人力資源檔案管理制度

　　在生活中，很多場合都離不了制度，制度具有使我們知道，應(yīng)該做什么，不應(yīng)該做什么，懲惡揚善、維護公平的作用。那么什么樣的制度才是有效的呢？下面是小編精心整理的人力資源檔案管理制度，僅供參考，大家一起來看看吧。

人力資源檔案管理制度1

　　一、嚴格執(zhí)行國家的保密、安全制度，確保檔案和案卷機密安全。

　　二、各部室應(yīng)在每年元月底向公司辦公室移交上年度文書檔案并履行清交手續(xù)。

　　三、各部室應(yīng)明確規(guī)定檔案責任人，檔案責任人(檔案員)對本部門檔案的收集、建檔、保管、借閱和利用負全責。 四、各類、辦法、人事、工資資料、會議記錄、會議紀要、簡報、重要電話記錄、接待來訪記錄、上級來文、公司發(fā)文、和以及添置設(shè)備、財產(chǎn)的產(chǎn)權(quán)資料由辦公室負責歸檔。

　　五、各工程項目立項、國土、規(guī)劃、設(shè)計、監(jiān)理、質(zhì)監(jiān)及技術(shù)等圖紙文字技術(shù)資料、質(zhì)量資料由投資發(fā)展部負責歸檔。 六、各類、商務(wù)合同、協(xié)議的'正本原件由財務(wù)部歸檔，副本原件由辦公室歸檔，其他部門備份存檔并由信息中心實行電腦化管理。

　　七、各招商引資貸款項目申報資料、征地、拆遷批復、國土規(guī)劃等技術(shù)、圖紙分別由投資發(fā)展部、城建資產(chǎn)部、項目技術(shù)部、部等業(yè)務(wù)部門按業(yè)務(wù)分工負責歸檔。 八、歸檔資料必須符合下列要求： ①文件材料齊全完整;

　　八、根據(jù)檔案內(nèi)容合并整理、立卷;

　　九、根據(jù)檔案內(nèi)容的歷史關(guān)系，區(qū)別保存價值、分類、整理、立卷，案卷標題簡明確切，便于保管和利用。

　　九、檔案資料借閱需履行登記、簽字手續(xù)，重要資料借閱需先請示分管領(lǐng)導。

　　十、由分管領(lǐng)導定期組織檔案責任人、業(yè)務(wù)部門組成檔案鑒定小組對超期檔案進行鑒定，提交檔案，并根據(jù)有關(guān)規(guī)定的酌情處置。

　　十一、加強檔案保管工作，做好防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防高溫工作，定期檢查檔案保管工作。

人力資源檔案管理制度2

　　各級檔案部門要牢固樹立為“三農(nóng)”服務(wù)的思想，緊抓農(nóng)村勞動力資源工作的特點，在檔案管理工作中理清工作思路，突出工作重點，落實為廣大農(nóng)民勞動力資源服務(wù)的各項措施，扎扎實實做好農(nóng)業(yè)和農(nóng)村檔案工作。

　　廣大檔案管理干部是農(nóng)村勞動力資源管理的生力軍，是檔案管理的組織者、實施者和推動者，一支高素質(zhì)的管理干部隊伍，必將促進檔案管理工作的有序開展。在推動檔案管理工作深入開展的進程中，要努力造就一支熟悉農(nóng)村政策、具有較強工作能力的管理人員隊伍。同時，要加強對管理干部的監(jiān)督教育，建立和健全管理人員考核激勵機制，促進管理人員保持持久的積極性和戰(zhàn)斗力。

　　隨著農(nóng)村經(jīng)濟社會的不斷發(fā)展和農(nóng)村改革的不斷推進，圍繞農(nóng)村勞動力資源的各類檔案資料也越來越龐大。面對迅速增長的檔案資源，如何做好相應(yīng)的管理工作，逐漸成為擺在各級管理部門面前的重要工作。改變傳統(tǒng)的服務(wù)方式，完善農(nóng)村勞動力資源檔案管理機制和服務(wù)機制，已成為國家和社會穩(wěn)定的重大問題之一。

　　1.勞動力資源檔案管理的宗旨與內(nèi)涵

　　勞動力資源檔案是人們在長期的社會實踐活動中積累形成的寶貴歷史材料，記錄了勞動力資源在不同時期、不同階段的.發(fā)展情況和歷程，對了解歷史、查考現(xiàn)實、制定政策規(guī)劃具有極其重要的作用。

　　勞動力資源管理部門要想真正做到掌握農(nóng)村勞動力資源的最真實最全面的信息，并可以通過查閱檔案了解勞動力個人的全部歷史和工作經(jīng)歷，就需要建立完善的、可信的檔案管理體系。

　　勞動力資源檔案管理部門應(yīng)將提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)作為工作的基本點，與時俱進，牢固樹立“服務(wù)民生”的觀念，積極拓展服務(wù)形式，提高服務(wù)質(zhì)量，構(gòu)建完善、豐富的檔案管理體系。做好檔案管理工作， 要加強對檔案管理部門的檔案監(jiān)督指導，建設(shè)適應(yīng)民生需求的檔案資源體系。要建立健全民生檔案法規(guī)體系，規(guī)范歸檔機制。

　　2.集安市勞動力資源檔案管理現(xiàn)狀

　　勞動力資源檔案關(guān)系著千百萬勞動者的切身利益，關(guān)系到我國人事制度改革的進一步深入。由于傳統(tǒng)體制下檔案管理牽涉到組織、人事、勞動、檔案等多個主管部門，操作過程繁瑣，管理人員意識淡薄，致使當前的勞動力資源檔案管理制度改革舉步維艱。

　　人力資源檔案管理是一項專業(yè)性較強的工作，相關(guān)檔案材料需要專人管理。由于檔案資源管理工作量大，管理人員和管理流程也略顯混亂。在檔案管理手段上，仍未實現(xiàn)全面的信息化辦公，致使檔案材料有時并不能及時歸檔整理。目前，基層檔案管理部門對勞動力資源管理的檔案化管理工作還缺乏有效認識，并沒有真正建立為勞動力資源服務(wù)的檔案管理制度。同時，農(nóng)民工自身關(guān)于檔案的認識極為有限，并沒有樹立相關(guān)的意識。

　　3. 建立健全檔案管理的主要內(nèi)容

　　檔案資源管理和建設(shè)作為一個系統(tǒng)工程，需要突出重點，多方面開展建設(shè)，具體內(nèi)容主要包括加強人員素質(zhì)的培養(yǎng)、完善檔案管理機制、健全檔案管理制度、加強信息化建設(shè)等。

　　相關(guān)部門應(yīng)以檔案行政主管部門為主，會同下級管理部門，以科學規(guī)劃、循序漸進等為原則，制定切實可行的發(fā)展規(guī)劃，統(tǒng)一管理，統(tǒng)一部署。對仍處于空白的民生檔案的要盡快予以建立，已建立的要繼續(xù)完善。

　　隨著信息技術(shù)的普及，檔案管理信息化成為國家和社會信息化發(fā)達程度的重要標志之一。信息技術(shù)迅速而全面地滲透到政治、經(jīng)濟、文化等多個領(lǐng)域以及人類生活的各個方面，對社會的進步和發(fā)展產(chǎn)生了極其深遠的影響。隨著檔案信息量的不斷，應(yīng)建立統(tǒng)一標準的民生檔案信息管理系統(tǒng)，研究和制定一套通用的數(shù)據(jù)規(guī)范，堅持統(tǒng)一規(guī)范，避免各自為政、互不兼容的情況發(fā)生。應(yīng)逐步建立諸如勞務(wù)輸出等檔案的專題數(shù)據(jù)庫。

　　總之，對于檔案管理，應(yīng)強化意識，健全制度，規(guī)范整理，電子歸檔，充分利用，服務(wù)為主。

人力資源檔案管理制度3

　　信息時代背景下，傳統(tǒng)的分散的檔案信息資源管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)社會需求，如何深入的發(fā)掘檔案信息資源的潛在價值，完善檔案信息資源的管理程式，是檔案管理所迫切需要解決的問題。檔案信息資源整合因其可以解決現(xiàn)在檔案利用受限，實現(xiàn)檔案信息資源面向公眾的“整管整取”，而受到普遍采用。但是我國檔案信息資源整合還不成熟，迫切需要完善。本文擬對策問題進行研究。

　　一、檔案信息資源整合的涵義與功能

　　所謂檔案信息資源整合，就是在我國檔案工作“統(tǒng)一領(lǐng)導，分級管理”體制下，對分散形成的檔案進行分散保管，用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)連接區(qū)域性綜合檔案館保管基地，通過以區(qū)域內(nèi)檔案實體整合與數(shù)字檔案信息整合兩種方式來進行管理的模式。

　　從其具體功能來看，主要有三點：第一，檔案信息資源整合有利于完善館藏結(jié)構(gòu)。檔案信息資源整合是以整體化的理念，有利于打破行業(yè)、地域和機構(gòu)的界限，有利于完善館藏結(jié)構(gòu)。第二，信息資源整合有利于地區(qū)信息配置的優(yōu)化。整合區(qū)域內(nèi)檔案信息資源接收范圍的統(tǒng)籌規(guī)劃，使檔案信息機構(gòu)朝著自動化、集成化和智能化的知識組織方向發(fā)展，縮小了地區(qū)間的“數(shù)字鴻溝”。第三，檔案信息資源整合有利于實現(xiàn)檔案社會功能。檔案信息資源的整合是搭建信息共享的平臺，更好開發(fā)利用檔案信息資源，便于檔案信息轉(zhuǎn)化為社會財富。

　　二、檔案信息資源整合中存在的問題

　　基于上述檔案信息資源整合的重要功能，我國也加快了這方面的建設(shè)步伐。20xx年6月，國家檔案局了《數(shù)字檔案建設(shè)指南》，旨在實現(xiàn)檔案信息資源的整合和利用。盡管我國大力重視檔案信息資源的整合，但仍然存在諸多問題。

　　1、制度層面：檔案管理體制不合理

　　我國現(xiàn)存檔案工作實行的分級、分專業(yè)管理體制，暴露許多弊端，已經(jīng)不適應(yīng)檔案信息資源整合工作的開展：大量檔案資源長期散存在各單位，處于非專業(yè)管理狀況，管理混亂，損失難以想象。由于檔案管理無序，查找利用困難，更難以服務(wù)社會；重復建設(shè)，財力、物力浪費嚴重，同時，綜合檔案館館藏結(jié)構(gòu)單一，服務(wù)功能弱化。因此，為確保以后不再造成新的.檔案資源分散，必須通過資源整合理順管理體制和建立起新的規(guī)范化運行機制。

　　2、技術(shù)層面：檔案信息資源整合技術(shù)落后

　　檔案信息資源整合不僅包括檔案實體的整合，還包括數(shù)字檔案信息的整合。除檔案實體的整合在基層館內(nèi)借助技術(shù)整合，還要在一定程度上進行地域范圍內(nèi)，更大范圍的整合，傳統(tǒng)檔案硬件設(shè)施不齊全無法完成整合的任務(wù)。除了人員技術(shù)掌握能力外，檔案部門普遍設(shè)施不齊全，目前檔案部門沒有充分利用現(xiàn)有技術(shù)提供的條件來開展這方面工作，突出表現(xiàn)在一些檔案保管單位連最基本的目錄都沒有編制完整，更談不上檔案目錄中心的建立。全國檔案目錄中心歷經(jīng)二十余年的建設(shè)，至今沒有完成充分說明了這一點。

　　3、人力資源層面：檔案人員綜合素質(zhì)不高

　　信息化條件下，加強檔案信息資源的整合不僅依賴于檔案管理制度和技術(shù)，與檔案人員的綜合素質(zhì)也是密不可分的�？偟膩砜�，我國目前檔案人員的綜合素質(zhì)還亟待提高，一方面受檔案館人員自身學歷、專業(yè)、知識面等條件的制約，不少人面對社會各階層、各行業(yè)的信息需求，顯得力不從心，人員流動性也比較大；另一方面部門人員知識結(jié)構(gòu)不合理，尤其是缺乏能適應(yīng)檔案資源整合需要的人才，這些現(xiàn)狀使得檔案館檔案資源整合工作無法正常開展。

　　三、檔案信息資源整合的對策建議

　　當前我國信息化建設(shè)、電子政務(wù)建設(shè)以及檔案部門現(xiàn)代化建設(shè)為我國檔案信息資源整合提供了前提條件。針對上述問題，為了更好地促進我國檔案信息資源整合力度，我們必須從制度建設(shè)、技術(shù)強化以及人才隊伍建設(shè)方面予以努力。

　　1、制度層面：強化檔案信息資源整合的制度保障

　　強化檔案信息資源整合的制度保障是檔案信息資源整合建設(shè)中的關(guān)鍵因素。具體來講：一是要明確整合主體，建立約束機制。檔案信息資源的整合要有制度作為保障，明確檔案信息資源整合主體。在設(shè)置上必須進一步調(diào)整檔案館網(wǎng)布局，明確整合建設(shè)中主體部分，進而建立約束機制。二是規(guī)范管理檔案信息整合的工作環(huán)節(jié)。無論是檔案工作的社會各環(huán)節(jié)配合，還是檔案工作本身的運行機制都要規(guī)范。另外，還要加強對整合部門的監(jiān)管，使制定的相關(guān)規(guī)定與制度落實到實處。

　　2、技術(shù)層面：推動檔案信息資源整合的數(shù)據(jù)庫建設(shè)

　　在數(shù)字技術(shù)支撐下，信息數(shù)字化已廣泛應(yīng)用于其他信息領(lǐng)域，檔案資源整合建設(shè)的核心內(nèi)容是檔案信息資源庫的建設(shè)，因而，建立起資源配置合理、特色突出、利用方便的檔案信息資源庫是重點。檔案數(shù)據(jù)庫是檔案信息資源整合中的“細胞”組織，根據(jù)工作要求建立檔案管理數(shù)據(jù)庫，將各部門各單位在網(wǎng)上流轉(zhuǎn)的檔案信息通過oa系統(tǒng)自動存到檔案數(shù)據(jù)庫。主要建庫工作見圖1所示：

　　3、人力資源層面：加強檔案信息化人才隊伍的建設(shè)

　　只有不斷提高檔案人員的綜合素質(zhì)，才能使檔案信息資源整合研究與建設(shè)工作更優(yōu)質(zhì)、高效地開展。一是檔案從業(yè)者要有良好的知識素養(yǎng)。檔案人員必須具備一定的語言文字素養(yǎng)和豐富的歷史文化知識。二是要掌握熟練的信息處理能力。不僅要適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)操作的要求，還要具備運用數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)手段進行檔案信息管理系統(tǒng)的軟件開發(fā)、檔案信息網(wǎng)站的設(shè)計與維護、數(shù)字檔案館的構(gòu)建等能力。三是要具有扎實的業(yè)務(wù)能力。檔案信息資源整合工作是一項綜合性很強的工作，這就要求檔案人員熟練地運用業(yè)務(wù)知識，運用現(xiàn)代科技手段對檔案信息展開分析和整合。

人力資源檔案管理制度4

　　新時期隨著人力資源管理理念的提出和在人事管理工作中的貫徹落實，傳統(tǒng)的干部人事檔案管理工作受到了極大的限制，已經(jīng)無法滿足新時期人力資源管理工作的實際需求，對干部檔案管理工作進行改革創(chuàng)新勢在必行。所以針對當前我國干部人事檔案管理工作中存在的問題，相關(guān)工作人員應(yīng)該積極探索優(yōu)化干部人事檔案管理的措施，保證干部人事檔案管理工作能夠滿足人力資源管理需求，為人力資源管理工作的優(yōu)化開展提供相應(yīng)的支持。

　　一、當前我國干部檔案管理工作中存在的問題

　　隨著人力資源管理工作的貫徹落實，我國相關(guān)部門已經(jīng)開始認識到人事檔案管理的重要性，并對檔案管理工作進行了適當?shù)母母飫?chuàng)新。但是綜合分析，在當前我國干部檔案管理工作中仍然存在一定的問題限制了干部檔案管理效果的提升和干部資源的合理利用，其具體問題表現(xiàn)在以下方面：其一，重視程度不足，基礎(chǔ)性投入缺乏。部分領(lǐng)導人員尚未認識到干部檔案管理工作的重要性，在檔案管理工作方面的投入不足，導致檔案管理工作的推進缺乏有效的支撐，極大增加了干部檔案管理的難度，不利于干部檔案管理成效的'獲取[1]。其二，檔案材料不完善，信息獲取存在一定滯后性。由于領(lǐng)導人員的忽視以及缺乏有效的支持，直接造成檔案管理人員工作積極性偏低，在搜集和整理檔案資料的過程中不重視檔案資料的全面性，信息獲取不夠及時，檔案信息流失現(xiàn)象較為嚴重，也限制了檔案管理作用的有效發(fā)揮。其三，檔案人員綜合素質(zhì)不足，對檔案的開發(fā)和利用存在限制。檔案管理人員的綜合素質(zhì)對檔案管理工作的優(yōu)化產(chǎn)生著至關(guān)重要的影響。但是當前我國部分檔案管理人員綜合素質(zhì)不足，信息技術(shù)能力相對較差，無法結(jié)合干部檔案管理的實際需求對干部檔案做出科學的管理，甚至導致干部檔案信息失真，限制了干部檔案資源的有效利用。所以針對上述問題，新時期應(yīng)該積極探索科學合理的干部檔案管理措施，為干部檔案資源的有效利用提供良好的支持。

　　二、基于人力資源管理理論優(yōu)化干部檔案管理工作的措施

　　基于人力資源管理理論的指導，在人力資源管理模式下創(chuàng)新干部檔案管理工作，應(yīng)該注意挖掘檔案資源潛力，提升檔案資源的有效利用率，以科學的干部檔案管理為人力資源管理工作提供相應(yīng)的支持。

　　（一）加強領(lǐng)導人員對干部檔案管理工作的重視

　　在組織開展干部檔案管理的工作中，領(lǐng)導人員的重視對檔案管理工作的優(yōu)化產(chǎn)生著重要的影響。所以基于人力資源管理理論的指導，應(yīng)該借助一定的宣傳教育讓領(lǐng)導人員認識到干部檔案在促進人力資源管理工作中的作用，進而自覺加強對干部檔案管理工作的重視，加大干部檔案管理投入，為各項管理工作的開展提供良好的支持，并對干部檔案管理人員實施專門的督促和提醒，有效促進干部檔案管理水平的提升和管理作用的發(fā)揮。

　�。ǘ�）積極推進干部人事檔案管理制度化建設(shè)

　　在人力資源管理模式下組織開展干部人事檔案管理工作，應(yīng)該結(jié)合人力資源管理理論的指導對管理工作進行適當?shù)耐晟�，逐步增強管理的科學化和系統(tǒng)化程度，促進管理質(zhì)量的提升[2]。在具體操作方面，應(yīng)該注意結(jié)合干部檔案管理的實際需求建立健全管理制度，保證各項管理制度都在制度的規(guī)范和約束下進行，切實提升檔案管理規(guī)范化程度，為相關(guān)工作人員查詢、借閱和使用干部檔案提供一定的便利。唯有如此，干部檔案管理才能夠逐步實現(xiàn)制度化發(fā)展，整體管理水平也能夠得到進一步提升。

　　（三）對搜集資料的途徑進行進一步整合展

　　干部檔案管理過程中對干部檔案信息的搜集可以從多種渠道完成，但是信息搜集渠道的豐富也在一定程度上增加了信息搜集的難度[3]。所以在加強干部檔案管理的過程中，應(yīng)該結(jié)合實際情況對檔案資料搜集渠道進行有效整合，再結(jié)合人力資源管理工作的實際需求制定有針對性的資料搜集措施，提升干部檔案資料搜集的規(guī)范化程度，保證干部檔案資料的全面性和客觀性，有效避免檔案資料流失問題的出現(xiàn)。這樣借助對檔案信息搜集渠道的整合，能夠為干部檔案管理工作的優(yōu)化提供良好的支持。

　�。ㄋ模┘訌妼Ω刹繖n案管理人員的教育和培訓

　　基于干部檔案管理人員自身素質(zhì)對檔案管理工作產(chǎn)生的影響，新時期在組織開展檔案管理工作的過程中應(yīng)該對干部檔案管理人員實施教育和培訓，讓其認識到干部檔案在輔助人力資源管理工作方面的重要作用，增強其開展檔案管理工作的自覺性[4]。同時，對干部檔案管理人員實施信息技術(shù)教育培訓，增強其利用信息技術(shù)加強檔案管理工作的能力，為干部檔案管理工作的優(yōu)化提供相應(yīng)的人才保障。

　　結(jié)語：

　　綜上所述，在當前社會背景下，檔案管理工作的重要性逐漸凸顯出來，在干部人事管理工作中，干部檔案也發(fā)揮著重要的作用。所以在開展干部檔案管理工作的過程中相關(guān)工作人員應(yīng)該注意以人力資源管理理念為指導，積極結(jié)合干部檔案管理的實際需求探索檔案管理優(yōu)化創(chuàng)新措施，在提升檔案管理質(zhì)量的同時，為干部檔案資源的合理利用創(chuàng)造良好的條件。

人力資源檔案管理制度5

　　1 人事檔案管理與人力資源管理的關(guān)系

　　人力資源管理就是對與一定物力相結(jié)合的人力運用科學的方法進行合理的組織、培訓與調(diào)配，使人力、物力能夠保持最佳的比例，知人善任，歷史地全面地考察了解和正確選拔使用干部服務(wù)的。人力資源管理的基礎(chǔ)是人事檔案提供的信息，人事檔案管理的優(yōu)劣將會對人力資源管理工作的有效性產(chǎn)生直接影響。

　　2 人事檔案管理對人力資源管理的促進作用

　　2.1 人事檔案為人力資源開發(fā)提供真實可靠的信息和數(shù)據(jù)

　　人事檔案是現(xiàn)代社會人存在的最有力的證明文件，其伴隨著人的一生的成長歷程，可以說，人一生中所發(fā)生的所有重大事件在檔案中都有所記錄，使組織能夠及時地發(fā)現(xiàn)新人，各盡其職，揚長避短，使人才得到充分的利用。

　　2.2 人事檔案對人力資源開發(fā)有促進作用

　�。�1）利用人事檔案有助于動態(tài)分析員工的人生軌跡，從而預測其發(fā)展?jié)摿�。依�?jù)人事檔案提供的信息，可以使各類人才揚其長，避其短，司其職，用其智，最大限度地發(fā)揮人才效力。

　�。�2）利用人事檔案能夠進一步了解員工的相關(guān)信息，從而對其進行科學管理。

　　2.3 人事檔案為人力資源提供重要的依據(jù)

　　人事檔案為企事業(yè)單位的一些重大決策提供了必要的依據(jù)。如績效考核需要有大量的考核記錄作為依據(jù)，人力資源管理部門可以充分利用人事檔案，對員工的業(yè)績、素質(zhì)、能力等進行綜合分析，做出相應(yīng)的決策，從而保證企業(yè)決策的科學化、合理化。

　　2.4 人事檔案可以優(yōu)化人力資源的合理配置

　　隨著信息化、全球經(jīng)濟一體化加速和國內(nèi)法制體系的健全，以知識、信息、服務(wù)等為特征的新經(jīng)濟時代對傳統(tǒng)人事檔案管理實施了合理配置，進而更好地促進企事業(yè)的迅速發(fā)展。人力資源配置是實現(xiàn)人與物相結(jié)合，提高人力資源使用效率和使用價值的重要途徑。人力資源不是靜止的，它隨著時間的推移、內(nèi)外環(huán)境的變化，會出現(xiàn)人員流動、崗位變化、優(yōu)勝劣汰等情況，人事檔案可以實現(xiàn)人力資源信息的共享，科學預測人力資源的需求，促進人才在各地區(qū)、行業(yè)、組織之間的合理流動，使人力資源得到最佳配置。

　　2.5 人事檔案有助于制定合理的管理規(guī)劃

　　近年來，學界對人事檔案管理的研究主要集中于人事檔案管理問題與對策、人力資源需求，并且對人力資源的預測更科學、規(guī)范，從而制定出合理的管理規(guī)劃。

　　2.6 使人力資源的管理水平得到提升

　　人力資源管理中，人事檔案管理是重中之重，因為人事檔案管理工作中的所有業(yè)務(wù)活動的展開都是圍繞人事檔案信息來的，所以人力資源的管理水平相應(yīng)的也得到應(yīng)有的重視，相應(yīng)的管理水平也有所提升。

　　3 人事檔案管理不善對人力資源管理的阻礙作用

　　雖然隨著社會的發(fā)展，人事檔案管理較之以前有了很大的進步，然而，人事檔案管理不善的問題仍然存在并阻礙了人力資源管理，其負面作用主要表現(xiàn)在如下幾個方面：

　�。�1）虛假的檔案材料妨礙了人力資源合理配置檔案的基本特性，有時掩蓋了其真實性，如果沒有了真實性，人事檔案也就失去了利用價值。如今造假學歷、防偽學士學位證及個人簡歷的偽造、虛報年齡事件等層出不窮，導致人事管理混亂重重，出現(xiàn)了許多不必要的麻煩。諸多不對稱的信息對未來人力資源配置的'預測造成了重大的影響，并將使企業(yè)失去更多的人才。

　�。�2）人事檔案材料分散，內(nèi)容簡單雷同，降低了人力資源的效力。如今有些人事檔案材料單一，內(nèi)容抽象，無法體現(xiàn)個性特色，這種人事檔案對企業(yè)的選人、用人失去了真正意義上的參考價值，以至于影響到員工的選拔和正常晉升等，不僅使員工的積極性受挫，還會導致組織不必要的損失。因此大大降低了人力資源的效力，增加了企事業(yè)的管理成本。

　�。�3）檔案材料管理手段落后，缺少時效性，降低了人力資源管理的效率。隨著信息全球化、經(jīng)濟、技術(shù)不斷更新，人事檔案也在不斷地產(chǎn)生新的管理制度和體系。如果落后的管理制度不予以剔除，那么將阻礙新制度的發(fā)展，降低管理效率。如果不加強制度和技術(shù)更新，日新月異的社會，加上人員的流動性巨大，將跟不上人事管理規(guī)劃的腳步，會浪費大量的時間和人力，工作效率低，只能被動地接收信息。

　　4 完善人事檔案管理，為現(xiàn)代人力資源管理服務(wù)

　　人事檔案管理工作是人力資源管理的基礎(chǔ)，提高人事檔案管理水平是維護組織人力資源管理、促進人力資源可持續(xù)發(fā)展的重要保障。

　　4.1 優(yōu)化人事檔案管理制度，增強人事檔案的動態(tài)性和真實性

　　人事檔案管理的活動中，應(yīng)該及時對不適應(yīng)新形勢、新情況的規(guī)章制度進行改革，從而建立新的、適應(yīng)新形勢的、更為合理、更為科學的人事檔案管理制度，將人事檔案管理工作法律化和制度化。建立和完善檔案材料的傳遞、登記制度，實現(xiàn)動態(tài)管理和考核，運用現(xiàn)代科技和信息技術(shù)，及時對遺漏丟失的材料進行檢索，及時查找補救，確保檔案材料的完整性。

　　4.2 建立人事檔案現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)，提高人力資源管理的效率

　　人事檔案是企業(yè)檔案的一個組成部分，集中納入人力資源處統(tǒng)一管理，業(yè)務(wù)工作接受公司黨委領(lǐng)導和上級有關(guān)業(yè)務(wù)部門的檢查指導。為了使人事檔案能夠真實地全面地反映個人全貌，人事檔案室要經(jīng)常通過有關(guān)部門收集全公司員工的工作調(diào)配、干部任免、職稱職務(wù)評聘、考察、考核、培訓、獎懲、工資待遇等工作中形成的反映個人德、能、勤、績的文件材料，充實檔案內(nèi)容。運用現(xiàn)代化信息管理制度，提高人力資源的管理制度尤為重要。

　　5 提升人事檔案管理在人力資源管理中作用的策略

　　隨著現(xiàn)代企業(yè)制度的建立，市場競爭的日益激烈，企業(yè)人事檔案管理工作必須轉(zhuǎn)變觀念，轉(zhuǎn)變服務(wù)模式，把檔案工作延伸到經(jīng)濟建設(shè)的最前沿。

　　5.1 充實人事檔案的內(nèi)容

　　在傳統(tǒng)人事檔案的基礎(chǔ)上應(yīng)增加一些能夠反映個人綜合能力、素質(zhì)和由權(quán)威部門認定的業(yè)績考核資料以及能夠反映個人性格特征、專業(yè)能力、興趣愛好等個性化的材料。

　　5.2 增強人事檔案的真實性

　　真實性是人事檔案最基本的特性。人事檔案管理工作應(yīng)在原有基礎(chǔ)上進行清查、核對人員信息，剔除無效、虛假信息，擴展存檔范圍，將個人可公開信息分類儲備，建立企業(yè)人才數(shù)據(jù)庫。這些數(shù)據(jù)庫由專人動態(tài)管理，及時更新個人信息。對于企業(yè)較為重要的人員應(yīng)更為詳盡地收集其個人信息。此外，現(xiàn)代的人事檔案管理工作可以充分借用現(xiàn)代化多媒體手段，以音像資料記錄個人信息，這樣，可以擴展信息量，形成完備的信息管理體系和處理系統(tǒng)，提高整體使用水平。

　　6 加強人事檔案的時效性

　　人事檔案應(yīng)根據(jù)時代的變化及現(xiàn)實情況的需要，不斷把新產(chǎn)生的有關(guān)個人經(jīng)歷的材料有選擇地、及時地補充到人事檔案中去，增強人事檔案信息的時效性。加強人事檔案的動態(tài)性管理，定期對原有的人事檔案進行審核鑒定，剔除無保存價值的內(nèi)容，補充新的內(nèi)容，使人事檔案的信息得到及時更新，方便人力資源管理部門了解和認識一個人的全部實際情況，包括歷史的和現(xiàn)在的。

　　7 加強人事檔案的現(xiàn)代化管理

　　人事檔案工作應(yīng)擺脫舊有模式，改變手工操作對策，大力引入現(xiàn)代科技手段，實現(xiàn)自動化、網(wǎng)絡(luò)化和文檔一體化，變被動接收檔案資料為開發(fā)檔案的潛在價值，主動提供服務(wù)。傳統(tǒng)檔案以紙張為介質(zhì)，占用空間較大，保管環(huán)境要求較高；隨著計算機網(wǎng)絡(luò)的普及，應(yīng)充分利用這一平臺，改變原有工作對策。企業(yè)可以將個人的檔案資料輸入計算機，形成數(shù)據(jù)化的檔案資料，并在企業(yè)內(nèi)部局域網(wǎng)上建立平臺，形成資源共享。

　　8 切實提高檔案管理人員的素質(zhì)

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