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      辦公室管理制度

      時(shí)間:2024-11-02 04:57:31 制度 我要投稿

      辦公室管理制度

        在充滿活力,日益開放的今天,制度的使用頻率呈上升趨勢(shì),好的制度可使各項(xiàng)工作按計(jì)劃按要求達(dá)到預(yù)計(jì)目標(biāo)。什么樣的制度才是有效的呢?下面是小編為大家整理的辦公室管理制度,歡迎閱讀與收藏。

      辦公室管理制度

      辦公室管理制度1

        第一章總則

        第一條為加強(qiáng)公司管理,維護(hù)公司良好形象,特制定本規(guī)范,明確要求,規(guī)范行為,創(chuàng)造良好的企業(yè)文化氛圍。

        第二章細(xì)則

        第二條服務(wù)規(guī)范:

        1.儀表:公司職員工應(yīng)儀表整潔、大方;

        2.微笑服務(wù):在接待公司內(nèi)外人員的垂詢、要求等任何場(chǎng)合,應(yīng)注釋對(duì)方,微笑應(yīng)答,切不可冒犯對(duì)方;

        3.用語:在任何場(chǎng)合應(yīng)用語規(guī)范,語氣溫和,音量適中,嚴(yán)禁大聲喧嘩;

        4.現(xiàn)場(chǎng)接待:遇有客人進(jìn)入工作場(chǎng)地應(yīng)禮貌勸阻,上班時(shí)間(包括午餐時(shí)間)辦公室內(nèi)應(yīng)保證有人接待;

        5.電話接聽:接聽電話應(yīng)及時(shí),一般鈴響不應(yīng)超過三聲,如受話人不能接聽,離之最近的職員應(yīng)主動(dòng)接聽,重要電話作好接聽記錄,嚴(yán)禁占用公司電話時(shí)間太長。

        第三條辦公秩序

        1.工作時(shí)間內(nèi)不應(yīng)無故離崗、串崗,不得閑聊、吃零食、大聲喧嘩,確保辦公環(huán)境的安靜有序。

        2.職員間的工作交流應(yīng)在規(guī)定的區(qū)域內(nèi)進(jìn)行(大廳、會(huì)議室、接待室、總經(jīng)理室)或通過公司內(nèi)線電話聯(lián)系,如需在個(gè)人工作區(qū)域內(nèi)進(jìn)行談話的,時(shí)間一般不應(yīng)超過三分鐘(特殊情況除外)。

        3.職員應(yīng)在每天的工作時(shí)間開始前和工作時(shí)間結(jié)束后做好個(gè)人工作區(qū)內(nèi)的衛(wèi)生保潔工作,保持物品整齊,桌面清潔。

        4.各部門專用的設(shè)備由其部門指定專人定期清潔,公司公共設(shè)施則由辦公室負(fù)責(zé)定期的`清潔保養(yǎng)工作。

        5.發(fā)現(xiàn)辦公設(shè)備(包括通訊、照明、影音、電腦等)損壞或發(fā)生故障時(shí),員工應(yīng)立即向辦公室報(bào)修,以便及時(shí)解決問題。

        第三章責(zé)任

        本制度的檢查、監(jiān)督部門為公司辦公室共同執(zhí)行,違反此規(guī)定的人員,將給予50-100元的扣薪處理。

      辦公室管理制度2

        第一章總則

        為使辦公室物資管理合理化,滿足工作需要,合理節(jié)約開支,特制訂本規(guī)定,此規(guī)定的執(zhí)行部門為辦公室。

        第二章物資分類

        1.公司辦公室物資分為低值易耗品、管制品、貴重物品、實(shí)物資產(chǎn)。

        2.低值易耗品:筆、紙、電池、訂書釘、膠水等

        3.管制品:訂書機(jī)、打洞機(jī)、剪刀、美工刀、文件夾、計(jì)算器等

        4.個(gè)人保管物品:個(gè)人使用保管的三百元以上并涉及今后的費(fèi)用開銷的物資;

        5.實(shí)物資產(chǎn):物資價(jià)格達(dá)300元以上,如:空調(diào)、計(jì)算機(jī)、攝像機(jī)、照相機(jī)。

        第三章辦公用品物資采購

        1.公司辦公用品物資的采購,原則上由辦公室統(tǒng)一購買,屬特殊物資經(jīng)辦公室同意,可由申購部門自行購買。

        申購物品應(yīng)填寫物品申購單,300元以內(nèi)物品申購交部門經(jīng)理同意,辦公室批準(zhǔn);300元以上(含300元)部門主管同意,辦公室審核,總經(jīng)理審批。

        2.物資采購由辦公室指定專人負(fù)責(zé),并采取以下方式:

        1)定點(diǎn):公司定大型超市進(jìn)行物品采購。

        2)定時(shí):每月月初進(jìn)行物品采購。

        3)定量:動(dòng)態(tài)調(diào)整,保證常備物資的'庫存合理性。

        4)特殊物品:選擇多方廠家的產(chǎn)品進(jìn)行比較,擇優(yōu)選用。

        第四章物資領(lǐng)用管理

        1.公司根據(jù)物資分類,進(jìn)行不同的領(lǐng)用方式:

        2.低值易耗品:直接向辦公室物品保管人員簽字領(lǐng)用

        3.管制品:直接向辦公室物品保管人員簽字領(lǐng)用

        4.貴重物品:根據(jù)專立文件的領(lǐng)用程度來領(lǐng)用

        5.實(shí)物資產(chǎn):由辦公室設(shè)立實(shí)物資產(chǎn)管理臺(tái)帳,以準(zhǔn)確記錄固定資產(chǎn)的現(xiàn)狀

        第五章公司物資借用

        1.凡借用公司辦公器材,需填寫物資借用單,并由部門主管簽字認(rèn)可

        2.借用物資超時(shí)未還的,辦公室有責(zé)任督促歸還

        3.借用物資發(fā)生損壞或遺失的,視具體情況照價(jià)或折價(jià)賠償

        第六章附則

        1.新進(jìn)人員到職時(shí)有管理部門通知,向辦公室領(lǐng)用辦公物品;人員離職時(shí),必須向辦公室辦理辦公物品歸還手續(xù),未經(jīng)辦公室認(rèn)可的,其它部門不得為其辦理離職手續(xù)。

        2.辦公室有權(quán)控制每位員工的辦公物品領(lǐng)用總支出。

        3.本辦法由人事部解釋、補(bǔ)充、修改時(shí)亦同,經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)頒行。

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        第一章:總則

        第一條:為了提高辦公設(shè)備的使用效率,堅(jiān)持其設(shè)備性能,有效節(jié)儉費(fèi)用開支,根據(jù)公司實(shí)際情景制定本辦法。

        第二條:本辦法所指辦公設(shè)備包括為完成工作而購買的攝像機(jī)、照相機(jī)、便攜式計(jì)算機(jī)、移動(dòng)硬盤、u盤、手機(jī)等。

        第二章:辦公設(shè)備的配備及管理

        第三條:因工作需要,確需購買的辦公設(shè)備由當(dāng)事人所在部門提出申請(qǐng),報(bào)單位領(lǐng)導(dǎo)審批后再購買,所購辦公設(shè)備要經(jīng)公司機(jī)關(guān)有關(guān)部門備案。

        第四條:新購辦公設(shè)備采取公司與個(gè)人按照必須出資比例購買,在規(guī)定使用年限后歸個(gè)人所有。在規(guī)定使用年限期間,一般情景是公司所有,個(gè)人使用。

        第五條:原購辦公設(shè)備由所在單位登記后統(tǒng)一在公司綜合工作部備案,原則上在規(guī)定使用年限內(nèi)不再重復(fù)購買,到達(dá)規(guī)定使用年限后,由綜合工作部會(huì)同相關(guān)部門對(duì)其評(píng)估后折價(jià)處理,原使用人有優(yōu)先購買權(quán)。

        第六條:在規(guī)定使用年限期間,因個(gè)人原因造成辦公設(shè)備毀損、滅失、被盜等,所造成的.經(jīng)濟(jì)損失由個(gè)人負(fù)責(zé)。

        第七條:在辦公設(shè)備規(guī)定使用年限期間,配備人員因工作需要發(fā)生調(diào)動(dòng)的,公司范圍內(nèi)調(diào)動(dòng)辦公設(shè)備采取“機(jī)隨人走”,公司范圍外調(diào)動(dòng)辦公設(shè)備上交公司,由公司返還其剩余年份的出資額。所交辦公設(shè)備由綜合工作部會(huì)同相關(guān)部門對(duì)其評(píng)估后折價(jià)處理,原使用人有優(yōu)先購買權(quán)。

        第八條:在規(guī)定使用年限期間,辦公設(shè)備的維修與保養(yǎng)由使用人負(fù)責(zé),所發(fā)生的費(fèi)用按照年限費(fèi)用遞增辦法包干使用,據(jù)實(shí)列銷。

        第九條:辦公設(shè)備購買費(fèi)用按照崗位不一樣采取不一樣的出資比例。

        公司經(jīng)理、書記的辦公設(shè)備購買費(fèi)用據(jù)實(shí)報(bào)銷。

        公司副職領(lǐng)導(dǎo)的辦公設(shè)備購買費(fèi)用在基礎(chǔ)出資比例上個(gè)人降低50。

        公司部門負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)班子成員的辦公設(shè)備購買費(fèi)用在基礎(chǔ)出資比例上個(gè)人降低25。

        其他崗位人員的辦公設(shè)備購買費(fèi)用按照基礎(chǔ)出資比例。

        第三章:附則

        第十條:辦公設(shè)備由公司財(cái)務(wù)部設(shè)立專門帳戶,發(fā)生的費(fèi)用一律按使用年限及出資比例辦理報(bào)銷。

        第十一條:本辦法自下發(fā)之日起執(zhí)行,由公司綜合工作部負(fù)責(zé)解釋。

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        一、總則:

        為加強(qiáng)辦公室人員工作行為管理,維護(hù)公司良好形象,特制定本規(guī)范制度,明確要求,規(guī)范行為,創(chuàng)造良好的企業(yè)文化氛圍。

        1、愛崗敬業(yè),恪盡職守,認(rèn)真負(fù)責(zé)的完成工作任務(wù)。對(duì)各項(xiàng)工作任務(wù)不折不扣的按程序辦理,不省略、不簡化、不拖拉。領(lǐng)導(dǎo)交辦的事務(wù)要迅速處理,并及時(shí)匯報(bào)辦理結(jié)果,做到件件有著落,事事有回音。

        2、嚴(yán)守工作紀(jì)律,遵守作息時(shí)間。不遲到,不早退,有事要請(qǐng)假。不在辦公時(shí)間串崗閑聊,不做與工作無關(guān)的事。

        3、尊敬同事,待人真誠。同事之間友好相處,平等對(duì)待,虛心學(xué)習(xí)他人的長處和優(yōu)點(diǎn),互相團(tuán)結(jié),互相幫助。

        4、關(guān)愛集體,愛護(hù)公物。積極參加各項(xiàng)活動(dòng),維護(hù)企業(yè)榮譽(yù)和形象。

        5、不斷提高自身素質(zhì),刻苦學(xué)習(xí),勤奮工作,主動(dòng)承擔(dān)任務(wù),創(chuàng)新工作方法,甘于吃苦,自覺奉獻(xiàn)。

        6、誠實(shí)守信,言行一致。做到“今日事、今日畢”,“當(dāng)日情、當(dāng)日?qǐng)?bào)”。

        7、工作時(shí)間內(nèi)不脫崗,迅速、準(zhǔn)確、及時(shí)地做好上情下達(dá),確保政令暢通。

        8、請(qǐng)假人員須事先安排好工作,非特殊、緊急情況,不得用電話或請(qǐng)人代假。

        9、正常工作期間,辦公室人員外出要向部門經(jīng)理及總經(jīng)理告知去向,并保證通信暢通,便于聯(lián)系。

        10、要遵守保密條例。不該說的不說,不該做的不做,不該問的不問,做到辦事有規(guī)距,不能破規(guī)矩。

        11、自覺保持辦公環(huán)境的整潔有序,離開座位時(shí),將椅子推進(jìn)桌斗并保持桌面潔凈。

        二、來賓接待

        1、本著熱情、周到的原則,認(rèn)真做好來賓接待工作,給來賓留下良好印象。

        2、當(dāng)客人來訪時(shí),應(yīng)主動(dòng)從座位上站起來,禮貌詢問來訪事由,如有具體業(yè)務(wù)應(yīng)引領(lǐng)至相關(guān)部門,如探訪領(lǐng)導(dǎo),應(yīng)先請(qǐng)客人在辦公室接待區(qū)等候,告知被探訪領(lǐng)導(dǎo),經(jīng)同意后引領(lǐng)至領(lǐng)導(dǎo)辦公室。如領(lǐng)導(dǎo)無空會(huì)見,應(yīng)委婉謝客,請(qǐng)客人另約時(shí)間。注意應(yīng)始終面帶微笑。切忌態(tài)度生硬。

        3、客人落座后,應(yīng)及時(shí)為其送上飲料。遞送水杯應(yīng)把水杯把手遞向客人,退后一步后再轉(zhuǎn)身退出。

        4、客人來訪應(yīng)注意介紹禮節(jié)。介紹行為應(yīng)大方得體。介紹的原則是將級(jí)別低的介紹給級(jí)別高的;將年輕的介紹給年長的,將未婚的介紹給已婚的,將男性介紹給女性,將本國人介紹給外國人。介紹同行人員應(yīng)先介紹級(jí)別高的,再按職位高低依次介紹,也可以先介紹女士或年長者。

        5、遞送名片時(shí)應(yīng)用雙手拇指和食指執(zhí)名片兩角,讓文字正面朝向?qū)Ψ,接名片時(shí)要用雙手,并認(rèn)真看一遍上面的內(nèi)容。如果接下來與對(duì)方談話,不要將名片收起來,應(yīng)該放在桌子上,并保證不被其他東西壓起來,這會(huì)使對(duì)方感覺你很重視他。參加會(huì)議時(shí),應(yīng)該在會(huì)前或會(huì)后交換名片,不要在會(huì)中擅自與別人交換名片。

        6、與人握手時(shí)應(yīng)注意:愉快的握手是堅(jiān)定有力,這能體現(xiàn)你的信心和熱情,但不宜太用力且時(shí)間不宜過長,幾秒鐘即可。如果你的手臟或者很涼或者有水、汗,不宜與人握手,只要主動(dòng)向?qū)Ψ秸f明不握手的原因就可以了。女士應(yīng)該主動(dòng)與對(duì)方握手,同時(shí)不要戴手套握手。

        三、電話禮儀

        1、重要的第一聲:當(dāng)我們打電話給某人,若一接通,就能聽到對(duì)方親切、優(yōu)美的招呼聲,心里一定會(huì)很愉快,使雙方對(duì)話能順利展開,對(duì)方也會(huì)有較好的印象。在電話中,只要稍微注意一下自己的行為就會(huì)給對(duì)方留下完全不同的印象。同樣說:“您好,這里是華羽家具”。但聲音清晰、悅耳、吐字清脆,給對(duì)方留下好的印象,對(duì)方對(duì)其所在單位也會(huì)有好印象。因此接電話時(shí)應(yīng)有“我代表公司形象”的意識(shí)。接電話必須使用普通話,嚴(yán)禁使用“喂、你找誰,等不文雅用語”。

        2、要有喜悅的'心情:打電話時(shí)我們要保持良好的心情,這樣即使對(duì)方看不見你,但是從歡快的語調(diào)中也會(huì)被你感染,給對(duì)方留下極佳的印象,由于面部表情會(huì)影響聲音的變化,所以即使在電話中,也要抱著“對(duì)方看著我”的心態(tài)去應(yīng)對(duì)。

        3、清晰明朗的聲音:打電話過程中絕對(duì)不能吸煙、喝茶、吃零食,即使是懶散的姿勢(shì)對(duì)方也能夠“聽”得出來。如果你打電話的時(shí)候,彎著腰躺在椅子上,對(duì)方聽你的聲音就是懶散的,無精打采的,若坐姿端正,所發(fā)出的聲音也會(huì)親切悅耳,充滿活力。因此打電話時(shí),即使看不見對(duì)方,也要當(dāng)作對(duì)方就在眼前,盡可能注意自己的姿勢(shì)。

        4、認(rèn)真清楚的記錄:隨時(shí)牢記5WIH技巧,所謂5W1H是指① When何時(shí)② Who何人③ Where何地④ What何事⑤ Why為什么⑥ HOW如何進(jìn)行。在工作中這些資料都是十分重要的。對(duì)打電話,接電話具有相同的重要性。電話記錄既要簡潔又要完備,有賴于5WIH技巧。

        5、了解來電話的目的:上班時(shí)間打來的電話幾乎都與工作有關(guān),公司的每個(gè)電話都十分重要,不可敷衍,即使對(duì)方要找的人不在,切忌只說“不在”就把電話掛了。接電話時(shí)也要盡可能問清事由,避免誤事。我們首先應(yīng)了解對(duì)方來電的目的,如自己無法處理,也應(yīng)認(rèn)真記錄下來,委婉地探求對(duì)方來電目的,就可不誤事而且贏得對(duì)方的好感。

        6、掛電話前的禮貌:要結(jié)束電話交談時(shí),一般應(yīng)當(dāng)由打電話的一方提出,然后彼此客氣地道別,說一聲“再見”,再掛電話,不可只管自己講完就掛斷電話。

        四、文件管理

        1、文件的起草要全面、客觀、完整地體現(xiàn)工作意圖,合理使用文種,符合格式要求,重點(diǎn)突出,觀點(diǎn)鮮明,結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn),條理清楚,語言簡潔,通俗易懂。

        2、文件在送上級(jí)審批或簽發(fā)之前,必須反復(fù)核對(duì)確保無誤。

        3、打印、發(fā)放文件必須經(jīng)相關(guān)上級(jí)審核后方可印發(fā)。

        4、凡正式行文應(yīng)加蓋單位公章。使用印章必須報(bào)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)同意,對(duì)需加蓋印章的文書內(nèi)容必須認(rèn)真審閱,尤其是一些特殊情況用印,更要審閱清楚,嚴(yán)禁擅自用印,非特殊情況不得攜印外出。蓋印要嚴(yán)肅認(rèn)真,蓋出的印章要端正、清晰、直觀便于識(shí)別,不能蓋歪和顛倒,不能壓正文。印章不能蓋在空白紙上。對(duì)有相片的證書、證件用印,不宜將印章蓋人臉部,文件用印應(yīng)壓年蓋月。

        5、打印文件要注意保存原稿,應(yīng)將原稿與一份成文一并存檔保留,以備查閱。

        6、印發(fā)文件要做到文面清晰,字體適當(dāng),用紙規(guī)范,美觀大方。

        7、按照檔案管理工作要求,及時(shí)做好各類文件歸檔、留存及銷毀工作。

        五、文印、電腦管理

        1、文印人員按公司規(guī)定按時(shí)打印公司相關(guān)文件。

        2、公司禁止私自打印個(gè)人資料以及一切與公司無關(guān)的資料。如有違反,依據(jù)情節(jié)輕重給予罰款處理。

        3、辦公室人員遵守公司的保密規(guī)定,輸入電腦的信息屬公司機(jī)密,未經(jīng)批準(zhǔn)不準(zhǔn)向任何人提供、泄

        露。違者視情節(jié)輕重給予處理。

        4、辦公室人員必須按照要求和規(guī)定采集、輸入、輸出信息,為工作和有關(guān)部門決策提供信息資料。(采

        集、輸入信息以及時(shí)、準(zhǔn)確、全面為原則。)

        5、信息載體必須安全存放、保管,防止丟失或失效。任何人不得將信息載體帶出公司。

        6、辦公室人員應(yīng)愛護(hù)各種設(shè)備,降低消耗、費(fèi)用。對(duì)各種設(shè)備應(yīng)按規(guī)范要求操作、保養(yǎng)。發(fā)現(xiàn)故障,

        應(yīng)及時(shí)報(bào)請(qǐng)維修,以免影響工作。

        7、嚴(yán)禁工作期間上網(wǎng)聊天、看電影、玩游戲等做各種與工作無關(guān)事。如有違犯,發(fā)現(xiàn)一次按罰款10

        元一次處理,屢犯者將從嚴(yán)處罰。

        8、電腦室設(shè)備應(yīng)由專業(yè)人員操作、使用。禁止非專業(yè)人員操作、使用,否則,造成設(shè)備損壞的應(yīng)照

        價(jià)賠償。

        六、會(huì)議室管理

        1、為確保會(huì)議室的合理使用,將指定前臺(tái)接待員對(duì)會(huì)議室進(jìn)行有效管理。各部門在使用會(huì)議室之前,至少提前半天向行政部進(jìn)行預(yù)定,由行政部合理安排。

        2、會(huì)議室使用完畢后,使用部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)整理、儀器設(shè)備復(fù)位,個(gè)人物品和垃圾請(qǐng)隨即帶離現(xiàn)場(chǎng)避免影響后面部門的使用。

        七、辦公用品領(lǐng)用規(guī)定

        1、采購:采購工作要科學(xué)、合理,增強(qiáng)透明度。采購前,應(yīng)做好市場(chǎng)調(diào)查,充分掌握欲購物品的性能、價(jià)格及附加優(yōu)惠條件,貨真價(jià)實(shí),物美價(jià)廉。由行政部統(tǒng)一采購,以便降低采購成本。

        2、入庫:對(duì)采購回的辦公用品進(jìn)行入庫登記,庫存辦公用品的種類和數(shù)量要科學(xué)確定,合理控制。常用、易耗、便于保管和適于批量采購的辦公用品可適量庫存。避免不必要的儲(chǔ)存或過量積壓,確保供應(yīng)好、周轉(zhuǎn)快、消耗低、費(fèi)用省。

        3、領(lǐng)用:員工因工作需要,申領(lǐng)人應(yīng)前臺(tái)辦理申領(lǐng)手續(xù),行政將視工作需要發(fā)放辦公用品。

        4、回收:員工離職后,應(yīng)將辦公用品交還行政,對(duì)于價(jià)值貴重的辦公用品及設(shè)備,如果發(fā)生丟失損壞,應(yīng)折價(jià)賠償,在工資中扣除。

        八、以上規(guī)定既公布之日起生效,如有違犯將視情節(jié)輕重作出相應(yīng)處罰!

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