器材設施，倉管人員必須由消防安全培訓合格的人員擔任。

　　2、易燃易爆危險物品應分類、分項儲存�；瘜W性質相抵觸或滅火方法不同的易燃易爆化學物品，應分庫存放。

　　3、易燃易爆危險物品入庫前應經檢驗部門檢驗，出入庫應進行登記。

　　4、易燃易爆危險物品存取應按安全操作規(guī)程執(zhí)行

　　5、易燃易爆場所應根據消防規(guī)范要求采取防火防爆措施并做好防火防爆設施的維護保養(yǎng)工作。

　　（九）義務消防隊組織管理制度

　　1、義務消防員應在消防安全管理部門領導下開展業(yè)務學習和滅火技能訓練，各項技術考核應達到規(guī)定的指標。

　　2、要結合對消防設施、設備、器材維護檢查，有計劃地對每個義務消防員進行輪訓，使每個人都具有實際操作技能。

　　3、按照滅火和應急疏散預案每半年進行一次演練，并結合實際不斷完善預案。

　　4、每年舉行一次防火、滅火知識考核，考核優(yōu)秀給予表彰。

　　5、不斷總結經驗，提高防火滅火自救能力。

　　（十）滅火和應急疏散預案演練制度

　　1、制定符合本單位實際情況的滅火和應急疏散預案。

　　2、組織全員學習和熟悉滅火和應急疏散預案。

　　3、每次組織預案演練前應精心開會部署，明確分工。

　　4、應按制定的預案，至少每半年進行一次演練。

　　5、演練結束后應召開講評會，認真總結預案演練的情況，發(fā)現(xiàn)不足之處應及時修改和完善預案。

　　（十一）燃氣和電氣設備的檢查和管理制度

　　1、應按規(guī)定正確安裝、使用電器設備，相關人員必須經必要的培訓，獲得相關部門核發(fā)的有效證書方可操作。各類設備均需具備法律、法規(guī)規(guī)定的有效合格證明并經維修部確認后方可投入使用，禁止使用無廠家、無生產許可證、無產品質量檢驗合格證及國家明令淘汰的電氣設備。電氣設備應由持證人員定期進行檢查(至少每月一次)。

　　2、防雷、防靜電設施定期檢查、檢測，每季度至少檢查一次、每年至少檢測一次并記錄。

　　3、電器設備負荷應嚴格按照標準執(zhí)行，接頭牢固，絕緣良好，保險裝置合格、正常并具備良好的接地，接地電阻應嚴格按照電氣施工要求測試。

　　4、各類線路均應以套管加以隔絕，特殊情況下，亦應使用絕緣良好的鉛皮或膠皮電纜線。各類電氣設備及線路均應定期檢修，隨時排除因絕緣損壞可能引起的消防安全隱患。

　　5、未經批準，嚴禁擅自加長電線。各部門應積極配合安全小組、維修部人員檢查加長電線

　　是否僅供緊急使用、外殼是否完好、是否有維修部人員檢測后投入使用。

　　6、電器設備、開關箱線路附近按照本單位標準劃定黃色的區(qū)域，嚴禁堆放易燃易爆物并定期檢查、排除隱患。

　　7、設備用畢應切斷電源。未經試驗正式通電的設備，安裝、維修人員離開現(xiàn)場時應切斷電源。

　　8、除已采取防范措施的部門外，工作場所內嚴禁使用明火。

　　9、使用明火的部門應嚴格遵守各項安全規(guī)定和操作流程，做到用火不離人、人離火滅。

　　10、場所內嚴禁吸煙并張貼禁煙標識，每一位員工均有義務提醒其他人員共同遵守公共場所禁煙的'規(guī)定。

　　（十二）生產安全事故的報告和調查處理制度

　　1、員工發(fā)現(xiàn)在生產中發(fā)生火災事故，應積極采取必要的措施，防止事態(tài)的擴大，并保護好現(xiàn)場，不得隱瞞和故意拖延，立即向企業(yè)主要領導和安全生產管理機構報告。

　　2、企業(yè)負責人、安全管理人員接到事故報告后，應及時趕到事故現(xiàn)場進行處理，對發(fā)生或有可能發(fā)生危急情況的，迅速啟動事故應急救援預案。

　　3、企業(yè)負責人對發(fā)生的需向有關部門報告的生產安全事故，必須在1小時內，以公司名義報告安監(jiān)等有關部門。

　　4、發(fā)生重傷、死亡事故，派專人保護事故現(xiàn)場，并迅速采取必要的措施搶救人員和財產，防止事故擴大。需要移動現(xiàn)場部分物體時，必須做出標志，繪制事故現(xiàn)場圖、照相、錄像，并詳細說明。

　　5、清理事故現(xiàn)場時，要事先經事故調查組或安監(jiān)部門同意。

　　6、發(fā)生輕傷事故要進行現(xiàn)場照相，經安監(jiān)部門同意，由企業(yè)領導牽頭組成事故調查組，調查分析事故原因，劃分責任提出處理意見，制定和落實整改措施，按規(guī)定填報“傷亡事故登記表”，并對干部職工進行教育。

　　7、企業(yè)事故調查組成員應符合下列條件：

　�。�1）具有事故調查所需要的某一方面專長；

　�。�2）與所發(fā)生事故沒有直接利害關系。

　　8、發(fā)生事故要按照“四不放過”的原則進行處理�！八牟环胚^”的原則是：事故原因沒有查清不放過；事故責任者沒有受到嚴肅處理不放過；職工沒有受到安全教育不放過；預防事故重復發(fā)生的防范措施沒有落實不放過。并按照事故的性質和造成的損失危害程度，根據規(guī)定對有關責任人員進行處罰。

　　9、發(fā)生事故，必須按照企業(yè)各級安全生產職責的規(guī)定，分清事故的直接責任、領導責任和主要責任。

　　10、對因玩忽職守、違章指揮、違章作業(yè)、違反安全規(guī)章制度以及工作不負責任等行為而造成的事故，視情況按規(guī)定追究責任并進行處罰

　　11、事故查清后，應及時擬定改進措施，提出對事故責任者的處理意(轉載于:www.cSSyq.co m 書 業(yè) 網)見，填寫“職工傷亡事故報告表”報送安監(jiān)部門。

　　12、事故處理結案后，公開宣布處理結果。

　　13、安全生產管理機構建立事故管理檔案，其內容應包括事故現(xiàn)場記錄、照片、鑒定材料、事故教育、改進措施等資料。

　　14、安全生產管理機構定期進行事故的統(tǒng)計分析，并及時上報有關部門。

　　（十三）消防安全工作考評和獎懲制度

　　1、對消防安全工作作出成績的，予以通報表揚或物質獎勵。

　　2、對造成消防安全事故的責任人，將依據所造成后果的嚴重性予以不同的處理，除已達到依照國家《治安管理處罰條例》或已夠追究刑事責任的事故責任人將依法移送國家有關部門處理外，根據本單位的規(guī)定，對下列行為予以處罰：

　�。�1）有下列情形之一的，視損失情況與認識態(tài)度除責令賠償全部或部分損失外，予以口頭告誡：

　　a、使用易燃危險品未嚴格按照操作程序進行或保管不當而造成火警、火災，損失不大的； b、在禁煙場所吸煙或處置煙頭不當而引起火警、火災，損失不大的；

　　c、未及時清理區(qū)域內易燃物品，而造成火災隱患的；

　　d、未經批準，違規(guī)使用加長電線、用電未使用安全保險裝置的或擅自增加小負荷電器的； e、謊報火警；

　　f、未經批準，玩弄消防設施、器材，未造成不良后果的；

　　g、對安全小組提出的消防隱患未予以及時整改而無法說明原因的部門管理人員； h、阻塞消防通道、遮擋安全指示標志等未造成嚴重后果的。

　�。�2）有下列情形之一的，視情節(jié)輕重和認識態(tài)度，除責令賠償全部或部分損失外，予以通報批評：

　　a、擅自使用易燃、易爆物品的；

　　b、擅自挪用消防設施、器材的位置或改為它用的；

　　c、違反安全管理和操作規(guī)程、擅離職守從而導致火警、火災損失輕微的；

　　d、強迫其他員工違規(guī)操作的管理人員；

　　e、發(fā)現(xiàn)火警，未及時依照緊急情況處理程序處理的；

　　f、對安全小組的檢查未予以配合、拒絕整改的管理人員。

　�。�3）對任何事故隱瞞事實，不處理、不追究的或提供虛假信息的，予以解聘。

　�。�4）對違反消防安全管理導致事故發(fā)生(損失輕微的)，但能主動坦白并積極協(xié)助相關部門處理事故、挽回損失的肇事者或責任人可視情況予以減輕或免予處罰.

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