機(jī)械制造企業(yè)檔案管理制度

　　在發(fā)展不斷提速的社會中，越來越多人會去使用制度，制度是要求大家共同遵守的辦事規(guī)程或行動準(zhǔn)則。那么你真正懂得怎么制定制度嗎？以下是小編幫大家整理的機(jī)械制造企業(yè)檔案管理制度，希望對大家有所幫助。

　　1總則

　　1.1公司檔案是公司生產(chǎn)經(jīng)營活動中形成的歷史真實(shí)記錄，它能反映公司整個活動的歷史面貌。它不僅是對公司工作的總結(jié)，而且對今后發(fā)展也是很有價值的文獻(xiàn)寶庫。

　　1.2檔案工作的基本原則是集中管理與分級管理相結(jié)合，以集中管理為主；界定的部分檔案，由有關(guān)業(yè)務(wù)部門管理，以便于利用。

　　1.3凡屬檔案工作，都必須維護(hù)檔案的完整與安全。

　　2檔案機(jī)構(gòu)的主要職責(zé)

　　2.1制定檔案工作的規(guī)章制度。

　　2.2對文秘部門和其他業(yè)務(wù)部門文件材料的歸檔工作，進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。

　　2.3負(fù)責(zé)收集、整理、立卷和保管公司歸檔范圍的各類檔案，確保檔案質(zhì)量。

　　2.4積極開展檔案的提供利用工作。

　　3公司檔案的構(gòu)成與分類

　　3.1公司檔案是指公司在各項活動中形成的全部檔案的總和，其構(gòu)成包括黨政、經(jīng)營、技術(shù)、產(chǎn)品、設(shè)備(儀器)、基建、會計、人事和聲像、榮譽(yù)等。

　　3.2檔案分類

　　3.2.1 黨政文書檔案

　　主要指公司黨、工、團(tuán)組織和行政機(jī)構(gòu)長期工作中形成的文書，經(jīng)立卷歸檔后形成的。它是公司對方針政策貫徹的基本思想和基本措施，企業(yè)工作的指導(dǎo)原則。

　　3.2.1.1上級機(jī)關(guān)頒發(fā)的需公司執(zhí)行的方針、政策、指示、決議、紀(jì)要等文件的全部，以及內(nèi)公司發(fā)布的自制文件的全部和各種規(guī)章制度。

　　3.2.1.2公司的重大決議，包括黨委會、職工代表大會、股東大會、董事會、公司總部行政會議等形成的文件。

　　3.2.1.3計劃和總結(jié)性文件。

　　3.2.1.4統(tǒng)計年報表，包括黨員年報及名冊，干部年報及名冊、團(tuán)員年報及名冊等。

　　3.2.1.5 黨政工作中的其它文件，包括公司結(jié)構(gòu)調(diào)整，組織機(jī)構(gòu)圖、廠慶活動資料、工業(yè)普查資料等。

　　3.2.2經(jīng)營文書檔案

　　主要指公司在生產(chǎn)經(jīng)營活動中所形成的各種統(tǒng)計報表、合同協(xié)議、憑證記錄、市場信息等文件材料。

　　3.2.2.1計劃類文件。指公司生產(chǎn)計劃、營銷計劃、財務(wù)計劃和其它專項業(yè)務(wù)性計劃。

　　3.2.2.2指導(dǎo)類文件。指計劃指標(biāo)、技術(shù)指標(biāo)、質(zhì)量指標(biāo)、市場銷售指標(biāo)等。

　　3.2.2.3價格類文件。指產(chǎn)品出公司價格、公司內(nèi)部勞務(wù)價格、原材料計劃價格等。

　　3.2.2.4憑證類文書材料。指在經(jīng)營活動中形成的原始記錄和憑證，如財務(wù)狀況、能源消耗、產(chǎn)品銷售等的原始記錄。

　　3.2.2.5有關(guān)經(jīng)營管理的文件、各類管理制度和工作指令等。

　　3.2.3技術(shù)檔案

　　主要指公司在科學(xué)研究、產(chǎn)品開發(fā)、引進(jìn)技術(shù)和設(shè)備等有關(guān)科技活動中形成的檔案。它是重要的技術(shù)活動和重要的技術(shù)資料，是與公司的生產(chǎn)和科技密切相關(guān)的資料。

　　3.2.3.1技術(shù)研究檔案。它是科學(xué)研究過程中形成的關(guān)于科技成果、科研數(shù)據(jù)、工作狀況指標(biāo)等材料。

　　3.2.3.2產(chǎn)品檔案。它包括產(chǎn)品設(shè)計、產(chǎn)品工藝、產(chǎn)品技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等方面的材料。

　　3.2.3.3設(shè)備(儀器)檔案。它是設(shè)備、儀器生產(chǎn)、使用、維修、改造過程中形成的材料。

　　3.2.3.4基建檔案。它包括工程設(shè)計、工程施工、維修、交工驗(yàn)收等方面的材料。

　　3.2.3.5引進(jìn)資料檔案。它包括引進(jìn)產(chǎn)品交往的文件、考定資料、產(chǎn)品蘭圖、底圖等。

　　3.2.4會計檔案

　　主要指公司在會計工作中所作的記錄，以及一些重要的原始憑證，在會計活動結(jié)束后經(jīng)立卷歸檔后形成的。它將為公司進(jìn)行計劃工作和財務(wù)管理工作提供重要的資料，有利于公司進(jìn)行計劃管理和經(jīng)營決策。主要包括：

　　3.2.4.1會計報表檔案。它指全面總括反映公司在生產(chǎn)經(jīng)營過程中的財務(wù)狀況，成本水平和財務(wù)成果的數(shù)據(jù)報告歸檔后形成的資料。

　　3.2.4.2會計帳冊檔案。它是會計所作的一定時期的連續(xù)的經(jīng)濟(jì)活動簿籍，包括總帳、日記帳、月細(xì)帳等。

　　3.2.4.3會計憑證檔案。它包括原始會計憑證(發(fā)票、車票、材料單等)和記帳憑證(會計記錄)。

　　3.2.5聲像檔案：它是指將公司一些重要的實(shí)況，用照片、錄像、錄音等形式真實(shí)地記錄下來的各種資料所形成的檔案。包括黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人來公司視察、題詞、合影，以及公司重大政治經(jīng)濟(jì)活動和文體活動等。

　　3.2.6人事檔案：它包括干部檔案、員工檔案、黨員檔案等。

　　3.2.7榮譽(yù)檔案：它主要指中央、省、市和有關(guān)上級機(jī)關(guān)授予公司的各種榮譽(yù)證書、獎狀、獎牌、獎杯、獎旗等。

　　具體歸檔文件材料范圍詳見《文件材料歸檔及保管期限的規(guī)定》

　　4文件材料歸檔時間要求

　　4.1產(chǎn)品圖和工藝底圖歸檔，在設(shè)計完成整理、經(jīng)樣機(jī)簽定圖樣全部修改后歸檔。

　　4.2科技文件材料在試驗(yàn)成果鑒定后歸檔。

　　4.3新購設(shè)備儀器，包括引進(jìn)設(shè)備或技術(shù)，在開箱驗(yàn)收時接收歸檔。

　　4.4基建工程項目竣工驗(yàn)收時接收歸檔。

　　4.5各項管理工作形成的文件材料，在次年由各職能部門負(fù)責(zé)人審定歸檔。

　　4.6財會檔案文件材料在年度終了后暫由財會部門保存三年，期滿后指定專人移交歸擋。

　　4.7聲像檔案在各項活動結(jié)束經(jīng)整理隨時歸檔。

　　4.8榮譽(yù)檔案在上級授獎單位頒發(fā)后隨時歸檔。

　　4.9人事檔案歸檔按人事管理制度辦理。

　　5立卷要求

　　5.1立卷的文件材料，應(yīng)按以自然形成、保持歷史聯(lián)系的原則和立卷要求、特征及文件內(nèi)容進(jìn)行立卷。

　　5.2在一個卷內(nèi)要按問題成文件形成的時間系統(tǒng)排列。

　　5.3案卷標(biāo)題要簡明準(zhǔn)確，整理好的案卷應(yīng)即確定案卷的保管期限，原則上分為永久、長期(十五年以上)、短期(十五年以下)三種。

　　5.4按歸檔要求進(jìn)行裝訂、編號，填寫卷首目錄備考表。

　　5.5案卷組成后，應(yīng)對案卷統(tǒng)一排列，編寫全檔號，然后逐一登記，填寫案卷目錄。

　　6檔案保管

　　6.1檔案保管是指克服和限制損毀檔案的各種因素以延長檔案的壽命，保護(hù)檔案的完整和安全。

　　6.2建立檔案管理人員崗位責(zé)任制。

　　6.3檔案接收按各類檔案交接手續(xù)辦理。

　　6.4以防為主，防治結(jié)合，重點(diǎn)在于防止人為的和自然的因素對檔案損毀。檔案庫房應(yīng)做到“七防”，即防盜、防火、防光、防潮、防塵、防有害生物、防污染。

　　6.5對受損和紙張老化，字跡消退的檔案，要及時修復(fù)和抄錄(復(fù)印)。

　　6.6按公司保密制度做好檔案保密工作。秘密檔案超過規(guī)定期限應(yīng)履行解密手續(xù)。

　　6.7檔案庫房管理要規(guī)范化，框架應(yīng)編號，編寫檔案存放地點(diǎn)索引。

　　6.8按規(guī)定方式、方法和手續(xù)，做好檔案提供利用工作。

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