【通用】文件記錄管理制度2篇

　　在社會(huì)發(fā)展不斷提速的今天，人們運(yùn)用到制度的場(chǎng)合不斷增多，制度具有使我們知道，應(yīng)該做什么，不應(yīng)該做什么，懲惡揚(yáng)善、維護(hù)公平的作用。一般制度是怎么制定的呢？下面是小編幫大家整理的文件記錄管理制度，歡迎閱讀與收藏。

文件記錄管理制度1

　　一、文件管理內(nèi)容主要包括：上級(jí)函、電、來(lái)文，本單位上報(bào)下發(fā)的各種文件，具體由辦公室負(fù)責(zé)。

　　二、對(duì)上級(jí)部門發(fā)來(lái)的文件，要進(jìn)行文件、文號(hào)、機(jī)要編號(hào)的核定、登記。

　　三、本單位外出人員開(kāi)會(huì)帶回的'文件及資料應(yīng)及時(shí)送交收進(jìn)行登記編號(hào)保管，不得個(gè)人保存，如職工工作需要借閱的可復(fù)印或借用。

　　四、凡正式文件在經(jīng)登記后由辦公室主任（或副主任）根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，分送領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門閱辦，重要文件或急件應(yīng)立刻呈送領(lǐng)導(dǎo)（或分管領(lǐng)導(dǎo)）閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完。

　　五、傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍和公共場(chǎng)所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。

文件記錄管理制度2

　　第一章文件管理制度

　　第一條本條規(guī)定所指文件是總公司及公司各部門與外界來(lái)往的文書(shū)及公司內(nèi)部各部門來(lái)往文書(shū),從行文、收發(fā)、歸檔全部過(guò)程的辦理與控制。

　　第二條公司與外部來(lái)往的文書(shū)的行文、收發(fā)、歸檔由綜合管理部統(tǒng)一辦理,綜合管理部指定人員負(fù)責(zé)往來(lái)文書(shū)的打印、復(fù)制、收發(fā)、登記、分類、校對(duì)、監(jiān)印、歸檔管理。

　　第三條各部門指定專人負(fù)責(zé)公司內(nèi)部文件的收發(fā)、登記、歸檔,建立文件的收發(fā)登記簿。

　　第四條公司常用公文種類為:請(qǐng)示、批復(fù)、報(bào)告、通知、通告、決定、函、會(huì)議紀(jì)要等,要求按公文規(guī)定格式行文。

　　第五條以公司名義向上級(jí)機(jī)關(guān)呈報(bào)的請(qǐng)示、報(bào)告及公司關(guān)于人、財(cái)務(wù)方面的重要決定,發(fā)文字號(hào)為:×公司發(fā)[××年號(hào)]第×號(hào)。

　　第六條公司內(nèi)部行文及對(duì)外發(fā)文,必須使用行文卡,擬稿人、打印校對(duì)人、核稿人、簽發(fā)人均須簽字方可行文。

　　第七條發(fā)文卡、文件底稿、正文由文件管理員留存登記后,方可蓋章行文。

　　第八條打印、復(fù)印資料憑部門負(fù)責(zé)人簽字的打印、復(fù)印申請(qǐng)單,任何人不得打印、復(fù)印私人材料。打印資料要由打字員先行校對(duì)、撰稿人再校。

　　第九條制發(fā)文件涉及到多部門時(shí),由主辦部門與有關(guān)部門協(xié)商會(huì)簽。

　　第十條綜合管理部對(duì)傳閱的文件要及時(shí)收回處理。

　　第十一條公司重要文件資料及各部門接收的.重要外來(lái)文件要及時(shí)叫中和管理部歸檔。

　　第二章檔案管理制度

　　第十二條公司的檔案工作基本原則是:集中管理與分散管理相結(jié)合,以集中管理為主。即公司檔案由綜合管理部集中統(tǒng)一管理,有關(guān)部門分類管理相關(guān)檔案,以便及時(shí)利用、維護(hù)檔案的完整與安全。公司各部門在各項(xiàng)活動(dòng)中形成具有參考價(jià)值的文件、材料,由承辦部門、主辦人將其已辦完的文件、資料及時(shí)歸檔。

　　第十三條公司綜合管理部設(shè)專門檔案工作,負(fù)責(zé)管理公司的全部文書(shū)、科技材料等檔案,進(jìn)行收集、整理、立卷、鑒定、保管。

　　第十四條歸檔資料包括:

　　1、公司與有關(guān)單位的來(lái)往信件,各種協(xié)議、合同;

　　2、公司會(huì)議記錄、紀(jì)要、決定;

　　3、公司制訂的計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)、預(yù)算、決算、工作總結(jié);

　　4、會(huì)議形成的領(lǐng)導(dǎo)講話、文件;

　　5、公司對(duì)外交流的文件、協(xié)議、報(bào)告等;

　　6、公司各部門的發(fā)文;

　　7、其它具有保存價(jià)值的文件、材料。

　　8、外單位發(fā)給各部門的抄送信件;

　　9、公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證等重要文件;

　　10、要的科技文件、技術(shù)資料、方案。

　　第十五條檔案的借閱

　　1、借閱檔案要履行借閱手續(xù)。借閱檔案只限在檔案室,不能帶出,必須帶出檔案室查閱的,需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及綜合管理部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

　　2、借檔人不得私自轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損,所借檔案,不得在文件上圈點(diǎn)、畫線、涂改、不經(jīng)允許不得復(fù)印檔案。

　　3、文件復(fù)制需經(jīng)綜合管理部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

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