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      會議室使用管理制度

      時間:2024-04-25 18:14:52 制度 我要投稿
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      會議室使用管理制度

        在發(fā)展不斷提速的社會中,制度使用的頻率越來越高,制度泛指以規(guī)則或運(yùn)作模式,規(guī)范個體行動的一種社會結(jié)構(gòu)。大家知道制度的格式嗎?下面是小編收集整理的會議室使用管理制度,僅供參考,大家一起來看看吧。

      會議室使用管理制度

      會議室使用管理制度1

        第一章總則

        為了規(guī)范公司的會議管理,加強(qiáng)會議室的合理利用并對其進(jìn)行有效管理、保證會議室的整潔及各類設(shè)施的完好,提高會議管理工作效率、會議質(zhì)量,確保公司各項(xiàng)目會議的順利召開,特制定本管理辦法。

        第二章適用范圍

        第一條會議室僅限于本公司用于舉行各類會議、開展各部門培訓(xùn)及重要來賓接待等工作使用。

        第二條本管理辦法適用于公司各級、各類會議的組織和管理。

        第三章會議的類型及使用原則

        第三條公司會議類型有公司辦公例會、日常工作會議、重要來賓接待會議、專題會議、培訓(xùn)會議和臨時會議等。

        第四條會議室使用原則:

        一、會議室使用需遵循先登記先使用、先緊急后一般、先全局后部門的原則;臨時情況使用各部門之間可本著重要、緊急優(yōu)先的原則自行協(xié)商調(diào)整使用,但不可影響后續(xù)其他預(yù)約情況;

        二、會議組織部門根據(jù)會議類型、參會人員級別和參會人數(shù)提前到前臺填寫《會議室預(yù)約登記表》預(yù)約會議室;涉及接待重要來賓或?qū)n}會議等重大會議時,應(yīng)填寫《會議接待需求表》;如遇特殊情況、緊急會議可先通知行政部負(fù)責(zé)人,根據(jù)實(shí)際

        三、情況協(xié)調(diào)會議室使用,事后補(bǔ)辦有關(guān)登記;

        四、部門應(yīng)在所預(yù)約時間到達(dá)會議室,并開始使用。若長時間未到,則會議室使用權(quán)由行政部另作安排;

        五、如部門臨時取消申請,再需使用時,需重新申請。部門及個人應(yīng)按預(yù)約時間內(nèi)使用完畢,若后續(xù)時間無其他安排,可超時使用。但若緊接的時間段內(nèi)已安排了其他部門使用,超時部門必須離開會議室,終止使用該會議室。

        第四章會議準(zhǔn)備

        第五條會議組織部門應(yīng)根據(jù)會議類型、與會人員級別等內(nèi)容,提前到行政部指定人員進(jìn)行登記預(yù)約,涉及重大會議時,應(yīng)填寫《會議接待需求表》,經(jīng)行政部審批。

        第六條所有會議的主持人、召集部門、與會人員及與會領(lǐng)導(dǎo)都應(yīng)該做好充分準(zhǔn)備工作,以便會議高效、有序進(jìn)行。

        第七條會議組織方或人員的會議前需要準(zhǔn)備以下內(nèi)容:

        一、明確會議主題、會議主持人、會議時間、明確參會人員,準(zhǔn)備會議議程表、會議資料及簽到表,并且指定人員進(jìn)行會議紀(jì)要;

        二、涉及接待重要領(lǐng)導(dǎo)或貴賓的會議,需要提前與行政部確認(rèn)該貴賓或領(lǐng)導(dǎo)的住宿、行程、用餐等安排及相關(guān)費(fèi)用等事項(xiàng);

        三、會議通知由會議組織方或人員發(fā)布。

        第八條行政部會議前必須根據(jù)會議類型及會議組織方需求,需要準(zhǔn)備以下內(nèi)容:

        一、應(yīng)于會議前10分鐘,準(zhǔn)備好茶水、茶歇(水果、點(diǎn)心)、會場布置(包括會議電腦、視頻會議鏈接、音響、投影、條幅標(biāo)語、座位及名牌、照明、筆、信紙、鮮花等)工作;

        二、涉及接待重要來賓的行政工作,包括酒店住宿、來賓用車、用餐預(yù)定等。

        第五章會中服務(wù)和會議要求

        第九條會場服務(wù)

        會場服務(wù)主要由行政部負(fù)責(zé)。

        一、引導(dǎo)座位:會議組織方或人力行政人員應(yīng)于會前準(zhǔn)備好座位名牌,可引導(dǎo)與會人員盡快就座,特別要注意主要領(lǐng)導(dǎo)人員和重要貴賓人員的座次位置;

        二、茶水服務(wù):會議開始后,人力行政人員應(yīng)指定前臺工作人員,每隔15—20分鐘添加茶水,根據(jù)與會人員飲水情況,自行調(diào)整添加茶水間隔時間;

        三、維護(hù)會場秩序:保證會場內(nèi)外安靜,注意會場周圍無關(guān)人員大聲喧嘩或闖入會場內(nèi),影響會議正常進(jìn)行;

        四、內(nèi)外聯(lián)系、傳遞信息:做好內(nèi)外聯(lián)系及信息傳遞工作,包括會議進(jìn)行中領(lǐng)導(dǎo)對外要辦的`事項(xiàng)、外來人員電話接聽、重要日程安排及接待等事項(xiàng)。

        第十條會議要求

        一、請與會人員嚴(yán)格遵守會議時間,切勿遲到或無故早退;

        二、會議主持人應(yīng)把會議事項(xiàng)的進(jìn)行順序與時間的分配預(yù)先告知與會人員;

        三、會中,與會人員應(yīng)及時關(guān)閉手機(jī)鈴聲,打開震動;請勿隨意打斷他人發(fā)言;急需接聽電話,須到場外接聽。

        第六章會后工作

        第十一條會議結(jié)束后,各部門應(yīng)做好收尾工作。

        一、會場清理:各部門使用后要及時關(guān)閉投影儀,視頻等設(shè)備,椅子及時歸位。行政部會后檢查并整理會場,保持會場清潔。清點(diǎn)會場設(shè)備,保證會場內(nèi)設(shè)備完好。會議室使用完畢后,隨時關(guān)閉門、窗和全部設(shè)施、設(shè)備、電源,其實(shí)做好防火、防盜及其他安全工作;

        二、會議紀(jì)要:由會議組織部門指定人員做好會議紀(jì)要,并成文由與會人員簽字確認(rèn);

        三、貴賓接待工作:涉及會后接待用餐或接待用車,由責(zé)任部門陪同,行政部協(xié)助安排用餐及行程用車,直至接待工作結(jié)束。

        第七章會議室的管理

        第十二條會議室由行政部指定專人管理,各部門在使用會議室過程中,要保持衛(wèi)生,禁止吸煙,愛護(hù)室內(nèi)設(shè)備。會議室內(nèi)的設(shè)備、工具、辦公用品未征得公司同意,任何人不得隨意拿出會議室或挪作他用。

        第十三條會議室的環(huán)境衛(wèi)生由行政部安排專人打掃,要做好日常清潔工作。為保持公司形象,公司員工切勿將私人物品擺放于會議室。

        第十四條如遇下班或節(jié)假日,會議室管理人員應(yīng)做到門窗關(guān)閉、電源關(guān)閉,遙控器等小件物品應(yīng)及時收納,做好防火、防盜安全工作。

        第八章附則

        第十五條本制度由行政部指定,經(jīng)區(qū)域總經(jīng)理審批,報批集團(tuán)通過后生效。

        第十六條本辦法的解釋權(quán)和修改權(quán)歸行政部所有。

        第十七條其他內(nèi)容

        附件一:《會議室預(yù)約使用登記表》

        附件二:《會議接待需求表》

      會議室使用管理制度2

        1、會議室由辦公室負(fù)責(zé)管理、使用登記與調(diào)度等相關(guān)事宜,未經(jīng)允許不得擅自使用、不得擅自挪用會議室多媒體設(shè)備和桌椅等物品。

        2、會議室實(shí)行提前預(yù)約制度。為避免會議發(fā)生沖突,相關(guān)人員(部門)使用會議室,需提在協(xié)同辦公系統(tǒng)中填寫會議室等場所使用申請單,以便統(tǒng)一安排。臨時召開的緊急會議需用會議室時,要及時向辦公室提出申請并在會后進(jìn)行補(bǔ)辦相關(guān)登記。

        3、各部門(學(xué)院)申請使用會議室時,需明確使用時間、參加會議人數(shù)等,如有需辦公室協(xié)辦的事項(xiàng)請?zhí)崆白⒚,辦公室可根據(jù)實(shí)際情況做好相關(guān)工作的的準(zhǔn)備工作。如需使用會議室的設(shè)備,應(yīng)提前向辦公室說明,以便提前準(zhǔn)備,確保會議順利進(jìn)行。

        4、如遇會議之間發(fā)生沖突,要堅(jiān)持局部服從整體的原則,學(xué)校會議優(yōu)先于各部門(學(xué)院)的會議活動,各部門(學(xué)院)的會議活動之間應(yīng)本著重要、緊急優(yōu)先的原則自行協(xié)商解決。

        5、使用會議室的部門,必須愛護(hù)會議室的設(shè)施,保持會議室清潔。用后應(yīng)及時整理:檢查安全(電源),關(guān)閉投影儀、音響等設(shè)備,關(guān)好窗、空調(diào),鎖好門。

        6、開會期間,請愛惜會議室的.設(shè)備及物品,自覺保持衛(wèi)生,禁止吸煙,禁止亂扔紙屑和張貼各類宣傳海報等,盡量保持室內(nèi)清潔。

        7、會議結(jié)束后,使用人員(部門)應(yīng)進(jìn)行必要的檢查,關(guān)閉會議室內(nèi)各種電器設(shè)備的電源,特別注意必須等待投影儀散熱,指示燈變紅后方可切斷電源,關(guān)好門窗。相關(guān)人員應(yīng)及時整理會議場地,如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障或公務(wù)損壞要及時報至辦公室,及時維修,確保其他會議的準(zhǔn)時進(jìn)行。安全責(zé)任人為申請者所屬部門(學(xué)院)負(fù)責(zé)人。

        8、與會人員要愛護(hù)會議室內(nèi)的公共設(shè)施,損壞賠償,任何部門和個人未經(jīng)辦公室同意不得將會議室的各種設(shè)施拿出會議室或轉(zhuǎn)做他用。

        9、日常衛(wèi)生由物業(yè)保潔人員每天早晨負(fù)責(zé)打掃。會議室活動結(jié)束后,由保潔人員對會議室進(jìn)行清掃和整理,將移動的桌椅及時放回原位(必要時請相關(guān)部門協(xié)助搬運(yùn)),以方便其他部門使用。

        10、當(dāng)組織活動或培訓(xùn)時,由活動的組織者臨時負(fù)責(zé)會議室衛(wèi)生及設(shè)備安全。任課教師使用會議室,要安排學(xué)生會后打掃會議室。

        二、本規(guī)定由辦公室制定,經(jīng)審批后自頒布之日起執(zhí)行。最終解釋權(quán)歸辦公室所有。

      會議室使用管理制度3

        1、會議室是學(xué)校師生召開會議、進(jìn)行學(xué)習(xí)等集會活動的公共場所,師生要嚴(yán)格遵守會議室的使用管理制度。

        2、會議室由辦公室管理,負(fù)責(zé)會議室的財物、使用和衛(wèi)生等管理工作。

        3、學(xué)校及各部門使用會議室,要提前1天與辦公室申請,并做好申請登記,以便辦公室統(tǒng)籌安排。

        4、使用會議室實(shí)行部門負(fù)責(zé)人承包制,要愛護(hù)室內(nèi)財物,保持室內(nèi)清潔。凡損壞、挪用而造成公共財物損壞的,要按照同等物品的.市場價加倍賠償。使用后,衛(wèi)生清掃不符合要求者,有權(quán)不再批準(zhǔn)使用。

        5、進(jìn)入會議室要講文明,講紀(jì)律,講衛(wèi)生,遵守公共秩序,保持安靜,愛護(hù)公物,嚴(yán)禁吸煙,嚴(yán)禁喧嘩和亂動物品。

        6、使用會議室結(jié)束后,部門負(fù)責(zé)人要與辦公室當(dāng)面清場交接,及時歸還鑰匙,保證會議室的正常使用。

        7、外單位使用會議室要提前3天與學(xué)校辦公室申請登記,經(jīng)學(xué)校負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后,每次交付一定押金后方可使用。

        8、辦公室要嚴(yán)格執(zhí)行制度要求,對違反規(guī)定所造成的一切后果由辦公室負(fù)責(zé)。

      會議室使用管理制度4

        1、會議室是學(xué)校舉行會議的重要場所。為保證學(xué)校日常工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn),提高會議室的'使用效率,特制定本管理辦法。

        2、辦公室所屬會議室只供學(xué)校舉行各種會議、舉辦各種活動和對外接待使用。學(xué)校所屬各會議室、報告廳根據(jù)工作需要均可向各部門開放。

        3、實(shí)行會議預(yù)約制度。各部門如需使用會議室一般應(yīng)提前1天在oa系統(tǒng)提交《會議使用申請表》,經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審批、校辦主任審批后,由學(xué)校辦公室協(xié)調(diào)安排!稌h使用申請表》填寫包括申請日期、申請人、申請部門、會議名稱、會議時間等內(nèi)容。若部門預(yù)定的會議室與學(xué)校臨時性重要會議發(fā)生時,以全校性會議為先。

        4、校級會議和接待由學(xué)校辦公室負(fù)責(zé)招待。

        5、保證會議室的清潔衛(wèi)生。禁止在會議室內(nèi)吸煙、隨地吐痰和亂扔雜物。服務(wù)人員要及時整理、清掃會議室,保持清潔環(huán)境。

        6、愛護(hù)會議室設(shè)施。任何人員不得隨意移動會議室的家具和物品。

        7、會議結(jié)束后,會議室使用部門須到學(xué)校辦公室辦理交接手續(xù)。

        8、對于不按規(guī)定要求使用會議室的部門,辦公室有權(quán)提出批評,甚至停止其再次使用會議室。

      會議室使用管理制度5

        會議室是公司舉行會議,接待來賓的場所,為加強(qiáng)公司的規(guī)范化管理,特制定本規(guī)定。

        一、會議室使用細(xì)則

        1、會議室由人事行政部負(fù)責(zé)管理。

        3、公司各部門使用會議室須提前1天告知人事行政部,辦理相關(guān)手續(xù),使用時領(lǐng)取會議室鑰匙。

        4、使用會議室的'部門,必須愛護(hù)會議室的設(shè)施,保持會議室清潔。用后應(yīng)及時整理:打掃衛(wèi)生(包括黑板檫干凈,水性筆蓋好,桌椅,地面),檢查安全(電源),關(guān)好窗、空調(diào),鎖好門,將鑰匙交還人事行政部。

        4、會議室配置一固定使用插線板,用后不能帶走。

        4、會議室內(nèi)本公司員工不允許抽煙、嚼檳榔。不能往會議室窗臺及窗外丟東西。以免造成危險,違者發(fā)現(xiàn)一次罰款現(xiàn)金50元。

        5、任何部門和個人未經(jīng)人事行政部同意不得將會議室的各種設(shè)施拿出會議室或轉(zhuǎn)做他用。

        6、會議室內(nèi)的衛(wèi)生每周至少要清潔一次,遇有會議時,使用部門用后應(yīng)即刻清理,否則取消該部門的使用權(quán)。

        8、會議室管理人員要嚴(yán)格室內(nèi)物品的管理和維護(hù),做到會散、人走、電源關(guān)、門上鎖。

        9、與會人員要愛護(hù)會議室內(nèi)的公共設(shè)施,損壞賠償,不許將室內(nèi)物品移做他用。

        二、本規(guī)定由人事行政部制定,經(jīng)審批后自頒布之日起執(zhí)行。

      會議室使用管理制度6

        為了進(jìn)一步加強(qiáng)會議室管理,提高使用率,明確各部門使用公司會議室的規(guī)定及申請使用流程,特制定此制度。

        本制度的.會議室主要指的是寶威學(xué)堂大樓7樓第一會議室、第二會議室及第三會議室。

        11.如部門或個人臨時取消申請,再需使用時需重新申請。五、程序1.申請流程。

        2)部門或個人向前臺申請,申請中需包括使用時間、規(guī)模大小、擬用設(shè)備等情況;。

        3)前臺人員根據(jù)部門或個人的申請需求作出安排,并在《會議室使用登記表》上做記錄;。

        2)如部門或個人不改正,前臺人員應(yīng)及時上報行政人事部負(fù)責(zé)人協(xié)調(diào);。

        3)如部門或個人拒絕改正,行政人事部將出處罰通告,對部門或個人作出處罰。

      會議室使用管理制度7

        為進(jìn)一步規(guī)范管理會議室,提高工作效率,積極穩(wěn)妥推進(jìn)會議系統(tǒng)建設(shè),特制定本制度。

        第一條、會議室設(shè)備應(yīng)由其會議室管理員負(fù)責(zé)日常管理和維護(hù)。如遇設(shè)備故障,應(yīng)及時向各行信息中心報告并維修。

        第二條、會議室管理員必須堅(jiān)持每周一次對相關(guān)設(shè)備進(jìn)行常規(guī)檢查清理工作。在會議召開前一天,應(yīng)按規(guī)定程序?qū)ο嚓P(guān)設(shè)備進(jìn)行全面檢查。

        第三條、會議室只能由系統(tǒng)管理員操作,嚴(yán)禁其他無關(guān)人員操作。

        第四條、會議召開前,主辦方應(yīng)做好以下相關(guān)準(zhǔn)備工作:

        (一)擬定議題議程;

        (三)提前一天通知參會單位或個人。

        第五條、各參會單位接到會議召開的通知后,必須在會議開始前2小時調(diào)試好系統(tǒng),保證所需儀器設(shè)備提前到位,保障網(wǎng)絡(luò)傳輸效果穩(wěn)定正常。

        第六條、主會場在會前半小時開始對各分會場進(jìn)行點(diǎn)名登記,并將結(jié)果上報會議主持人;對沒有準(zhǔn)時登陸系統(tǒng)的分會場,將追究其相關(guān)人員的責(zé)任。參會人員應(yīng)提前到會,因故中途離場的領(lǐng)導(dǎo)同志應(yīng)發(fā)送消息至?xí)h主持人。

        第七條、系統(tǒng)管理員在會前和會中必須按正確的方法操作,會議中嚴(yán)禁插拔話筒電源、關(guān)閉終端電源等非法操作。會議召開期間,管理人員要保證隨時有人監(jiān)控,確保會議正常進(jìn)行。管理人員還要作好有關(guān)工作,組織參會,保持會場安靜,將隨身通訊工具置于關(guān)機(jī)或靜音狀態(tài),不得在鏡頭前走動,不得隨意離開會場。當(dāng)會場不需要發(fā)言時,將麥克風(fēng)置于靜音狀態(tài)。作為分會場,在召開會議期間,在主會場呼叫時應(yīng)迅速回應(yīng),不得與其他分會場互相呼叫。會議室管理人員,要做好會議室內(nèi)的資產(chǎn)管理,嚴(yán)格按有關(guān)規(guī)程管理維護(hù)設(shè)備。

        第八條、參會人員均應(yīng)保持良好的會風(fēng),不得通過語聊、發(fā)送信息等方式打斷或干擾他人的發(fā)言,影響會議的'正常進(jìn)行。參會人員要遵守會議紀(jì)律,服從管理人員安排,愛護(hù)設(shè)施,不準(zhǔn)擅自調(diào)動設(shè)備。

        第九條、各分會場未得到主會場允許,不得擅自退出系統(tǒng)。會議結(jié)束后,各分會場應(yīng)及時將會議效果上報各行信息中心。主會場、每個分會場都應(yīng)準(zhǔn)備《會議室使用情況登記薄》,用于記錄會議室使用情況及運(yùn)行狀態(tài)(包括會議時間、會議名稱、召集單位、參加人員及系統(tǒng)運(yùn)行是否正常等)。《會議室使用情況登記薄》由系統(tǒng)管理員本人填寫并簽名。

        第十條會議召集者對會議內(nèi)容秘密事項(xiàng)的保密工作負(fù)總責(zé)。參會人員及記錄員對會議內(nèi)容秘密事項(xiàng)負(fù)有保密的義務(wù)。

      會議室使用管理制度8

        為加強(qiáng)會議室管理,確保會議室的文明、有效使用,特制定本制度:

        一、會議室是學(xué)院專門用于召開會議、組織學(xué)習(xí)和接待客人的場所,未經(jīng)允許,不得挪作他用。

      二、所有會議室由辦公室統(tǒng)一管理,負(fù)責(zé)使用調(diào)配和設(shè)備維護(hù)。

        三、嚴(yán)格審批手續(xù)。其他部門使用學(xué)院會議室,至少提前一天到辦公室填寫會議室使用申請表,申請表上需寫明:使用事由、參會人數(shù)以及所使用的會議室,并且必須經(jīng)過學(xué)院院長批準(zhǔn)。沒有辦理報批手續(xù)的,一律不得使用會議室。經(jīng)過批準(zhǔn)后,學(xué)院將派工作人員于會議召開前十分鐘開門,但是由于人手不足,無法提供會議服務(wù)。會議所需用水、手提電腦請各部門自行準(zhǔn)備。

        四、愛護(hù)會議室的設(shè)施,保持會議室清潔。開會期間,要愛惜會議室的設(shè)備及物品,特別是投影儀等貴重物品。與會人員要自覺維護(hù)環(huán)境衛(wèi)生,做到不在會議室抽煙,更不能亂扔煙頭、紙屑和雜物,不隨地吐痰。

        五、會議結(jié)束后,會議室的使用部門應(yīng)切斷會議室電燈、空調(diào)等電器設(shè)備的.電源,關(guān)好門窗,并配合工作人員檢查設(shè)施是否完好,如有損壞,照價賠償。衛(wèi)生不合格的,使用部門要對會議室進(jìn)行清掃和整理。

        六、未經(jīng)辦公室允許,任何部門和個人不得將會議室的投影儀、桌椅等設(shè)備設(shè)施拿出會議室。

        七、上述要求,請自覺遵守,學(xué)院將作為是否繼續(xù)借用的必要條件。

        八、此制度自下發(fā)之日起實(shí)行。

      會議室使用管理制度9

        一、會議室是專門用于召開會議、研討工作的地方,未經(jīng)允許,不得挪作他用。

        二、公司會議室的管理由行政人事部統(tǒng)一負(fù)責(zé)。各類設(shè)備、設(shè)施由行政人事部指定專人管理、調(diào)試。

        三、非參加會議及培訓(xùn)的人員,未經(jīng)允許不得隨意進(jìn)入會議室。

        四、為了避免會議發(fā)生沖突,各部門如需要使用會議室,需提前3天通知行政人事部,以便統(tǒng)一安排。

        五、臨時召開的緊急會議需要占用會議室時,需提前至少2個小時向行政人事部提出申請并登記,否則不予安排。

        六、如部門或個人臨時取消申請,再需使用時需重新申請。

        七、各部門申請使用會議室時,需明確使用時間、參加人員等,使用部門或個人自行負(fù)責(zé)會議的模式安排、人員接待、會議記錄等會議需求,前臺文員可以協(xié)助。如有需要行政人事部協(xié)辦的事項(xiàng)請?zhí)崆白⒚,行政人事部可根?jù)實(shí)際情況做好相關(guān)服務(wù)工作。

        八、如遇會議之間發(fā)生沖突,要堅(jiān)持局部服從整體的原則。遇公司層級的緊急及重要的會議,已申請使用會議室的部門或個人,在不能調(diào)換的情況下,部門或個人應(yīng)先讓公司層級的重要會議。部門會議之間由部門之間本著重要、緊急優(yōu)先的原則自行協(xié)商解決。

        九、部門及個人應(yīng)在所預(yù)約的時間到達(dá)會議室,并開始使用。超過10分鐘未到達(dá)會議室的,行政部有權(quán)對會議室的'使用權(quán)另作安排。

        十、部門及個人應(yīng)按預(yù)約的時間內(nèi)使用完畢,不得超時使用。如在緊接的時間段內(nèi)已安排了給其他部門或個人使用,超時使用的部門或個人必須離開該會議室,終止使用該會議室。

        十一、各部門如需使用會議室的設(shè)備,應(yīng)提前向行政人事部說明,以便提前準(zhǔn)備,確保會議順利進(jìn)行。

        十二、開會期間,請愛惜會議室的設(shè)備及物品,貴重物品由專人負(fù)責(zé)操作,其他人不得擅自使用和操作。與會人員要自覺維護(hù)環(huán)境衛(wèi)生,做到不亂扔煙頭、紙屑和雜物,不隨地吐痰。所有移動過的桌子,椅子等,在會議結(jié)束后必須還原。如果沒有還原,將對該部門負(fù)責(zé)人或個人進(jìn)行處罰,負(fù)責(zé)會議室的清潔衛(wèi)生一個星期。

        十三、會議結(jié)束后,相關(guān)人員應(yīng)及時整理會議場地,關(guān)閉各種電器,并立即報告行政人事部,配合行政助理檢查設(shè)施使用情況;如因個人原因造成損壞無法維修的,需照價賠償;如可以進(jìn)行維修的,由行政人事部門做好登記,安排專業(yè)的修理人員進(jìn)行修理,修理所產(chǎn)生的費(fèi)用由當(dāng)事人負(fù)責(zé)。如會議結(jié)束后會議負(fù)責(zé)人自行離開,沒有上報行政人事部,超過三次將取消會議室使用資格。

        十四、會議室的使用部門,要維持室內(nèi)清潔,使用完畢后及時清理打掃,將移動的桌椅及時放回原位,以方便其他部門使用。

        十五、本辦法自公布之日起實(shí)施。

        注:

        1、使用部門如需要飲用開水和茶葉等,請自行準(zhǔn)備。

        2、非工作人員請不要隨意使用有關(guān)設(shè)備。

        3、請不要在桌椅上寫畫、敲擊和刻畫,請不要改變會議室設(shè)備、家具的位置,愛護(hù)會場設(shè)施(包括:麥克風(fēng)、桌、椅、投影儀、屏幕、空調(diào)設(shè)施等)。

        4、使用完畢后,使用部門負(fù)責(zé)清潔會場,并將登記表交至行政辦公室。

      會議室使用管理制度10

        為進(jìn)一步加強(qiáng)局機(jī)關(guān)會議室使用管理,更好地為各類會議提供服務(wù),保證機(jī)關(guān)會務(wù)管理科學(xué)、規(guī)范,特制定本制度。

        (一)局機(jī)關(guān)所有會議室由局辦公室統(tǒng)籌管理、統(tǒng)一安排使用。

       。ǘ⿻h室使用實(shí)行事前申報制。各科室在填報每周會議安排前將要召開的會議向局辦公室申請,并提前到局公公室進(jìn)行登記,由局辦公室統(tǒng)籌協(xié)調(diào)安排。局領(lǐng)導(dǎo)臨時安排的會議,由承辦科室及時告知局辦公室。

        按照會議的重要性和規(guī)模,會議室分為以下兩類,以便合理安排使用,充分發(fā)揮會議室使用效率。

       。ㄒ唬゛類:大型會議(人數(shù)在150人左右),在電教室召開。

       。ǘ゜類:小型會議(人數(shù)在10—40人左右),在會議室召開。

        重要會議的服務(wù)工作,包括會標(biāo)、席卡制作、音響、錄像、照相、幻燈片制作、投影儀操作、車位及茶水服務(wù)等。一般性的'會議,一般只提供茶水、席卡、音響等服務(wù)。會議服務(wù)工作由局辦公室統(tǒng)籌安排,市場服務(wù)中心具體負(fù)責(zé)落實(shí)。

       。ㄒ唬⿻h室內(nèi)音響設(shè)備由計(jì)算機(jī)中心負(fù)責(zé)管理,管理人員應(yīng)熟練掌握會議室內(nèi)各種設(shè)備的使用操作方法,保證其正常使用,發(fā)現(xiàn)故障及時報告處理。

       。ǘ⿻h室使用過程中,應(yīng)愛護(hù)公物,不得損壞桌椅,不得隨意懸掛、張貼會標(biāo);隨意使用、移動、拆卸室內(nèi)設(shè)施。

       。ㄈ┙乖跁h室內(nèi)吸煙、隨地吐痰或亂扔雜物、廢紙等。會議室內(nèi)應(yīng)保持窗明幾凈,整潔衛(wèi)生,各種用品擺放整齊、有序。

       。ㄋ模⿻h服務(wù)人員要著工作服;要熱情周到服務(wù),保證茶水及時供應(yīng);要經(jīng)常檢查各會議室內(nèi)的辦公用品供需情況,發(fā)現(xiàn)缺失,應(yīng)及時領(lǐng)取。

       。ㄎ澹⿻h結(jié)束后,服務(wù)人員負(fù)責(zé)把相關(guān)設(shè)施還原,切斷電源,關(guān)閉門窗,并及時通知辦公室,以防止意外事故發(fā)生。如發(fā)生設(shè)備故障和公物損壞應(yīng)及時報告局辦公室,局辦公室通知市場服務(wù)中心安排人員及時修理,保證其他會議準(zhǔn)時進(jìn)行。

       。┩鈫挝唤栌脮h室,需報告局辦公室同意。

      會議室使用管理制度11

        為充分發(fā)揮會議室功能,進(jìn)一步規(guī)范會議室的使用和管理,確保各類會議正常召開,特制定本規(guī)定。

        第一條會議室(包括局十樓會議室、數(shù)字中心會議室、二樓會議室)由市局統(tǒng)一管理,局辦公室負(fù)責(zé)具體調(diào)度。會議室涉及使用的設(shè)備設(shè)施由專人負(fù)責(zé)保管、管理與調(diào)試。其中局十樓會議室由局辦公室負(fù)責(zé),數(shù)字中心會議室由數(shù)字中心負(fù)責(zé),二樓會議室由市容支隊(duì)和規(guī)劃支隊(duì)共同負(fù)責(zé)。

        第二條為了避免會議時間發(fā)生沖突,提高會議室使用效率,各部門的.工作例會安排,應(yīng)當(dāng)抄告局辦公室統(tǒng)一備案。如召開工作調(diào)度會、推進(jìn)會等,需用會議室,在會議確定時,應(yīng)當(dāng)在第一時間將會議事項(xiàng)、參會人員等情況,及時報送局辦備案,以便統(tǒng)一安排。

        第三條會議室使用遵循領(lǐng)導(dǎo)優(yōu)先,先登記先使用、先緊急后一般、先全局后部門的原則;本著重要、緊急優(yōu)先的原則協(xié)商解決。

        第四條如需使用會議室設(shè)備,應(yīng)提前說明,以備提前準(zhǔn)備,確保會議順利進(jìn)行。部門牽頭召開的會議,席卡、會務(wù)用品(如:茶葉、投影設(shè)備、音響等)及會務(wù)服務(wù),由部門具體負(fù)責(zé);市領(lǐng)導(dǎo)出席的會議、或全局性會議,會務(wù)服務(wù)等由局辦公室具體承辦,相關(guān)部門和單位予以配合協(xié)助。

        第五條會議期間參會人員要愛護(hù)公共設(shè)施,自覺維護(hù)會議室的環(huán)境衛(wèi)生。

        第六條會后使用部門及時關(guān)閉投影儀、空調(diào),桌椅及時歸位,確保各種電器斷電、門窗關(guān)閉,室內(nèi)干凈整潔。如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障和公物損壞應(yīng)及時告知辦公室,以便及時修理。

        第七條未備案使用會議室,出現(xiàn)會議沖突的,由其自行協(xié)調(diào)處理。

        第八條本制度由局辦公室負(fù)責(zé)解釋,自印發(fā)之日起施行。

      會議室使用管理制度12

        為規(guī)范會議室的使用及管理,為各種會議提供充分的后勤保障和接待服務(wù),特制定本制度。

        一、使用程序

        1、使用會議室前,需向辦公室預(yù)約登記,并說明使用時間等情況,由辦公室統(tǒng)籌并公示會議安排。

        2、使用會議室前,由使用部門提前布置會議室,必要時辦公室可提供協(xié)助。

        3、使用會議室期間,使用部門要在會議室門前自覺將告示牌調(diào)整為“會議中”,室內(nèi)物品設(shè)施使用方法見背頁“會議室使用須知”。如需其他幫助可致電88888888。

        4、會議結(jié)束后,使用部門負(fù)責(zé)將會議室恢復(fù)原狀,并將告示牌調(diào)整為“空閑”。

        二、管理制度

        1、辦公室負(fù)責(zé)定期檢查會議室,并督促清潔人員每天上、下午上班前對會議室進(jìn)行清理。

        2、使用部門和與會人員要愛護(hù)室內(nèi)公物,保持室內(nèi)清潔,不得隨意將會議室用品帶走或挪作他用,損害公物照價賠償。

        3、會議室使用后,使用部門需關(guān)閉燈、空調(diào),擦凈白板,清理垃圾,擺放用水,擺正座椅,將會議室恢復(fù)到使用狀態(tài)。會議室物品擺放標(biāo)準(zhǔn)見背頁。

        三、本制度自20xx年12月起施行。

        會議室使用管理規(guī)定

        一、目的

        為了進(jìn)一步加強(qiáng)會議室管理,明確各部門使用會議室的規(guī)定及申請使用流程,現(xiàn)對會議室的使用作如下規(guī)定。

        二、適用范圍

        適用于公司內(nèi)部各大小會議室的使用。

        三、會議室使用規(guī)定

        1、會議室均由總經(jīng)辦統(tǒng)一管理,統(tǒng)籌協(xié)調(diào)安排使用,并負(fù)責(zé)室內(nèi)衛(wèi)生清潔、綠植更換、設(shè)備設(shè)施維護(hù)保養(yǎng)等各項(xiàng)日常管理工作。

        2、部門或個人需要使用會議室時,需提前至少半天向總經(jīng)辦提出申請,填寫在《會議室使用登記簿》上,經(jīng)辦公室準(zhǔn)許后方可使用。

        3、負(fù)責(zé)會務(wù)人員需提前至前臺領(lǐng)取鑰匙,打開會議室門,需要使用音響、投影設(shè)備的,提前安裝調(diào)試。

        4、使用原則:先申請后使用,按申請的先后順序使用。沒有經(jīng)過申請的部門或個人臨時需使用,可以使用(仍須至前臺申請后使用),但如有沖突,必須先禮讓已申請使用會議室的部門或個人。特殊情況下,經(jīng)相互之間協(xié)商后可以調(diào)整使用順序(總經(jīng)辦不負(fù)責(zé)協(xié)商,由使用者自己協(xié)商)。

        5、遇公司級的緊急及重要會議,已申請使用會議室的部門或個人,在不能調(diào)換的`情況下,部門或個人應(yīng)先讓公司層級的重要會議。

        6、為了提高會議室的使用效率,部門及個人應(yīng)在預(yù)約的時間到達(dá)會議室,并開始使用,超過30分鐘未到達(dá)會議室的,總經(jīng)辦有權(quán)對會議室的使用權(quán)另作安排。

        7、使用者應(yīng)按預(yù)約的時間內(nèi)使用完畢,不許超時使用。如需延長使用,請及時通知總經(jīng)辦,如在緊接的時間段內(nèi)已安排了給公司級或其他部門使用時,超時使用的單位或個人必須離開該會議室,終止使用該會議室。

        8、任何部門或個人在使用會議室期間,必須愛護(hù)會議室的設(shè)備設(shè)施,安全使用,嚴(yán)禁私自接拉電源,私自移動設(shè)備。用后應(yīng)及時整理,保持會議室整潔:按6S標(biāo)準(zhǔn)(包括白板檫干

        凈,白板筆蓋好,桌椅、設(shè)施設(shè)備還原,地面室內(nèi)衛(wèi)生等),離開時關(guān)閉電源、空調(diào),鎖好門、窗,將門鑰匙交還辦公室。

        9、會議室內(nèi)所有配置、設(shè)備等,用后不能帶走。會務(wù)人員必須管理和維護(hù)室內(nèi)設(shè)施和物品,任何部門和個人未經(jīng)辦公室同意不得將會議室的各種設(shè)施拿出會議室或轉(zhuǎn)作他用。如因個人原因造成設(shè)施設(shè)備損壞,須照價賠償。

        10、會議室內(nèi)本公司員工不允許抽煙,不能往會議室窗臺及窗外丟東西。違者發(fā)現(xiàn)一次罰款50元。

        11、如部門或個人臨時取消申請,再需使用時需重新申請。

        四、程序

        1、申請流程

        1)部門或個人至前臺查詢會議室的使用狀況;

        2)部門或個人提出申請,經(jīng)前臺登記確認(rèn)后記錄在《會議室使用登記表》上;

        3)部門或個人按時間使用會議室。

        2、使用流程

        1)部門或個人按會議室使用規(guī)定使用會議室;

        2)部門或個人自行制定人員安排會務(wù)工作(公司級或重要接待除外);

        3、交換流程

        1)部門或個人使用完畢后,總經(jīng)辦人員有權(quán)檢查會議室,發(fā)現(xiàn)不按規(guī)定使用的,及時要求部門或個人改正;

        2)如部門或個人拒絕改正,將根據(jù)本規(guī)定對責(zé)任人作出處罰:①負(fù)責(zé)會議室清潔衛(wèi)生一星期;②如造成經(jīng)濟(jì)損失的,照價賠償;③經(jīng)勸說后仍未自覺遵守各項(xiàng)規(guī)定,將停止其繼續(xù)借用會議室。

        會議室使用流程圖:

        五、本規(guī)定自批準(zhǔn)之日起執(zhí)行,其解釋權(quán)歸辦公室。

      會議室使用管理制度13

        一、制定目的

        為加強(qiáng)公司會議室的規(guī)范化管理,確保會議室合理有效使用,現(xiàn)結(jié)合公司實(shí)際情況,特制定本制度。本制度適用于集團(tuán)各公司各部門。

        二、管理辦法

        第一條:會議室是專門用于召開會議、研討工作的地方。會議室由行政處統(tǒng)一管理,負(fù)責(zé)使用登記與調(diào)度、設(shè)備維護(hù)等相關(guān)內(nèi)容。會議涉及使用的設(shè)備設(shè)施由專人負(fù)責(zé)保管、管理與調(diào)試。

        第二條:為了避免會議時間發(fā)生沖突,各部門使用會議室需提前通知行政處,填寫《會議室使用申請單》,以便統(tǒng)一安排。

        第三條:填寫《會議室使用申請單》時,需說明會議相關(guān)情況。比如明確使用時間、參會人員等,如有需要行政處協(xié)辦的事項(xiàng)需提前注明,以便行政處根據(jù)情況做好相關(guān)協(xié)調(diào)安排。

        第四條:正常工作日,各部門提前到行政處填寫申請單,并到前臺備案,即可使用會議室。若周六日使用,需提前半天到行政處填寫《會議室使用申請單》,領(lǐng)用會議室鑰匙備用,并于工作日及時歸還。

        第五條:如有外來領(lǐng)導(dǎo)或客人來我公司,需提前一天通知行政處, 以備整理會議室及準(zhǔn)備果盤等。如公司培訓(xùn)等內(nèi)部使用,需提前半天申請。

        第六條:會議室使用需遵循領(lǐng)導(dǎo)優(yōu)先,先登記先使用、先緊急后一般、先全局后部門的原則;各部門之間可本著重要、緊急優(yōu)先的原則自行協(xié)商解決。如遇特殊情況、緊急會議可先通知行政處負(fù)責(zé)人,

        立即開啟會議室先行使用,事后補(bǔ)辦有關(guān)登記。

        第七條:部門應(yīng)在所預(yù)約時間到達(dá)會議室,并開始使用。若長時間未到,則會議室使用權(quán)由綜合辦另作安排。

        第八條:如部門臨時取消申請,再需使用時,需重新申請。部門及個人應(yīng)按預(yù)約時間內(nèi)使用完畢,若后續(xù)時間無其他安排,可超時使用。但若緊接的'時間段內(nèi)已安排了其他部門使用,超時部門必須離開會議室,終止使用該會議室。

        第九條:如需使用會議室設(shè)備,應(yīng)提前說明,以備提前準(zhǔn)備,確保會議順利進(jìn)行。

        第十條:各部門在會議期間要宣導(dǎo)參會人員愛護(hù)公共設(shè)施,自覺維護(hù)會議室的環(huán)境衛(wèi)生。

        第十一條:會后使用部門及時整理,關(guān)閉投影儀、空調(diào),椅子及時歸位,確保各種電器斷電、門窗關(guān)閉,室內(nèi)干凈整潔。如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障和公物損壞應(yīng)及時告知綜合辦,以便及時修理。

        第十二條:未經(jīng)允許,任何部門與個人不得擅自使用會議室、不得擅自挪用會議室多媒體設(shè)備和桌椅等物品。若要借用會議室內(nèi)物品,需得到行政處負(fù)責(zé)人許可。借用完畢后,需及時歸還。

      會議室使用管理制度14

      一、目的:

        會議室是公司舉行會議,接待來賓的場所,為了充分利用會議室的功能,給員工創(chuàng)造一個良好的辦公環(huán)境,使會議室的管理和使用更加規(guī)范化、合理化,以確保公司的各類會議的正常召開,現(xiàn)結(jié)合本公司的.實(shí)際情況,制定本制度。

        二、責(zé)任:施監(jiān)督。

        三、范圍:

        適用于公司所有人員。

       。ㄒ唬⿻h室是專門用于召開會議、研討工作、接待來賓的地方,未經(jīng)允許,不得挪借他用。

       。ǘ┕緯h室的管理由行政部統(tǒng)一負(fù)責(zé),會議涉及使用的設(shè)備及設(shè)施由指定專人負(fù)責(zé)保管、管理與調(diào)試。

       。ㄈ榱吮苊鈺h室使用時發(fā)生沖突,各部門如需使用會議室,需提前一天填寫《會議室使用申請表》交至行政部,以便統(tǒng)一安排。公司每天都會將會議室統(tǒng)一上鎖,各部門人員在使用會議室時必須登記,并領(lǐng)取鑰匙和會議牌。

       。ㄋ模┡R時召開的緊急會議需要使用會議室時,要及時通知行政部提出申請并登記使用。

       。ㄎ澹└鞑块T申請使用會議室時,需明確。

        會議室使用管理由公司行政部負(fù)責(zé),并實(shí)使用時間、參加人數(shù)等,如需提供純凈水、制作會標(biāo)、擺放水果的,要在《會議室使用申請表》中填寫具體內(nèi)容及數(shù)量。

        (六)如遇到會議室之間發(fā)生沖突的,要堅(jiān)持局部服從整體的原則,公司會議優(yōu)先于部門會議,部門會議之間由部門之間本著重要、緊急優(yōu)先的原則自行協(xié)商解決。

        (七)開會期間,請愛惜會議室的設(shè)備設(shè)施。

       。ò耍⿻h進(jìn)行中,請把相關(guān)的標(biāo)識牌放在指定的位置。

       。ň牛⿻h結(jié)束后,相關(guān)人員應(yīng)及時整理會議場地,關(guān)閉各種電器,如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障和公物損壞應(yīng)及時報行政部,以便及時修理,保證其他會議的順利進(jìn)行。

       。ㄊ⿻h室的使用部門,要維持室內(nèi)清潔,使用完畢后將移動的桌椅及時放回原位,以方便其他部門使用,并通知行政部。

       。ㄊ唬﹪(yán)禁在會議室打牌、嬉戲打鬧等。

        (十二)室內(nèi)物品未經(jīng)行政部批準(zhǔn),不得私自轉(zhuǎn)借他人或挪借他用,若要借用會議室的物品,需填寫《會議室使用申請表》,做好相應(yīng)的登記,使用完畢后,及時歸還。

      會議室使用管理制度15

        學(xué)院會議室是接待上級領(lǐng)導(dǎo)及召開各種會議的場所,為提高會議室的使用效率,特制定本管理辦法。

        一、學(xué)校會議室由黨政辦公室統(tǒng)一負(fù)責(zé)使用管理,由保潔公司負(fù)責(zé)衛(wèi)生清掃。

        二、凡以學(xué)校名義接待外來客人以及召開的相關(guān)會議,由黨政辦統(tǒng)籌安排,并提前做好各項(xiàng)準(zhǔn)備工作,包括會場布置、音響設(shè)備的調(diào)試、茶水和水果的購買、攝像及錄音等要工作到位,責(zé)任到人。

        三、凡學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)召集的系(院、部)、處(室)專門會議,由黨政辦公室統(tǒng)一安排使用時間,承辦部門應(yīng)提前一天到黨政辦公室辦理會議室使用申請登記手續(xù),填寫《會議室使用申請表》,并及時領(lǐng)取和交還會議室鑰匙。

        四、凡各系(院、部)、處(室)召集的'小型會議或活動,承辦部門應(yīng)提前到黨政辦公室辦理申請登記,并及時領(lǐng)取和交還會議室鑰匙。若預(yù)定的會議安排與學(xué)校臨時安排的重大會議發(fā)生沖突,以學(xué)校的會議優(yōu)先。

        五、會議室嚴(yán)禁吸煙,特殊會議及活動除外。

        六、借用單位要愛護(hù)會議室的一切公共設(shè)施,在使用儀器設(shè)備時,要嚴(yán)格按照儀器設(shè)備的操作規(guī)范操作,如有損壞或丟失,由借用單位負(fù)責(zé);使用結(jié)束后,要認(rèn)真檢查各類儀器的開關(guān)、照明及設(shè)施的使用情況,無異常情況后,關(guān)閉門窗,將鑰匙交回黨政辦公室。

        七、會議室實(shí)行“一會一清掃”制度。每次會議結(jié)束后要保持會議室的整潔、舒適,借用單位應(yīng)及時將桌椅擺放整齊,保潔公司將衛(wèi)生徹底打掃干凈,使會議室恢復(fù)原貌。

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