高校檔案管理制度

　　在社會發(fā)展不斷提速的今天，制度對人們來說越來越重要，制度泛指以規(guī)則或運(yùn)作模式，規(guī)范個(gè)體行動的一種社會結(jié)構(gòu)。什么樣的制度才是有效的呢？以下是小編為大家整理的高校檔案管理制度，僅供參考，歡迎大家閱讀。

高校檔案管理制度1

　　檔案員崗位職責(zé)

　　一、認(rèn)真學(xué)習(xí)宣傳貫徹《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》、《歸檔文件整理規(guī)則》、《四川省機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》、《四川省機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)范化管理標(biāo)準(zhǔn)》、國家檔案局8號令及有關(guān)法規(guī)文件，鉆研業(yè)務(wù)知識，提高業(yè)務(wù)水平。

　　二、負(fù)責(zé)文件材料的收集、整理、立卷、歸檔工作并編制檢索工具。

　　三、搞好檔案的保管、利用、統(tǒng)計(jì)和匯編工作，熟悉保管檔案的內(nèi)容，積極提供檔案利用，并做好檔案利用登記等各種記錄。

　　四、嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理各項(xiàng)制度和保密守則，維護(hù)檔案的完整和安全。

　　五、配合有關(guān)部門進(jìn)行檔案的鑒定工作，對超過保管期限的檔案提出存毀意見，做好銷毀工作。

　　六、做好檔案“九防”工作，每季度至少要對檔案進(jìn)行一次全面檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理并做好記錄。

　　兼職檔案工作人員職責(zé)

　　一、認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹、執(zhí)行《檔案法》和《〈中華人民共和國檔案法〉實(shí)施辦法》，遵守檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章制度。

　　二、執(zhí)行保密法規(guī)，杜絕檔案泄密事件發(fā)生。

　　三、負(fù)責(zé)收集、整理本科室業(yè)務(wù)工作中形成的各類文件材料，按要求及時(shí)向綜合檔案室移交，并辦好交接手續(xù)。

　　四、認(rèn)真做好“九防”工作，確保檔案、材料的安全。

　　五、協(xié)助專職檔案員做好利用工作，充分發(fā)揮檔案的作用。

　　文件歸檔制度

　　一、歸檔范圍：本單位從事政治、經(jīng)濟(jì)、文化等活動中形成的有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式和載體的歷史記錄均屬歸檔范圍。

　　二、歸檔時(shí)間：

　　1、文書材料于次年三月底前立卷歸檔；

　　2、會計(jì)文件材料在會計(jì)年度終了后，由會計(jì)人員立卷歸檔，于次年三月底前移交進(jìn)檔案室；

　　3、照片（底片）、錄音、錄像材料在拍攝（制作）完畢后一個(gè)月內(nèi)向檔案人員移交歸檔；

　　4、其它門類和載體的文件材料，也應(yīng)于完成工作后一個(gè)月內(nèi)向檔案人員移交或按檔案部門有關(guān)規(guī)定辦理。

　　三、歸檔要求：

　　1、應(yīng)歸檔的文件材料應(yīng)為已結(jié)束的工作（或項(xiàng)目）的所有文件材料，并做到打印件與底稿，正件與附件，不同形式和載體的文件材料齊全完整；

　　2、歸檔文件材料應(yīng)保持它們之間的歷史聯(lián)系，按照檔案管理的`規(guī)范分類、填寫各類目錄。

　　微機(jī)管理制度

　　一、微機(jī)工作人員，要努力學(xué)習(xí)微機(jī)知識，熟悉各科室微機(jī)填制業(yè)務(wù)，為檔案的查詢、利用創(chuàng)造有利條件。

　　二、自覺遵守單位各項(xiàng)規(guī)章制度，嚴(yán)格按照機(jī)器的操作程序進(jìn)行，用完機(jī)器后，應(yīng)檢查電源、設(shè)備是否關(guān)好。

　　三、非本室工作人員不得擅自操作，因工作需要上機(jī)人員，在上機(jī)前，應(yīng)征得微機(jī)管理人員的同意方可上機(jī)，在使用中應(yīng)愛護(hù)設(shè)備。

　　四、未經(jīng)微機(jī)管理人員同意不準(zhǔn)私自將微機(jī)里的數(shù)據(jù)拷貝出來，不得將任何軟件安裝進(jìn)機(jī)器中使用。

　　五、損壞微機(jī)室內(nèi)的公共財(cái)物，應(yīng)酌情賠償。

　　六、努力完成單位領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)的各項(xiàng)任務(wù)，積極指導(dǎo)、幫助本單位各科室檔案材料運(yùn)用微機(jī)管理工作。

　　七、自覺維護(hù)和保持室內(nèi)衛(wèi)生，不準(zhǔn)吸煙和隨地吐痰。

　　檔案收集整理制度

　　一、凡是我辦在工作活動中形成的具有查考利用價(jià)值的文件、材料、報(bào)表、照片、錄像等必須收集整理。

　　二、收集文件材料（含電子文檔）必須齊全完整，做到分門別類存放。

　　三、整理檔案要按照文件材料形成的自然規(guī)律，保持它們之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分價(jià)值，分類整理，做到無積存零散文件，案卷質(zhì)量符合業(yè)務(wù)規(guī)范要求。

　　四、歸檔文件材料的制作和書寫要適宜長期保存，禁止使用圓珠筆、鉛筆和復(fù)寫紙。

　　檔案保管制度

　　一、本單位所有的各種門類和載體的檔案材料，由檔案人員在檔案室集中統(tǒng)一管理，任何個(gè)人不得私自保存和任意銷毀。

　　二、檔案保管應(yīng)采用專用柜架，檔案庫房應(yīng)當(dāng)堅(jiān)固可靠、清潔通風(fēng)，有防火、防盜、防鼠、防潮、防光、防塵、防蟲、防高溫、防有害害氣體等設(shè)施。

　　三、檔案管理員要定期檢查檔案，作好檢查記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取有效措施，確保檔案完整和安全。

　　四、檔案如有破損或字跡模糊，應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)或復(fù)制。

　　五、檔案人員調(diào)動工作時(shí)，應(yīng)在離職前辦理移交，移交檔案時(shí)，雙方應(yīng)根據(jù)移交目錄清點(diǎn)核實(shí)，并履行簽字手續(xù)。

　　檔案保密制度

　　一、認(rèn)真貫徹《保密法》，遵守保密制度，保守檔案機(jī)密，維護(hù)檔案秘密的安全。

　　二、檔案室保管的涉密檔案，要根據(jù)國家規(guī)定確定保密項(xiàng)目和密級，不得擅自擴(kuò)大使用和接觸的人員范圍。

　　三、檔案室是機(jī)要部門，無關(guān)人員未經(jīng)許可不得入內(nèi)。任何人不得擅自翻印、復(fù)制、摘抄和向外傳播檔案內(nèi)容。經(jīng)批準(zhǔn)翻印、復(fù)制的保密材料要按正式文件進(jìn)行登記和清退。

　　四、檔案移交、接收和查（借）閱必須辦理登記手續(xù)，歸還時(shí)要清點(diǎn)注銷。

　　五、需銷毀的檔案材料，應(yīng)造具清冊，寫出銷毀報(bào)告，經(jīng)鑒定小組審批后，在指定地點(diǎn)銷毀。平時(shí)辦公廢紙、廢件及時(shí)銷毀，不得隨意丟棄。

　　檔案查、借閱制度

　　一、本單位職工利用檔案，須經(jīng)辦公室主任同意后方可查（借）閱；外來人員利用檔案，須持單位介紹信，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)同意后方可查（借）閱。

　　二、利用者必須愛護(hù)檔案，不得在文件材料上畫圈、勾線和作任何記號，不得涂改拆散、抽頁、污染和損壞檔案。

　　三、利用者必須嚴(yán)格遵守保密制度，只能查閱相關(guān)內(nèi)容，不得隨意傳播和擴(kuò)散檔案內(nèi)容。

　　四、利用者需摘抄（復(fù)制）檔案內(nèi)容，須經(jīng)檔案管理人員同意，所摘抄（復(fù)制）的內(nèi)容經(jīng)檔案人員校對并加蓋我辦公章后方為有效。

　　五、利用檔案一般只能在指定地點(diǎn)查閱，不得隨意帶走。本單位工作人員確因工作需要，在辦理借閱手續(xù)后，可以借出檔案室。

　　六、借閱期限不超過一周，確需延期者，經(jīng)辦公室主任同意并另行辦理借閱手續(xù)。

　　七、利用檔案須填寫查（借）閱登記簿和檔案利用效果登記簿。

　　檔案統(tǒng)計(jì)制度

　　一、檔案統(tǒng)計(jì)工作是檔案基礎(chǔ)工作的重要組成部分，檔案工作必須加強(qiáng)政治責(zé)任心，認(rèn)真做好此項(xiàng)工作。

　　二、對室藏的各種門類、載體的檔案資料利用情況，必須建立齊全的登記，統(tǒng)計(jì)注冊。

　　三、對當(dāng)年形成的歸檔案卷（包括接受、移交）和檔案借閱、鑒定情況應(yīng)隨時(shí)登記。

　　四、每年年終形成的各類檔案資源和編寫的檔案工具，科研材料（包括案卷目錄、歸檔文件目錄、全引目錄、字號、索引、人物卡片、專題目錄、大事記、組織、各項(xiàng)規(guī)章制度）統(tǒng)計(jì)一次。

　　五、檔案資料的查閱、供閱情況，每年統(tǒng)計(jì)兩次（六月和十二月）。

　　六、每年十二月前，填寫《檔案工作統(tǒng)計(jì)年報(bào)表》一式兩份，一份上報(bào)上級機(jī)關(guān)，一份存檔。

　　檔案鑒定銷毀制度

　　一、檔案室要根據(jù)國家檔案局關(guān)于檔案保管期限的規(guī)定、原則、標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本單位制定的檔案保管期限，確定檔案價(jià)值，劃分保管期限，剔除確無保存價(jià)值的檔案，以便銷毀。

　　二、檔案的鑒定工作由辦檔案鑒定銷毀領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)，鑒定工作結(jié)束后，附上需要銷毀的檔案登記清冊，由鑒定小組負(fù)責(zé)人簽字，經(jīng)批準(zhǔn)后方可銷毀。并及時(shí)向主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)寫檔案鑒定報(bào)告和說明。

　　三、實(shí)行定期鑒定，力求準(zhǔn)確無誤，做到不留錯(cuò)，也不錯(cuò)毀檔案材料，凡鑒定剔除的檔案，應(yīng)保存1―2年后確認(rèn)無保存價(jià)值，方可銷毀。

　　四、銷毀檔案時(shí)必須注意保密，并指定專人（二人）以上監(jiān)銷。

　　業(yè)務(wù)書刊（資料）管理制度

　　一、本單位內(nèi)各類業(yè)務(wù)書刊（資料）的保管工作，由檔案人員負(fù)責(zé)收集管理。

　　二、凡各科室需訂購的業(yè)務(wù)書刊，應(yīng)由單位領(lǐng)導(dǎo)審批后方可征訂或購買，并送檔案室統(tǒng)一管理。

　　三、凡借閱業(yè)務(wù)書刊（資料），必須按期歸還。需繼續(xù)使用的應(yīng)補(bǔ)辦手續(xù)。

　　四、借閱書刊須辦理借閱手續(xù)，愛護(hù)書籍，不得涂改、圈劃。如丟損，照價(jià)賠償。

　　歸檔材料控制措施和驗(yàn)收制度

　　一、檔案分管領(lǐng)導(dǎo)必須參加本單位重要會議，檔案管理人員必須了解本單位有關(guān)的重大事項(xiàng)，做好材料收集歸檔工作。

　　二、按照《檔案法》的有關(guān)規(guī)定，對國家規(guī)定應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須定期向檔案室移交，集中管理。任何人不得據(jù)為己有。

　　三、檔案管理人員必須檔案材料的評審、鑒定，設(shè)備的開箱等工作并有紀(jì)錄。

　　四、專項(xiàng)活動與建檔工作實(shí)行同步：即下達(dá)計(jì)劃任務(wù)同時(shí)提出文件材料形式情況；工作結(jié)束同時(shí)驗(yàn)收檔案材料的完整、準(zhǔn)確、歸檔情況。

　　五、對外出人員獲得的各類文件和引進(jìn)設(shè)備、技術(shù)的各種材料必須全部上交給檔案管理人員，由檔案管理人員把關(guān)驗(yàn)收。

高校檔案管理制度2

　　第一條設(shè)立專門的檔案庫房或檔案柜對檔案進(jìn)行存放、保管，并指派專人負(fù)責(zé)，做到“專人專柜”的管理。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格保守檔案機(jī)密，任何人不得擅自進(jìn)入檔案室，以保證維護(hù)檔案的完整性和安全性。

　　第二條檔案室配備檔案柜或密集架，檔案上架排列應(yīng)科學(xué)合理，便于查找。在排列上架時(shí)，應(yīng)按照類別和保管單位的次序，自左向右，自上而下的排列，以便于管理和查找。

　　第三條對照片、光盤、U盤等特殊載體的檔案須配置密封盒和專門的案卷盒，按編號盒存放在防磁柜。

　　第四條檔案室要做好防火、防盜、防光、防高溫、防潮、防有害氣體、防塵、防蟲等“八防”工作。

　　第五條檔案室在接收同級別人事檔案托管機(jī)構(gòu)或企業(yè)移交的.檔案后，應(yīng)對移交檔案進(jìn)行嚴(yán)格檢查，確保后續(xù)托管業(yè)務(wù)能順利開展。

　　第六條確定接收的移交檔案要辦理托管協(xié)議，做好編目工作，并及時(shí)入庫并及時(shí)完成檔案匯總統(tǒng)計(jì)、登記電子檔工作。

　　第七條各類外借檔案必須嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度，在歸還時(shí)要核對是否有遺漏或損害，及時(shí)放回原處。

　　第八條定期對庫房檔案進(jìn)行清理、核對工作，做到帳物相符。對破損、載體變質(zhì)的檔案要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制。

　　檔案室管理實(shí)施細(xì)則

　　一、必須設(shè)有專門庫房或?qū)９駥Ω黝悪n案進(jìn)行保管。

　　二、檔案庫房是機(jī)要重地，除管理人員外，其他人員不得隨意進(jìn)入檔案庫房。

三、庫房要保持清潔和相對溫濕度，以利檔案保管。同時(shí)做好“八防”（防火、防盜、防光、防蟲、防灰塵、防潮、防高溫、防有害氣體等）工作。

　　四、庫房內(nèi)除密集架、檔案裝具和調(diào)卷所必須的用具外，不得擺放任何與檔案庫房無關(guān)的物品，檔案裝具排放，應(yīng)做到整齊劃一，符合通風(fēng)、防塵要求。

　　五、根據(jù)檔案庫房情況需要，可配備換氣扇、滅火器等專用設(shè)備，并定期保養(yǎng)，使庫房環(huán)境處于良好狀態(tài)。溫度基本保持在14—24℃，相對濕度40%—60%之間的規(guī)定要求。

　　六、檔案室要防止陽光直射，庫房照明光源應(yīng)用白熾燈；檔案室不應(yīng)靠近易燃易爆和散發(fā)有污染腐蝕氣體的場所。

　　七、檔案管理人員必須每季度對庫房內(nèi)的檔案進(jìn)行核對，做到帳物相符。

　　八、檔案庫房及檔案柜箱鑰匙必須由辦公室專人負(fù)責(zé)保管，不得丟失。

　　檔案借（查）閱管理實(shí)施細(xì)則

　　為維護(hù)檔案的完整與安全性，更好地為后期各項(xiàng)工作服務(wù)，特制訂本細(xì)則。

　　一、檔案科所有工作人員都有保護(hù)檔案義務(wù)，檔案屬于涉及托管人員隱私，未經(jīng)許可不得外借、外傳。

　　二、各類檔案的借（查）閱，必須填寫《檔案借（查）閱申請單》

　　三、個(gè)人檔案一律須托管人員本人、或委托書指定的委托人，經(jīng)過相關(guān)審批流程后方可借閱。

　　四、外單位來人借（查）本托管人檔案，需持單位《檔案借（查）閱申請單》并經(jīng)科長簽字批準(zhǔn)，方可查閱。

　　五、閱檔必須在檔案室，不得攜帶外出，以確保檔案的安全性。借出檔案材料的時(shí)間不得超過一周，必要時(shí)可以續(xù)借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

　　六、外借的檔案借閱者必須妥善保管，借閱的檔案只限本人使用，未經(jīng)許可不得擅自轉(zhuǎn)借、拆開、調(diào)換、污損文件或在文件上圈點(diǎn)、劃字等，要保持檔案的整潔、完整。

　　七、外借檔案一旦發(fā)生遺失、損壞、銷毀等，應(yīng)立即知會辦公室進(jìn)行處置。

　　八、檔案室對外借逾期未歸還的檔案，要及時(shí)做好催還工作。

　　九、借出和歸還檔案時(shí)，應(yīng)做好清點(diǎn)手續(xù)，由檔案管理員與借閱者當(dāng)面核對清楚。

　　對歸檔文件的基本要求

　　第一條歸檔的文件材料必須完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確，各項(xiàng)簽字手續(xù)完備。

　　第二條歸檔的文件必須字跡清楚、工整、紙張及文件格式負(fù)荷規(guī)范要求，書寫材料要適合長期保存，禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨水及熱敏紙。

　　第三條歸檔文件應(yīng)為原件。

　　第四條科技成果鑒定、基建工程驗(yàn)收必須保存檔案的完整性。文件材料不完整、不系統(tǒng)的不能通過鑒定、驗(yàn)收。

　　第五條移交單位在正式移交前應(yīng)對移交的文件材料進(jìn)行組卷并編制移交目錄，雙方履行簽字手續(xù)

高校檔案管理制度3

　　一、目的

　　為了規(guī)范安全生產(chǎn)文件檔案的管理，確保文件檔案的完整性、合理性、科學(xué)性，使其為今后工作開展提供參考資料和文獻(xiàn)，特制定本制度。

　　二、適用范圍

　　本制度適用于與公司安全生產(chǎn)有關(guān)的`文件檔案的管理。

　　三、職責(zé)

　　1、安保部負(fù)責(zé)制定本制度，并負(fù)責(zé)綜合監(jiān)督管理。

　　2、各部門負(fù)責(zé)本部門文件檔案的管理，并負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查和考核；

　　3、各部門安全員負(fù)責(zé)本部門文件檔案的收集、歸檔和保管，并適時(shí)將安全生產(chǎn)檔案上報(bào)公司安全職能部門備案。

　　四、內(nèi)容

　　1、文件資料的收集

　　安全生產(chǎn)文件檔案內(nèi)容如下：

　　（1）國家有關(guān)安全生產(chǎn)法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范及其它要求；

　�。�2）上級主管部門安全生產(chǎn)文件、批復(fù)文、領(lǐng)導(dǎo)指示材料及會議資料等；

　�。�3）公司安全生產(chǎn)文件、安全生產(chǎn)管理制度、安全操作規(guī)程、安全會議記錄材料、安全學(xué)習(xí)資料、住建指示材料等；

　　（4）安全生產(chǎn)工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等；、

　　（5）各種安全活動記錄、安全管理臺賬、事故報(bào)告、安全通報(bào)等；

　�。�6）供應(yīng)商、承包商、施工單位相關(guān)材料等；

　�。�7）安全設(shè)施檢測、檢驗(yàn)報(bào)告、記錄等；

　　（8）食品安全、職業(yè)衛(wèi)生評價(jià)報(bào)告等；

　　2、立卷歸檔

　�。�1）文件資料應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價(jià)值分類立卷，保證的齊全、完整，能反映安全生產(chǎn)主要情況，以便保管和利用；

　�。�2）應(yīng)根據(jù)文件資料的重要性，立案時(shí)間分永久、長期和短期三種，進(jìn)行時(shí)間整理、分類歸檔；

　　（3）安保部在每年1月份前對上年度的文件資料進(jìn)行歸檔，統(tǒng)一保存；

　　（4）各種文件資料按一定特征進(jìn)行排列和系統(tǒng)化，應(yīng)層次分明、編寫頁碼、標(biāo)定卷內(nèi)文件資料目錄；

　�。�5）不同價(jià)值、不同性質(zhì)的文件資料應(yīng)當(dāng)區(qū)別管理，單獨(dú)立卷；

　　3、檔案保管

　�。�1）檔案應(yīng)入架、科學(xué)排列，避免暴露和捆扎堆放；

　�。�2）應(yīng)采取防潮、防蟲措施，防止檔案損壞；

　　4、檔案借閱

　�。�1）文件資料檔案借閱，必須履行借閱手續(xù)，借閱檔案要注意保護(hù)，不得丟失、損壞、涂改，要如期歸還，到期不能歸還者，要說明情況，并辦理續(xù)借手續(xù)；

　�。�2）借閱的檔案要注意保密，未經(jīng)許可，不得隨意公開、發(fā)表或轉(zhuǎn)借他人；

　�。�3）歸還檔案時(shí)，由檔案管理人員當(dāng)面查點(diǎn)清楚，并在借閱登記本上注銷；

　　5、檔案銷毀

　　對于過期并失去保存價(jià)值的文件資料，經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可以定期銷毀，必要時(shí)做好銷毀記錄；

　　五、相關(guān)記錄

　　《文件檔案清單》

　　六、本制度由安保部制定并負(fù)解釋，自發(fā)布之日起實(shí)施。

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