公司檔案管理制度及流程最新

　　在社會一步步向前發(fā)展的今天，各種制度頻頻出現(xiàn)，制度是國家機關、社會團體、企事業(yè)單位，為了維護正常的工作、勞動、學習、生活的秩序，保證國家各項政策的順利執(zhí)行和各項工作的正常開展，依照法律、法令、政策而制訂的具有法規(guī)性或指導性與約束力的應用文。擬定制度需要注意哪些問題呢？下面是小編為大家收集的公司檔案管理制度及流程最新，僅供參考，歡迎大家閱讀。

　　目的：

　　本制度的目的在于加強公司檔案管理，規(guī)范公司檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性。同時，提供符合公司需求和保證管理體系有效運行的證據。

　　適用范圍：

　　本制度適用于公司及各部門檔案的收集、整理、分類、利用及歸檔。

　　術語和定義：

　　1.檔案：指公司過去和現(xiàn)在各級部門及員工從事業(yè)務、經營、企業(yè)管理、宣傳等活動中所直接形成的對企業(yè)有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。

　　2.檔案管理：指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、提供利用等活動。

　　職責：

　　1.綜合部：

　　負責公司檔案的集中管理和制度執(zhí)行及檢查工作，并負責督促指導部門檔案管理。

　　建立健全公司檔案管理制度，指導、監(jiān)督和檢查執(zhí)行情況。 收集、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計、保管公司的檔案和其他資料。

　　負責公司檔案的利用和銷毀管理，監(jiān)控檔案利用和銷毀的全過程，確保公司檔案的安全。

　　提高檔案信息的利用效率，促進信息傳遞和溝通。 負責組織研究和培訓檔案管理辦法、使用知識。

　　2.其他各部門相關人員：

　　負責在工作變動時，做好或協(xié)助移交工作，并及時通知綜合部。

　　向綜合部移交合同或文件資料原件或復印件。

　　負責本部門文件資料或合同復印件的日常收集、標識、貯存、保管、利用、歸檔。

　　財務部負責按國家財政制度規(guī)定獨立建檔保管財務檔案資料。

　　3.各部門主管人員：

　　批準對自己部門資料或合同復印件的處置。

　　4.各部門經理/副總：

　　負責對檔案管理監(jiān)督檢查報告的審批。

　　工作程序：

　　1.檔案資料的收集：

　　各部門相關人員負責對本部門日常工作中形成的合同及文件資料進行收集，并編制部門《文件（合同）管理記錄目錄》。

　　各部門文件、合同等資料原件需要保存的，各部門分別進行整理，并編制《移交目錄》每季度向綜合部移交。

　　歸檔范圍及移交時間。

　　檔案資料的標識：綜合部及各部門對各自保管的檔案資料編號，編號規(guī)則見公司檔案管理規(guī)定。

　　檔案資料的日常管理：

　　電子類合同或其他需要保管的電子文件，應當及時存放于檔案室指定電腦硬盤內或制作專門光盤進行編號保存。

　　文件、合同資料要登記詳細信息，并編制《文件（合同）管理記錄目錄》，以便檢索利用。

　　文件資料和合同應按照編號順序存放于文件盒中，并加以標識，整齊排放在文件/檔案柜中。在檔案借閱時，應履行借閱手續(xù)，填寫《檔案借閱審批單》。借閱檔案原件只限在公司內使用，不能帶出公司。如果必須帶出公司查閱，需要相關領導批準。一般情況下，檔案外借只借復印件。如果需要借原件，必須經過總經理批準。在歸還檔案時，必須當面點交清楚。如果發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應立即報告直接上級。借閱檔案用完后，應及時歸還。如果超過借閱時間，需要重新辦理手續(xù)。借檔人必須愛護檔案，不得擅自涂改、污損、勾畫、剪裁、抽取、拆卸、調換、摘抄、翻印、復印、攝影，不得轉借或損壞。

　　在檔案銷毀時，必須寫申請銷毀報告，編制銷毀目錄，報部門經理和部門分管副總鑒定，最后報總經理的批準，方可銷毀。執(zhí)行銷毀任務時，必須由綜合部人員監(jiān)銷，監(jiān)銷人不得少于兩人，并在銷毀目錄上簽字。最后，把銷毀目錄和部門經理和總經理的批準手續(xù)文件，一并存檔永久保存。

　　檔案資料的歸檔范圍包括公司對外發(fā)出的公文、公司收到的公文、本公司與其他單位來往的文書及權益文書、公司領導的批示、指示、重要的會議材料、反映公司主要職能活動的報告、總結、工作日記、工作備忘等、公司的各種工作計劃、計劃考核/總結、報告、統(tǒng)計報表及簡報、本公司與有關單位、個人簽訂的合同、協(xié)議書等文件正本及過程材料、本公司干部任免的文件材料、員工獎勵、處分、考核的文件材料、本公司員工勞動、工資、福利方面的文件材料等人事檔案資料、本公司發(fā)布的各類廣告、宣傳材料、本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等、外出公務活動所獲得或形成的檔案資料、財務檔案資料、各種實物檔案、其他具有利用和保存價值的文件資料。

　　歸檔的文件資料必須完整、真實、準確，如請示和批復、復印本和正式稿和附件等必須齊全。

　　1.一般資料應存檔一份原件，重要文件和高使用率文件可存檔兩份原件。經辦部門可根據需要留存復印件或影印本。如果原稿需要由經辦部門保管，應經總經理批準后妥善保存，綜合部則歸檔影印本。

　　2.聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者。歸檔聲像資料必須是原版，在清晰、完整的特殊情況下可歸檔拷貝件。

　　3.子文件應與相應的紙質文件、資料一并歸檔保存，并備份電子文件存儲設備信息。

　　4.各種實物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等）必須原件歸檔，并保持完好無損。

　　5.即時歸檔的文件包括公司規(guī)定的密級文件、重要文件、合同、協(xié)議書等正本及過程資料、公司干部任免的文件材料以及關于職工獎勵、處分、考核的文件材料、其他認為需要即時歸檔的資料。定期歸檔的文件應在每月底前整理歸檔當月文件，每年3月底前歸檔上年度文件與資料，并移交公司綜合部。電子聲像檔案應實時進行、隨辦隨歸，一般電子聲像檔案應定期完成，每年3月底前必須向綜合部移交上一年度的所有歸檔電子文件數據集。

　　6.部門內檔案交接時，需填寫《檔案移交清單》，由部門負責人指定的接收人核實無誤后簽字，綜合部見證。檔案移交公司的流程包括經辦部門檢查文件或檔案、編制移交清單、綜合部查收案卷與文件并核對檔案清單、移交雙方在移交清單上簽字并各保存一份。

　　7.檔案應按類別賦予統(tǒng)一名稱，并參照《檔案分類編號表》進行編號。檔案分類編號內應預留若干空檔，以備將來組織擴大或業(yè)務增多時，隨時增補之用。

　　d) 行政中心負責對檔案分類及編號進行增補和修訂，但任何部門和個人不得隨意修改。

　　e) 為方便查閱，建立《檔案目錄》存于案卷盒內。

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