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檔案數(shù)字化安全管理制度（精選17篇）
在快速變化和不斷變革的今天，很多地方都會使用到制度，制度具有合理性和合法性分配功能。制度到底怎么擬定才合適呢？以下是小編幫大家整理的檔案數(shù)字化安全管理制度，希望能夠幫助到大家。
檔案數(shù)字化安全管理制度 1
為加強(qiáng)檔案數(shù)字化安全管理，確保檔案數(shù)字化過程中檔案實體與信息安全，根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，特制訂本制度。
�。ㄒ唬n案原件在移交數(shù)字化加工單位前，由檔案部門工作人員預(yù)先清點(diǎn)、檢查、登記，確定需要數(shù)字化加工的檔案案卷。
�。ǘn案原件必須嚴(yán)格按照檔案管理要求，履行出入庫手續(xù)和交接手續(xù)。
（三）在檔案數(shù)字化生產(chǎn)加工過程中，必須有檔案部門工作人員在場進(jìn)行全程監(jiān)督，及時解決生產(chǎn)加工中出現(xiàn)的問題，排除泄密隱患。
�。ㄋ模n案部門工作人員根據(jù)工作進(jìn)度，不定期對已完成數(shù)字化加工的檔案原件進(jìn)行抽樣檢查，確保檔案原件準(zhǔn)確、完好。
�。ㄎ澹n案部門對數(shù)字化加工單位指定從事數(shù)字化生產(chǎn)的.工作人員信息進(jìn)行登記備案。同時，每個工作日到場的工作人員需進(jìn)行簽到登記，簽到表由現(xiàn)場負(fù)責(zé)人簽名確認(rèn)。
�。n案部門必須與承擔(dān)檔案數(shù)字化生產(chǎn)加工單位簽訂保密協(xié)議，明確數(shù)字化加工單位的保密義務(wù)和責(zé)任。數(shù)字化加工單位同時必須與從事檔案數(shù)字化生產(chǎn)加工的工作人員簽訂保密協(xié)議，明確工作人員的保密義務(wù)和責(zé)任。
�。ㄆ撸┥a(chǎn)加工完成后，數(shù)字化加工單位應(yīng)當(dāng)將生產(chǎn)加工的檔案原件、檔案數(shù)字化信息及其存儲介質(zhì)全部移交給檔案部門，不得擅自復(fù)制或留存，并辦理移交手續(xù)。
�。ò耍n案數(shù)字化生產(chǎn)加工過程中所使用的掃描儀必須符合有關(guān)保密技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和保密要求，并按涉密設(shè)備進(jìn)行管理和使用。不得使用無保密保障的掃描設(shè)備。
�。ň牛n案數(shù)字化生產(chǎn)加工過程中所使用的計算機(jī)及其存儲介質(zhì)，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守計算機(jī)有關(guān)保密管理規(guī)定。根據(jù)所處理檔案的最高密級，確定計算機(jī)及其存儲介質(zhì)的密級，采取相應(yīng)的保密技術(shù)防護(hù)措施。
�。ㄊ┦褂糜嬎銠C(jī)及設(shè)備禁止接入互聯(lián)網(wǎng)或單位內(nèi)部局域網(wǎng)，必須與其他網(wǎng)絡(luò)完全物理隔離。不得安裝具有無線互聯(lián)功能的硬件模塊和聯(lián)接無線鼠標(biāo)、鍵盤等無線互聯(lián)的外圍設(shè)備。任務(wù)完成后，應(yīng)當(dāng)繼續(xù)按涉密計算機(jī)使用、管理、或者拆除硬盤。
（十一）使用的移動硬盤、U盤、光盤等存儲介質(zhì)。按涉密載體進(jìn)行管理，不得在非涉密計算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)上使用。
（十二）生產(chǎn)加工場所應(yīng)當(dāng)安裝攝像頭，隨時監(jiān)控生產(chǎn)現(xiàn)場情況。
�。ㄊ┥a(chǎn)加工場所應(yīng)有專門的休息室或儲物柜，便于工作人員存放私人物品。嚴(yán)禁將手機(jī)、數(shù)碼相機(jī)、數(shù)碼攝像機(jī)、私人移動存儲介質(zhì)等設(shè)備帶入生產(chǎn)加工場所。
檔案數(shù)字化安全管理制度 2
1.總則
1.1為加強(qiáng)檔案數(shù)字化外包安全管理，確保檔案數(shù)字化過程中檔案實體與信息安全，根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，制定本《規(guī)范》。
1.2各級各類檔案館、室等檔案部門（以下簡稱“檔案部門”）開展檔案數(shù)字化外包工作，具有獨(dú)立法人身份的檔案數(shù)字化加工服務(wù)機(jī)構(gòu)（以下簡稱“數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)”）承擔(dān)檔案數(shù)字化外包服務(wù)，應(yīng)遵循本《規(guī)范》開展安全管理工作。檔案部門自行開展檔案數(shù)字化時，可參照本《規(guī)范》實施安全管理。
1.3本《規(guī)范》所稱數(shù)字化外包檔案指非涉密檔案，涉密檔案數(shù)字化按國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
1.4檔案數(shù)字化外包安全管理應(yīng)按照“安全第一、預(yù)防為主”的原則，采取科學(xué)有效的安全管理措施，應(yīng)用確保檔案安全的技術(shù)手段，建立權(quán)責(zé)明確、覆蓋檔案數(shù)字化全過程的崗位責(zé)任制，對檔案數(shù)字化全過程實行嚴(yán)格監(jiān)督和管理，確保檔案實體與信息安全。
2.檔案部門的安全管理
2.1成立由主要領(lǐng)導(dǎo)或分管領(lǐng)導(dǎo)同志參加的檔案數(shù)字化外包管理組織，明確檔案數(shù)字化管理的部門、人員及其職責(zé)。
2.2根據(jù)檔案數(shù)字化總體規(guī)劃，確定數(shù)字化外包檔案的范圍，提出檔案數(shù)字化外包安全管理要求和技術(shù)指標(biāo)。
2.3提出檔案數(shù)字化外包招標(biāo)文件中有關(guān)安全管理的要求，協(xié)助制定招標(biāo)文件，審定合同。
2.4對數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)的相關(guān)資質(zhì)、業(yè)績、人員、設(shè)備和加工軟件等進(jìn)行考察，并了解是否存在違約行為、安全事故等不良記錄。在同等條件下，應(yīng)優(yōu)先選用具有與數(shù)字化加工相關(guān)涉密資質(zhì)的數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)。
2.5建立檔案數(shù)字化安全保密制度，與數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)簽訂安全保密協(xié)議，并對檔案數(shù)字化加工人員進(jìn)行安全保密教育。
2.6制訂檔案實體交接、數(shù)字化加工過程管理、數(shù)字化成果驗收與交接、存儲介質(zhì)管理、檔案實體保護(hù)等操作規(guī)程或規(guī)章制度。
2.7建立檔案數(shù)字化外包項目管理檔案，記錄檔案部門和數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)實施檔案數(shù)字化外包項目的全過程。
2.8建立監(jiān)管機(jī)制，對數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)的保密、安全措施落實情況進(jìn)行監(jiān)督、檢查，防止檔案實體受損、丟失，杜絕數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)擅自復(fù)制、留存、使用檔案信息的行為。
3.數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)的安全管理
3.1數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)必須具有工商管理部門核發(fā)的有效營業(yè)執(zhí)照，業(yè)務(wù)范圍必須包括檔案數(shù)字化加工或數(shù)據(jù)處理類項目。
3.2數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)的法人必須是中華人民共和國境內(nèi)注冊的企業(yè)法人或事業(yè)單位法人，股東及工作人員必須為中華人民共和國境內(nèi)公民，國家另有規(guī)定的除外。
3.3數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)的工作人員必須提供本人身份證明和公安部門提供的無犯罪記錄證明，必要時提供政審材料。
3.4數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)必須與其工作人員簽訂符合國家勞動法律法規(guī)要求的勞動合同。
3.5數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)的人員數(shù)量與素質(zhì)、技術(shù)與管理水平、設(shè)施與設(shè)備狀況能夠滿足擬承擔(dān)項目的要求。
3.6數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)必須制訂并執(zhí)行數(shù)字化安全保密制度，制訂并執(zhí)行檔案實體交接、數(shù)字化加工過程管理、數(shù)字化成果驗收與交接、存儲介質(zhì)管理、檔案實體保護(hù)等操作規(guī)范和管理制度。
3.7數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)建立安全崗位責(zé)任制，配備專人負(fù)責(zé)安全保密工作。
3.8數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)對工作人員進(jìn)行安全保密教育和必要的上崗培訓(xùn)，并與工作人員簽訂保密協(xié)議，明確規(guī)定工作人員不得閱讀、摘抄、外泄檔案內(nèi)容和其他安全保密責(zé)任、義務(wù)。安全保密協(xié)議應(yīng)報送檔案部門備案。
3.9數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)必須積極支持、配合檔案行政管理部門的安全保密檢查。
4.數(shù)字化場所的安全管理
4.1數(shù)字化加工場所一般設(shè)在檔案部門獨(dú)立、可封閉的建筑內(nèi)。
4.2數(shù)字化加工場所應(yīng)符合防盜、防火、防塵、防水、防潮、防高溫、防日光及紫外線照射、防有害生物、防污染等安全管理要求。
4.3數(shù)字化加工場所應(yīng)配備滿足安全管理需要的視頻監(jiān)控設(shè)備，確保檔案暫存處、數(shù)字化加工工位、服務(wù)器、數(shù)據(jù)導(dǎo)出端及門窗等無監(jiān)控死角；視頻監(jiān)控系統(tǒng)應(yīng)由檔案部門專人負(fù)責(zé)，數(shù)字化加工場所設(shè)于檔案部門之外的，檔案部門應(yīng)定期檢查視頻監(jiān)控系統(tǒng)，數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)將視頻監(jiān)控數(shù)據(jù)移交檔案部門保存；視頻監(jiān)控數(shù)據(jù)自產(chǎn)生之日起保存不少于6個月；檔案部門應(yīng)定期對視頻監(jiān)控數(shù)據(jù)進(jìn)行回放檢查，在刪除視頻監(jiān)控數(shù)據(jù)之前，要留存視頻回放安全檢查記錄。
4.4數(shù)字化加工場所應(yīng)配備符合國家標(biāo)準(zhǔn)并滿足工作需要的檔案裝具，用于分別存放待數(shù)字化處理和已數(shù)字化處理的檔案。
4.5數(shù)字化加工場所須封斷所有檔案數(shù)字化加工設(shè)備的無線網(wǎng)絡(luò)功能，并定期進(jìn)行相關(guān)檢測。
4.6數(shù)字化工作人員存放隨身物品要有專用儲物箱柜，并與檔案裝具分區(qū)放置；數(shù)字化加工場所不得有非工作需要的私人物品，包括照相機(jī)、攝像機(jī)、手機(jī)、錄音機(jī)、筆記本電腦、平板電腦等各類電子設(shè)備和各類移動存儲介質(zhì)；嚴(yán)禁擅自將數(shù)字化加工場所內(nèi)的物品帶離現(xiàn)場。
4.7工作人員要掛牌上崗，接受身份核查登記和安全檢查，嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入數(shù)字化加工場所。
4.8工作人員不得在數(shù)字化加工場所內(nèi)從事與數(shù)字化無關(guān)的活動，嚴(yán)禁在數(shù)字化加工區(qū)內(nèi)喝水、進(jìn)食、吸煙等，嚴(yán)禁攜帶火種進(jìn)入數(shù)字化加工場所。
4.9檔案部門和數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)指定有關(guān)人員經(jīng)常對數(shù)字化加工場所進(jìn)行巡查，確保有關(guān)數(shù)字化加工和管理的各項規(guī)章制度和操作規(guī)范得到切實貫徹和執(zhí)行。
5.數(shù)字化加工設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境與數(shù)據(jù)載體的安全管理
5.1檔案數(shù)字化加工過程中建議使用檔案部門提供的相關(guān)設(shè)備，使用數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)設(shè)備的，檔案部門應(yīng)當(dāng)對其進(jìn)行必要的安全檢查。
5.2檔案數(shù)字化加工使用的計算機(jī)、掃描儀等設(shè)備，必須采用技術(shù)手段或?qū)I(yè)物理設(shè)備封閉所有不必要的信息輸出裝置或端口，如USB接口、紅外線、藍(lán)牙、SCSI接口、光驅(qū)接口等，封閉的裝置或端口要定期進(jìn)行檢查。
5.3檔案數(shù)字化加工過程中推薦使用國產(chǎn)設(shè)備并使用正版軟件。數(shù)字安全與網(wǎng)絡(luò)臨近軟硬件必須使用通過國家安全認(rèn)證的國產(chǎn)品牌產(chǎn)品。除必要的操作系統(tǒng)、殺毒軟件、加工軟件和第三方安全管理軟件外，檔案數(shù)字化加工計算機(jī)不允許安裝任何與加工無關(guān)的軟件。
5.4檔案數(shù)字化加工網(wǎng)絡(luò)要與其他網(wǎng)絡(luò)物理隔離，禁止使用無線網(wǎng)卡、無線鍵盤、無線鼠標(biāo)等設(shè)備。
5.5檔案數(shù)字化加工網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中應(yīng)配備具有權(quán)限管理、設(shè)備管理、端口管理、日志管理和安全審計等功能的數(shù)字化加工安全保護(hù)系統(tǒng)，準(zhǔn)確記錄授權(quán)用戶的訪問行為、設(shè)備接入和電子檔案信息流向等信息。
5.6檔案數(shù)字化加工系統(tǒng)應(yīng)具備流程定義、任務(wù)分配、過程跟蹤、質(zhì)量檢測、成品制作、數(shù)據(jù)驗收、數(shù)據(jù)備份管理等功能，并分別設(shè)置管理員、保密員、審計員，實行“三員分離”。
5.7檔案數(shù)字化加工過程中建議由檔案部門提供計算機(jī)等設(shè)備的硬盤、移動存儲介質(zhì)以及無法確保數(shù)據(jù)可靠清除的設(shè)備，并逐一進(jìn)行檢查、登記。數(shù)字化工作完成后，這些設(shè)備必須交由檔案部門統(tǒng)一保管或銷毀，嚴(yán)禁擅自帶走。
5.8用于檔案數(shù)字化加工的設(shè)備和存儲介質(zhì)嚴(yán)禁與其他設(shè)備和存儲介質(zhì)交叉使用，非數(shù)字化專用的設(shè)備和存儲介質(zhì)嚴(yán)禁帶入數(shù)字化加工場所。
5.9檔案數(shù)字化過程中使用的移動存儲介質(zhì)和刻錄設(shè)備應(yīng)由檔案部門指定專人保管，并對使用情況進(jìn)行記錄。檔案數(shù)字化成果的拷貝和刻錄應(yīng)相對集中。檔案部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)移動存儲介質(zhì)數(shù)量的清點(diǎn)，數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)完成拷貝或刻錄的數(shù)據(jù)介質(zhì)(包括損壞的數(shù)據(jù)介質(zhì)）應(yīng)及時交接給檔案部門指定的人員，并辦理交接手續(xù)。
5.10檔案數(shù)字化設(shè)備和存儲介質(zhì)不得擅自送外維修，必須送外維修的應(yīng)辦理書面審批手續(xù)，并由檔案部門人員現(xiàn)場監(jiān)督。
5.11處理尚未開放檔案的信息設(shè)備的管理和使用應(yīng)符合國家有關(guān)秘密載體管理和使用的相關(guān)規(guī)定。
6.檔案實體的安全管理
6.1檔案部門要對擬數(shù)字化的檔案進(jìn)行涉密性、完整性、有序性及檔案實體與目錄的`一致性檢查。涉密檔案要予以篩除，檔案實體破損、殘缺的要進(jìn)行登記與處理，檔案實體與文件目錄不對應(yīng)的要進(jìn)行必要的記錄或標(biāo)示。
6.2檔案部門人員應(yīng)按照工作計劃分批調(diào)檔，并與數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)的檔案接收人員進(jìn)行清點(diǎn)、核對，雙方確認(rèn)準(zhǔn)確無誤后填寫檔案交接清單一式兩份，注明交接檔案的內(nèi)容、數(shù)量、狀況、交接時間和經(jīng)辦人等。
6.3檔案數(shù)字化加工不得損毀檔案，出現(xiàn)檔案損毀的，需按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處罰，并進(jìn)行修復(fù)和登記。需要拆裝檔案時，應(yīng)盡可能地保持檔案原貌。
6.4檔案數(shù)字化過程中要建立檔案流程單，流程單包括檔號、加工工序、設(shè)備編號、數(shù)量、經(jīng)手人、加工時間等，數(shù)字化加工過程中檔案流程單應(yīng)與檔案實體同步流轉(zhuǎn)。
6.5檔案數(shù)字化過程中發(fā)現(xiàn)有涉密標(biāo)識且無解密標(biāo)識的檔案，數(shù)字化外包服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)停止該檔案的數(shù)字化加工，在登記目錄后立即將檔案移交檔案部門。
6.6正在進(jìn)行數(shù)字化加工的檔案必須每天入庫（柜），不得在加工工位上留存過夜。
6.7數(shù)字化檔案要專人專柜保管，數(shù)字化加工完畢的檔案要及時歸還入庫。對于離庫時間較長或有蟲霉隱患的檔案，應(yīng)進(jìn)行消毒殺蟲處理。
7.檔案數(shù)字化成果移交接收與設(shè)備處理的安全管理
7.1檔案數(shù)字化任務(wù)完成后，檔案部門應(yīng)組織專業(yè)人員按照本《規(guī)范》的要求，對向檔案部門移交的數(shù)字化加工介質(zhì)（如存儲介質(zhì)、移動介質(zhì)、備份介質(zhì)等）、加工監(jiān)控視頻回放安全檢查記錄、檔案實體出入庫交接記錄、加工人員變更記錄等進(jìn)行安全保密專項驗收；凡未開展安全保密專項驗收或驗收不合格的，不得對項目進(jìn)行總體驗收。
7.2檔案數(shù)字化成果必須通過完整性、準(zhǔn)確性、可用性和安全性檢測，檢測合格后雙方辦理數(shù)據(jù)交接手續(xù)。
7.3檔案數(shù)字化任務(wù)完成后，數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)會同檔案部門拆除其自帶加工設(shè)備中的硬盤等存儲介質(zhì)，并將其與數(shù)字化過程中使用過的其他移動存儲介質(zhì)一起移交給檔案部門，并辦理相關(guān)移交手續(xù)。
7.4檔案數(shù)字化任務(wù)完成后，檔案部門必須組織專業(yè)人員對數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)所用的設(shè)備進(jìn)行檢查，以確保其設(shè)備中無信息留存。凡存有信息的，必須作清除信息的安全處理。
檔案數(shù)字化安全管理制度 3
1.檔案數(shù)字化加工人員必須政治清楚，不得有涉外社會關(guān)系，責(zé)任心強(qiáng)，做事細(xì)心，愛惜每份檔案資料。
2.認(rèn)真核查加工現(xiàn)場出入人員身份，嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入數(shù)字化加工場所。
3.在用戶指定的'加工場地進(jìn)行工作，加工人員應(yīng)遵守檔案數(shù)字化操作規(guī)范，防止損毀檔案。
4.不得將檔案資料帶離加工場地，不得私自存儲任何資料數(shù)據(jù)。
5.嚴(yán)格檔案交接制度，每個環(huán)節(jié)責(zé)任明確，分工到人，做到檔案不丟失、不損壞、不受潮、不污染。
6.不得將易燃、易爆及危險物品帶入工作區(qū)域，嚴(yán)禁在工作區(qū)內(nèi)抽煙。
7.加工場地配備覆蓋全部場所的防盜報警、視頻監(jiān)控設(shè)備，對檔案數(shù)字化實施全程攝像和錄像。
8.愛護(hù)機(jī)器設(shè)備，嚴(yán)格按照操作規(guī)程辦事，加強(qiáng)計算機(jī)病毒的防范工作。
9.確保檔案數(shù)字化加工過程中人員的人身健康和安全。
檔案數(shù)字化安全管理制度 4
第一條為了確保省檔案館館藏檔案資料的安全保密，檔案數(shù)字化工作所有人員必須嚴(yán)格遵守《中華人民共和國保守國家秘密法》《中華人民共和國檔案法》《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》和《福建省檔案數(shù)字化工作安全保密管理規(guī)定》等有關(guān)法規(guī)制度。
第二條承擔(dān)檔案數(shù)字化外包服務(wù)的加工機(jī)構(gòu)（含數(shù)字化監(jiān)理機(jī)構(gòu)，以下簡稱“服務(wù)機(jī)構(gòu)”），須與省檔案館簽訂《檔案數(shù)字化項目安全責(zé)任書》（見附件1）及《檔案數(shù)字化加工安全保密協(xié)議》，保證嚴(yán)守國家秘密，確保省檔案館檔案信息和項目保密信息不外泄。館藏涉密檔案不得由不具備相應(yīng)涉密資質(zhì)的服務(wù)機(jī)構(gòu)進(jìn)行數(shù)字化加工。
第三條服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)對參與檔案數(shù)字化工作的人員進(jìn)行身份審查，填寫《人員政治考核表》，開展上崗前保密教育，簽署保密承諾書。服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)將簽署保密承諾書人員的名單及個人基本信息匯總報送省檔案館備案。
第四條服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)在指定的工作區(qū)域和時間范圍內(nèi)進(jìn)行檔案數(shù)字化加工，不得從事與數(shù)字化項目無關(guān)的業(yè)務(wù)。
第五條數(shù)字化項目使用的計算機(jī)及掃描儀等設(shè)備須統(tǒng)一安裝“安全管理系統(tǒng)”，實現(xiàn)封閉、管控設(shè)備的輸入、輸出接口使用。由服務(wù)機(jī)構(gòu)配備的計算機(jī)、打印機(jī)及掃描設(shè)備等進(jìn)入工作場所，必須由省檔案館全面檢查后方可入場使用，項目結(jié)束后須將項目涉及的電腦硬盤、移動硬盤、光盤等具有存儲功能的.設(shè)備全部移交省檔案館。
第六條服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)安排專人管理硬盤、光盤等介質(zhì)，以及各種臺賬資料等，不得將檔案資料帶出加工場所，不得損毀、偷盜檔案，不得以任何方式復(fù)制、抄錄、記載檔案信息。
第七條服務(wù)機(jī)構(gòu)人員嚴(yán)禁攜帶手機(jī)、數(shù)碼相機(jī)、MP3、U盤等任何與數(shù)字化加工無關(guān)的電子設(shè)備進(jìn)入工作區(qū)域，未經(jīng)許可不得擅自接入導(dǎo)出、導(dǎo)入設(shè)備。
第八條檔案數(shù)字化工作中形成的文字材料、更換的廢舊卷封等，均應(yīng)交由省檔案館有關(guān)處室人員集中統(tǒng)一處理。
第九條違反本辦法者，視情節(jié)輕重，給予相應(yīng)處理。如構(gòu)成犯罪的，依據(jù)相關(guān)法律追究其責(zé)任。
檔案數(shù)字化安全管理制度 5
第一章總則
第一條為保障檔案數(shù)字化工作順利進(jìn)行，確保檔案數(shù)字化過程中檔案及其數(shù)字化成果和相關(guān)國家秘密的安全，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守國家秘密法》以及相關(guān)的檔案、保密規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，制定本規(guī)定。
第二條本規(guī)定所稱檔案數(shù)字化工作是指采用計算機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等信息設(shè)備，對紙張、磁帶、膠片、絲絹布等各類介質(zhì)載體的檔案內(nèi)容進(jìn)行數(shù)字信息轉(zhuǎn)化，使其成為能被計算機(jī)識別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的加工處理過程。
第三條本省各級機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織（以下簡稱“各單位”）以及有關(guān)工作人員，在檔案數(shù)字化工作中應(yīng)當(dāng)遵守本規(guī)定。
第四條縣級以上檔案行政管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)對本行政區(qū)域內(nèi)同級及下級單位的檔案數(shù)字化工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和管理，并在業(yè)務(wù)培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)指導(dǎo)等方面為開展檔案數(shù)字化工作的檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)提供相關(guān)服務(wù)。
各級保密行政管理部門對本行政區(qū)域內(nèi)同級及下級單位的檔案數(shù)字化工作中涉及安全保密的問題進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督。
第二章檔案數(shù)字化工作的組織管理
第五條各單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對本單位檔案數(shù)字化工作的組織與管理，建立健全檔案數(shù)字化工作的相關(guān)制度，確保檔案數(shù)字化成果在交接、加工、保管、存儲和利用等工作流程中的安全保密，嚴(yán)防泄密事件發(fā)生。
各單位組織開展檔案數(shù)字化工作，有條件的應(yīng)使用本單位自有的信息設(shè)備并由本單位工作人員實施。
絕密級檔案及其他必須嚴(yán)格控制知悉、使用范圍檔案的數(shù)字化工作，應(yīng)當(dāng)使用本單位的信息設(shè)備并由本單位工作人員實施，不得委托外部機(jī)構(gòu)或個人承擔(dān)。
第六條各單位將檔案數(shù)字化工作委托本單位之外的檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)承擔(dān)，應(yīng)當(dāng)符合本規(guī)定的條件，對檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)進(jìn)行保密審查，并對其工作實施監(jiān)督管理。
第七條承擔(dān)檔案數(shù)字化工作的檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)具備下列條件，依法取得保密行政管理部門授予的“國家秘密載體印制資質(zhì)”（檔案數(shù)字化類），并在縣級以上檔案行政管理機(jī)構(gòu)備案：
�。ㄒ唬┰谥腥A人民共和國境內(nèi)登記注冊的企業(yè)或事業(yè)法人；
（二）無境外（含港澳臺）組織、機(jī)構(gòu)、人員投資；
�。ㄈ﹨⑴c檔案數(shù)字化工作的操作人員和管理人員為中華人民共和國境內(nèi)公民，與所在檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)簽訂勞動合同并經(jīng)勞動行政主管部門鑒證；
�。ㄋ模┚邆渑c檔案數(shù)字化工作相適應(yīng)的信息設(shè)備、技術(shù)力量和管理制度；
�。ㄎ澹┤陙砦窗l(fā)生泄密事件和非法獲取、非法持有國家秘密載體等保密違法行為紀(jì)錄。
第八條各單位將檔案數(shù)字化工作委托給檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)時，應(yīng)當(dāng)與檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)簽訂檔案數(shù)字化工作的安全保密協(xié)議，明確檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)的保密義務(wù)與責(zé)任。安全保密協(xié)議簽訂十日內(nèi)應(yīng)當(dāng)報同級保密行政管理部門和檔案行政管理機(jī)構(gòu)備案。
委托進(jìn)行檔案數(shù)字化的單位應(yīng)當(dāng)指定機(jī)構(gòu)或?qū)Ｈ�，�?fù)責(zé)對保密協(xié)議的執(zhí)行情況進(jìn)行日常監(jiān)督、檢查。
第九條承攬檔案數(shù)字化工作的檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)，應(yīng)當(dāng)按本規(guī)定對全體參與檔案數(shù)字化工作的人員進(jìn)行資格審查，開展上崗前保密教育，要求簽署保密承諾書，明確保密職責(zé)與違法后果。
檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)將簽署保密承諾書人員的名單及個人基本信息匯總報送委托單位備案。
第三章檔案數(shù)字化工作的場所管理
第十條各單位自行實施或者委托檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)實施檔案數(shù)字化工作，均應(yīng)在本單位內(nèi)設(shè)置的符合本規(guī)定要求的檔案數(shù)字化工作場所（以下簡稱“場所”）進(jìn)行，并負(fù)責(zé)對場所和相關(guān)人員進(jìn)行監(jiān)督、管理。
第十一條設(shè)置場所應(yīng)符合下列條件：
�。ㄒ唬﹫鏊鶓�(yīng)獨(dú)立設(shè)置，可封閉，臨近檔案庫房，配備可覆蓋全部場所的防盜報警、視頻監(jiān)控及消防等安全管理系統(tǒng)，對檔案數(shù)字化工作實施全程攝像錄像監(jiān)控。保存監(jiān)控視頻數(shù)據(jù)的存儲設(shè)備應(yīng)由開展檔案數(shù)字化工作的單位永久保存?zhèn)洳椤?/p>
（二）場所內(nèi)應(yīng)配備安全可靠的檔案裝具，用于檔案的臨時保管與存放。嚴(yán)禁隨地堆放檔案。
（三）場所外應(yīng)設(shè)置專用儲物箱柜，用于工作人員存放私人物品。進(jìn)入場所的工作人員嚴(yán)禁攜帶手機(jī)、相機(jī)、攝像機(jī)、筆記本電腦、各類移動存儲介質(zhì)等個人信息設(shè)備和其他與工作無關(guān)的私人物品。嚴(yán)禁將場所內(nèi)的任何物品帶離場所。
�。ㄋ模﹫鏊鶓�(yīng)符合《福建省檔案安全管理工作規(guī)定》（閩檔[2008]28號）中防塵、防火、防漬、防濕、防高溫、防有害生物等安全管理要求，并盡量達(dá)到與檔案庫房相當(dāng)?shù)墓芾項l件，確保檔案實體與信息不受損毀。
第十二條組織開展檔案數(shù)字化工作的單位必須制定、實施工作人員進(jìn)出場所的管理制度，在場所出入口安裝安檢門，對進(jìn)出場所的人員進(jìn)行安檢和身份核查登記。有條件的可以要求工作人員進(jìn)入場所必須穿著沒有口袋的統(tǒng)一工作服裝。
嚴(yán)禁工作人員在非工作時間進(jìn)出場所。
嚴(yán)禁與檔案數(shù)字化工作無關(guān)的人員進(jìn)入場所。
第四章檔案數(shù)字化工作的流程管理
第十三條各單位以及承攬檔案數(shù)字化工作的檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行檔案出入庫（室）的登記和交接手續(xù)。檔案歸庫（室）前，各單位的檔案工作人員應(yīng)進(jìn)行檢查，確保檔案齊全、完整。
第十四條檔案數(shù)字化工作人員在檔案數(shù)字化的各個工作環(huán)節(jié)中應(yīng)遵守有關(guān)操作規(guī)范和要求，防止對檔案造成人為損毀。
第十五條在檔案數(shù)字化工作過程中，各單位與檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)必須針對檔案的載體情況和質(zhì)量狀況，選擇適宜的數(shù)字化加工手段和設(shè)備，最大限度延長檔案的壽命。
第十六條實施檔案數(shù)字化的單位應(yīng)當(dāng)對檔案數(shù)字化加工過程中涉及檔案實體與檔案數(shù)字化成果移交的各個環(huán)節(jié)，建立完備的登記和交接手續(xù)，并對用于數(shù)字化工作的信息系統(tǒng)和信息設(shè)備采取身份認(rèn)證、訪問控制、安全審計等技術(shù)安全保密措施，確保檔案與檔案數(shù)字化成果的安全保密。
第十七條數(shù)字化成果必須通過技術(shù)檢驗，確認(rèn)無病毒、木馬，并驗證有效后，方可按要求移交并儲存到規(guī)范的檔案信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中。
第十八條對數(shù)字化成果的利用，各單位應(yīng)制定科學(xué)合理的管理策略，按規(guī)定采取用戶認(rèn)證、審計、水印、文檔加密等技術(shù)防護(hù)措施，確保數(shù)字化檔案信息安全。
第五章檔案數(shù)字化工作的系統(tǒng)與設(shè)備管理
第十九條開展檔案數(shù)字化的單位，需要使用檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)信息設(shè)備的，應(yīng)當(dāng)對所使用的信息設(shè)備進(jìn)行檢查，并納入本單位信息設(shè)備管理范圍，確保其符合相關(guān)的保密標(biāo)準(zhǔn)和安全規(guī)范。
第二十條用于檔案數(shù)字化工作的計算機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、聲視頻采集卡、移動存儲介質(zhì)等信息設(shè)備，應(yīng)按照擬數(shù)字化檔案的最高密級確定其密級，并按同密級的國家秘密載體使用、管理。
用于處理尚未開放且不包含國家秘密檔案的信息設(shè)備，應(yīng)按照秘密級國家秘密載體使用、管理。
第二十一條用于檔案數(shù)字化的信息設(shè)備及其組成的信息系統(tǒng)必須符合封閉性和獨(dú)立性的.要求，禁止與其他任何網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)互聯(lián)，禁止安裝使用無線網(wǎng)卡、無線鍵盤、無線鼠標(biāo)等各類具有無線互聯(lián)功能的硬件模塊和無線外圍設(shè)備。
第二十二條開展檔案數(shù)字化的單位應(yīng)采取物理的或者技術(shù)的措施，對用于檔案數(shù)字化的信息設(shè)備的輸入、輸出接口的使用進(jìn)行管控，使接口在通常情況下處于封閉狀態(tài)。承攬檔案數(shù)字化工作的檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)及其工作人員不得擅自啟封使用。
因數(shù)據(jù)遷移、臨時備份等工作需要使用信息設(shè)備的輸入輸出接口時，應(yīng)經(jīng)委托單位批準(zhǔn)、登記，并由委托單位管理人員在場全程監(jiān)督實施，實施完畢應(yīng)再次將接口封閉。
數(shù)據(jù)遷移、臨時備份使用的移動存儲介質(zhì)應(yīng)由委托單位指定專人保管。
第二十三條承攬檔案數(shù)字化工作的檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)在完成工作任務(wù)后，應(yīng)將其自帶的信息設(shè)備中的全部存儲部件及數(shù)字化過程中使用過的全部移動存儲介質(zhì)移交給委托單位，由委托單位按相應(yīng)密級的國家秘密載體保管或銷毀。
上述內(nèi)容應(yīng)當(dāng)在安全保密協(xié)議中明確載明，所需費(fèi)用應(yīng)納入委托單位檔案數(shù)字化工作的經(jīng)費(fèi)預(yù)算。
第六章檔案數(shù)字化工作的監(jiān)督與檢查
第二十四條各級檔案行政管理機(jī)構(gòu)和保密行政管理部門在各自職責(zé)權(quán)限范圍內(nèi)，聯(lián)合或者單獨(dú)對組織開展檔案數(shù)字化工作的單位和承攬檔案數(shù)字化工作的檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)及其工作人員執(zhí)行本規(guī)定的情況進(jìn)行監(jiān)督、檢查。
第二十五條對在檔案數(shù)字化工作中違反本規(guī)定的單位和個人，各級檔案行政管理機(jī)構(gòu)和保密行政管理部門在各自職權(quán)范圍內(nèi)，責(zé)令限期整改，并依據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守國家秘密法》以及相關(guān)的法規(guī)、規(guī)章追究法律責(zé)任。
承攬檔案數(shù)字化工作的檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)違反本規(guī)定，情節(jié)嚴(yán)重，或逾期不整改，由檔案行政管理機(jī)構(gòu)向工商行政管理部門提出撤銷其注冊登記的建議。保密行政管理部門可依照規(guī)定撤銷其國家秘密載體印制資質(zhì)。
違反本規(guī)定造成泄密的，依法追究法律責(zé)任。
第七章附則
第二十六條組織實施檔案數(shù)字化工作的單位，應(yīng)根據(jù)本規(guī)定，在具體實施前制定檔案數(shù)字化保密工作方案，并指定機(jī)構(gòu)或人員負(fù)責(zé)保密工作方案的執(zhí)行。保密工作方案應(yīng)連同與檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)簽訂的安全保密協(xié)議報同級保密行政管理部門和檔案行政管理機(jī)構(gòu)備案。
第二十七條本規(guī)定由福建省檔案局、福建省國家保密局共同解釋。
第二十八條本規(guī)定自公布之日起施行。
檔案數(shù)字化安全管理制度 6
一、檔案建立
�。ㄒ唬┙⒔∪珜W(xué)校各類檔案，為學(xué)校各級領(lǐng)導(dǎo)，上級有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)部門分析、總結(jié)、部署、調(diào)度學(xué)校工作和對學(xué)校工作作出決策提供準(zhǔn)確、可靠的依據(jù)。并確定一名副職校領(lǐng)導(dǎo)具體負(fù)責(zé)和指導(dǎo)資料的收集、分析、篩選、立卷、歸檔等建檔工作。
�。ǘ⿲W(xué)校建立檔案資料室，由人事秘書專職管理，按《中學(xué)檔案資料收集范圍細(xì)目》（附后）建立檔案。教導(dǎo)處、總務(wù)處等行政職能部門和團(tuán)委設(shè)檔案柜分別管理。
（三）全面系統(tǒng)地建立健全學(xué)校檔案、教師檔案和學(xué)生檔案，學(xué)校檔案按類以時間為序建立，教師的一般人事檔案，一般職務(wù)檔案和業(yè)務(wù)檔案按人頭建立，學(xué)生學(xué)籍檔案按屆，按班分類建立。
二、檔案立卷
�。ㄒ唬n案人員應(yīng)按資料收集范圍及時收集各種檔案資料，并將篩選后的資料分類裝訂、編制目錄，進(jìn)袋入檔。檔案袋，檔案卷的規(guī)格要符合上級有關(guān)部門的統(tǒng)一要求。
（二）卷宗必須注明保存的期限。凡注明“暫存”的資料一般以一年為期限；注明“短期”的一般以五年為期限；注明“長期”的`由學(xué)校根據(jù)實際需要決定保存期限。
（三）凡檔案資料收集范圍細(xì)目中未編入，照片檔案盒，但確有使用、保存價值的其它資料，學(xué)�？筛鶕�(jù)需要自行決定是否保留。
三、檔案補(bǔ)充
（一）教職工任免、考核、晉升專業(yè)技術(shù)職務(wù)、調(diào)資、入黨、入團(tuán)、獎懲等材料要及時收入個人檔案。
�。ǘ┩鈦砦募�、函件由收文員（或人事秘書）統(tǒng)一分類編號登記，交校有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱后，即立卷歸檔。
�。ㄈ┬�(nèi)印發(fā)的文件是檔案補(bǔ)充的重點(diǎn)，平時校長室、教導(dǎo)處、教科室、總務(wù)處、團(tuán)支部、少先隊部應(yīng)將此類文件分類保存，每學(xué)期結(jié)束時，集中交檔案人員立卷歸檔。
四、檔案轉(zhuǎn)遞
教職工因工作調(diào)動，需要轉(zhuǎn)遞檔案，必須按上級有關(guān)部門通知的轉(zhuǎn)遞項目逐項登記，文書檔案盒，嚴(yán)密包封，并加蓋密封章，通過機(jī)要轉(zhuǎn)遞，不得公開郵寄或交本人自帶。
五、檔案查閱
�。ㄒ唬┬Ｍ馊藛T來校查閱檔案，必須持有單位介紹信，經(jīng)學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可到檔案資料室查閱檔案；查閱者不得查閱本人或親屬的人事檔案、職務(wù)檔案；未經(jīng)同意不得摘抄檔案材料，經(jīng)同意摘抄的材料須經(jīng)檔案資料室人員仔細(xì)核對并簽署意見；查閱者不得將檔案材料拿出資料室。
（二）校內(nèi)人員借閱業(yè)務(wù)檔案、學(xué)生學(xué)籍檔案必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后方可借閱，并要辦理登記手續(xù)，會計檔案盒，在規(guī)定期限內(nèi)完好無損地歸還。
六、檔案安全保密
（一）檔案資料室門窗要加固，要備有消防器材，保持整潔、干燥，自然通風(fēng)，嚴(yán)禁吸煙和放置易燃、易爆、易引鼠入室的物品。
�。ǘn案管理人員不得將無關(guān)人員帶進(jìn)檔案資料室，不得外泄檔案中的機(jī)密，檔案資料室人員在工作中所用的各種草稿、廢紙等，不得亂仍亂拋，應(yīng)將保密紙?zhí)幚砘蜾N毀。
檔案數(shù)字化安全管理制度 7
一、檔案收集制度
1、接收檔案時要堅持嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，保證安全檔案的質(zhì)量，使安全檔案符合檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和現(xiàn)代化的需要。
2、要定期接收現(xiàn)行機(jī)關(guān)的檔案和有關(guān)資料。
3、要做好檔案的收集工作。
4、案卷要符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)定移交的檢索工具、全宗介紹和材料要齊全。
二、檔案保管制度
1、檔案保管必須設(shè)置適應(yīng)需要的檔案庫房、專用櫥具，并有防盜、防火、防水、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防強(qiáng)光措施。對發(fā)生褪變和破損的檔案要采取補(bǔ)救措施，確保檔案的完整與安全。
2、櫥具排列要自左至右，并便于管理和通風(fēng)，是五節(jié)櫥的要自上而下地編制櫥具順序號。
3、案卷排列要自左至右、從上而下地順序進(jìn)行，排列要整齊、美觀。
4、庫房內(nèi)經(jīng)常保持清潔，禁止亂放雜物，庫房內(nèi)外要設(shè)溫濕度計，每天上、下午定時測試、記錄。
5、每半年對檔案保管狀況進(jìn)行一次全面檢查，做好檢查記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。
6、嚴(yán)格檔案的出入手續(xù)，做好日常登記，統(tǒng)計工作，按規(guī)定搞好年報。
7、為確保檔案的安全，庫房管理人員要提高警惕，并配合有關(guān)保衛(wèi)人員做好夜間值班工作;平時非工作人員未經(jīng)許可，一律禁止入內(nèi)。
8、檔案工作人員調(diào)動工作時，必須將所保存的檔案數(shù)量、狀況詳細(xì)交待清楚，辦好交接手續(xù)后，方可離職。
三、檔案保密制度
1、檔案人員要嚴(yán)格遵守《中華人民共和國保密法》，切實保證檔案的完整與安全。
2、檔案資料要嚴(yán)加管理，經(jīng)常清點(diǎn)，不丟失，不泄密。
3、不準(zhǔn)隨便摘錄檔案資料，私人通信，談話不得涉及機(jī)密檔案內(nèi)容;不準(zhǔn)把機(jī)密檔案資料外借或帶出。
4、私人不準(zhǔn)在辦公室或存檔案、資料的地方會客。
5、工作中形成的.帶有字跡的廢紙要集中存放，統(tǒng)一銷毀，以免泄密。
四、檔案統(tǒng)計制度
1、檔案資料的收進(jìn)和移出隨時進(jìn)行登記。
2、全宗和案卷數(shù)量要每年年底匯總、核對一次。
3、及時準(zhǔn)確地掌握并記錄檔案資料的情況。
五、檔案利用制度
1、凡查閱檔案資料者，特別是查閱機(jī)密檔案資料，要說明查閱目的，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱，借閱的要填寫《檔案利用登記薄》，并且只限批準(zhǔn)的內(nèi)容，不得隨意擴(kuò)大閱讀范圍。摘抄、復(fù)制檔案資料，要注意保密，做好登記，用完后退交銷毀。
2、利用者在查閱要愛護(hù)檔案資料，不得污損、圈劃、涂改、折角、拆卷或撕頁。
3、利用者必須在閱覽內(nèi)查閱檔案資料，非經(jīng)批準(zhǔn)不得帶出室外。
4、查閱完畢，檔案工作人員要嚴(yán)格進(jìn)行清點(diǎn)、核對、辦理退還手續(xù)。
8、檔案資料利用后，查閱者要填寫《檔案利用效果登記表》。
檔案數(shù)字化安全管理制度 8
1、目的
安全生產(chǎn)檔案是對企業(yè)安全健康管理工作的真實記載，反映企業(yè)貫徹國家法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)的具體體現(xiàn)，它的完整性、規(guī)范性、準(zhǔn)確性同時也反映了企業(yè)的'安全生產(chǎn)管理水平和狀況，并對提升企業(yè)的安全生產(chǎn)管理形象奠定了強(qiáng)有力的基礎(chǔ)保障，為此，特制定本制度。
2、安全生產(chǎn)檔案涉及的內(nèi)容
2.1傷亡事故檔案。保存單位：公司（安全部）長期保存。
�。�1）傷亡事故登記表。
�。�2）事故調(diào)查報告書及批復(fù)（調(diào)查記錄、圖紙、照片、物證、人證等材料）
（3）技術(shù)鑒定和試驗報告。
�。�4）療部門對傷亡人員的診斷書（病歷、檢驗報告等）。
�。�5）直接和間接經(jīng)濟(jì)損失情況。
�。�6）事故審批結(jié)案文件。
�。�7）工傷事故月報、年報表、歷年來事故登記臺帳和事故統(tǒng)計分析圖表等資料。
2.2安全生產(chǎn)教育檔案。保存單位：安全管理部、事業(yè)處。
�。�1）進(jìn)廠職工三級教育資料（長期保存）。
�。�2）特種作業(yè)人員專門培訓(xùn)和定期復(fù)審，持證上崗有關(guān)資料。
（3）換崗及復(fù)工教育資料。
�。�4）每年至少一次對全員進(jìn)行安全教育資料。
（5）公司主要負(fù)責(zé)人和安全生產(chǎn)管理人員安全培訓(xùn)考核資料。
以上資料均應(yīng)有培訓(xùn)內(nèi)容、學(xué)員名冊、培訓(xùn)時間、考核成績等。
2.3違章記錄及安全獎懲檔案。
�。�1）應(yīng)有日常檢查、專項安全檢查、季節(jié)性安全檢查的檢查記錄。
（2）檢查中發(fā)現(xiàn)的違章行為、違章指揮、違反勞動紀(jì)律和違規(guī)現(xiàn)象應(yīng)通過教育與考核相結(jié)合的方式及時予以糾正。
�。�3）公司獎懲制度、規(guī)定、公司及上級獎懲文件并建立安全獎懲臺帳。
（4）安全獎懲臺帳應(yīng)至少保持3年以上。
2.4隱患及整改記錄
（1）檢查中發(fā)現(xiàn)的隱患應(yīng)建立隱患整改登記臺帳，包括隱患類別、內(nèi)容、整改措施、整改部門和負(fù)責(zé)人、整改進(jìn)度、完成情況、驗收和反饋等。
�。�2）隱患下達(dá)的形式不限，可以是整改通知單，也可以是整改計劃或隱患整改報告等，但都必須對整改完成情況進(jìn)行驗證。
�。�3）記錄應(yīng)至少保持3年以上。
2.5安措項目檔案
（1）安措項目主要指勞動保護(hù)專項經(jīng)費(fèi)計劃項目，其檔案應(yīng)包括項目名稱、措施內(nèi)容和預(yù)期效果、經(jīng)費(fèi)預(yù)算、經(jīng)費(fèi)來源、項目計劃進(jìn)度、項目設(shè)計單位、項目負(fù)責(zé)人、項目可行性分析、開工日期及竣工日期、項目驗收及其效果、經(jīng)費(fèi)決算等。
（2）記錄應(yīng)至少保持3年以上。
2.6特種設(shè)備及危險設(shè)備檔案
（1）本廠的特種設(shè)備包括、電梯、壓力容器；危險設(shè)備是根據(jù)設(shè)備的危險性而確定的設(shè)備設(shè)施。
�。�2）設(shè)備檔案應(yīng)包括特種設(shè)備及危險設(shè)備臺帳、制造單位、產(chǎn)品質(zhì)量合格證明、使用維護(hù)說明、定期檢驗和定期自檢記錄、運(yùn)行記錄、運(yùn)行故障和事故記錄等。
（3）特種設(shè)備檔案應(yīng)長期保存。
2.7職業(yè)健康檔案
�。�1）特種作業(yè)及危險作業(yè)人員體檢表。
（2）其他職工體檢記錄。
2.8安全防護(hù)設(shè)備設(shè)施檔案。
�。�1）設(shè)備設(shè)施分布情況、設(shè)備設(shè)施現(xiàn)狀。
（2）驗收測試記錄及啟用日期。
（3）維修、監(jiān)測和檢驗記錄。
�。�4）安全防護(hù)設(shè)備設(shè)施檔案應(yīng)長期保存。
2.9職業(yè)衛(wèi)生檔案和有害作業(yè)點(diǎn)監(jiān)測記錄（長期保存）
（1）有害作業(yè)平面布置示意圖及接觸人員人數(shù)、名單。
（2）有害因素監(jiān)測記錄資料，有害物超標(biāo)的整改措施及實施后的情況記錄資料。
�。�3）職業(yè)病患者資料(診斷報告、治療及處理資料)。
（4）有害作業(yè)人員健康卡片（接觸有害因素作業(yè)人員上崗前、上崗期間及離崗時的體檢報告）。
�。�5）急性職業(yè)中毒事故調(diào)查資料
2.10電器設(shè)備檢測記錄
�。�1）絕緣檢測記錄。
（2）接地電阻檢測記錄。
（3）漏電保護(hù)器運(yùn)行、檢測記錄。
3檔案管理部門:設(shè)在安全管理部。
本規(guī)定解釋權(quán)歸公司安全部。其他未盡事宜按國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
檔案數(shù)字化安全管理制度 9
1、學(xué)校安全工作建立安全檔案，并設(shè)專人管理，由李媛媛老師負(fù)責(zé)。
2、上級主管部門關(guān)于學(xué)校安全工作下發(fā)的文件、通知、通報、講話、檢查情況記錄、整改意見、措施等必須歸檔備查。
3、學(xué)校制定的安全管理計劃各種安全管理制度，突發(fā)安全事故應(yīng)急預(yù)案和組織領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)等材料都要裝訂歸檔。
4、學(xué)校自查安全隱患、整改措施、落實情況等材料必須及時歸檔。
5、對于突發(fā)安全事故，應(yīng)同步介入收集相關(guān)材料歸檔備查。
6、學(xué)校和各部門及每一個教職員工層層簽訂的責(zé)任書，學(xué)校和家長簽訂的'安全責(zé)任書都要裝訂歸檔管理。
7、學(xué)校每周的安全值班記錄要裝訂好后歸檔管理。
8、學(xué)校安全工作檔案實行借還登記制度，按檔案管理條例進(jìn)行管理。
9、管理人員隨時搞好安全檔案的保管，注意防盜、防火、防蛀、防潮濕、防遺火。
10、管理人員隨時注意收集整理安全管理材料并及時歸檔。若發(fā)生遺漏和失誤要追究管理者的責(zé)任。
11、管理人員有權(quán)向安全事故處理小組提供有關(guān)方面的材料依據(jù)和被認(rèn)可的證明材料。
檔案數(shù)字化安全管理制度 10
一、立卷歸檔制度
1、凡本單位在黨、政、工團(tuán)、基建、教學(xué)形成的具有查考利用價值的文件材料（包括文字、統(tǒng)計數(shù)學(xué)、圖紙、相片、錄音（像）、報表等）均屬歸檔范圍。
2、每年文書檔案由文書人員負(fù)責(zé)在第二年三月份結(jié)束歸檔工作，學(xué)籍檔案、德育檔案、實驗教學(xué)檔案、信息技術(shù)檔案、電教檔案、圖書室檔案由負(fù)責(zé)人在第二常年度9月份結(jié)束歸檔工作。立卷歸檔，并向綜合檔案室移交。
3、歸文件材料必須收集齊全，組卷合理，分類清楚，卷內(nèi)文件排列系統(tǒng)，保管期限劃分準(zhǔn)確，案卷標(biāo)題簡明確切，裝訂結(jié)實、美觀，字跡工整、清晰。
二、檔案借閱制度
1、凡本單位人員因工作需要查檔案，一般在檔案室查閱，如需借出，須辦妥手續(xù)后方可借出，并在2—3天內(nèi)歸還。
2、借閱檔案，必須履行登記手續(xù)，填寫借閱登記及檔案利用效果。
3、查閱或需摘錄機(jī)密檔案，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在指定地點(diǎn)查閱，不得翻閱其他無關(guān)材料。
4、凡外單位來查閱檔案，須持單位介紹信，并說明查閱內(nèi)容，年代和目的才能查閱，除特殊情況外，一律不外借。
5、借閱檔案必須妥善保管，愛惜使用，禁止私看折卷，抽頁，隨意涂改做記號，不得擅自復(fù)制、轉(zhuǎn)借他人或單位，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)依法處理。
6、凡未經(jīng)整理，登記完畢的`檔案，一律不外借。
三、檔案保密制度
1、嚴(yán)守有關(guān)保密守則。
2、不隨便攜帶機(jī)密材料和檔案庫房、箱、廚鑰匙。
3、不準(zhǔn)將機(jī)密材料、內(nèi)部資料、作為廢紙出售。
4、提供利用秘密文件資料，嚴(yán)格按照密級規(guī)定執(zhí)行審批手續(xù)。
四、檔案室管理制度
為了加強(qiáng)檔案室管理工作，切實做到“八防”，確保檔案的安全和質(zhì)量，特制定本制度：
1、檔案室應(yīng)有專人專管，非檔案工作人員未經(jīng)同意不得隨意入內(nèi)、開啟。
2、檔案室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，工作人員離開檔案室時，要關(guān)閉門窗，切斷電源。
3、檔案室內(nèi)要經(jīng)常進(jìn)行通風(fēng)，打掃，保持清潔干燥，按時更換防蟲藥品。
4、檔案箱排列整齊，分類存放，每年清庫查對檔案一次，確保檔案安全。
5、調(diào)查檔案要嚴(yán)格履行登記手續(xù)，做到調(diào)卷登記，還卷注銷。
五、檔案統(tǒng)計、鑒定、移交制度
檔案統(tǒng)計：
1、建立檔案統(tǒng)計臺帳，對收進(jìn)、移出的檔案資料做到帳物相符。
2、編制檔案工作情況統(tǒng)計表，提供利用檔案資料定期匯綜上報。
檔案鑒定和移交：
1、成立檔案鑒定工作小組。
2、根據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，制定本單位保管期限表，定期對已經(jīng)超過保管期限的檔案進(jìn)行再鑒定，準(zhǔn)確地判定檔案的存毀。
3、銷毀無保存價值的檔案，須由鑒定小組提出意見。登記造冊，經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后由二人在指定地點(diǎn)監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字。
檔案數(shù)字化安全管理制度 11
1、檔案室是學(xué)校黨政文書資料、人事檔案、學(xué)生學(xué)籍檔案保存使用的'場所，列為學(xué)校安全管理要害部位，工作人員應(yīng)特別做好安全工作。
2、檔案室是機(jī)密部位，非工作人員未經(jīng)批準(zhǔn)，不得隨便進(jìn)入室內(nèi)。
3、各類資料進(jìn)入檔案室，必須嚴(yán)格登記制度、借還制度，機(jī)密資料、人事檔案嚴(yán)防丟失、嚴(yán)防泄密事件的發(fā)生。
4、檔案室應(yīng)通風(fēng)、透氣、干燥，做好防濕、防蟲蛀的工作。
5、室內(nèi)消防器材、報警設(shè)備常年完好，性能良好有效。
6、嚴(yán)禁將任何火種帶入室內(nèi)，任何人不準(zhǔn)在檔案室內(nèi)吸煙。
7、門窗堅固防盜，工作人員隨手關(guān)窗鎖門，假期、節(jié)日要特別加強(qiáng)看護(hù)，確保安全。
檔案數(shù)字化安全管理制度 12
1、目的
為了加強(qiáng)公司的檔案管理和保密工作，更好地為公司的生產(chǎn)(工作)服務(wù)。
2、適用范圍
適用于東莞厚街海清污水處理廠檔案室內(nèi)外各種資料、檔案管理。
3、職責(zé)
3.1行政部為公司檔案管理的牽頭部門。
3.2除設(shè)備、財務(wù)等專門檔案由各相關(guān)部門管理，其余檔案由資料檔案室集中管理。
4、工作程序
4.1凡是能反映公司主要職能活動，具有考查利用價值的文字、圖表、聲像等材料，均屬歸檔范圍。
4.1.1建廠時原始設(shè)計資料，各種招投標(biāo)文件，各種普查、調(diào)查形成的文字材料。其它需要存檔的文字材料。
4.1.2各部門如生產(chǎn)、行政、設(shè)施維修、合同、技術(shù)、保衛(wèi)、設(shè)備、固定資產(chǎn)等管理中形成的各類原始材料。
4.1.3部門制定的各類規(guī)章制度、總結(jié)、報告及需要?dú)w檔的其它文件。
4.1.4會議記錄、工作計劃、總結(jié)、情況匯報，以公司名義簽訂的.各類合同、協(xié)議。
4.2檔案的收集、鑒定與整理
4.2.1檔案管理部門除了通過正常渠道外，應(yīng)經(jīng)常向有關(guān)部門和個人收集文件資料。有關(guān)部門和個人應(yīng)主動配合，定期檢查應(yīng)存檔資料，主動向管理部門資料室移交，在外開會等帶回的文件資料，應(yīng)及時向行政部作收文登記，個人確需的，經(jīng)批準(zhǔn)可以復(fù)印留用。
4.2.2檔案管理部門在收到有關(guān)歸檔資料后，應(yīng)根據(jù)其內(nèi)容，對其價值進(jìn)行鑒定，確定是否存檔。每年六月底前，各檔案管理部門應(yīng)完成上年歸檔資料的清理和歸檔工作。無歸檔和存查價值的文件資料，經(jīng)過技術(shù)人員鑒定和副總經(jīng)理批準(zhǔn)后可以定期銷毀。凡應(yīng)存檔文件，應(yīng)按內(nèi)容進(jìn)行分類、組卷、裝訂、編號上架，并編制檢索工具，以便于查找利用。
4.3檔案管理人員要求
檔案管理是一項保密性較強(qiáng)的工作，從事檔案工作的專(兼)職人員，應(yīng)熱愛檔案事業(yè)，不務(wù)名利，遵紀(jì)守法、嚴(yán)守秘密;工作作風(fēng)嚴(yán)謹(jǐn)、一絲不茍。業(yè)務(wù)上應(yīng)努力學(xué)習(xí)，具有一定深度和廣度知識面，掌握一定的檔案管理專門業(yè)務(wù)知識，熟悉公司所管檔案的特定業(yè)務(wù)的基本特點(diǎn)和規(guī)律，能夠處理檔案管理中存在的問題，不斷提高自己的工作水平。
4.4檔案管理員崗位職責(zé)
4.4.1努力學(xué)習(xí)、宣傳和執(zhí)行《檔案法》，遵守廠的各項規(guī)章制度，做好本職工作。
4.4.2認(rèn)真按照公司《檔案綜合管理辦法》的要求，按時完成檔案的收集、整理、組卷和編制檢查等工作。質(zhì)量符合檔案管理標(biāo)準(zhǔn)要求。
4.4.3耐心細(xì)致地做好其它檔案人員的檔案立卷指導(dǎo)檢查，為合法查閱利用檔案者提供方便條件。
發(fā)揮主觀能動性，開展檔案編研工作，提高自己的業(yè)務(wù)水平和服務(wù)水平。
4.4.4檔案人員必須認(rèn)真執(zhí)行《檔案法》、《保密法》，確保黨和國家及本單位涉密工作的安全。
加強(qiáng)對檔案材料利用管理，凡屬重大技改、科研成果、發(fā)明創(chuàng)造、經(jīng)濟(jì)數(shù)字、人事材料等檔案，不得向外泄密。
4.4.5嚴(yán)禁非檔案室人員進(jìn)入檔案室。本室人員進(jìn)出時必須關(guān)鎖好文柜、門窗，檢查安全防盜設(shè)施，以防意外。
4.4.6嚴(yán)禁將檔案機(jī)密材料帶入公共娛樂場所、探親訪友;嚴(yán)禁丟失或泄密。如發(fā)生失泄密事件，應(yīng)立即向領(lǐng)導(dǎo)報告并采取補(bǔ)救措施。
4.4.7如有違反《檔案法》和《保密法》造成損失的，視情節(jié)給予批評教育或追究相應(yīng)責(zé)任。
4.5檔案查閱制度
4.5.1檔案的查閱。外單位憑證件，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，在指定的閱覽室和規(guī)定的范圍查閱。本單位員工查閱或復(fù)印按《檔案查閱制度》辦理。
4.5.2凡屬本廠管理人員，原則上均可查閱與本職工作范圍有關(guān)的檔案。
4.5.3如需查閱非本職工作或非本部門范圍檔案和重要檔案時，須報副總經(jīng)理同意后才能查閱。
4.5.4查閱檔案時，須填寫登記簿，不得將檔案帶出室外查閱。如需抄錄或復(fù)印，必須經(jīng)副總經(jīng)理批準(zhǔn)。
4.5.5查閱者必須保護(hù)檔案原貌，不得進(jìn)行任何勾劃、涂改、拆損，對確需拆卷的檔案，必須副總經(jīng)理批準(zhǔn)，由檔案人員辦理。
4.5.6嚴(yán)守檔案秘密，不得將檔案內(nèi)容傳與他人，否則發(fā)生后果者，根據(jù)情節(jié)給予處理。
4.6檔案保管制度
4.6.1檔案室是本廠機(jī)要重地，非本室管理人員嚴(yán)禁入內(nèi)。
4.6.2每年組卷完成的檔案，必須收集齊全，按時入庫(柜)并作移交登記。
4.6.3庫房應(yīng)安裝調(diào)溫調(diào)濕設(shè)備，保持室內(nèi)溫度、濕度相對穩(wěn)定(一般溫度14℃-24℃;濕度45%-60%)。
4.6.4庫房門窗應(yīng)有防盜、防塵設(shè)施，并防止老鼠入侵，并設(shè)置窗簾、窗板等遮陽措施。
4.6.5檔案柜、架應(yīng)按規(guī)定整齊排列，并與墻壁保持適當(dāng)距離。
4.6.6對所藏檔案要定期檢查，掌握保管情況，定期打掃，清理柜架，確保檔案保存完好無缺。
4.7檔案室防火安全制度
4.7.1人事檔案、文書檔案室、技術(shù)資料室、財務(wù)檔案室都是重點(diǎn)防火部位。
4.7.2檔案室必須經(jīng)常保持清潔，室內(nèi)不得存放易燃油液、爆炸物品和有腐蝕性的物品。
4.7.3檔案室不準(zhǔn)吸煙、動火、不準(zhǔn)使用電爐，照明燈不得超過60瓦，下班或人不在時作到人走電斷、燈滅。
4.7.4管理人員翻閱、裝訂檔案時不得吸煙。
4.7.5閑散無關(guān)人員不得進(jìn)入檔案室。
4.7.6檔案室應(yīng)配備必要的消防器材。
檔案數(shù)字化安全管理制度 13
本細(xì)則對檔案數(shù)字化加工的主要工作環(huán)節(jié)包括：檔案實體交接、目錄審核修改、掃描前處理、檔案掃描、圖像處理、圖像質(zhì)檢、數(shù)據(jù)掛接、檔案裝訂、數(shù)據(jù)驗收、數(shù)據(jù)備份、檔案歸還等，提出操作要求，并在整個工作環(huán)節(jié)中確保檔案實體及其信息的安全保密。
一、檔案實體交接
檔案實體交接分為檔案領(lǐng)取、檔案歸還、檔案存放三個環(huán)節(jié)，由本館檔案數(shù)字化中心和承擔(dān)本館檔案數(shù)字化的服務(wù)機(jī)構(gòu)、監(jiān)理公司三方指定管理人員完成。
(一)檔案領(lǐng)取
1.按照館藏檔案數(shù)字化加工項目計劃，服務(wù)機(jī)構(gòu)根據(jù)工作進(jìn)度以及加工能力，提出檔案領(lǐng)取申請，經(jīng)監(jiān)理公司審核后，向本館檔案數(shù)字化中心管理員遞交，由檔案數(shù)字化中心管理員負(fù)責(zé)向收集保管處提出需要加工檔案的全宗、年份、保管期限、目錄號、案卷號，庫房管理人員按需求調(diào)卷，清點(diǎn)、核實無誤后辦理檔案出庫登記手續(xù)。
2.出庫檔案進(jìn)入檔案數(shù)字化中心，數(shù)字化中心管理員與監(jiān)理公司、服務(wù)機(jī)構(gòu)管理人員共同清點(diǎn)、核對該批次檔案的范圍、數(shù)量，確認(rèn)無誤后，應(yīng)填寫《檔案交接記錄表》，并經(jīng)三方簽字確認(rèn)。
3.接收的檔案有錯誤之處立即核查更正，并打印出勘誤表請檔案數(shù)字化中心管理員確認(rèn)后再進(jìn)行檔案整理等工作。
4. 加工人員按檔案的檔號排列順序依次向服務(wù)機(jī)構(gòu)管理人員領(lǐng)取檔案，確認(rèn)加工內(nèi)容并簽字。
5. 加工完畢后，加工人員將檔案退還服務(wù)機(jī)構(gòu)管理人員，由管理人員確認(rèn)簽字。
(二)檔案歸還
1.同一批次出庫的檔案在完成數(shù)字化加工并經(jīng)由數(shù)字化中心管理人員質(zhì)檢抽查合格后，服務(wù)機(jī)構(gòu)管理人員按《檔案交接記錄表》，確定應(yīng)歸還檔案的檔號(全宗號、年份、保管期限、目錄號、案卷號)和數(shù)量，并檢查檔案的完整性。
2.將檔案按出庫時的排列順序排列。
3.監(jiān)理公司對服務(wù)機(jī)構(gòu)提出歸還的檔案進(jìn)行清點(diǎn)、檢查檔案的完整性，確認(rèn)無誤后向數(shù)字化中心提出歸還建議。
4.數(shù)字化中心與監(jiān)理公司、服務(wù)機(jī)構(gòu)管理人員現(xiàn)場清點(diǎn)并抽查檔案的完整性情況，三方確認(rèn)無誤后在《檔案交接記錄表》簽字確認(rèn)。
5. 檔案數(shù)字化中心管理員負(fù)責(zé)向收集保管處歸還檔案，辦理檔案歸庫手續(xù)。
(三)檔案存放
1.數(shù)字化加工檔案一律統(tǒng)一存放在臨時庫房，下班后不能留存在加工位及加工區(qū)域。
2.每天上、下午上班后，由數(shù)字化中心、監(jiān)理公司、服務(wù)機(jī)構(gòu)按當(dāng)日數(shù)字化加工范圍，共同到臨時庫房運(yùn)送檔案到加工中心，下班后提前10分鐘清點(diǎn)出庫加工檔案，將加工檔案返回臨時庫房存放。
3.加工檔案的安全管理要責(zé)任到個人，個人加工領(lǐng)取的檔案在加工完畢后必須完整、如數(shù)歸還，加工檔案禁止存放到抽屜內(nèi)，在下班前必須檢查個人使用的掃描儀，避免遺漏。
二、數(shù)字化加工
數(shù)字化加工應(yīng)嚴(yán)格按照本館規(guī)定的流程進(jìn)行，具體為：目錄審核修改→檔案拆裝→檔案掃描→圖像處理→圖像質(zhì)檢、→數(shù)據(jù)掛接→數(shù)據(jù)驗收→數(shù)據(jù)備份→檔案裝訂→檔案歸還。除目錄審核修改、掃描前處理、檔案掃描外，其他工作流程不允許接觸檔案實體，如確實因質(zhì)量檢查、修改工作需要，可向服務(wù)機(jī)構(gòu)現(xiàn)場管理人員申請使用檔案實體。
(一)目錄審核
1.未建立機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫的，加工人員應(yīng)在檔案數(shù)字化中心管理人員指導(dǎo)下按照《檔案著錄規(guī)則》(DA/T 18-1999)、《廣西壯族自治區(qū)紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)要求(試行)》以及數(shù)據(jù)掛接等要求，依據(jù)檔案實體逐一進(jìn)行目錄著錄。
2.核對目錄時如發(fā)現(xiàn)有目錄無正文、有正文無目錄或卷內(nèi)目錄指定的頁號內(nèi)容與卷內(nèi)目錄內(nèi)容不匹配現(xiàn)象，應(yīng)及時告知現(xiàn)場監(jiān)理和數(shù)字化中心管理人員處理。
3.機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫建庫工作完成的，核實檔案目錄著錄內(nèi)容的準(zhǔn)確性，如有不規(guī)范或錯誤的文件題名、責(zé)任者、檔號、起止頁號，應(yīng)依據(jù)檔案實體對目錄數(shù)據(jù)進(jìn)行修改。
著錄條目質(zhì)量應(yīng)達(dá)到以下標(biāo)準(zhǔn)：
�、傥募}名：一般由責(zé)任者、事由、文種三要素組成，文件沒有題名或不能揭示內(nèi)容的，應(yīng)根據(jù)其內(nèi)容擬寫題名;文件題名過于冗長的，在不丟失重要信息和損傷原意的情況下，可刪去冗余部分，擬寫或刪改的題名字?jǐn)?shù)應(yīng)控制在60個字以內(nèi)。
�、谖募䲡r間：一律用8位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，第1—4位數(shù)表示年，第5—6位數(shù)表示月，第7—8位數(shù)表示日，月、日位數(shù)不足補(bǔ)“0”，無法確定的時間亦用“0”替代。
�、郏簩儆诠o(jì)年的錄入要規(guī)范齊全，如“1994年”，不能是“94年”。
④文件編號：除用“[ ]”號外，其余原文照錄;聯(lián)合發(fā)文或檔案上有多個文件編號時，只著錄一個文件編號，但立檔單位的文件編號必須著錄。
�、葚�(zé)任者：必須著錄對文件負(fù)責(zé)的個人姓名和機(jī)關(guān)、團(tuán)體的通用簡稱或全稱，不能以“本市”、“本局”等模糊名稱著錄;責(zé)任者有多個時，著錄列居首位的責(zé)任者，立檔單位本身是責(zé)任者的必須著錄，其余視需要著錄，被省略的責(zé)任者用“[等]”表示，責(zé)任者之間以“;”號相隔。
⑥檔號：檔號結(jié)構(gòu)應(yīng)為“全宗號—目錄號—案卷號—文件所在頁號”，各號之間用“—”間隔。除全宗號中作為全宗屬類代碼的漢字或英文、漢語拼音字母等原樣照錄外，各號均用阿拉伯?dāng)?shù)字表示，并固定位數(shù)以利排序，具體為：全宗號3位、目錄號3位、案卷號4位、文件所在頁號4位，位數(shù)不足前補(bǔ)“0”。
�、邫z查著錄條目的正題名、檔號、、責(zé)任者、文件編號、檔案館代碼、保管期限、頁號、密級等若干必錄項目是否著錄完整;殘缺文字用“□”號表示。
4.機(jī)讀目錄修改后如錯誤地方不多，用水性筆在原紙質(zhì)目錄上略加修改不影響目錄整潔、美觀的，不需重新打印;如果需要修改內(nèi)容太多影響到目錄頁面美觀的，則要重新打印，將新目錄放置在原檔案目錄上。
5.目錄數(shù)據(jù)存儲格式為txt以及dbf格式文件，符合GD2000數(shù)據(jù)接收要求。
(二)檔案拆裝
1.檔案拆除裝訂前逐頁清點(diǎn)案卷張、頁數(shù)。出現(xiàn)有少量頁碼錯漏編的，要在檔案與裝訂線相反的頁面下角，需用前一頁頁碼用鉛筆加“—1，……”標(biāo)注在檔案上，如漏編頁碼屬本卷的最后一頁檔案，應(yīng)續(xù)上一頁檔案的順序往后編碼，不能用“—1”表示，檔案原始頁碼看不清的要用水性筆寫上實際頁碼，并在備考表上說明錯漏編情況，由數(shù)字化中心管理員簽字確認(rèn);漏編數(shù)量多的，應(yīng)整卷按規(guī)范重新編制頁號。出現(xiàn)頁數(shù)嚴(yán)重不符、紙張破損嚴(yán)重等異常情況，應(yīng)根據(jù)實際情況交數(shù)字化中心管理員進(jìn)行處理。
2.檔案蟲蛀、碳化情況嚴(yán)重，影響掃描的要登記在冊，由數(shù)字化中心管理員與相關(guān)處室做好對接，進(jìn)行修補(bǔ)或裱糊，不允許擅自拆除裝訂。
3.檔案清點(diǎn)完成后，填寫《紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工工作單》中相應(yīng)項:實際張、頁數(shù)、偏離數(shù)、偏離情況等，相關(guān)人員簽字確認(rèn)。
4.拆除裝訂物時應(yīng)注意保護(hù)檔案不受損害。漿糊粘連、衣車縫制等拆除裝訂會造成檔案頁面損壞的，不允許強(qiáng)行拆除;雜志、書籍等拆除裝訂難以復(fù)原的，也可不拆除裝訂掃描。
5.拆分檔案發(fā)現(xiàn)原件有夾帶實物的，應(yīng)根據(jù)原件給實物編號，并用塑料袋妥善保管好，裝訂時再按原樣復(fù)原。
6.檔案掃描、圖像處理并質(zhì)檢通過后，要逐頁清點(diǎn)檔案卷內(nèi)文件紙張數(shù)量，還原裝訂原貌。
7.檔案還原裝訂遇到頁面倒置、無裝訂邊、裝訂線壓文字等情況，無裝訂邊的應(yīng)貼邊后裝訂，不允許裝訂線壓在文字上;對倒置頁面進(jìn)行糾正，如遇到其他特殊情況應(yīng)交數(shù)字化中心管理員，與相關(guān)處室溝通、協(xié)商，提出裝訂建議，按建議進(jìn)行裝訂。
(三)檔案掃描
1.每日開始掃描前必須多掃描儀玻璃面進(jìn)行除塵，確保掃描效果。
2.掃描分辨率按項目合同要求進(jìn)行。檔案掃描前要確定掃描儀設(shè)定的參數(shù)符合項目規(guī)范、要求，檔案要逐頁通過掃描設(shè)備，確保圖像清晰完整。
3.對于原件不清晰的.檔案掃描，要調(diào)整對比度、亮度等相關(guān)參數(shù)，以使掃描后的圖像盡量清晰;掃描時須將紙張放正，傾斜度控制在1度之內(nèi)。
4.檔案中有浮貼時，浮貼加原頁掃1頁，浮貼揭開后原頁掃1頁，若有多張浮貼重疊，每張浮貼均需單獨(dú)掃描。
5.紙張過薄的檔案，須在其后墊上白紙，以使掃描的檔案字跡清晰，不透視下一頁圖像內(nèi)容。檔案本身內(nèi)容太靠邊時需用白紙墊在背后再掃描，以防檔案內(nèi)容掃描缺。
6.空白頁有頁碼無內(nèi)容的不掃描，在檔案備考表及工作單注明。
7.紙質(zhì)檔案中有照片的，應(yīng)調(diào)整掃描分辨率為600dpi，文件存儲格式為tiff，按照片檔案掃描要求掃描，并在工作單上注明。
8.檔案頁面若有折角或折疊，應(yīng)小心展開、撫平、壓平，褶皺嚴(yán)重的，應(yīng)覆蓋紙張用低溫熨斗熨平。但傳真紙、照片等不允許用熨斗熨平。
9.對于不適合拆卷的檔案，采用零邊距掃描儀掃描，如用常規(guī)掃描儀，則在掃描過程中盡量避免掃描頁面變形、漏光等，確保掃描圖像質(zhì)量，同時注意避免對檔案造成的損害。
10.掃描時不允許不遮蓋掃描以及非質(zhì)量不合格的重復(fù)掃描。如有特殊需求須與監(jiān)理人員和數(shù)字化中心管理人員確認(rèn)。
11.掃描完成后，檢查掃描儀是否有檔案遺漏，按要求將檔案整理好裝回檔案盒內(nèi)，填寫《紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工工作單》，及時將檔案及工作單移交管理人員。
12.掃描人員在每日下班歸還檔案前必須檢查掃描儀和桌面等設(shè)施，確保檔案無遺漏。
(四)圖像處理
1.圖像文件要進(jìn)行糾偏、裁邊、圖像拼接等精細(xì)處理，力求保持檔案原貌，不允許用軟件強(qiáng)行糾偏、自動裁剪檔案原有頁面。圖像處理應(yīng)達(dá)到：圖像完整、清晰、底色與檔案本身相仿、色澤均勻、無影響圖片美觀的非檔案所有的黑邊(白邊或灰邊)，圖像不偏斜或倒置，符合正常閱讀習(xí)慣。
2.可對圖像進(jìn)行90度或180度旋轉(zhuǎn)，禁止小角度旋轉(zhuǎn)，偏離1度以上退回重新掃描。可對原件本身偏斜嚴(yán)重的圖像進(jìn)行糾偏處理。
3.圖像處理基本要求：先糾偏，再裁剪。 圖像糾偏：
(1)若紙張偏斜，文字不偏斜，以內(nèi)容正來糾偏、裁剪。
(2)若紙張不偏斜，文字偏斜，文字偏斜角度小的，以紙張規(guī)則的邊緣來糾偏、裁剪;若文字偏斜度大于3度，以內(nèi)容正來糾偏裁剪。
(3)若紙張規(guī)則，文字不偏斜，以規(guī)則的紙張來糾偏、裁剪。
圖像裁剪：
(1)處理翻折檔案圖像時，翻起部分只保留覆蓋后頁檔案部分，其他部分裁除。
(2)處理檔案中有黏貼小于32開不規(guī)則小浮貼的圖像，當(dāng)小于32開不規(guī)則小浮貼與后頁內(nèi)容無關(guān)聯(lián)時，應(yīng)分開裁剪，不保留小于32開不規(guī)則小浮貼以外的其他圖像;小于32開不規(guī)則小浮貼與后頁內(nèi)容有關(guān)聯(lián)時或互為補(bǔ)充內(nèi)容時，小于32開不規(guī)則小浮貼圖像的裁剪，要保留后頁完整圖像。
(3)A3頁面、書本、筆記本等原則上分開裁剪。如A3(或其他)為跨頁號印制，可進(jìn)行整頁掃描，按其中間折痕進(jìn)行圖像裁剪，以確保文件內(nèi)容、頁碼的連續(xù)性。
(4)檔案出現(xiàn)大的破損，裁剪時要保留破損部分。
(5)原檔案有托邊的紙張，裁剪時以原檔案大小裁剪。
(6)兩頁16開或A4檔案粘連，內(nèi)容有聯(lián)系的，按兩頁裁剪成一個畫幅;內(nèi)容沒有聯(lián)系的，按單頁裁剪成兩個畫幅。 (7)粘貼有分類小標(biāo)簽的會計賬簿，要保留分類小標(biāo)簽掃描和裁剪。
(8)紙張有不規(guī)則邊角，但不屬于破損(如存根類)，且無檔案信息的，可進(jìn)行規(guī)整裁除。
(9)筆記本等頁面一個畫幅中，一頁有內(nèi)容一頁沒有內(nèi)容且無頁碼時，應(yīng)裁剪空白頁面。
(10)備考表若與其他非檔案頁面(無檔案信息)粘連，形成A3頁面時，裁剪只保留備考表部分。
4.處理過程中對檔案裝訂孔、檔案原有污點(diǎn)等不去除，處理過程應(yīng)遵循在不影響可懂度的前提下展現(xiàn)檔案原貌的原則，不允許出現(xiàn)原件沒有的顏色、變形、明顯皺紋等破壞圖像質(zhì)量的現(xiàn)象。
5.去除不屬于檔案頁面的白邊、灰邊、黑邊等，以有效縮小圖像文件的容量，節(jié)省存儲空間。
6.依據(jù)有關(guān)規(guī)范要求對圖像文件進(jìn)行命名。圖像文件命名格式與目錄數(shù)據(jù)庫的檔號格式一致：全宗號(4位)—目錄號(3位)—案卷號(4位)—文件頁號(或文件順序號)，檔號中的各號(代碼)固定位數(shù)，不足前補(bǔ)“0”。
7.按檔案實體頁數(shù)、頁序檢查、排列圖像文件的頁數(shù)、頁序，確保一致、無缺漏。
8.圖像處理完成后，填寫《紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工工作單》。
三、圖像質(zhì)檢
1.圖像質(zhì)檢必須逐頁翻看檢查圖像，檢查圖像反映的文件數(shù)量、頁數(shù)是否與其目錄一致，圖像是否還原檔案原貌、文字清晰，每頁圖像的頁碼是否存在，無漏失、多掃、不清晰、變形、失真、偏斜、頁碼錯誤等情況。
2.檢查圖像文件命名是否規(guī)范，圖像排列循序是否正確。
3.檢查過程中如碰到圖像內(nèi)容不清楚、數(shù)量不準(zhǔn)確等情況，須拿檔案紙質(zhì)原件對照確認(rèn)的，向管理人借出案卷實體對照，問題明確后即時歸還。
四、數(shù)據(jù)掛接
1.批次圖像質(zhì)量經(jīng)檢查確認(rèn)合格后，通過相應(yīng)的軟件與檔案文件目錄數(shù)據(jù)庫進(jìn)行批量掛接，數(shù)據(jù)掛接完成，依據(jù)檔案全文圖像和目錄數(shù)據(jù)，核對目錄條目與檔案原文的掛接是否正確，發(fā)現(xiàn)錯誤及時修正。
2.服務(wù)機(jī)構(gòu)對數(shù)據(jù)掛接全面檢查并檢查合格后，向監(jiān)理公司提出批次質(zhì)檢要求并提供該批次全文、目錄數(shù)據(jù)，監(jiān)理公司質(zhì)檢發(fā)現(xiàn)問題，返回服務(wù)機(jī)構(gòu)修改。
3.監(jiān)理公司完成批次檢查并確認(rèn)合格后，向數(shù)字化中心管理員提交《傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化加工成品發(fā)布程序表》及相關(guān)全文、目錄數(shù)據(jù)，數(shù)字化中心管理員負(fù)責(zé)將該批次數(shù)據(jù)發(fā)布至本局館局域網(wǎng)，并進(jìn)行抽檢，發(fā)現(xiàn)問題及時提交服務(wù)機(jī)構(gòu)進(jìn)行整改，整改完畢后重新發(fā)布修改數(shù)據(jù)。
4.數(shù)據(jù)掛接合格后方可進(jìn)行檔案裝訂還原、歸庫、數(shù)據(jù)備份等項工作流程。
五、數(shù)據(jù)備份
1.數(shù)據(jù)質(zhì)檢、掛接合格后，服務(wù)機(jī)構(gòu)管理人員向監(jiān)理公司提交《檔案數(shù)據(jù)批量操作程序表》，監(jiān)理公司確認(rèn)無誤后，向信息化工作處轉(zhuǎn)交，信息化工作處在確認(rèn)數(shù)據(jù)已備份至電子文件(檔案)備份中心后，將程序表交給服務(wù)機(jī)構(gòu)刻錄小組進(jìn)行光盤刻錄。
2.數(shù)據(jù)刻錄使用刻錄軟件NERO，刻錄速度≤8X，光盤由服務(wù)機(jī)構(gòu)提供，采用檔案級專業(yè)刻錄機(jī)，每張刻錄數(shù)據(jù)量不超過4.3GB。
3.刻錄光盤為檔案級光盤，現(xiàn)有清華同方及JVC兩種4.7GB的DVD。為防止同品牌光盤質(zhì)量故障影響數(shù)據(jù)質(zhì)量，在一式三套中，不能單純一種品牌的光盤。
4.劃分好數(shù)據(jù)刻錄的文件夾，按照檔案管理的要求做好分級分項組織管理，以光盤號命名光盤卷標(biāo)。
5.光盤面使用光盤筆英雄HERO CDDVD Marker CD書寫專用筆 CD-C001或真彩0615B光盤專用油性筆標(biāo)注：、順序號、全宗號等。
6.封面打印：制作光盤封面(正面、背面、背脊)錄入信息并打印;光盤封面與封底使用專門的WORD模板打印，裁剪。分別錄入(A、B、C)三套保存數(shù)據(jù)入庫。及時記錄、填寫工作進(jìn)度表、檔案數(shù)據(jù)存儲光盤刻錄表等信息。
7.光盤專檢人員負(fù)責(zé)讀取檢查每張光盤，刻錄必須保證質(zhì)量，要求盤片能在普通光驅(qū)中正確讀取，內(nèi)容無差錯(有任何差錯必須重新刻錄)。把計算機(jī)設(shè)置成可以瀏覽縮略圖;其次對照數(shù)據(jù)單查看文件數(shù)。信息處工作人員隨機(jī)抽檢光盤質(zhì)量。及時放至7-1光盤庫，做好光盤存儲位置登記。
8.數(shù)據(jù)刻錄完畢后，由信息化工作處按數(shù)據(jù)備份等相關(guān)操作規(guī)程監(jiān)督各加工計算機(jī)以及服務(wù)器等加工存留數(shù)據(jù)的移動、刪除等操作。
檔案數(shù)字化安全管理制度 14
一、檔案管理人員和數(shù)字化加工承包方均應(yīng)樹立保密觀念，貫徹執(zhí)行《檔案法》、《保密法》和《干部人事檔案工作條例》，共同保守檔案機(jī)密。
二、對各卷人事檔案均按照合同規(guī)定的范圍進(jìn)行出入庫、掃描，嚴(yán)禁摘抄、拍照、翻印或復(fù)制。
三、對掃描檔案嚴(yán)格管理，不得將檔案私自帶出檔案室或外傳，對掃描材料不得拷貝。
四、數(shù)字化工作人員一律不準(zhǔn)在家庭、子女及無關(guān)人員面前談及有關(guān)人事檔案內(nèi)容，嚴(yán)禁泄露或擅自對外公開干部人事檔案內(nèi)容。
五數(shù)字化加工承包方對所掃描檔案材料必須妥善保管，及時入庫，不得轉(zhuǎn)借他人，不準(zhǔn)攜帶公出、探親訪友、出入公共場所。
六、對目錄有誤、失去保存價值的'檔案材料要及時溝通處理，不得以廢紙出售。
七、數(shù)字化工作人員嚴(yán)禁利用工作之便抽取、撤換、添加他人干部人事檔案材料。
八、數(shù)字化工作人員嚴(yán)禁擅自提供、摘錄、復(fù)制、拍攝、保存、丟棄、銷毀干部人事檔案材料。
九、發(fā)生失密、泄密和檔案被盜事件時，要立即報告主管領(lǐng)導(dǎo)。當(dāng)事人要謝書面報告。對違反保密規(guī)定、造成失泄密和被盜密者，應(yīng)按其性質(zhì)及情節(jié)給予嚴(yán)肅處理。
十、在檔案加工場所嚴(yán)禁攜帶手機(jī)、U盤、相機(jī)等可存儲設(shè)備。在價格期間所需要的電子設(shè)備、存儲裝置嚴(yán)禁攜帶出加工場所。
十一、在人事檔案電子化加工工作結(jié)束后，所有在期間使用的，具備存儲功能的設(shè)備，都要將存儲介質(zhì)移交檔案室接收，嚴(yán)禁帶出。在加工期間產(chǎn)生的廢棄的資料要統(tǒng)一交由檔案室處理。
檔案數(shù)字化安全管理制度 15
一、檔案管理人員和數(shù)字化加工承包方均應(yīng)樹立保密觀念，貫徹執(zhí)行《檔案法》、《保密法》和《干部人事檔案工作條例》，共同保守檔案機(jī)密。
二、對各卷人事檔案均按照合同規(guī)定的范圍進(jìn)行出入庫、掃描，嚴(yán)禁摘抄、拍照、翻印或復(fù)制。
三、對掃描檔案嚴(yán)格管理，不得將檔案私自帶出檔案室或外傳，對掃描材料不得拷貝。
四、數(shù)字化工作人員一律不準(zhǔn)在家庭、子女及無關(guān)人員面前談及有關(guān)人事檔案內(nèi)容，嚴(yán)禁泄露或擅自對外公開干部人事檔案內(nèi)容。
五數(shù)字化加工承包方對所掃描檔案材料必須妥善保管，及時入庫，不得轉(zhuǎn)借他人，不準(zhǔn)攜帶公出、探親訪友、出入公共場所。
六、對目錄有誤、失去保存價值的檔案材料要及時溝通處理，不得以廢紙出售。
七、數(shù)字化工作人員嚴(yán)禁利用工作之便抽取、撤換、添加他人干部人事檔案材料。
八、數(shù)字化工作人員嚴(yán)禁擅自提供、摘錄、復(fù)制、拍攝、保存、丟棄、銷毀干部人事檔案材料。
九、發(fā)生失密、泄密和檔案被盜事件時，要立即報告主管領(lǐng)導(dǎo)。當(dāng)事人要謝書面報告。對違反保密規(guī)定、造成失泄密和被盜密者，應(yīng)按其性質(zhì)及情節(jié)給予嚴(yán)肅處理。
十、在檔案加工場所嚴(yán)禁攜帶手機(jī)、U盤、相機(jī)等可存儲設(shè)備。在價格期間所需要的'電子設(shè)備、存儲裝置嚴(yán)禁攜帶出加工場所。
十一、在人事檔案電子化加工工作結(jié)束后，所有在期間使用的，具備存儲功能的設(shè)備，都要將存儲介質(zhì)移交檔案室接收，嚴(yán)禁帶出。在加工期間產(chǎn)生的廢棄的資料要統(tǒng)一交由檔案室處理。
檔案數(shù)字化安全管理制度 16
一、檔案管理人員為數(shù)字檔案室安全保密負(fù)責(zé)人，信息中心工作人員要采取必要的計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)安全措施以協(xié)助檔案管理人員做好電子檔案安全保密工作，其他工作人員應(yīng)自覺維護(hù)電子檔案的安全保密。
二、數(shù)字檔案管理系統(tǒng)登錄賬號和密碼需要妥善保管，不得泄露給他人，密碼長度在8位以上，由數(shù)字、大小寫字母或符號組成，密碼應(yīng)定期更改。
三、電子檔案條目和原文按利用劃分為互聯(lián)網(wǎng)公開、政務(wù)網(wǎng)公開、本單位公開、不公開四個級別。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)電子檔案實際內(nèi)容設(shè)置條目和原文的`網(wǎng)上查詢利用級別，并根據(jù)查詢用戶需求設(shè)置該用戶網(wǎng)上查詢權(quán)限。
四、檔案數(shù)字化工作在本單位內(nèi)進(jìn)行，并配備防盜、視頻監(jiān)控設(shè)施設(shè)備，加工場所不得設(shè)置連接互聯(lián)網(wǎng)的信息接口，禁止外來計算機(jī)在未經(jīng)許可的情況下使用檔案管理系統(tǒng)。
五、用于檔案數(shù)字化的信息設(shè)備及信息系統(tǒng)必須在其他網(wǎng)絡(luò)物理隔離；禁止安裝使用無線網(wǎng)卡、無線鍵盤、無線鼠標(biāo)等具有無線互聯(lián)網(wǎng)功能的硬件模塊和外圍設(shè)備；不得使用筆記本電腦、平板電腦等便攜信息設(shè)備。
六、本單位應(yīng)科學(xué)管理檔案數(shù)據(jù)，并采用異質(zhì)、異地備份等方式，確保檔案數(shù)據(jù)完整、安全和長期可用。
檔案數(shù)字化安全管理制度 17
為加強(qiáng)檔案數(shù)字化安全管理，確保檔案數(shù)字化過程中檔案實體與信息安全，根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)并結(jié)合學(xué)校實際，制訂本制度。
1.檔案館必須與具有獨(dú)立法人身份的檔案數(shù)字化服務(wù)的公司簽訂《檔案數(shù)字化項目安全責(zé)任書》（附件1）及《檔案數(shù)字化加工安全保密協(xié)議》（附件2），明確其項目安全責(zé)任與保密義務(wù)。
2.數(shù)字化服務(wù)公司必須對參與檔案數(shù)字化工作的人員進(jìn)行身份審查，開展上崗前保密教育，簽署保密承諾書，明確工作人員的保密義務(wù)和要求。
3.數(shù)字化服務(wù)公司必須對指定從事數(shù)字化加工的工作人員信息登記備案。同時，每個工作日到場的工作人員需要進(jìn)行簽到登記，簽到表由現(xiàn)場負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。
4.數(shù)字化服務(wù)公司在數(shù)字化加工過程中所使用的設(shè)備必須符合有關(guān)保密技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和保密要求，不得使用無保密保障的掃描設(shè)備，不得安裝具有無線互聯(lián)功能的硬件模塊或外圍設(shè)備，所用計算機(jī)禁止接入互聯(lián)網(wǎng)或單位內(nèi)部局域網(wǎng)，與其他網(wǎng)絡(luò)完全物理隔離。
5.檔案館應(yīng)安排專職人員現(xiàn)場監(jiān)督，及時解決生產(chǎn)加工中出現(xiàn)的問題，排除各種安全隱患。數(shù)字化服務(wù)公司工作人員須服從專職安全人員的管理、確保檔案數(shù)字化加工生產(chǎn)的安全進(jìn)行。
6.檔案館應(yīng)合理劃分檔案數(shù)字化工作區(qū)、指定數(shù)字化工作人員隨身物品專柜，并與檔案裝具實行分區(qū)放置。嚴(yán)禁數(shù)字化工作人員將任何手機(jī)、數(shù)碼相機(jī)、數(shù)碼攝像機(jī)、錄音機(jī)、筆記本電腦、平板電腦等移動存儲介質(zhì)等私人物品帶入加工場所；嚴(yán)禁數(shù)字化工作人員在數(shù)字化加工場所從事與數(shù)字化無關(guān)的活動；嚴(yán)禁數(shù)字化加工人員擅自將加工場所內(nèi)的物品帶離現(xiàn)場。
7.檔案館應(yīng)確保數(shù)字化加工場所配備滿足安全需要的視頻監(jiān)控設(shè)備，確保檔案暫存處、數(shù)字化加工工位、服務(wù)區(qū)等重要位置無監(jiān)控死角，專職管理人員可隨時監(jiān)控現(xiàn)場情況或調(diào)取任意時刻錄像回放。
8.實體檔案的移交：檔案原件在移交數(shù)字化服務(wù)公司前，檔案館工作人員對待數(shù)字化加工的檔案案卷預(yù)先進(jìn)行清點(diǎn)、檢查、核準(zhǔn)與登記，嚴(yán)格按照檔案管理要求，認(rèn)真履行出入庫和交接手續(xù)。
9.檔案數(shù)字化監(jiān)督：檔案館工作人員根據(jù)工作進(jìn)度，不定期對已完成數(shù)字化加工的檔案原件進(jìn)行抽樣檢查，確保檔案原件準(zhǔn)確、完好，加工完畢經(jīng)核查后及時交接入庫。
10.檔案數(shù)字化清場：加工完成后，數(shù)字化服務(wù)公司應(yīng)當(dāng)將加工的檔案原件、檔案數(shù)字化信息及其存儲介質(zhì)（包含損壞的`介質(zhì)）全部移交給檔案館，不得擅自復(fù)制或留存，并辦理移交手續(xù)。檔案館組織專業(yè)人員對數(shù)字化服務(wù)公司所用的設(shè)備進(jìn)行檢查，清除所有留存信息。
11.檔案數(shù)字化加工過程中所使用的存儲介質(zhì)，應(yīng)根據(jù)所處理檔案的最高密級，確定存儲介質(zhì)的密級，采取相應(yīng)的保密技術(shù)防護(hù)措施，科學(xué)保管并備份保存。
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