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會議室管理制度(集錦15篇)
在當(dāng)今社會生活中,我們每個人都可能會接觸到制度,制度是維護(hù)公平、公正的有效手段,是我們做事的底線要求。我敢肯定,大部分人都對擬定制度很是頭疼的,下面是小編收集整理的會議室管理制度,歡迎大家分享。
會議室管理制度1
一、制訂目的:
為合理安排會議時間,調(diào)配會議(客)室之使用,保障會議室的正常使用狀態(tài),同時方便前臺正確引領(lǐng)客戶至?xí)h室,縮短客戶等待時間,維護(hù)公司形象,特訂立本規(guī)定。
二、適用范圍:
本制度僅適用于公司寫字樓各共用的會議室的管理與使用。
三、權(quán) 責(zé):
1、行政部前臺復(fù)印室文員:全面負(fù)責(zé)會議室的日常管理。 1會議室使用接收及相關(guān)協(xié)調(diào)工作; ○
2會后會議室整理、清潔檢查和維護(hù)。
2、行政部寫字樓清潔工:負(fù)責(zé)會議室日常5S工作。
3、 各部門:負(fù)責(zé)會議室的申請并遵循本規(guī)定規(guī)范使用會議室。 1會議室的及時申請; ○
2會議中會議室內(nèi)所有器材設(shè)備的準(zhǔn)備、保管與維護(hù); ○
3會后“5S”工作。
四、具體流程:
1、申請:各部門或者個人使用會議室,需預(yù)先填寫《會議室使用申請表》(附件1)后交至前臺文員處。
1申請時間:
A.正常情況下均需提前4小時申請;
B.特殊情況、緊急會議可電話與前臺協(xié)商處理;
C.每周固定的例會時間、例行使用固定會議室,可不必重復(fù)申請,但需在前臺處登記備案。
1、申請會議室規(guī)格:可以優(yōu)先申請條件較好的'會議室,但遇有沖突時,可按下述原則進(jìn)行協(xié)○調(diào)。
2、前臺復(fù)印室文員收到《會議室使用申請表》后,及時登記在《會議室使用登記表上》,遇有沖突時,應(yīng)及時與相關(guān)會議室使用者聯(lián)系并相互協(xié)調(diào)。
3、若申請使用的會議室在預(yù)定時間不能按時使用(提前、推后或取消)時,申請人應(yīng)及時通知到前臺文員處。
4、使用完畢,申請使用者應(yīng)負(fù)責(zé)關(guān)閉會議室的燈、空調(diào)、投影儀(并收起投影幕)等設(shè)備,并將白板上的字跡清理干凈、擺放好桌椅、通知前臺復(fù)印文員后,方可離開。
5、前臺復(fù)印文員負(fù)責(zé)檢查會議室衛(wèi)生和硬件是否完好,并依據(jù)使用部門/個人會后整理情況對其提出改進(jìn)意見。部門/個人整理不徹底或完全未整理達(dá)2次及其以上者,將提報(bào)至行政人事課進(jìn)行相應(yīng)的處罰。
五、注意事項(xiàng):
1、會議室使用人員須愛護(hù)會議室的設(shè)施和物品,若屬人為損壞經(jīng)查證屬實(shí)者,須照價(jià)賠償;
2、會議室使用需遵循客戶優(yōu)先,先登記先使用、先緊急后一般、先全局后部門的原則;
3、投影儀等設(shè)備有專門人員調(diào)試,未經(jīng)允許,不得隨意變動,如出現(xiàn)故障,影響會議進(jìn)行,可通知電腦部相關(guān)人員進(jìn)行調(diào)測。
4、前臺復(fù)印文員需定期檢查會議室白板筆是否能書寫,打印紙是否還能使用,電燈/桌椅是否正常,如有損壞馬上知會相關(guān)人員維修。
5、會議室只做開會面或接待客人使用,任何人不得在會議室做其它事務(wù)(如聊天/打電話/上網(wǎng)/休息等)。
6、接待客人或洽談業(yè)務(wù),僅限在會議室進(jìn)行,未獲準(zhǔn),職員不得將客人帶到辦公室洽談。
7、會議室禁止吃零食或口香糖,不準(zhǔn)在會議室隨地吐痰、亂扔紙屑、雜物,不準(zhǔn)將未飲用完畢的茶水、礦泉水隨地傾灑,如出現(xiàn)上述情況,使用部門/個人有權(quán)勸止,嚴(yán)重者將追究當(dāng)事人責(zé)任。
六、相關(guān)表單
會議室管理制度2
一、目的:
會議室是公司舉行會議,接待來賓的場所,為了充分利用會議室的功能,給員工創(chuàng)造一個良好的辦公環(huán)境,使會議室的管理和使用更加規(guī)范化、合理化,以確保公司的各類會議的正常召開,現(xiàn)結(jié)合本公司的實(shí)際情況,制定本制度。
二、責(zé)任:
會議室使用管理由公司行政部負(fù)責(zé),并實(shí)施監(jiān)督。
三、范圍:
適用于公司所有人員。
四、會議室使用細(xì)則:
(一)會議室是專門用于召開會議、研討工作、接待來賓的地方,未經(jīng)允許,不得挪借他用。
。ǘ┕緯h室的管理由行政部統(tǒng)一負(fù)責(zé),會議涉及使用的設(shè)備及設(shè)施由指定專人負(fù)責(zé)保管、管理與調(diào)試。
。ㄈ榱吮苊鈺h室使用時發(fā)生沖突,各部門如需使用會議室,需提前一天填寫《會議室使用申請表》交至行政部,以便統(tǒng)一安排。公司每天都會將會議室統(tǒng)一上鎖,各部門人員在使用會議室時必須登記,并領(lǐng)取鑰匙和會議牌。
(四)臨時召開的緊急會議需要使用會議室時,要及時通知行政部提出申請并登記使用。
(五)各部門申請使用會議室時,需明確使用時間、參加人數(shù)等,如需提供純凈水、制作會標(biāo)、擺放水果的,要在《會議室使用申請表》中填寫具體內(nèi)容及數(shù)量。
。┤缬龅綍h室之間發(fā)生沖突的`,要堅(jiān)持局部服從整體的原則,公司會議優(yōu)先于部門會議,部門會議之間由部門之間本著重要、緊急優(yōu)先的原則自行協(xié)商解決。
。ㄆ撸╅_會期間,請愛惜會議室的設(shè)備設(shè)施。
。ò耍⿻h進(jìn)行中,請把相關(guān)的標(biāo)識牌放在指定的位置。
。ň牛⿻h結(jié)束后,相關(guān)人員應(yīng)及時整理會議場地,關(guān)閉各種電器,如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障和公物損壞應(yīng)及時報(bào)行政部,以便及時修理,保證其他會議的順利進(jìn)行。
(十)會議室的使用部門,要維持室內(nèi)清潔,使用完畢后將移動的桌椅及時放回原位,以方便其他部門使用,并通知行政部。
。ㄊ唬﹪(yán)禁在會議室打牌、嬉戲打鬧等。
。ㄊ┦覂(nèi)物品未經(jīng)行政部批準(zhǔn),不得私自轉(zhuǎn)借他人或挪借他用,若要借用會議室的物品,需填寫《會議室使用申請表》,做好相應(yīng)的登記,使用完畢后,及時歸還。
會議室管理制度3
學(xué)院會議室是接待上級領(lǐng)導(dǎo)及召開各種會議的場所,為提高會議室的使用效率,特制定本管理辦法。
一、學(xué)校會議室由黨政辦公室統(tǒng)一負(fù)責(zé)使用管理,由保潔公司負(fù)責(zé)衛(wèi)生清掃。
二、凡以學(xué)校名義接待外來客人以及召開的相關(guān)會議,由黨政辦統(tǒng)籌安排,并提前做好各項(xiàng)準(zhǔn)備工作,包括會場布置、音響設(shè)備的調(diào)試、茶水和水果的購買、攝像及錄音等要工作到位,責(zé)任到人。
三、凡學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)召集的系(院、部)、處(室)專門會議,由黨政辦公室統(tǒng)一安排使用時間,承辦部門應(yīng)提前一天到黨政辦公室辦理會議室使用申請登記手續(xù),填寫《會議室使用申請表》,并及時領(lǐng)取和交還會議室鑰匙。
四、凡各系(院、部)、處(室)召集的小型會議或活動,承辦部門應(yīng)提前到黨政辦公室辦理申請登記,并及時領(lǐng)取和交還會議室鑰匙。若預(yù)定的會議安排與學(xué)校臨時安排的`重大會議發(fā)生沖突,以學(xué)校的會議優(yōu)先。
五、會議室嚴(yán)禁吸煙,特殊會議及活動除外。
六、借用單位要愛護(hù)會議室的一切公共設(shè)施,在使用儀器設(shè)備時,要嚴(yán)格按照儀器設(shè)備的操作規(guī)范操作,如有損壞或丟失,由借用單位負(fù)責(zé);使用結(jié)束后,要認(rèn)真檢查各類儀器的開關(guān)、照明及設(shè)施的使用情況,無異常情況后,關(guān)閉門窗,將鑰匙交回黨政辦公室。
七、會議室實(shí)行“一會一清掃”制度。每次會議結(jié)束后要保持會議室的整潔、舒適,借用單位應(yīng)及時將桌椅擺放整齊,保潔公司將衛(wèi)生徹底打掃干凈,使會議室恢復(fù)原貌。
會議室管理制度4
1、會議室是學(xué)校師生召開會議、進(jìn)行學(xué)習(xí)等集會活動的公共場所,師生要嚴(yán)格遵守會議室的使用管理制度。
2、會議室由辦公室管理,負(fù)責(zé)會議室的財(cái)物、使用和衛(wèi)生等管理工作。
3、學(xué)校及各部門使用會議室,要提前1天與辦公室申請,并做好申請登記,以便辦公室統(tǒng)籌安排。
4、使用會議室實(shí)行部門負(fù)責(zé)人承包制,要愛護(hù)室內(nèi)財(cái)物,保持室內(nèi)清潔。凡損壞、挪用而造成公共財(cái)物損壞的',要按照同等物品的市場價(jià)加倍賠償。使用后,衛(wèi)生清掃不符合要求者,有權(quán)不再批準(zhǔn)使用。
5、進(jìn)入會議室要講文明,講紀(jì)律,講衛(wèi)生,遵守公共秩序,保持安靜,愛護(hù)公物,嚴(yán)禁吸煙,嚴(yán)禁喧嘩和亂動物品。
6、使用會議室結(jié)束后,部門負(fù)責(zé)人要與辦公室當(dāng)面清場交接,及時歸還鑰匙,保證會議室的正常使用。
7、外單位使用會議室要提前3天與學(xué)校辦公室申請登記,經(jīng)學(xué)校負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后,每次交付一定押金后方可使用。
8、辦公室要嚴(yán)格執(zhí)行制度要求,對違反規(guī)定所造成的一切后果由辦公室負(fù)責(zé)。
會議室管理制度5
會議室是公司舉行會議,接待來賓的場所,為加強(qiáng)公司的規(guī)范化管理,特制定本規(guī)定。
一、會議室使用細(xì)則
1、會議室由人事行政部負(fù)責(zé)管理。
3、公司各部門使用會議室須提前1天告知人事行政部,辦理相關(guān)手續(xù),使用時領(lǐng)取會議室鑰匙。
4、使用會議室的部門,必須愛護(hù)會議室的設(shè)施,保持會議室清潔。用后應(yīng)及時整理:打掃衛(wèi)生(包括黑板檫干凈,水性筆蓋好,桌椅,地面),檢查安全(電源),關(guān)好窗、空調(diào),鎖好門,將鑰匙交還人事行政部。
4、會議室配置一固定使用插線板,用后不能帶走。
4、會議室內(nèi)本公司員工不允許抽煙、嚼檳榔。不能往會議室窗臺及窗外丟東西。以免造成危險(xiǎn),違者發(fā)現(xiàn)一次罰款現(xiàn)金50元。
5、任何部門和個人未經(jīng)人事行政部同意不得將會議室的各種設(shè)施拿出會議室或轉(zhuǎn)做他用。
6、會議室內(nèi)的衛(wèi)生每周至少要清潔一次,遇有會議時,使用部門用后應(yīng)即刻清理,否則取消該部門的使用權(quán)。
8、會議室管理人員要嚴(yán)格室內(nèi)物品的.管理和維護(hù),做到會散、人走、電源關(guān)、門上鎖。
9、與會人員要愛護(hù)會議室內(nèi)的公共設(shè)施,損壞賠償,不許將室內(nèi)物品移做他用。
二、本規(guī)定由人事行政部制定,經(jīng)審批后自頒布之日起執(zhí)行。
會議室管理制度6
一、制訂目的:
為節(jié)約公司資源,提高各部門會議效率,保障會議室的正常使用狀態(tài),行政部現(xiàn)面向公司全體實(shí)施會議室、接待室、培訓(xùn)室、多功能廳使用管理制度,具體事項(xiàng)如下。
二、適用范圍:
本制度適用于公司會議室、接待室、培訓(xùn)室、多功能廳的管理與使用。
三、權(quán)責(zé):
1.行政部:全面負(fù)責(zé)會議室日常管理。
1會議室使用接收、審核及相關(guān)協(xié)調(diào)工作;
2會議室物資準(zhǔn)備;
3會后會議室整理驗(yàn)收。
2.各部門:負(fù)責(zé)會議室的申請并遵循本規(guī)定規(guī)范使用會議室。
1會議室的及時申請;
2會議中會議室內(nèi)所有器材設(shè)備的保管與維護(hù)、會議室衛(wèi)生維護(hù)與清理;
四、具體流程:
前臺登記 申請表 行政部 審核確認(rèn) 會議物資準(zhǔn)備 會議室交付使用 會議結(jié)束整理驗(yàn)收
1.申請:各部門使用會議室,請指定專人,在前臺處登記會議室使用申請表,見附件一。
2.申請時間:因會議等級不同,需準(zhǔn)備會議物資,請按照以下標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行:
物資準(zhǔn)備 無需物資準(zhǔn)備 需提供純凈水、茶水及其他飲料 需準(zhǔn)備鮮花、水果、音響、電腦、投影設(shè)備服務(wù) 需提供橫幅、歡迎牌、禮品等制作采購類物資 申請時限 10分鐘前申請 30分鐘前申請 1個工作日前申請 3個工作日前申請
3.為保證后續(xù)申請部門的`使用,敬請各部門注意申請充足的使用時間,如超出申請的時間且后續(xù)有申請使用的部門,則需優(yōu)先保證后續(xù)使用部門的使用。
4.會議后使用部門需自行整理會議現(xiàn)場(座椅歸位/垃圾清理/關(guān)閉空調(diào)燈光設(shè)備電源),并及
時告知前臺使用完畢,以便前臺檢查及準(zhǔn)備后續(xù)會議。如發(fā)現(xiàn)有使用部門不按規(guī)定使用,則按相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處罰。
5.行政部于每天下班前檢查會議室的使用情況(座椅歸/垃圾/關(guān)閉空調(diào)燈光設(shè)備電源)。
三、注意事項(xiàng):
1.會議室如需使用手提電腦請各部門自行準(zhǔn)備,并請認(rèn)真做好保密工作,嚴(yán)禁傳播、泄露公司商業(yè)秘密和傳播不良影音資料;
2.會議室使用人員須愛護(hù)設(shè)備和物品,如出現(xiàn)人為損壞要按價(jià)賠償;
3.會議室使用遵循先外部后內(nèi)部、先全局后局部、先緊急后一般的原則,如遇到會議室占用,行政部將負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)工作;
4.話筒、投影儀等設(shè)備有專門人員調(diào)試,未經(jīng)允許,不得隨意變動。如出現(xiàn)故障,影響會議進(jìn)行,可通知行政部。
四、相關(guān)表單
1.附件一《會議室使用申請登記表》
此制度自通知發(fā)布之日起開始執(zhí)行,未盡事宜由行政部負(fù)責(zé)解釋。
會議室管理制度7
會議室是學(xué)校專門用于召開學(xué)術(shù)報(bào)告、會議、培訓(xùn)、組織活動和接待客人的場所,為了充分利用會議室的功能,使會議室的管理和使用更加規(guī)范化、合理化,以確保各類會議的正常召開,特制定本規(guī)定。
1、會議室由總務(wù)處負(fù)責(zé)管理、使用登記與調(diào)度、設(shè)備維護(hù)等相關(guān)事宜,未經(jīng)允許不得擅自使用、不得擅自挪用會議室多媒體設(shè)備和桌椅等物品。本管理辦法所指的會議室包括:1212波司登培訓(xùn)教室(大會議室)、1221會議室1、1312培訓(xùn)教室、1321會議室4、1319會議室5、1406黨員活動室(四樓)、1408會議室。
2、會議室實(shí)行提前預(yù)約制度。為避免會議發(fā)生沖突,相關(guān)人員(部門)使用會議室,須提前3天通知總務(wù)處,填寫《會議室使用申請表》,以便統(tǒng)一安排。臨時召開的緊急會議需用會議室時,要及時向總務(wù)處提出申請并在會后進(jìn)行補(bǔ)辦相關(guān)登記。各部門使用會議室使用時領(lǐng)取會議室鑰匙。
3、各部門申請使用會議室時,需明確使用時間、參加會議人數(shù)等,如有需總務(wù)處協(xié)辦的事項(xiàng)請?zhí)崆白⒚,總?wù)處可根據(jù)實(shí)際情況做好相關(guān)工作的的準(zhǔn)備工作。如需使用會議室的`設(shè)備,應(yīng)提前向總務(wù)處說明,以便提前準(zhǔn)備,確保會議順利進(jìn)行。
4、如遇會議之間發(fā)生沖突,要堅(jiān)持局部服從整體的原則,學(xué)校會議優(yōu)先于部門會議,部門會議之間本著重要、緊急優(yōu)先的原則自行協(xié)商解決。
5、使用會議室的部門,必須愛護(hù)會議室的設(shè)施,保持會議室清潔。用后應(yīng)及時整理:檢查安全(電源),關(guān)好窗、空調(diào),鎖好門,將鑰匙交還總務(wù)處。
6、開會期間,請愛惜會議室的設(shè)備及物品,自覺保持衛(wèi)生,禁止吸煙,禁止亂扔紙屑,盡量保持室內(nèi)清潔。
7、會議結(jié)束后,使用人應(yīng)進(jìn)行必要的檢查,關(guān)閉會議室內(nèi)各種電器設(shè)備的電源,特別注意必須等待投影儀散熱,指示燈變紅后方可切斷電源,關(guān)好門窗。相關(guān)人員及時整理會議場地,如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障或公務(wù)損壞及時報(bào)至總務(wù)處,及時維修,確保其他會議的準(zhǔn)時進(jìn)行。安全責(zé)任人為申請者所屬處室主任或系部主任。
8、與會人員要愛護(hù)會議室內(nèi)的公共設(shè)施,損壞賠償,任何部門和個人未經(jīng)總務(wù)處同意不得將會議室的各種設(shè)施拿出會議室或轉(zhuǎn)做他用。
9、平時衛(wèi)生由學(xué)校衛(wèi)生員每天早晨負(fù)責(zé)打掃。會議室活動結(jié)束后,由學(xué)校衛(wèi)生員對會議室進(jìn)行清掃和整理,將移動的桌椅及時放回原位(必要時請相關(guān)部門協(xié)助幫忙),以方便其他部門使用。
10、當(dāng)組織活動或培訓(xùn)時,由活動的組織者臨時負(fù)責(zé)會議室衛(wèi)生及設(shè)備安全。任課教師使用會議室,要安排學(xué)生課后做衛(wèi)生。
會議室管理制度8
為規(guī)范會議室的使用及管理,為各種會議提供充分的后勤保障和接待服務(wù),特制定本制度。
一、使用程序
1、使用會議室前,需向辦公室預(yù)約登記,并說明使用時間等情況,由辦公室統(tǒng)籌并公示會議安排。
2、使用會議室前,由使用部門提前布置會議室,必要時辦公室可提供協(xié)助。
3、使用會議室期間,使用部門要在會議室門前自覺將告示牌調(diào)整為“會議中”,室內(nèi)物品設(shè)施使用方法見背頁“會議室使用須知”。如需其他幫助可致電88888888。
4、會議結(jié)束后,使用部門負(fù)責(zé)將會議室恢復(fù)原狀,并將告示牌調(diào)整為“空閑”。
二、管理制度
1、辦公室負(fù)責(zé)定期檢查會議室,并督促清潔人員每天上、下午上班前對會議室進(jìn)行清理。
2、使用部門和與會人員要愛護(hù)室內(nèi)公物,保持室內(nèi)清潔,不得隨意將會議室用品帶走或挪作他用,損害公物照價(jià)賠償。
3、會議室使用后,使用部門需關(guān)閉燈、空調(diào),擦凈白板,清理垃圾,擺放用水,擺正座椅,將會議室恢復(fù)到使用狀態(tài)。會議室物品擺放標(biāo)準(zhǔn)見背頁。
三、本制度自20xx年12月起施行。
會議室管理制度9
為了正確、規(guī)范的使用視頻會議系統(tǒng),提高會議舉辦的效率及質(zhì)量,發(fā)揮會議室作用,給員工創(chuàng)造一個良好的辦公環(huán)境,使會議室的管理和使用更加規(guī)范化、合理化,以確保公司各類會議的正常召開,現(xiàn)結(jié)合本公司的實(shí)際情況,對會議室的管理作如下規(guī)定。
第一章管理部門及管理職責(zé)
第一條公司會議室由公司行政部管理,各項(xiàng)目會議室由各項(xiàng)目行政部管理。
第二條公司行政部職責(zé):
(一)負(fù)責(zé)公司例會的通知;
(二)會議室的安排與協(xié)調(diào);
(三)負(fù)責(zé)公司例會會前物資的準(zhǔn)備;
(四)負(fù)責(zé)公司例會的.會議記錄;
(五)保證室內(nèi)整潔衛(wèi)生、設(shè)施完好。
第三條在例會結(jié)束后,及時起草會議紀(jì)要,并向會議召集人落實(shí)上次例會跟蹤事項(xiàng)報(bào)告,一并發(fā)至各部門經(jīng)理和高管的郵箱。
第二章會議室使用規(guī)定
第四條為了避免會議室使用時發(fā)生沖突,各部門如需使用會議室,需提前一天由向公司行政部提出申請,填寫會議室使用登記表,以便統(tǒng)一安排。
第五條臨時召開的緊急會議需要使用會議室時,要及時通知公司行政部并在會后完善登記。
第六條如遇公司緊急及重要的會議,已申請使用會議室的部門或個人,在不能調(diào)換的情況下,公司會議優(yōu)先于部門會議,部門會議之間由部門之間本著重要、緊急優(yōu)先的原則協(xié)商解決。
第七條各部門申請使用會議室時,需明確使用設(shè)備、使用時間、參加人數(shù)、以及與會后與行政部門檢查交接會議室的人員等。
第八條除公司會議特別要求提供糕點(diǎn)、水果、茶水等會議物資,其余會議一律不予提供;部門會議中需要準(zhǔn)備糕點(diǎn)、水果、茶水等由會議組織部門自行準(zhǔn)備,公司行政部在緊急情況下可協(xié)助準(zhǔn)備,但費(fèi)用由各部門自行協(xié)調(diào)。
第九條會議室使用期間,請愛惜會議室的設(shè)備設(shè)施,使用部門需保持會議室的整潔,不允許有亂丟垃圾、亂扔紙屑等;請不要在桌椅上寫畫、敲擊和刻畫,請不要改變會議室設(shè)備、家具的位置,愛護(hù)會場設(shè)施(包括:麥克風(fēng)、桌、椅、投影儀、屏幕、空調(diào)設(shè)施等),使用完畢后,務(wù)必將所有移動過的桌子、椅子、白板、設(shè)施設(shè)備等還原,離開時關(guān)閉電源、空調(diào),并通知行政部行政文員共同檢查交接,
如會議涉及使用視頻會議系統(tǒng),行政部需增加設(shè)備管理員共同參與檢查交接。
第十條使用完畢后,使用部門負(fù)責(zé)清潔會場,并與公司行政文員、設(shè)備管理員共同檢查交接后共同填寫完畢使用登記表后交行政部留檔備案。
第三章公司視頻會議系統(tǒng)設(shè)備管理
第十一條視頻會議系統(tǒng)主要由攝像頭、話筒、視頻會議系統(tǒng)服務(wù)器、會議專用電腦、圖像顯示設(shè)備(投影儀、電視機(jī)、顯示器)、音箱設(shè)備等構(gòu)成。
第十二條視頻會議系統(tǒng)設(shè)備是會議專用設(shè)備,除開展視頻會議外,嚴(yán)禁挪作他用。
第十三條現(xiàn)公司總部與各項(xiàng)目、項(xiàng)目與項(xiàng)目之間均可進(jìn)行會議對接。但在項(xiàng)目與項(xiàng)目之間進(jìn)行對接時需通知總部行政部,由總部行政部安排專人打開總部服務(wù)器終端方可使用。
第十四條嚴(yán)禁在視頻會議專用電腦上安裝無關(guān)軟件,系統(tǒng)管理員每周定期對視頻會議專用電腦做好防毒、系統(tǒng)清理等維護(hù)工作。
第十五條視頻會議系統(tǒng)各項(xiàng)參數(shù)已設(shè)定好,與會人員在使用時,不得隨意更改。
第十六條視頻會議系統(tǒng)設(shè)備由公司指定專人管理與維護(hù),非工作人員請不要隨意使用有關(guān)設(shè)備,與會人員在使用過程中發(fā)現(xiàn)設(shè)備問題,可即時與行政部主管經(jīng)理和系統(tǒng)管理員聯(lián)系,進(jìn)行設(shè)備調(diào)整,對
于專業(yè)維修則由行政部反饋至供應(yīng)商,做出故障排除及修復(fù)。
第十七條公司各部門如要使用公司視頻會議系統(tǒng),需提前1天通知公司行政部,會議當(dāng)天與會部門負(fù)責(zé)人同系統(tǒng)管理員提前1小時到公司主會場做會議準(zhǔn)備,隨時與分會場與會人員進(jìn)行視頻和音頻的效果調(diào)試,確保視頻會議的正常使用。
第十八條會議結(jié)束后,需將視頻會議系統(tǒng)各設(shè)備切斷電源,以免造成不必要的浪費(fèi)和損失。
第十九條因視頻會議使用的特殊性,仍需在使用過程中根據(jù)使用情況進(jìn)一步調(diào)試,因此各部門在使用過程中如有建議或意見,請及時告知總部行政部,總部行政部將及時向供應(yīng)商反饋并調(diào)整。
第四章附則
第二十條本規(guī)定自公布之日起執(zhí)行。
第二十一條未盡事宜由公司行政部解釋。
會議室管理制度10
一、目的
為加強(qiáng)中心會議室等場所的管理,充分發(fā)揮作用,提高利用率,增強(qiáng)各部門工作的計(jì)劃性和協(xié)調(diào)性,進(jìn)一步節(jié)約資源,保障各類場所的正常使用。
二、適用范圍
本制度適用于單位辦公樓內(nèi)404會議室、403會議室、五樓學(xué)術(shù)報(bào)告廳及其他辦公場所的管理與使用。
三、權(quán)責(zé)
(一)辦公室:全面負(fù)責(zé)會議室等場所日常管理。
1、場所預(yù)定信息接收、審核及相關(guān)調(diào)配工作;
2、場所使用時相關(guān)會場物資的準(zhǔn)備;
3、各類場所的日常清潔維護(hù)及管理。
四、使用辦法
1、提前申請,并做好前期的相關(guān)準(zhǔn)備;
2、在場所使用過程中,場所內(nèi)所有物品(含音像及音響器材、數(shù)碼設(shè)備、裝飾品等)的保管與維護(hù);
3、會議期間,經(jīng)辦人負(fù)責(zé)會場秩序的調(diào)控,安全管理。如發(fā)生突發(fā)安全事件,按中心安全應(yīng)急預(yù)案執(zhí)行。
3、場所使用完畢后,場所的清潔整理。
五、具體流程及優(yōu)先原則
。ㄒ唬┎块T經(jīng)辦人申請(到辦公室申請)——會議室管理員登記——辦公室部門負(fù)責(zé)人審核——經(jīng)辦人及會議室管理員共同準(zhǔn)備場所需物品——場所使用——場所清潔整理
。ǘ﹩挝粫䦂鲆话悴煌饨栌。特殊情況,外來單位借用會場的,按以前下流程處理;經(jīng)辦人申請(向中心分管領(lǐng)導(dǎo)或者主要領(lǐng)導(dǎo)申請)——與辦公室協(xié)調(diào)安排——會議室管理員登記——辦公室部門負(fù)責(zé)人審核——經(jīng)辦人及會議室管理員共同準(zhǔn)備場所需物品——場
所使用——場所清潔整理(完清借用會場手續(xù))
(二)相關(guān)安排:
1、重要會議、大型活動,辦公室牽頭承辦召開的各類重要會議,由相關(guān)組織部門安排人員協(xié)助會議室管理人員做好會務(wù)工作;
2、外來單位借用會議室與單位內(nèi)部重要會議安排有沖突時,單位內(nèi)部優(yōu)先使用。各部門使用會議室按登記時間先后依次使用,如發(fā)生沖突,協(xié)調(diào)使用其他會議室或調(diào)整使用時間;
。ㄈ┥暾堃螅阂驎h等級不同,需準(zhǔn)備會議物資,請按照以下時限執(zhí)行:
六、注意事項(xiàng):
(一)使用會議室等各類場所時,未經(jīng)會議室管理員辦同意,不得改變設(shè)備、器材的'位置,不得將場所內(nèi)的物品攜出室外。音響、話筒、調(diào)音臺等設(shè)備不得擅自動用,如需調(diào)整使用應(yīng)事先征求辦公室的同意,由辦公室派專人進(jìn)行調(diào)試;
。ǘ﹫鏊褂闷陂g請使用部門自覺保持場所內(nèi)的清潔,會后要求參會人員將垃圾帶走放入垃圾桶,及時處理場所衛(wèi)生,關(guān)好門窗、空調(diào)、飲水機(jī)等設(shè)備,離開
時應(yīng)確認(rèn)場所門口是否鎖好。否則若造成設(shè)備和物品損壞或丟失的,則由使用部門承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。
七、附則
。ㄒ唬┍巨k法的修訂、解釋權(quán)由xx負(fù)責(zé)。
(二)本辦法自發(fā)布之日起施行。
會議室管理制度11
為加強(qiáng)會議室的管理,確保會議室的安全、衛(wèi)生、清潔,保障會議室的'有序使用和會議的有效舉行,特制定本規(guī)定。
一、使用安排管理規(guī)定
1、會議室的由人力資源部負(fù)責(zé)管理,全體員工應(yīng)自覺維護(hù)公共衛(wèi)生,養(yǎng)成良好的衛(wèi)生習(xí)慣;
2、為保證各類會議的順利召開,人力資源部建立預(yù)約登記制,使用遵循先緊急后一般,先全局后部門會議、先預(yù)約后臨時的原則,各部門提前向人事專員申請使用;
3、各部門使用完畢后,該部門負(fù)責(zé)將會議室恢復(fù)原狀,聯(lián)系人事專員檢查后方可。
4、當(dāng)月發(fā)生大掃除時,由值日部門負(fù)責(zé)清掃;
二、日常值日管理規(guī)定:
1、各部門負(fù)責(zé)當(dāng)月會議室的清潔工作,由部門主管安排員工值日時間,保證每天值日;
2、值日生值日后主動簽到,聯(lián)系人事專員檢查衛(wèi)生,值日效果由人事專員評定1-3分;
3、月均得分最低的一組將承擔(dān)12月的值日工作,未簽到、不找人事專員檢查的評定0分;
三、會議室值日表:
四、清掃標(biāo)準(zhǔn)
1、值日生日常清理標(biāo)準(zhǔn):
室內(nèi)用品擺放整齊、有序,無雜物;地面、桌面和椅面等易落灰塵的角落每天清潔。
2、大掃除清理標(biāo)準(zhǔn):
門窗保持干凈、明亮,地面、桌面及椅子無污漬。房門拉手處、燈開關(guān)無污漬。
3、會議室使用者清理標(biāo)準(zhǔn):
應(yīng)在每次會議后及時清掃衛(wèi)生,整齊擺放桌椅;清理茶杯、廢紙等雜物,有損壞及時向人力資源部報(bào)告。
會議室管理規(guī)定由二月份開始正式實(shí)施,最終解釋權(quán)歸人力資源部門所有。
會議室管理制度12
一、制定目的
為加強(qiáng)公司會議室的.規(guī)范化管理,確保會議室合理有效使用,現(xiàn)結(jié)合公司實(shí)際情況,特制定本制度。本制度適用于集團(tuán)各公司各部門。
二、管理辦法
第一條:會議室是專門用于召開會議、研討工作的地方。會議室由行政處統(tǒng)一管理,負(fù)責(zé)使用登記與調(diào)度、設(shè)備維護(hù)等相關(guān)內(nèi)容。會議涉及使用的設(shè)備設(shè)施由專人負(fù)責(zé)保管、管理與調(diào)試。
第二條:為了避免會議時間發(fā)生沖突,各部門使用會議室需提前通知行政處,填寫《會議室使用申請單》,以便統(tǒng)一安排。
第三條:填寫《會議室使用申請單》時,需說明會議相關(guān)情況。比如明確使用時間、參會人員等,如有需要行政處協(xié)辦的事項(xiàng)需提前注明,以便行政處根據(jù)情況做好相關(guān)協(xié)調(diào)安排。
第四條:正常工作日,各部門提前到行政處填寫申請單,并到前臺備案,即可使用會議室。若周六日使用,需提前半天到行政處填寫《會議室使用申請單》,領(lǐng)用會議室鑰匙備用,并于工作日及時歸還。
第五條:如有外來領(lǐng)導(dǎo)或客人來我公司,需提前一天通知行政處, 以備整理會議室及準(zhǔn)備果盤等。如公司培訓(xùn)等內(nèi)部使用,需提前半天申請。
第六條:會議室使用需遵循領(lǐng)導(dǎo)優(yōu)先,先登記先使用、先緊急后一般、先全局后部門的原則;各部門之間可本著重要、緊急優(yōu)先的原則自行協(xié)商解決。如遇特殊情況、緊急會議可先通知行政處負(fù)責(zé)人,
立即開啟會議室先行使用,事后補(bǔ)辦有關(guān)登記。
第七條:部門應(yīng)在所預(yù)約時間到達(dá)會議室,并開始使用。若長時間未到,則會議室使用權(quán)由綜合辦另作安排。
第八條:如部門臨時取消申請,再需使用時,需重新申請。部門及個人應(yīng)按預(yù)約時間內(nèi)使用完畢,若后續(xù)時間無其他安排,可超時使用。但若緊接的時間段內(nèi)已安排了其他部門使用,超時部門必須離開會議室,終止使用該會議室。
第九條:如需使用會議室設(shè)備,應(yīng)提前說明,以備提前準(zhǔn)備,確保會議順利進(jìn)行。
第十條:各部門在會議期間要宣導(dǎo)參會人員愛護(hù)公共設(shè)施,自覺維護(hù)會議室的環(huán)境衛(wèi)生。
第十一條:會后使用部門及時整理,關(guān)閉投影儀、空調(diào),椅子及時歸位,確保各種電器斷電、門窗關(guān)閉,室內(nèi)干凈整潔。如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障和公物損壞應(yīng)及時告知綜合辦,以便及時修理。
第十二條:未經(jīng)允許,任何部門與個人不得擅自使用會議室、不得擅自挪用會議室多媒體設(shè)備和桌椅等物品。若要借用會議室內(nèi)物品,需得到行政處負(fù)責(zé)人許可。借用完畢后,需及時歸還。
會議室管理制度13
一、會議室歸屬辦公室管理。信息中心負(fù)責(zé)會議室多媒體設(shè)備的運(yùn)行管理和技術(shù)維護(hù)。
二、有關(guān)設(shè)備由信息中心責(zé)成專人負(fù)責(zé),其他人不得擅自動用。
三、信息中心責(zé)成專人定期對會議多媒體設(shè)備進(jìn)行檢查維護(hù),保證設(shè)備正常運(yùn)行。
四、如各處室需要使用會議室多媒體設(shè)備,在向辦公室申請的同時,應(yīng)向信息中心提出申請,同時注明使用的時間、人數(shù)、需用設(shè)備等。由辦公室負(fù)責(zé)統(tǒng)籌安排,并提前通知信息中心做好技術(shù)動力保障,會務(wù)工作由會議承辦科室負(fù)責(zé)。
五、召開會議前,信息中心人員應(yīng)預(yù)先進(jìn)行設(shè)備檢查和網(wǎng)絡(luò)調(diào)試,切實(shí)做好會議前各項(xiàng)設(shè)備準(zhǔn)備工作。
六、如召開大會信息中心人員在調(diào)試和會議期間,應(yīng)堅(jiān)守崗位,對會議全程的圖像、聲音實(shí)行連續(xù)監(jiān)看、監(jiān)聽。
七、大會議室及貴賓會議室,由信息中心人員每周一對設(shè)備及線路進(jìn)行檢測,及時更換壞損設(shè)備,排查線路故障并做好會議系統(tǒng)運(yùn)行、維護(hù)記錄。
八、來室人員必須愛護(hù)室內(nèi)設(shè)施,非管理人員未經(jīng)許可,嚴(yán)禁拆卸任何設(shè)備(包括連接電纜線),更不得將其拿出室外。
九、應(yīng)特別注意的是,投影機(jī)的關(guān)閉,必須用隨機(jī)配的遙控器(具體
操作是:把遙控前方對準(zhǔn)投影機(jī),按住遙控器上的.電源鍵五秒鐘,此時燈光熄滅),且要待投影機(jī)朝下的面板上的冷卻燈不再閃爍時方可關(guān)閉投影機(jī)電源。
十、會議結(jié)束后,會議室使用部門需通知信息中心對該會議室設(shè)備進(jìn)行檢查,如設(shè)備出現(xiàn)故障由該部門負(fù)責(zé)。
會議室管理制度14
1 范圍
本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了公司辦公樓三樓、四樓、五樓、六樓及(車庫二樓)等會議室的管理職責(zé)、會議內(nèi)容、會議主持人、會議時間、會議地點(diǎn)及參加人員。
本標(biāo)準(zhǔn)適用于吉林新力熱電有限公司會議室的管理。
2 管理職責(zé)
2、1 綜合管理部職責(zé)
2、1、1 負(fù)責(zé)例會的通知、會議室的安排及保證室內(nèi)整潔衛(wèi)生、設(shè)施完好。
2、1、2 負(fù)責(zé)協(xié)助主管領(lǐng)導(dǎo),做好各部門之間在落實(shí)例會上所決定問題方面的協(xié)調(diào)工作。
2、1、3 負(fù)責(zé)經(jīng)理辦公會議及經(jīng)理辦公擴(kuò)大會議的議程安排、會議記錄(含會議紀(jì)要的起草印發(fā)),對會議決定的`事宜進(jìn)行督查督辦,并做好督查督辦情況的反饋工作。
3 管理內(nèi)容與要求
3、1 會議類別:公司會議根據(jù)會議性質(zhì)不同分為經(jīng)理辦公會、經(jīng)理辦公擴(kuò)大會、工作計(jì)劃會、生產(chǎn)調(diào)度會、安全工作會議、經(jīng)濟(jì)活動分析會、員工大會。
3、2經(jīng)理辦公會議
3、2、1會議內(nèi)容:公司內(nèi)部管理中重大事項(xiàng)的研究與處理。
3、2、2會議主持人:公司總經(jīng)理
3、2、3會議時間:因需而定
3、2、4會議地點(diǎn):辦公樓五樓會議室
3、2、5參加人員:黨委書記、副總經(jīng)理、黨委副書記及工程總指揮
3、2、6會議組織和記錄:綜合管理部部長
3、3 經(jīng)理辦公擴(kuò)大會議
3、3、1會議內(nèi)容:公司日常工作、行政事務(wù)、重大活動安排。
3、3、2會議主持人:總經(jīng)理或總經(jīng)理委托的公司其他領(lǐng)導(dǎo)
3、3、3會議時間:因需而定
3、3、4會議地點(diǎn):辦公樓六樓會議室
3、3、4參加人員:部長助理及以上管理干部
3、3、5會議組織和記錄:綜合管理部文字秘書
3、4 計(jì)劃會
3、4、1會議內(nèi)容:部署落實(shí)公司下月工作計(jì)劃。
3、4、2會議主持人:計(jì)劃營銷部部長
3、4、3會議時間:每月27日上午9:00分
3、4、4會議地點(diǎn):辦公樓六樓會議室
3、4、5參加人員:公司領(lǐng)導(dǎo)、部長助理及以上管理干部、其它相關(guān)人員
3、4、6會議組織和記錄:計(jì)劃營銷部綜合計(jì)劃員
3、5 生產(chǎn)調(diào)度會
3、5、1會議內(nèi)容:匯報(bào)檢查前日生產(chǎn)中出現(xiàn)的問題,研究解決方案,落實(shí)責(zé)任單位和完成時間并部署當(dāng)日工作。
3、5、2會議主持人:生產(chǎn)策劃部部長
3、5、3會議時間:每日上午8:30分
3、5、4會議地點(diǎn):辦公樓六樓會議室
3、5、5參加人員:總經(jīng)理、副總經(jīng)理、運(yùn)行部部長及助理、各點(diǎn)檢組長、維修部部長(副部長)、燃料部部長(副部長)、生產(chǎn)策劃部安監(jiān)、節(jié)能專工、檢修計(jì)劃專工、物資部部長及助理、計(jì)劃營銷部部長、綜合管理部長及保衛(wèi)主管,公司其它職能部門部長可根據(jù)工作需要臨時參加會議。
3、5、7會議組織和記錄:生產(chǎn)策劃部
3、6 安全工作會議
3、6、1 安全生產(chǎn)委員會會議
3、6、1、1會議內(nèi)容:研究部署上級安全會議的貫徹及安全生產(chǎn)方面的重大決策;總結(jié)分析公司半年(全年)的安全情況;制定公司年度安全目標(biāo)及安全工作重點(diǎn)。
3、6、1、2會議主持人:安委會主任
3、6、1、3會議時間:每年元月和七月或因需臨時安排
3、6、1、4會議地點(diǎn):辦公樓六樓會議室
3、6、1、5參加人員:全體安委會成員
3、6、1、6會議組織和記錄:公司安委會
3、6、2 安全生產(chǎn)分析會議
3、6、2、1會議內(nèi)容:分析當(dāng)月安全生產(chǎn)形勢,總結(jié)事故教訓(xùn),明確薄弱環(huán)節(jié),研究預(yù)防事故對策,提出下月安全工作的要求和目標(biāo)。
3、6、2、2會議主持人:副總經(jīng)理
3、6、2、3會議時間:每月5日上午9:00分(節(jié)假日順延)
3、6、2、4會議地點(diǎn):辦公樓六樓會議室
3、6、2、5參加人員:總經(jīng)理、黨委書記、黨委副書記、生產(chǎn)策劃部部長、運(yùn)行部部長及助理、燃料部部長、維修部部長、物資部部長及助理、綜合管理部部長、保衛(wèi)主管、生產(chǎn)策劃部安監(jiān)主管、生產(chǎn)策劃部安培專工、運(yùn)行部安培專工、燃料部安培專工、維修部安培專工。
3、6、2、6會議組織和記錄:生產(chǎn)策劃部安監(jiān)主管
3、7 員工大會
3、7、1會議內(nèi)容:涉及全體員工切身利益的有關(guān)事宜,如工資、住房、保險(xiǎn)等;涉及公司生產(chǎn)與發(fā)展需向全體員工說明形勢或進(jìn)行動員時。
3、7、2會議主持人:總經(jīng)理或總經(jīng)理委托的公司其他領(lǐng)導(dǎo)
3、7、3會議時間:因需而定
3、7、4會議地點(diǎn):
3、7、5參加人員:公司全體員工
3、7、6會議組織和記錄:綜合管理部文字秘書
4 會議要求
4、1與會人員必須按時參加會議。開會時要做到有始有終,嚴(yán)禁私自中途退場,有事要向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)請假。
4、2與會者要做好會議記錄。有傳達(dá)任務(wù)的事項(xiàng),參加者要及時、準(zhǔn)確地傳達(dá)下去,并認(rèn)真執(zhí)行會議所確定的各項(xiàng)任務(wù)。
4、3與會人員開會期間應(yīng)將手機(jī)關(guān)掉或?qū)㈨戔徳O(shè)置成振動位置。
5 檢查與考核
由綜合管理部對各部門執(zhí)行本標(biāo)準(zhǔn)情況進(jìn)行檢查,并根據(jù)檢查情況提出考核意見、
會議室管理制度15
1、會議室是研究院專門用于召開學(xué)術(shù)報(bào)告、會議、組織活動和接待客人的場所,未經(jīng)允許不得擅自使用。本管理辦法所指的會議室包括:302會議室、306學(xué)術(shù)報(bào)告廳、409咖啡廳。
2、會議室由院辦公室統(tǒng)一管理,負(fù)責(zé)使用登記與調(diào)度、設(shè)備維護(hù)等相關(guān)事宜。未經(jīng)院辦公室允許,任何部門和個人不得擅自使用會議室、不得擅自挪用會議室多媒體設(shè)備和桌椅等物品。
3、會議室實(shí)行提前預(yù)約制度。相關(guān)人員(部門)使用會議室,需填寫相應(yīng)的申請表,包括會議主要內(nèi)容、參會人數(shù)、使用時間、申請人及聯(lián)系電話、安全負(fù)責(zé)人等信息,經(jīng)登記批準(zhǔn)后方可使用。
4、使用人應(yīng)愛護(hù)會議室設(shè)施,并保持會議室清潔;顒悠陂g,要愛惜會議室的設(shè)備及物品,特別是多媒體設(shè)備等。
5、會議室活動結(jié)束后,使用人應(yīng)進(jìn)行必要的'檢查,關(guān)閉會議室內(nèi)各種電器設(shè)備的電源,特別注意必須等待投影儀散熱,指示燈變紅后方可切斷電源,關(guān)好門窗,對會議室進(jìn)行清掃和整理,如有損壞照價(jià)賠償。經(jīng)勸說后,仍未自覺遵守各項(xiàng)規(guī)定,將停止其繼續(xù)借用會議室。
6、嚴(yán)禁涉及商業(yè)的各類活動。
7、本暫行辦法自xx年1月1日起實(shí)行。
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