文件記錄管理制度

　　在社會發(fā)展不斷提速的今天，制度的使用頻率逐漸增多，制度是國家法律、法令、政策的具體化，是人們行動的準則和依據(jù)。一般制度是怎么制定的呢？以下是小編幫大家整理的文件記錄管理制度，歡迎大家借鑒與參考，希望對大家有所幫助。

文件記錄管理制度1

　　第一章文件管理制度

　　第一條本條規(guī)定所指文件是總公司及公司各部門與外界來往的文書及公司內(nèi)部各部門來往文書,從行文、收發(fā)、歸檔全部過程的辦理與控制。

　　第二條公司與外部來往的文書的行文、收發(fā)、歸檔由綜合管理部統(tǒng)一辦理,綜合管理部指定人員負責往來文書的打印、復(fù)制、收發(fā)、登記、分類、校對、監(jiān)印、歸檔管理。

　　第三條各部門指定專人負責公司內(nèi)部文件的收發(fā)、登記、歸檔,建立文件的收發(fā)登記簿。

　　第四條公司常用公文種類為:請示、批復(fù)、報告、通知、通告、決定、函、會議紀要等,要求按公文規(guī)定格式行文。

　　第五條以公司名義向上級機關(guān)呈報的請示、報告及公司關(guān)于人、財務(wù)方面的重要決定,發(fā)文字號為:×公司發(fā)[××年號]第×號。

　　第六條公司內(nèi)部行文及對外發(fā)文,必須使用行文卡,擬稿人、打印校對人、核稿人、簽發(fā)人均須簽字方可行文。

　　第七條發(fā)文卡、文件底稿、正文由文件管理員留存登記后,方可蓋章行文。

　　第八條打印、復(fù)印資料憑部門負責人簽字的打印、復(fù)印申請單,任何人不得打印、復(fù)印私人材料。打印資料要由打字員先行校對、撰稿人再校。

　　第九條制發(fā)文件涉及到多部門時,由主辦部門與有關(guān)部門協(xié)商會簽。

　　第十條綜合管理部對傳閱的.文件要及時收回處理。

　　第十一條公司重要文件資料及各部門接收的重要外來文件要及時叫中和管理部歸檔。

　　第二章檔案管理制度

　　第十二條公司的檔案工作基本原則是:集中管理與分散管理相結(jié)合,以集中管理為主。即公司檔案由綜合管理部集中統(tǒng)一管理,有關(guān)部門分類管理相關(guān)檔案,以便及時利用、維護檔案的完整與安全。公司各部門在各項活動中形成具有參考價值的文件、材料,由承辦部門、主辦人將其已辦完的文件、資料及時歸檔。

　　第十三條公司綜合管理部設(shè)專門檔案工作,負責管理公司的全部文書、科技材料等檔案,進行收集、整理、立卷、鑒定、保管。

　　第十四條歸檔資料包括:

　　1、公司與有關(guān)單位的來往信件,各種協(xié)議、合同;

　　2、公司會議記錄、紀要、決定;

　　3、公司制訂的計劃、統(tǒng)計、預(yù)算、決算、工作總結(jié);

　　4、會議形成的領(lǐng)導(dǎo)講話、文件;

　　5、公司對外交流的文件、協(xié)議、報告等;

　　6、公司各部門的發(fā)文;

　　7、其它具有保存價值的文件、材料。

　　8、外單位發(fā)給各部門的抄送信件;

　　9、公司營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證等重要文件;

　　10、要的科技文件、技術(shù)資料、方案。

　　第十五條檔案的借閱

　　1、借閱檔案要履行借閱手續(xù)。借閱檔案只限在檔案室,不能帶出,必須帶出檔案室查閱的,需經(jīng)部門負責人及綜合管理部負責人批準。

　　2、借檔人不得私自轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損,所借檔案,不得在文件上圈點、畫線、涂改、不經(jīng)允許不得復(fù)印檔案。

　　3、文件復(fù)制需經(jīng)綜合管理部負責人批準。

文件記錄管理制度2

　　為規(guī)范我廠體系文件的管理,特制定此考核制度,具體如下:

　　1、文件發(fā)放要編號標識,建立發(fā)放記錄,并歸檔保存,文件發(fā)放記錄要求部門、數(shù)量、簽收人、日期(有分發(fā)號的需注明分發(fā)號),每缺一項處罰10元。

　　2、記錄填寫要及時、真實、內(nèi)容完整、字跡清晰,應(yīng)使用黑色或藍色中性筆或鋼筆填寫,同一頁上只能使用一種顏色的筆,不得隨意涂改,每發(fā)現(xiàn)一次不按時記錄處罰10元。

　　3、記錄表上的日期“年月日”應(yīng)用阿拉伯數(shù)字寫清楚、完整(如20xx年4月1日),不準涂改,每發(fā)現(xiàn)一次不按規(guī)范寫的處罰10元。

　　4、記錄表上的“星期”應(yīng)用中文一、二、三、四、五、六、日填寫清楚(如星期一),不準涂改,每發(fā)現(xiàn)一次不按規(guī)范寫的處罰10元。

　　5、記錄表上的體系文件編號,編號與現(xiàn)行體系文件編號不符的應(yīng)及時改正(如lt—55應(yīng)改為yl—80),改正編號時應(yīng)將舊編號單杠劃去,沒有編號的要按現(xiàn)行體系文件編號要求編號,檢查中每發(fā)現(xiàn)一次未按規(guī)定編號的或改正編號的處罰5-10元。

　　6、各種相關(guān)記錄中的相關(guān)欄目都應(yīng)該填寫,記錄表不適用時應(yīng)及時更改,檢查中每發(fā)現(xiàn)一項空缺處罰車間10元(如記錄表中的交班人、接班人、負責人每班都要填寫清楚),記錄表中不填寫的欄目,應(yīng)將欄目單杠劃去,每發(fā)現(xiàn)一處或一次不填寫而沒有劃掉的欄目處罰10元。

　　7、記錄表各欄目內(nèi)所填寫的數(shù)據(jù)必須與所標示的單位一致,如因表格印制等原因?qū)е聵耸締挝慌c數(shù)據(jù)記錄的不一致時,應(yīng)修改相應(yīng)欄內(nèi)的.標示單位或換算成表格內(nèi)標示單位,每發(fā)現(xiàn)一處或一次單位不統(tǒng)一的情況處罰10元。

　　8、各種記錄表如崗位員工因人為原因?qū)戝e時應(yīng)及時更改,更改可在原處劃改或貼改,劃改用黑色或藍色中性筆或鋼筆,雙線把原記錄劃掉,使原記錄可辨,并保證涂改率小于1%,檢查中每發(fā)現(xiàn)一次不按規(guī)范更改的處罰10元。

　　9、對于公司、廠部識別的不符合(不合格),相關(guān)車間應(yīng)及時制定糾正措施和預(yù)防措施并將不符合(不合格)報告報廠部技術(shù)科,對于沒有按時匯報的每推遲一天處罰20元。

　　10、對超出操作規(guī)程及作業(yè)指導(dǎo)書中所規(guī)定的數(shù)據(jù)范圍的情況要分析原因并追究有關(guān)人員的違章操作責任,未采取相關(guān)整改措施的每發(fā)現(xiàn)一次處罰10—30元。

　　11、各車間應(yīng)在每個月2號以前將所有涉及體系的各種記錄按日期整理好并自查,不符合體系文件記錄要求的要及時整改,廠部每月將對各車間進行不定期檢查,檢查中發(fā)現(xiàn)的問題按相關(guān)規(guī)定進行考核。

　　12、對現(xiàn)場檢查中的提問,崗位操作人員應(yīng)能準確回答操作要領(lǐng)以及設(shè)備保養(yǎng)等的“應(yīng)知應(yīng)會”內(nèi)容,對于未能正確回答有關(guān)“應(yīng)知應(yīng)會”內(nèi)容的每發(fā)現(xiàn)一次處罰車間10元。

　　13、各生產(chǎn)崗位都應(yīng)該有內(nèi)容齊全的操作規(guī)程,并粘貼上墻,檢查中每發(fā)現(xiàn)一處無操作規(guī)程處罰相關(guān)車間30元,未粘貼上墻處罰責任人10元。

　　14、車間日檢、周檢記錄以及各種原始記錄、臺帳、統(tǒng)計報表必須完善,檢查中每發(fā)現(xiàn)一處不完善處罰相關(guān)車間10—30元。

文件記錄管理制度3

　　1、資料室要確定專人負責歸檔、借閱、防火防盜工作，并將責任人員名單張貼在資料室入口處。未經(jīng)責任人許可，其它人員不得進入。

　　2、借閱資料必須取得資料管理員的同意，必須辦理借閱登記手續(xù)，按期歸還。

　　3、資料室內(nèi)嚴禁生明火，嚴禁吸煙。

　　4、資料管理員要定期檢查和維護電器及照明線路，定期檢查電源開關(guān)和電源插座插頭。

　　5、資料室內(nèi)要配齊各類消防設(shè)施，定期檢查并及時更換。資料室管理員要熟知消防設(shè)施擺放位置和使用方法。

　　6、工作人員離開資料室時，要鎖好門窗，切斷室內(nèi)一切電源。

　　7、室內(nèi)資料要統(tǒng)一編碼并擺放整齊，室內(nèi)干燥、通風(fēng)流暢并留足安全通道。

　　8、資料室入口處須張貼資料室平面布置和消防設(shè)備位置示意圖，以及緊急出口示意圖。

　　9、資料室安全管理制度需張貼在資料室內(nèi)墻。

文件記錄管理制度4

　　1.編訂依據(jù)

　　本公司為了規(guī)范化質(zhì)量流程，提升任務(wù)運營流轉(zhuǎn)效率，以對接國際化質(zhì)量管理為努力方向，為完善內(nèi)部質(zhì)量追溯管理，特編制此制度。

　　2.適用范圍

　　本制度適用于公司內(nèi)部記錄和內(nèi)外部發(fā)放文件的管理，是對公司記錄和文件編號的詮釋文件，適用于本公司現(xiàn)涉及的所有記錄和文件。

　　3.責任部門

　　本制度的編訂和修訂部門為公司ISO體系部。

　　4.制度細則

　　4.1記錄編號規(guī)定

　　4.1.1公司記錄分為內(nèi)部記錄和外來記錄。

　　4.1.2內(nèi)部記錄的設(shè)定格式為：

　　QR + XX + XX + X/X

　　記錄縮寫+隸屬部門+記錄編號+版本號

　　4.1.3外來記錄的設(shè)定格式為：

　�。╓L）QR + XX + XX

　　外來記錄縮寫+隸屬部門+記錄編號

　　4.2公司文件編號規(guī)定

　　4.2.1公司文件分為內(nèi)部文件和外部文件。內(nèi)部文件可以有：

　�。�1）標準操作指導(dǎo)書：SOP

　　（2）標準檢驗指導(dǎo)書：SIP

　�。�3）標準管理程序：SMP

　　4.2.2質(zhì)量手冊的編寫格式為：

　　TXJY + QM + X/X

　　公司簡稱+質(zhì)量手冊縮寫+手冊版本號

　　4.2.3程序文件的設(shè)定格式為：

　　TXJY + QP + XX + X/X

　　公司簡稱+程序文件縮寫+文件編號+版本號

　　4.2.4操作/檢驗規(guī)程、管理程序的設(shè)定格式為：

　　SOP/SMP/SIP+ XX + XX + X/X

　　文件類別+文件所屬部門+文件編號+版本號

　　4.2.5外來文件的設(shè)定格式為：

　　WL + XX + XX

　　外來文件縮寫+隸屬部門+部門內(nèi)部編號

　　4.3部門編號的規(guī)定

　　4.3.1各部門的編號以組織機構(gòu)圖中的部門名稱為標準，如：

　　行政部AD、人力資源部HR、質(zhì)量部QM、市場部MD、銷售部SD、售后服務(wù)部AS、商務(wù)部MC、采購部PD、倉庫WD。

　　4.4文件編寫格式的確認

　　4.4.1本公司所有文件和記錄分為標題和正文。

　　4.4.1.1公司文件和記錄的標題抬頭采用仿宋字體三號，以保證字體標頭清晰醒目。表格寬度設(shè)定為15厘米，表格內(nèi)容采用單元格對齊方式為中心對齊，行間距設(shè)置為單倍行距，段前首行縮進2字符，段前段后間距設(shè)置為0，同時設(shè)定為自動調(diào)整中文與數(shù)字的間距。

　　4.4.1.2文件內(nèi)容中的一級標題及二級標題采用統(tǒng)一字號，文字方向為從左向右，文字對齊方式為左對齊，字體為宋體（標題）四號，編號方式為多級遞進的編號方式。如：

　　1.

　　1.1

　　1.1.1

　　4.4.1.3公司文件和記錄的`正文采用宋體（正文）四號，行間距設(shè)置為單倍行距，段前段后間距設(shè)置為0，頁面布局設(shè)定為上下頁間距2.54厘米，左右設(shè)定為3.18厘米。正文中的數(shù)字與序號全部使用阿拉伯數(shù)字，章節(jié)序號后空一格編寫內(nèi)容以保證美觀。對于正文中出現(xiàn)的部門、規(guī)章制度、法律法規(guī)應(yīng)名稱完整，不得使用簡稱。正文編寫完成后，應(yīng)通讀流暢，對于應(yīng)進行斷句的內(nèi)容使用中文標點符號進行斷句。

　　4.5文件的發(fā)放和管理

　　4.5.1文件發(fā)行

　　4.5.1.1公司所有現(xiàn)行文件，如：操作規(guī)程、檢驗規(guī)程、崗位操作說明書等。文件全部由體系部進行統(tǒng)一發(fā)放，并對發(fā)放的文件記入《文件發(fā)放管理臺賬》，在臺賬中記清發(fā)放文件數(shù)量，并由簽收人當面進行簽收。

　　4.5.2文件補發(fā)

　　4.5.2.1文件簽收人應(yīng)對發(fā)放的文件妥善保存，如因文件保存不當，不慎丟失，請?zhí)顚憽段募�補發(fā)申請表》并交于體系部留檔，當體系部收到文件補發(fā)申請后，將于三內(nèi)日將補發(fā)的文件交于申請部門。

　　4.5.3文件更換

　　4.5.3.1本公司所執(zhí)行文件如有更新、替換情況發(fā)生，將由體系部發(fā)送郵件至相應(yīng)文件隸屬部門，通知并予以更換，更換的文件將計入《文件更新?lián)Q版臺賬》。請各文件執(zhí)行部門注意，換版的文件的版本號將有所發(fā)生變化，如：原文件版本號為A/0,那么修改后的版本號則為A/1，如發(fā)生換版，則版本號變化為B/0。

　　4.5.4文件受控

　　4.5.4.1下發(fā)文件應(yīng)加蓋體系部的文件受控章，由部門編制的文件應(yīng)統(tǒng)一交由體系部進行文件格式的確認審核，審核后的文件下發(fā)至員工手中應(yīng)具有受控章，無受控章的為無效文件。

　　4.5.5文件編號

　　4.5.5.1由各部門編號的文件應(yīng)統(tǒng)一編號格式，部門內(nèi)編制的文件應(yīng)及時進行梳理，文件編號不得重復(fù)。如部門文件編號在執(zhí)行中發(fā)現(xiàn)重復(fù)應(yīng)及時上報體系部進行核對并處理。

文件記錄管理制度5

　　一、文件管理內(nèi)容主要包括：上級函、電、來文，本單位上報下發(fā)的各種文件，具體由辦公室負責。

　　二、對上級部門發(fā)來的文件，要進行文件、文號、機要編號的核定、登記。

　　三、本單位外出人員開會帶回的文件及資料應(yīng)及時送交收進行登記編號保管，不得個人保存，如職工工作需要借閱的可復(fù)印或借用。

　　四、凡正式文件在經(jīng)登記后由辦公室主任（或副主任）根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，分送領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門閱辦，重要文件或急件應(yīng)立刻呈送領(lǐng)導(dǎo)（或分管領(lǐng)導(dǎo)）閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當天閱簽完。

　　五、傳閱文件應(yīng)嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的.文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內(nèi)容。

【文件記錄管理制度】相關(guān)文章：

記錄文件管理制度03-06

文件的管理制度03-10

文件管理制度02-18

文件管理管理制度08-22

保密文件管理制度11-14

公司文件管理制度05-01

[精華]文件管理制度07-22

[熱門]文件管理制度07-22

公司文件管理制度06-13