衛(wèi)生院檔案管理制度

　　在現(xiàn)在的社會(huì)生活中，需要使用制度的場(chǎng)合越來(lái)越多，制度就是在人類(lèi)社會(huì)當(dāng)中人們行為的準(zhǔn)則。擬起制度來(lái)就毫無(wú)頭緒？下面是小編為大家整理的衛(wèi)生院檔案管理制度，希望對(duì)大家有所幫助。

　　為全面反映衛(wèi)生院歷年經(jīng)營(yíng)和管理工作的內(nèi)容，妥善完整地保存各類(lèi)重要文件、資料，加強(qiáng)檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、程序化，制定本制度。

　　1、適用范圍

　　本制度適用于衛(wèi)生院各類(lèi)檔案的管理。

　　3、職責(zé)部門(mén)

　　3.1院辦(人事行政部)負(fù)責(zé)院級(jí)文件檔案的管理工作。

　　3.2部門(mén)(科室)指派專(zhuān)人兼任檔案管理員，負(fù)責(zé)部門(mén)(科室)檔案的.日常管理工作。檔案管理人員變動(dòng)須及時(shí)辦理交接并通知院辦(人事行政部)負(fù)責(zé)人。

　　3.3院辦(人事行政部)負(fù)責(zé)指導(dǎo)與監(jiān)督各部門(mén)檔案管理的實(shí)施情況。

　　3.4部門(mén)(科室)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)審批本部門(mén)(科室)普通文檔的借閱申請(qǐng)，其它文檔的借閱申請(qǐng)由總經(jīng)理(院長(zhǎng))或指定負(fù)責(zé)人審批。

　　3.5機(jī)密文件借閱、所有文件的復(fù)制及銷(xiāo)毀申請(qǐng)由總經(jīng)理(院長(zhǎng))或指定負(fù)責(zé)人審批。

　　4、檔案收集、歸檔

　　4.1凡衛(wèi)生院繕印發(fā)出的公文(含定稿和打印的原件與附件、批復(fù)請(qǐng)示、轉(zhuǎn)發(fā)文件等)，原件一律由院辦(人事行政部)統(tǒng)一歸檔管理，發(fā)文復(fù)印件按規(guī)定由收文部門(mén)各自歸檔。

　　4.2各部門(mén)處理完畢或批存的文件材料，由部門(mén)文秘集中統(tǒng)一整理、歸檔。

　　4.3一項(xiàng)工作分別由幾個(gè)部門(mén)(科室)參與辦理形成的文件、決議，由主辦部門(mén)(科室)負(fù)責(zé)收集整理，交院辦(人事行政部)歸檔。

　　4.4部門(mén)(科室)組織召開(kāi)的工作會(huì)議紀(jì)要與有關(guān)材料由本部門(mén)(科室)收集、歸檔。

　　4.5衛(wèi)生院召開(kāi)的工作會(huì)議文件由院辦(人事行政部)收集、歸檔，并由會(huì)議組織部門(mén)(科室)指定專(zhuān)人將會(huì)議材料、聲像檔案等向院辦(人事行政部)辦理歸檔手續(xù)。

　　4.6衛(wèi)生院?jiǎn)T工外出學(xué)習(xí)、考察、調(diào)研、參加上級(jí)單位召開(kāi)的會(huì)議等公務(wù)活動(dòng)需將文件歸檔的，應(yīng)及時(shí)交院辦(人事行政部)歸檔。

　　5、檔案立卷

　　5.1檔案管理員應(yīng)使用檔案盒(或文件夾)根據(jù)文件類(lèi)型將檔案分別立卷，統(tǒng)一存放至檔案柜中。

　　5.2檔案立卷應(yīng)使用歸卷用的“案卷類(lèi)目”，“案卷類(lèi)目”條文必須簡(jiǎn)明確切。

　　5.3案卷類(lèi)目編制原則：含衛(wèi)生院全稱(chēng)和經(jīng)辦部門(mén)全稱(chēng)，按上(衛(wèi)生院全稱(chēng))、下(經(jīng)辦部門(mén)全稱(chēng))排版;根據(jù)文字量，也可以按左(衛(wèi)生院全稱(chēng))、右(經(jīng)辦部門(mén)全稱(chēng))排版。

　　5.4案卷類(lèi)目名稱(chēng)需根據(jù)5.3款標(biāo)準(zhǔn)，采用標(biāo)黑一號(hào)字體打印，粘貼于檔案盒(或文件夾)左側(cè)距頂部3厘米處。

　　5.5歸檔的文件資料須按年度分別立卷，立卷必須核對(duì)歸檔文件的完整性、準(zhǔn)確度，對(duì)存在缺陷的文件資料要責(zé)成有關(guān)人員收集齊全后再行立卷歸檔。

　　5.6歸檔文件應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)檔案管理的要求，目錄清楚、字跡工整、圖樣清晰，不得使用鉛筆、圓珠筆、純藍(lán)墨水筆和復(fù)寫(xiě)紙復(fù)寫(xiě)。

　　5.7部門(mén)(科室)經(jīng)辦的文件原則上應(yīng)于收、發(fā)文后一個(gè)月內(nèi)完成歸檔;衛(wèi)生院每年6月份以前必須完成上年度全部文件資料的立卷歸檔工作。

　　6、檔案目錄編制

　　6.1檔案文件編號(hào)原則：A1A2A3A4—B1B2C1C2—D1D2其中A1A2為衛(wèi)生院代字(遵照《行文管理制度》附件《衛(wèi)生院簡(jiǎn)稱(chēng)對(duì)照表》)，A3A4為兩位數(shù)年份號(hào)，B1B2為部門(mén)(科室)代字(大類(lèi))號(hào)，C1C2為文件類(lèi)型(小類(lèi))號(hào)，D1D2為兩位數(shù)檔案序號(hào)。以上代字為漢字的，均用其拼音的首字母表示。例如：山西現(xiàn)代女子衛(wèi)生院的行政部為經(jīng)辦部門(mén)，歸檔文件類(lèi)型為2006年的通知，是此卷中的第7份文件，則檔號(hào)為：JX06—XZTZ—07。

　　6.2檔案管理員應(yīng)在檔案盒(或文件夾)首頁(yè)位置設(shè)立《檔案目錄》(附件10.1)。

　　6.3所有歸檔文件必須在首頁(yè)面右側(cè)用口取紙標(biāo)記文件編號(hào)，并按順序?qū)�檔案信息登記在《檔案目錄》中，以便查閱。

　　6.4《檔案目錄》內(nèi)容應(yīng)包括目錄序號(hào)、文件編號(hào)、文件標(biāo)題、頁(yè)數(shù)、發(fā)文單位、發(fā)文日期、經(jīng)辦人、歸檔編號(hào)、備注等項(xiàng)目。

　　7、檔案保管權(quán)限、期限與類(lèi)型

　　7.1檔案保管權(quán)限

　　7.1.1財(cái)務(wù)部檔案由財(cái)務(wù)部保存;

　　7.1.2人事部檔案由人事部保存;

　　7.1.3衛(wèi)生院證、章、信由總經(jīng)理(院長(zhǎng))指定負(fù)責(zé)人保存;

　　7.1.4其它各類(lèi)檔案由院辦(人事行政部)保存。

　　7.2檔案保管期限

　　7.2.1財(cái)務(wù)檔案應(yīng)嚴(yán)格遵照國(guó)家有關(guān)規(guī)定的保管期限執(zhí)行。

　　7.2.2衛(wèi)生院證、章、信及相關(guān)文件資料屬永久保存檔案。

　　7.2.3政府職能部門(mén)授予、發(fā)放的各種許可證書(shū)、等級(jí)證書(shū)、資格證書(shū)、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)?wù)�、�?jiǎng)杯、錦旗等原件屬永久保存檔案。

　　7.2.4本衛(wèi)生院的歷史沿革、重要事項(xiàng)記載及反映本衛(wèi)生院重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等屬永久保存檔案。

　　7.2.5普通文檔保管期限為3年至5年。

　　7.2.6保密文檔須于失效當(dāng)日即刻銷(xiāo)

　　7.3文檔的保存形式：

　　7.3.1文字性普通文檔分為文字與電子兩種方式保存。

　　7.3.2計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)的涉密文件應(yīng)采取加密保護(hù)措施，文件密碼由指定的文件保管人設(shè)定，并須將該文件路徑及密碼報(bào)院辦(人事行政部)備存，并保證其真實(shí)性。

　　7.3.3機(jī)密文檔以書(shū)面或?qū)嵨镄问奖４妗?/p>

　　7.4檔案類(lèi)型

　　7.4.1行政檔案，包括：

　　營(yíng)業(yè)執(zhí)照正、副本，復(fù)印件;

　　法定代表人身份證(護(hù)照)(復(fù)印件);

　　對(duì)內(nèi)、對(duì)外收、發(fā)的《通知》、《決定》、《函》、《總結(jié)》、《報(bào)告》等各類(lèi)正式公文;

　　各項(xiàng)重要活動(dòng)的組織流程、領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)稿、聲像圖片等相關(guān)資料;

　　各部門(mén)(含財(cái)務(wù)、醫(yī)務(wù)科室)現(xiàn)行的各項(xiàng)規(guī)章制度、規(guī)定、流程等;

　　院級(jí)會(huì)議的會(huì)議紀(jì)要、決議;

　　衛(wèi)生院年度(季、月、周)工作計(jì)劃匯總表;

　　《辦公房屋租賃合同》、或自置房屋產(chǎn)權(quán)證等固定資產(chǎn)檔案;

　　購(gòu)置車(chē)輛所有權(quán)證、購(gòu)置稅證、保險(xiǎn)、行駛證(復(fù)印件)等車(chē)輛管理檔案;

　　對(duì)外簽訂的各類(lèi)購(gòu)買(mǎi)(租賃、服務(wù))性質(zhì)的合同文件;

　　其它應(yīng)歸檔保管的文件、資料。

　　7.4.2人事檔案，包括：

　　全院?jiǎn)T工個(gè)人信息資料(花名冊(cè));

　　勞動(dòng)合同及保密協(xié)議;

　　考勤打卡數(shù)據(jù);

　　工資、社保等薪酬相關(guān)資料;

　　招聘表格、人才庫(kù)等相關(guān)資料;

　　員工績(jī)效考核相關(guān)資料;

　　其它應(yīng)歸檔保管的文件、資料。

　　7.4.3財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案，包括：

　　各類(lèi)審計(jì)帳冊(cè)及報(bào)表;

　　各類(lèi)會(huì)計(jì)帳冊(cè)及報(bào)表;

　　固定資產(chǎn)資料;

　　其它須保存文檔。

　　7.4.4藥械設(shè)備檔案，包括：

　　設(shè)備臺(tái)帳;

　　設(shè)備出廠(chǎng)合格證、使用說(shuō)明書(shū);

　　設(shè)備安裝、調(diào)試、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告;

　　設(shè)備保修卡、保修協(xié)議及維修聯(lián)系方式;

　　設(shè)備運(yùn)行維修、保養(yǎng)記錄;

　　設(shè)備更新改造記錄;

　　設(shè)備管理制度;

　　其它應(yīng)保存的設(shè)備資料。

　　7.4.5醫(yī)療檔案，包括：

　　檔案內(nèi)容由醫(yī)療管理部門(mén)提供。

　　8、檔案查閱與復(fù)制

　　8.1總經(jīng)理有權(quán)查閱衛(wèi)生院所有檔案。

　　8.2部門(mén)(科室)負(fù)責(zé)人有權(quán)查閱本部門(mén)(科室)所有檔案。

　　8.3其他員工因工作需要應(yīng)經(jīng)過(guò)審批方可借閱有關(guān)檔案。

　　8.4文檔查(借)閱應(yīng)在檔案保管部門(mén)(科室)進(jìn)行登記，機(jī)密文檔及權(quán)限外查借(閱)須辦理審批手續(xù)。

　　8.5查(借)閱或復(fù)制除財(cái)務(wù)類(lèi)、人事類(lèi)以外的檔案須由院辦(人事行政部)負(fù)責(zé)人審批，并進(jìn)行相關(guān)登記。

　　8.6查(借)閱或復(fù)制財(cái)務(wù)檔案、人事檔案須由總經(jīng)理審批。

　　9、檔案的銷(xiāo)毀

　　9.1超過(guò)保管期限的檔案，由檔案管理員依據(jù)檔案保管期限每年3月前編制銷(xiāo)毀計(jì)劃及清單，由院辦(人事行政部)負(fù)責(zé)人審核無(wú)誤后報(bào)總經(jīng)理審批。

　　9.2總經(jīng)理審批同意銷(xiāo)毀計(jì)劃后，必須指派兩名(含)以上監(jiān)銷(xiāo)人員監(jiān)督檔案銷(xiāo)毀過(guò)程，并進(jìn)行簽字確認(rèn)。

　　9.3銷(xiāo)毀檔案清冊(cè)要妥善保管，并將所銷(xiāo)毀檔案在有關(guān)目錄中注銷(xiāo)。

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