外來文件管理制度

　　現(xiàn)如今，我們每個人都可能會接觸到制度，制度泛指以規(guī)則或運(yùn)作模式，規(guī)范個體行動的一種社會結(jié)構(gòu)。制度到底怎么擬定才合適呢？以下是小編整理的外來文件管理制度，僅供參考，希望能夠幫助到大家。

外來文件管理制度1

　　1目的

　　為了使本公司采用的外來文件處于受控狀態(tài)、不損壞、不丟失、保持其完整性、統(tǒng)一性和有效性，便于檢索、查找和及時更新，特制定本制度。

　　2適用范圍

　　國家有關(guān)法律法規(guī)；

　　壓力管道元件制造相關(guān)安全技術(shù)規(guī)范；

　　壓力管道元件的型式與參數(shù)、設(shè)計、制造、檢查和驗(yàn)收、檢驗(yàn)與試驗(yàn)方法等國家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)（含指導(dǎo)性技術(shù)條件）；

　　型式試驗(yàn)報告、監(jiān)督檢驗(yàn)報告；

　　分供方產(chǎn)品質(zhì)量證明文件、資格證明文件。

　　3控制內(nèi)容

　　3.1辦公室主任負(fù)責(zé)對本公司壓力管道元件產(chǎn)品相關(guān)法律法規(guī)、安全技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的收集、購買、歸檔、登記造冊、貯存和管理工作。

　　3.1.1積極掌握壓力管道元件相關(guān)法律法規(guī)、安全技術(shù)規(guī)范、國家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的發(fā)展動態(tài)；

　　3.1.2及時采用適合于本公司壓力管道元件產(chǎn)品的新的法律法規(guī)、安全技術(shù)規(guī)范國家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，淘汰舊法律法規(guī)、安全技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)；

　　3.1.3經(jīng)確認(rèn)有效適用的法律法規(guī)、安全技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)均應(yīng)加蓋“受控”章，記錄標(biāo)準(zhǔn)清單；

　　3.1.4每年定期對公司所有采用的法律法規(guī)、安全技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行清理，過期淘汰的舊法律法規(guī)、安全技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)加蓋“作廢”章，并注明新替代法律法規(guī)、安全技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)名稱，存檔妥善保管；

　　3.1.5產(chǎn)品圖紙、技術(shù)文件所采用的標(biāo)準(zhǔn)均須由技術(shù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)簽字確認(rèn)；

　　3.2外來文件的'保管、發(fā)放和借閱。

　　3.2.1外來文件統(tǒng)一由辦公室負(fù)責(zé)保管；

　　3.2.2外來文件的發(fā)放范圍由技術(shù)科長確認(rèn)，質(zhì)保工程師審批；

　　3.2.3外來文件發(fā)放的文本一律是復(fù)印件，并加蓋“受控”章，由使用部門負(fù)責(zé)人簽字領(lǐng)用；

　　3.2.4本公司外來文件一律不得外借，內(nèi)部借閱須由借閱部門負(fù)責(zé)人簽字借閱，定期歸還。

　　4本制度由辦公室負(fù)責(zé)實(shí)施。

外來文件管理制度2

　　物業(yè)公司外來文件管理規(guī)程

　　1、目的

　　通過對外來文件的有效管理,以保證分公司現(xiàn)場使用的外來文件都是最新版本的有效文件。

　　2、適用范圍

　　分公司收到的上級公司或政府部門頒發(fā)的各類法律、法規(guī)、條例,須引用或參考的標(biāo)準(zhǔn)、合同、用戶提供的圖樣和技術(shù)要求、詳細(xì)的工作文件等。

　　3、職責(zé)

　　3、1行政部負(fù)責(zé)收集、整理國家政策、法律、法規(guī)等行政性文件。

　　3、2工程部負(fù)責(zé)收集、整理國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)規(guī)范、操作規(guī)程等技術(shù)性文件。

　　3、3物業(yè)部負(fù)責(zé)收集、整理服務(wù)收費(fèi)、城建管理等行業(yè)性文件。

　　3、4保安部負(fù)責(zé)收集、整理消防、治安管理等法律法規(guī)文件。

　　3、5分公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)批準(zhǔn)外來文件在分公司的執(zhí)行。

　　4、實(shí)施程序

　　4、1文件的識別

　　4、1、1根據(jù)文件的種類,分為國家法律法規(guī)文件、國家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)規(guī)范、規(guī)程、標(biāo)準(zhǔn)等。

　　4、1、2相關(guān)部門分別負(fù)責(zé)將與分公司業(yè)務(wù)范圍有關(guān)的'文件整理出行政性/技術(shù)性/行業(yè)性/法律法規(guī)外來文件目錄。目錄應(yīng)列明文件編號、名稱、發(fā)布日期。

　　4、2文件的轉(zhuǎn)換

　　行政性/技術(shù)性/行業(yè)性/法律法規(guī)文件目錄,分別由行政部、工程部、物業(yè)部和保安部經(jīng)理簽署審核,由分公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。

　　行政部負(fù)責(zé)把批準(zhǔn)轉(zhuǎn)換的外來文件原件收集歸檔,并編制《外來文件清單》。

　　4、3控制發(fā)放

　　行政部對所需要使用的文件加蓋受控章,并負(fù)責(zé)發(fā)放、借閱和保管,做好發(fā)放和借閱登記。當(dāng)外來文件發(fā)生版本更替時,行政部負(fù)責(zé)更新《外來文件清單》。及時發(fā)放新版文件,收回舊版文件,并加蓋作廢章后銷毀或處置。

　　5、相關(guān)文件和質(zhì)量記錄表格

　　5、1《外來文件清單》

　　5、2《公文處理辦法》

　　5、3《文稿簽發(fā)單》

　　5、4《文件閱辦單》

　　5、5《發(fā)放文件登記表》

　　5、6《文件借閱登記表》

外來文件管理制度3

　　1、目的:

　　對外來文件的接收、處理、歸檔管理實(shí)施控制,確保文件的正常管理和能及時處理、遵守和執(zhí)行。

　　2、適用范圍:

　　適用于政府主管部門及上級公司、上級物業(yè)主管部門及其它管理關(guān)系單位發(fā)給公司的文件。

　　3、引用文件:

　　3、1質(zhì)量手冊第4、5章

　　3、2 iso9002標(biāo)準(zhǔn)第4、5章

　　4、職責(zé):

　　4、1總經(jīng)理或副總經(jīng)理負(fù)責(zé)審批各類外來文件、責(zé)成有關(guān)部門處理。

　　4、2綜合辦公室負(fù)責(zé)處理除工程維修部工程技術(shù)文件、分承包合同、工程移交文件、經(jīng)營管理部的經(jīng)營合同、協(xié)議書以外的外來文件,包括上級公司、政府主管部門傳來的文件及有關(guān)物業(yè)管理的法令、法規(guī)、各類規(guī)章制度的接收、登記、整理并保存原始件,將各部門傳來的文件整理呈交總經(jīng)理或副總經(jīng)理審批,工程維修部及經(jīng)營管理部的文件由綜合辦公室登記后保存一份原件。

　　4、3各部門負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)往來中的外來文件及有關(guān)物業(yè)管理合同的法令、法規(guī)的'接收,經(jīng)公司副總經(jīng)理批準(zhǔn)后,負(fù)責(zé)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的批示處理有關(guān)文件。

　　5、工作程序:

　　5、1外來文件的接收:

　　5、1、1上級公司文件由綜合辦公室派專人領(lǐng)取,政府主管部門下發(fā)的文件由收發(fā)員送綜合辦公室,綜合辦公室應(yīng)填寫《外來文件接收登記表》。

　　5、1、2公司各部門的業(yè)務(wù)往來文件接收后,統(tǒng)一送交綜合辦公室進(jìn)行分類,登記在《外來文件接收登記表》上。

　　5、2外來文件的處理:

　　5、2、1上級公司、政府主管部門的文件由綜合辦公室填寫《外來文件處理表》,綜合辦公室主任填寫呈辦意見并由總經(jīng)理或副總經(jīng)理批閱,綜合辦公室根據(jù)批示轉(zhuǎn)相關(guān)部門,并督促確保文件按總經(jīng)理或副總經(jīng)理批示執(zhí)行。

　　5、2、2外來的有關(guān)物業(yè)管理的法令、法規(guī),經(jīng)總經(jīng)理批示后,由經(jīng)營管理部送交綜合辦公室并存檔,有關(guān)部門需要時,綜合辦公室將復(fù)印件蓋上受控文件專用章,并做好《文件/資料發(fā)放登記表》。

　　5、2、3傳真由綜合辦公室在《外來文件接收登記表》上登記后,轉(zhuǎn)相關(guān)部門,并由綜合辦公室存檔。

　　5、3外來文件的檔案管理:

　　5、3、1上級公司和政府主管部門的文件由綜合辦公室在年底或次年初提出銷毀、立卷、歸檔意見,報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,對不需要使用查閱的文件填寫《外來文件銷毀登記表》后進(jìn)行銷毀,對有價值的文件進(jìn)行裝訂成冊,并保存。

　　5、3、2日常業(yè)務(wù)文件由綜合辦公室征求相關(guān)部門意見后,提出具體處理措施報有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行相應(yīng)處理,建立文件處理檔案。

　　5、3、3歸檔文件借閱時受綜合辦公室監(jiān)督,并做好借閱登記。

　　6、支持性文件與質(zhì)量記錄:

　　6、1《外來文件接收登記表》ej-qr-qp6、3-01

　　6、2《外來文件處理表》ej-qr-qp6、3-02

　　6、3《外來文件銷毀登記表》ej-qr-qp6、3-03

　　6、4《文件/資料借閱登記表》 ej-qr-qp6、1-01

　　6、5《文件/資料發(fā)放登記表》 ej-qr-qp6、1-04

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