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簽名格式職場商務電子郵件禮儀
現(xiàn)如今，可能已經(jīng)找不到?jīng)]有電子郵箱的網(wǎng)民了。特別是職業(yè)人士，還擁有使用公司域名的郵箱。職業(yè)人士的利用公司郵箱發(fā)送郵件與私人信件有著很大區(qū)別，存在著職場郵件禮儀方面的新問題。下面是小編整理的簽名格式職場商務電子郵件禮儀，一起來看看吧。
簽名格式職場商務電子郵件禮儀 篇1
據(jù)統(tǒng)計，如今互聯(lián)網(wǎng)每天傳送的電子郵件已達數(shù)百億封，但有一半是垃圾郵件或不必要的�！霸谏虅战煌幸鹬匾粋�人，首先就要懂得替他節(jié)省時間”，電子郵件禮儀的一個重要方面就是節(jié)省他人時間，只把有價值的信息提供給需要的人。
寫Email就能看出其人為人處世的態(tài)度。你作為發(fā)信人寫每封Email的時候，要想到收信人會怎樣看這封Email，時刻站在對方立場考慮，將心比心。同時勿對別人之回答過度期望，當然更不應對別人之回答不屑一顧。
我為您整理出了史上最完整版本的職業(yè)電子郵件中禮儀問題，希望能給您的工作帶來幫助!
關于主題
主題是接收者了解郵件的第一信息，因此要提綱挈領，使用有意義的主題行，這樣可以讓收件人迅速了解郵件內容并判斷其重要性。
1.一定不要空白標題，這是最失禮的
2.標題要簡短，不宜冗長，不要讓Outlook用…才能顯示完你的標題
3.標題要能真反映文章的內容和重要性，切忌使用含義不清的標題，如“王先生收”
4.一封信盡可能只針對一個主題，不在一封信內談及多件事情，以便于日后整理
5.可適當用使用大寫字母或特殊字符(如“*!”等)來突出標題，引起收件人注意，但應適度，特別是不要隨便就用“緊急”之類的字眼。
6.回復對方郵件時，可以根據(jù)回復內容需要更改標題，不要RERE一大串。
關于稱呼與問候
1.恰當?shù)胤Q呼收件者，拿捏尺度
郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的回應;在多個收件人的情況下可以稱呼大家、ALL。
如果對方有職務，應按職務尊稱對方，如“x經(jīng)理”;如果不清楚職務，則應按通常的“x先生”、“x小姐”稱呼，但要把性別先搞清楚。
不熟悉的人不宜直接稱呼英文名，對級別高于自己的人也不宜稱呼英文名。稱呼全名也是不禮貌的，不要逮誰都用個“Dearxxx”，顯得很熟絡。
2.Email開頭結尾最好要有問候語
最簡單的開頭寫一個“HI”，中文的寫個”你好”;結尾常見的寫個BestRegards，
中文的寫個”祝您順利”之類的也就可以了。
俗話說得好，“禮多人不怪”，禮貌一些，總是好的，即便郵件中有些地方不妥，對方也能平靜的看待。
關于正文
1.Email正文要簡明扼要，行文通順
Email正文應簡明扼要的說清楚事情;如果具體內容確實很多，正文應只作摘要介紹，然后單獨寫個文件作為附件進行詳細描述。
正文行文應通順，多用簡單詞匯和短句，準確清晰的表達，不要出現(xiàn)讓人晦澀難懂的語句。最好不要讓人家拉滾動條才能看完你的郵件，千萬不要學唐僧。
2.注意Email的論述語氣
根據(jù)收件人與自己的熟絡程度、等級關系;郵件是對內還是對外性質的不同，選擇恰當?shù)恼Z氣進行論述，以免引起對方不適。
尊重對方，請、謝謝之類的語句要經(jīng)常出現(xiàn)。
電子郵件可輕易地轉給他人，因此對別人意見的評論必須謹慎而客觀�！班]件門”就是深刻的教訓!
3.Email正文多用1234之類的列表，以清晰明確。
如果事情復雜，最好1、2、3、4的列幾個段落進行清晰明確的說明。保持你的每個段落簡短不冗長，沒人有時間仔細看你沒分段的長篇大論。
4.一次郵件交待完整信息
最好在一次郵件中把相關信息全部說清楚，說準確。不要過兩分鐘之后再發(fā)一封什么“補充”或者“更正”之類的郵件，這會讓人很反感。
5.盡可能避免拼寫錯誤和錯別字，注意使用拼寫檢查
這是對別人的尊重，也是自己態(tài)度的體現(xiàn)。如果是英文Email，最好把拼寫檢查功能打開;如果是中文Email，注意拼音輸入法帶給你的弱智同音別字。
在郵件發(fā)送之前，務必自己仔細閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫是否有錯誤。
6.合理提示重要信息
不要動不動就用大寫字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號等手段對一些信息進行提示。合理的提示是必要的，但過多的提示則會讓人抓不住重點，影響閱度。
7.合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述
對于很多帶有技術介紹或討論性質的郵件，單純以文字形式很難描述清楚。如果配合圖表加以闡述，收件人一定會表揚你的體貼。
8.不要動不動使用:)之類的笑臉字符，在商務信函里面這樣顯得比較輕佻
BusinessEmail不是你的情書，所以:)之類的最好慎用。只用在某些你確實需要強調出一定的輕松氣氛的場合，比如現(xiàn)在-:)
附件
1.如果郵件帶有附件，應在正文里面提示收件人查看附件
2.附件文件應按有意義的名字命名，不可用外星人才看懂的文件名
3.正文中應對附件內容做簡要說明，特別是帶有多個附件時
4.附件數(shù)目不宜
超過4個，數(shù)目較多時應打包壓縮成一個文件
5.如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，以免影響使用
6.如果附件過大(不宜超過2MB)，應分割成幾個小文件分別發(fā)送，
語言的選擇和漢字編碼
1.只在必要的時候才使用英文郵件
英文郵件只是交流的工具，而不是用來炫耀和鍛煉英文水平的。如果收件人中有外籍人士，應該使用英文郵件交流;如果收件人是其他國家和地區(qū)的華人，也應采用英文交流，由于存在中文編碼的問題，你的中文郵件在其他地區(qū)可能顯示成為亂碼天書。
2.尊重對方的習慣，不主動發(fā)起英文郵件
如果對方與你的郵件往來是采用中文，請不要自作聰明的發(fā)送英文郵件給他;如果對方發(fā)英文郵件給你，也不要老土的用中文回復。
3.對于一些信息量豐富或重要的郵件，建議使用中文。你很難保證你的英文表達水平或收件人中某人的英文理解水平存在問題，而影響郵件所涉及問題的解決。
4.選擇便于閱度的字號和字體
中文老實點用宋體或新宋體，英文就用Verdana或Arial字型，字號用五號或10號字即可。這是經(jīng)研究證明最適合在線閱度的字號和字體。不要用稀奇古怪的字體或斜體，最好不用背景信紙，特別對公務郵件。
結尾簽名
每封郵件在結尾都應簽名，這樣對方可以清楚的知道發(fā)件人信息。雖然你的朋友可能從發(fā)件人中認出你，但不要為你的朋友設計這樣的工作。
1.簽名信息不宜過多
電子郵件消息末尾加上簽名檔是必要的。簽名檔可包括姓名、職務、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜行數(shù)過多，一般不超過4行。你只需將一些必要信息放在上面，對方如果需要更詳細的信息，自然會與你聯(lián)系。
引用一個短語作為你的簽名的一部分是可行的，比如你的座右銘，或公司的宣傳口號。但是要分清收件人對象與場合，切記一定要得體。
2.不要只用一個簽名檔
對內、對私、對熟悉的客戶等群體的郵件往來，簽名檔應該進行簡化。過于正式的簽名檔會讓與對方顯得疏遠。你可以在Outlook中設置多個簽名檔，靈活調用。
3.簽名檔文字應選擇與正文文字匹配，簡體、繁體或英文，以免成出現(xiàn)亂碼。字號一般應選擇比正文字體小一些。
回復技巧
1.及時回復Email
收到他人的重要電子郵件后，即刻回復對方一下，往往還是必不可少的,這是對他人的尊重，理想的回復時間是2小時內，特別是對一些緊急重要的'郵件。
對每一份郵件都立即處理是很占用時間的，對于一些優(yōu)先級低的郵件可集中在一特定時間處理，但一般不要超過24小時。
如果事情復雜，你無法及時確切回復，那至少應該及時的回復說”收到了，我們正在處理，一旦有結果就會及時回復，云云”。不要讓對方苦苦等待，記住：及時作出響應，哪怕只是確認一下收到了。
如果你正在出差或休假，應該設定自動回復功能，提示發(fā)件人，以免影響工作。
2.進行針對性回復
當回件答復問題的時候，最好把相關的問題抄到回件中，然后附上答案。不要用簡單的，那樣太生硬了，應該進行必要的闡述，讓對方一次性理解，避免再反復交流，浪費資源。
3.回復不得少于10個字
對方給你發(fā)來一大段郵件，你確只回復“是的”、“對”、“謝謝”、“已知道”等字眼，這是非常不禮貌的。怎么著也要湊夠10個字，顯示出你的尊重。
4.不要就同一問題多次回復討論，不要蓋高樓
如果收發(fā)雙方就同一問題的交流回復超過3次，這只能說明交流不暢，說不清楚。此時應采用電話溝通等其他方式進行交流后再做判斷。電子郵件有時并不是最好的交流方式。
對于較為復雜的問題，多個收件人頻繁回復，發(fā)表看法，把郵件越RE越高，這將導致郵件過于冗長笨拙而不可閱讀。此時應即是對之前討論的結果進行小結，刪減瘦身，突出有用信息。
5.要區(qū)分Reply和ReplyAll(區(qū)分單獨回復和回復全體)
如果只需要單獨一個人知道的事，單獨回復給他一個人就行了
如果你對發(fā)件人提出的要求作出結論響應，應該replayall，讓大家都知道;不要讓對方幫你完成這件事情。
如果你對發(fā)件人的提出的問題不清楚，或有不同的意見，應該與發(fā)件人單獨溝通，不要當著所有人的面，不停的RE來RE去，與發(fā)件人討論。你們討論好了再告訴大家。不要向上司頻繁發(fā)送沒有確定結果的郵件。
點擊“回復全部”前，要三思而行!
6.主動控制郵件的來往
為避免無謂的回復，浪費資源，可在文中指定部分收件人給出回復，或在文末添上以下語句：“全部辦妥”、“無需行動”、“僅供參考，無需回復”。
正確使用發(fā)送，抄送，密送
要區(qū)分To和CC還有BCC(區(qū)分收件人、抄送人、秘送人)
1.To的人是要受理這封郵件所涉及的主要問題的，理應對郵件予以回復響應。
2.而CC的人則只是需要知道這回事，CC的人沒有義務對郵件予以響應，當然如果CC的人有建議，當然可以回Email。
3.而BCC是秘送，即收信人是不知道你發(fā)給了BCC的人了的。這個可能用在非常規(guī)場合。
4.TO，CC中的各收件人的排列應遵循一定的規(guī)則。比如按部門排列;按職位等級從高到低或從低到高都可以。適當?shù)囊?guī)則有助于提升你的形象!
5.只給需要信息的人發(fā)送郵件，不要占用他人的資源
6、轉發(fā)郵件要突出信息
在你轉發(fā)消息之前，首先確保所有收件人需要此消息。除此之外，轉發(fā)敏感或者機密信息要小心謹慎，不要把內部消息轉發(fā)給外部人員或者未經(jīng)授權的接收人。
如果有需要還應對轉發(fā)郵件的內容進行修改和整理，以突出信息。不要將RE了幾十層的郵件發(fā)給他人，讓人摸不著頭腦。
怎么樣，經(jīng)過這一系列的討論，大家對職場電子郵件中的禮儀應該有初步的認識了吧!歸結到底，兩句話：只發(fā)有必要的郵件，認真發(fā)郵件
簽名格式職場商務電子郵件禮儀 篇2
商務郵件的基本宗旨：
任何商業(yè)活動都是本著友好合作的原則來開展的，所以郵件首先要能夠體現(xiàn)出尊重人
同時郵件也是一個效率工具，所以一定要能替對方節(jié)約時間
郵件的三個基本宗旨：效率、清晰、禮貌
商務郵件是什么？
商務郵件不僅是你工作的記錄，還具有同時告知多人、傳遞附件的功效，更重要的是，在商業(yè)活動中，一旦發(fā)生糾紛，郵件是可以作為法庭證據(jù)使用的，所以養(yǎng)成良好的郵件習慣非常重要。
一、郵件的主題
我們就從一般郵件的寫作順序來講起，正常情況下要先寫郵件的主題：
1. 郵件不要使用無空白或無意義的主題，商務人士通常郵件繁多，需要能夠快速檢索郵件、篩選垃圾郵件，所以無意義的郵件通常不會打開。就算打開事后再查找時也很難被發(fā)現(xiàn)；
2. 郵件主題要簡短明確，能夠突出內容的重要性，切忌冗長復雜；
3. 如果主題中有關鍵詞想突出，可以添加適當?shù)姆柤右灾兀纭尽�；如果確實很緊急，在郵件開頭注明【緊急】或【Urgent】；
4. 千萬不要把轉了N層的郵件發(fā)給別人，顯得非常業(yè)余。
例如我們內部通常要求這樣寫主題：【小黃人】關于客戶名+項目名+郵件主題+日期【小黃人】關于3W孵化器DemoShow活動參展的說明0505
二、稱呼與問候
禮多人不怪，禮貌性稱呼是商務郵件不可或缺的內容。 開場一定要說“XX你好”，如果不熟悉的話，可以稱呼別人的職稱，例如“劉經(jīng)理你好”，哪怕搞不清楚對方職位，叫聲“唐老師你好！”總是不會錯的。 結尾的時候不要偷懶，加幾句祝福的話顯得非常周到。
切忌：
要搞清楚對方職位和性別再叫，否則慎用。而且不熟悉的人不要叫人家的昵稱，如果是三個字的名字盡量不要叫人家全稱。（你應該知道當你父母叫你全名的時候都沒啥好事吧，這么叫通常都有些敵意。）
三、郵件正文
終于進入正文了，體現(xiàn)個人基本表達能力的時刻到了：
1.正文首先要求簡明扼要，多用短句，畢竟大家都習慣了短閱讀，內容一長可能沒耐心看完，也會容易遺漏里面的重要信息；
2. 行文通順這是最基本的技能了，避免文字中出現(xiàn)歧義，如果覺得表達不清楚，可以通過圖片、表格、鏈接等形式加以說明，盡可能讓信息通暢；
3. 語氣盡量用論述的，少談及個人情感，而且盡量少用感嘆號。如果你看過杜拉拉升職記，里面就有一個情節(jié)說杜拉拉的兩個手下吵起來了，一查原因是兩個都特別愛在郵件里用感嘆號，語氣越來越強硬，最后鬧得不可開交；
4. 盡量一次性交待清楚，如果反復丟三落四，錯字連篇，就會給人非常不專業(yè)的印象，想要在客戶和老板那里得到尊重就更不太可能了；
5. 如果有重要的信息，適當用紅字或者大兩號字提醒，但一封郵件里的重要提醒不可多于3處，如果一封郵件里有10個重點，那跟沒有重點是一樣的。
四、夾帶附件
傳遞附件可能是許多郵件的主要目的，但附件也不是隨便加的：
1. 首先如果有附件的話，正文里一定要有提示，并且要對附件有一定的說明，如果附件是一個特殊格式的，必須說明一下附件用什么工具打開，時間允許的話甚至可以提示對方去哪里下載或如何打開；
2. 附件一定要有一個有意義的名字，我收到過大量的簡歷的名字就叫“簡歷”，麻煩請換位思考一下，這個簡歷在你電腦上是獨一無二的，但在我電腦上就沒有任何意義，請把名字命為“XXX應聘小黃人科技策劃運營職位的簡歷”這樣有意義的名字；
3. 如果附件超過5M，甚至20M以上，郵件傳遞就會特別慢，建議把文件放在網(wǎng)盤上，把鏈接和密碼附上，又快又貼心；
4. 附件的數(shù)量3個以內為宜，如果超過請用壓縮包傳輸，但不要用除了RARIP以外的格式，否則解壓又是個麻煩。 千萬別小看了附件哦！
五、對外顯示
郵件發(fā)出前還要檢查一下，自己對外顯示的名稱是怎樣的。 發(fā)出去的郵件名也是一張名片，讓對方快速對你建立印象，公司、部門、所在地都是可以通過郵件名體現(xiàn)出來的，尤其是一些跨國、大型企業(yè)在這方面做得非常好。 例如我此前與西門子合作的時候，發(fā)件人當中有一串字母：“SLC A&D PEK”這段話的意思是：SLC（SLC=SIEMENS Ltd.,China）西門子中國有限公司A&D （Automation&Drive Group）自動化與驅動集團PEK（Peking）辦公室在北京如果下次我要給他們部門另外一位只知道名字但不知道郵件的同事寫信，我就可以按照這個規(guī)律推斷出來他的郵箱地址。
六、郵件簽名
簽名的重要性不言而喻，是別人找你聯(lián)系方式的地方，所以這里要清晰地標名你所在的'公司、部門、職位、聯(lián)系方式。 但是信息一定不要太多，許多人的簽名里有十幾行內容，甚至經(jīng)常比郵件正文都長；還有一些不太重要的信息就不要放進來了，我到現(xiàn)在還能收到一些人的簽名里帶有MSN號碼，真是上個世紀的人。
七、郵件的回復
如果你收到了一封收件人為自己的郵件，那么意味著你有必要對此郵件進行回復，而回復郵件也有一些要注意的：
1. 就是及時，對方肯定希望盡快得到你的回復，所以來不及正式回應或解決，在時間允許的情況下，可以先簡單回復一下“郵件已收到，我會盡快回復你的”；
2. 針對對方郵件里提到的問題進行回復，確保提到的問題都有對應的回復，這封郵件的使命才算完成，如果有未完成的可以說明以下，隨后再補充。但不要就一封郵件往返三次以上，否則郵件就變成一件沒有效率的工具；
3. 請學會區(qū)分“回復”“回復所有”。
發(fā)送、抄送、密送的區(qū)分，這是基本常識，但還需要提一下：
1. 如果你看到你是郵件的收件人，就意味著你必須對郵件做出回應；
2. 如果你是被抄送人，只需要了解無需回復，但是如果有想補充的信息也可以參與；
3. 密送一般情況下不使用，所以師父一般把這個功能當作抄送自己的機會，這樣在收件箱里就完整保留了所有發(fā)出去的郵件，萬一Foxmail里的郵件丟失，至少在線郵箱里還有完整的備份。
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