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物業(yè)公司檔案管理制度（精選12篇）
在發(fā)展不斷提速的社會(huì)中，制度的使用頻率逐漸增多，好的制度可使各項(xiàng)工作按計(jì)劃按要求達(dá)到預(yù)計(jì)目標(biāo)。擬定制度需要注意哪些問(wèn)題呢？以下是小編為大家整理的物業(yè)公司檔案管理制度，希望對(duì)大家有所幫助。
物業(yè)公司檔案管理制度 1
一、檔案的建立。
1.1檔案的建立按下列流程建立：收集--整理--分類--編號(hào)--登記--輸入電腦--入柜--利用--檢查
1.2明確建檔內(nèi)容，實(shí)行系統(tǒng)收集、集中管理。
1.2.1房屋檔案：包括本物業(yè)的設(shè)計(jì)、施工文件、資料、圖紙、工程竣工驗(yàn)收資料等;
1.2.2設(shè)備設(shè)施檔案：包括各種設(shè)施設(shè)備的線路圖紙、使用說(shuō)明書、購(gòu)入使用時(shí)間、使用許可證、年檢合格證、維修保養(yǎng)合同及維修保養(yǎng)記錄等;
1.2.3業(yè)主檔案：包括業(yè)主入住時(shí)所填寫的'"業(yè)主概況表"、"業(yè)主公約"、"入住契約"、"前期服務(wù)協(xié)議"、"接房登記表"等。
1.2.4文秘檔案：包括業(yè)主公約、商家公約、業(yè)委會(huì)決議、物管政策法規(guī)、市區(qū)房管局的文件以及對(duì)本物業(yè)進(jìn)行管理的各項(xiàng)規(guī)章制度等;
1.2.5員工檔案：包括員工供職申請(qǐng)表、簡(jiǎn)歷、身份證復(fù)印件、上崗證、學(xué)歷證復(fù)印件、職稱證復(fù)印件、工作變動(dòng)記錄、獎(jiǎng)懲記錄等;
1.2.6財(cái)務(wù)檔案：包括各種帳簿、會(huì)計(jì)記帳憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表、納稅報(bào)表、維修基金使用的預(yù)算、計(jì)劃、業(yè)委會(huì)批準(zhǔn)使用的文件等。
1.3建檔要求：制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、電腦化。
二、檔案管理
2.1為避免檔案的損壞、遺失，使重要檔案能永久保存，而又方便經(jīng)常使用，對(duì)使用頻率較高的檔案實(shí)辦公室對(duì)原始檔案進(jìn)行嚴(yán)密管理，并保存復(fù)印件。
2.2檔案管理要求：
2.2.1進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理。
2.2.2采用多種形式的信息儲(chǔ)存方式，如電腦磁盤、膠卷、照片、圖表等，并采用適當(dāng)?shù)谋４娣椒ā?/p>
2.2.3加強(qiáng)保密意識(shí)培養(yǎng)，確保檔案在使用過(guò)程中的安全、不丟失、不泄密。
2.2.4實(shí)行檔案管理手段的現(xiàn)代化，運(yùn)用計(jì)算機(jī)檢索手段，開發(fā)多媒體信息查詢系統(tǒng)。
2.2.5堅(jiān)持檔案資料收集的系統(tǒng)化。
2.2.6作到檔案分類科學(xué)化。檔案按內(nèi)容分類，逐一編號(hào)，登記造冊(cè)，編輯目錄，按工作部門分柜保存。
2.2.7實(shí)行檔案管理工作檢查經(jīng)�；Ｃ考径葘�(duì)檔案文件的形成、積累、整理、歸類要進(jìn)行一次全面的檢查。
物業(yè)公司檔案管理制度 2
為了規(guī)范公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責(zé)，杜絕資料流失，特制定本制度。
一、檔案管理機(jī)構(gòu)及其職責(zé)
1、公司檔案工作實(shí)行二級(jí)管理，一級(jí)管理是指公司綜合辦公室的統(tǒng)籌管理；二級(jí)管理是指各部門的檔案資料管理工作。
2、綜合辦公室檔案管理員負(fù)責(zé)公司所有檔案資料的統(tǒng)一收集管理，各科室負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本部門檔案資料的使用管理。
3、檔案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定，認(rèn)真細(xì)致地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。
4、綜合辦公室檔案管理員有責(zé)任對(duì)二級(jí)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，每年對(duì)二級(jí)檔案管理進(jìn)行一次檢查驗(yàn)收。
二、歸檔制度
1、凡是反映公司戰(zhàn)略發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理及工程建設(shè)等活動(dòng)，具有查考利用價(jià)值的文件資料均屬歸檔范圍。
2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統(tǒng)一管理，任何個(gè)人不得擅自留存。
3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報(bào)批不能歸檔或相關(guān)部門保留的，綜合部保存復(fù)印件。
4、凡公司業(yè)務(wù)活動(dòng)中收到的文件、函件承辦后均要及時(shí)歸檔；以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。
5、所有科室的業(yè)務(wù)活動(dòng)方面的資料，應(yīng)將相關(guān)資料的復(fù)印件報(bào)綜合辦公室備案。
6、由公司對(duì)外簽訂的合同，至少應(yīng)保留一份原件，交由綜合管理部保存。
7、在歸檔范圍內(nèi)的其他資料，由經(jīng)辦人整理后連同有關(guān)資料移交綜合辦公室。部門需要使用的可復(fù)印或復(fù)制，歸檔范圍外的由各部門自行保管。
三、檔案保管制度
1、公司綜合辦公室設(shè)存放檔案的專門檔案柜，各部門應(yīng)根據(jù)保存檔案數(shù)量，設(shè)置存放檔案的`箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。
2、歸檔資料要進(jìn)行登記，編制歸檔目錄。
3、檔案管理員要科學(xué)地編制分類法，根據(jù)分類法，編制分類目錄；根據(jù)需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便于查找。
4、檔案要分類，保管要有條理，主次分明，存放科學(xué)。
5、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規(guī)律。
6、根據(jù)有關(guān)規(guī)定及公司實(shí)際情況，確定檔案保存期限，每年年終據(jù)此進(jìn)行整理、剔除。
7、經(jīng)確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊(cè)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會(huì)審批準(zhǔn)后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。
8、嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護(hù)工作。
9、凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)。
三、檔案借閱制度
1、檔案屬于公司機(jī)密，未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得借閱。
2、借閱檔案資料，須經(jīng)檔案保管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續(xù)。
4、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料，不得任意轉(zhuǎn)借或復(fù)印、不得拆封、損污文件，歸還時(shí)保證檔案材料完整無(wú)損，否則，追究當(dāng)事人責(zé)任。
5、借出檔案材料，因保管不慎丟失時(shí)，要及時(shí)追查，并報(bào)告主管部門及時(shí)處理。
6、重要檔案、機(jī)密檔案不得借閱，必須借閱的要經(jīng)分管副經(jīng)理同意，必須外借的，由經(jīng)理審批。
四、二級(jí)檔案應(yīng)根據(jù)資料的性質(zhì)和部門需要，每三年移交一次，資料原件交綜合管理部統(tǒng)一保存。
物業(yè)公司檔案管理制度 3
為使公司重要的文件資料保存完整保密和使用方便，特制訂本制度。
一、檔案的分類：
1、一般保密文件：公司的規(guī)劃文件、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、決議、決定、委任書、協(xié)議書、合同書、項(xiàng)目方案、公司注冊(cè)文件、通知、通告、來(lái)往信函、與公司有關(guān)的政府文件法律文件等。
2、專業(yè)技術(shù)文件：專業(yè)技術(shù)圖紙、說(shuō)明書、資料、文件、書籍、軟件。
3、機(jī)密文件：上述專業(yè)技術(shù)文件以及年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)文件、財(cái)務(wù)憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)文件、經(jīng)營(yíng)情況、勞動(dòng)工資和人事檔案等。
4、公司對(duì)外簽訂的重要合約，須交一份給總公司備案。
5、有關(guān)公司發(fā)展的圖片、錄像、實(shí)物等，均屬檔案保管范圍。
6、除有特別規(guī)定外，檔案資料由行政部負(fù)責(zé)管理。
二、存檔：
1、合同按照《合同管理規(guī)定》由指定人保管，其他檔案由行政部指定專人保管。
2、檔案管理員須按照第一條的分類情況，將文件資料分類存檔保管。
�。�1）如存檔文件資料為傳真件時(shí)，必須復(fù)印一份存檔。
�。�2）凡涉及經(jīng)濟(jì)利益的來(lái)往函件、政府文件等資料，原則上應(yīng)長(zhǎng)期保存；其他文件視其價(jià)值確定保存期限。
（3）檔案的歸檔要及時(shí)，除特殊情況外，要求一項(xiàng)工作結(jié)束后存檔。歸檔文件應(yīng)保證其齊全完整，如有短缺應(yīng)立即追查歸入；文檔的處理手續(xù)要完備，如有遺漏立即補(bǔ)辦。
（4）文件的電腦存檔。
�。�5）公司發(fā)出的文檔都要在電腦中保留副本，并按文本文件歸檔方式命名保存。
�。�6）電腦文檔信息要按年度進(jìn)行存盤處理，將重要的信息資料轉(zhuǎn)存軟盤或光盤，并存放于磁盤盒內(nèi)妥善保管。
三、借閱：
1、部門主管及以上人員可直接借閱一般性檔案資料，如借閱機(jī)密資料，須經(jīng)經(jīng)理批準(zhǔn)。
2、其他員工借閱與本職工作有關(guān)的資料時(shí)，可直接借閱；如借閱與本職工作無(wú)關(guān)的檔案資料或機(jī)密資料，須經(jīng)本部門主管和行政部主管同意，必要時(shí)，需請(qǐng)主管副經(jīng)理批準(zhǔn)。
3、借閱時(shí)，原則上只允許在公司內(nèi)使用，并辦理借閱手續(xù)，當(dāng)天借閱當(dāng)天歸還；機(jī)密文件和絕版文件只能在存檔處查閱，不予借出；如特殊情況確需借出時(shí)，須由經(jīng)理簽字后方能借閱。
4、借閱的資料必須妥善保管，不得涂改及私自復(fù)印。如確需復(fù)制，一般資料，須經(jīng)部門主管批準(zhǔn)；機(jī)密資料，須經(jīng)公司經(jīng)理批準(zhǔn)。
5、機(jī)密資料，必須注意保密，不得隨意擺放；如因個(gè)人原因致使機(jī)密文件丟失或泄露機(jī)密的，其后果由責(zé)任人承擔(dān)，必要時(shí)公司將采取法律手段保護(hù)公司的利益。
四、專業(yè)技術(shù)資料的管理
1、專業(yè)技術(shù)資料除另有規(guī)定外，公司指定技術(shù)部門專人管理。
2、屬于工作需要而發(fā)給有關(guān)部門的技術(shù)文件資料，在領(lǐng)用時(shí)必須辦理登記手續(xù)，實(shí)行“誰(shuí)領(lǐng)用誰(shuí)保管誰(shuí)負(fù)責(zé)”的管理原則。管理人員每月負(fù)責(zé)將已發(fā)放文件資料的情況書面通知行政部。
3、長(zhǎng)期領(lǐng)用的文件資料，責(zé)任人必須妥善保管，不使用時(shí)要及時(shí)歸還。同時(shí)，技術(shù)部門的文檔管理人員必須每季度末對(duì)借入的文件資料進(jìn)行一次核對(duì)。如發(fā)現(xiàn)有丟失，必須書面通知行政部，并上報(bào)公司經(jīng)理辦公室。原則上因丟失文件而影響公司正常工作的.，視情況扣罰￥200元及以上，具體處理結(jié)果由公司經(jīng)理視其造成的影響酌情處理。
五、文檔的銷毀
1、除物業(yè)公司經(jīng)理外，任何人無(wú)權(quán)私自銷毀公司任何檔案資料。
2、每年底清理檔案后應(yīng)將沒(méi)有保存價(jià)值的文件銷毀，銷毀時(shí)應(yīng)先報(bào)請(qǐng)公司經(jīng)理批準(zhǔn)，登記留底并抄送一份給總公司辦公室后方能銷毀；銷毀時(shí)，應(yīng)焚燒或使用碎紙機(jī)，不得隨意丟放。
3、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案資料，檔案管理人員應(yīng)編制銷毀清單，經(jīng)主管副經(jīng)理簽字后，由專人負(fù)責(zé)辦理。銷毀清單應(yīng)作為檔案資料長(zhǎng)期保存。
六、檔案立卷
每年年底清理公司所有文檔，將已經(jīng)辦理完畢具有保存價(jià)值的文檔組合成案卷；立案時(shí)應(yīng)編制卷內(nèi)文件的順序號(hào)、文件號(hào)、責(zé)任人、題名日期、頁(yè)號(hào)等，并附立卷登記表一份。
七、附則
1、員工離職時(shí)，必須將所領(lǐng)借文檔資料全部歸還，由相關(guān)管理人員簽字接收。如有丟失，則按7、3條的規(guī)定扣罰責(zé)任人。
2、檔案資料轉(zhuǎn)移時(shí)，必須報(bào)請(qǐng)主管副經(jīng)理以上批準(zhǔn)，并辦理交接手續(xù)。
3、凡違反本規(guī)定的，除已有規(guī)定外，每次給予￥50元以上的罰款。情節(jié)嚴(yán)重者，加重處罰。
4、隨時(shí)接受總公司檔案管理負(fù)責(zé)人員對(duì)我公司檔案管理工作的檢查。
物業(yè)公司檔案管理制度 4
1、公司各物業(yè)項(xiàng)目的檔案資料規(guī)定由物業(yè)管理公司主管（包括代理主管）負(fù)責(zé)監(jiān)督保管，由文員專職文件存檔、注記工作。
2、有關(guān)物業(yè)管理公司驗(yàn)收檔案、圖則、業(yè)主及住戶資料、管理制度、合約及附件設(shè)備設(shè)施及保養(yǎng)制度、財(cái)務(wù)報(bào)告、員工人事資料等檔案要求集中存檔，文件柜要求上鎖，未經(jīng)主管許可，他人不得動(dòng)用。
3、物業(yè)管理公司檔案資料必須按公司規(guī)定要求存檔，做到圖有袋、文有夾，報(bào)告類文件編目錄索引，檔案類文件有存檔文件清單及編號(hào)目錄。
4、物業(yè)管理公司檔案目錄及存檔文件清單每季度上報(bào)公司備案。
5、物業(yè)管理公司檔案在歷任主管調(diào)職、任職時(shí)應(yīng)向公司或接任者辦理移交手續(xù)、經(jīng)確認(rèn)后方可離任。
6、物業(yè)管理公司檔案日常需經(jīng)常使用部分應(yīng)復(fù)印備份，原件存放在檔案中不得隨意使用。
7、因工作需要借閱、復(fù)印專管部分檔案資料的，需經(jīng)主管書面確認(rèn)，如有違反的作泄密處理。
8、公司將定期巡查上述規(guī)定所提及之要求落實(shí)情況，對(duì)不符要求的保管責(zé)任人將作適當(dāng)處分。
9、物業(yè)管理公司檔案資料因保管不當(dāng)而導(dǎo)致遺失、泄密的，對(duì)物業(yè)管理公司有重大影響及損害物業(yè)管理公司公司利益的.，公司將視情節(jié)輕重追究當(dāng)事人責(zé)任，并保留追究其法律責(zé)任的權(quán)利。
物業(yè)公司檔案管理制度 5
一、檔案分類
1、一般文檔:
�、偃肆Y源工作中形成的臺(tái)帳、報(bào)告，以及搜集到的招聘等相關(guān)工作業(yè)務(wù)資料，由經(jīng)辦人保存，年終根據(jù)內(nèi)容價(jià)值酌情歸檔。
�、诳傓k正式形成發(fā)出的文件、傳真、通知、人事制度及相關(guān)原則規(guī)定等，除保密薪資文件外，均應(yīng)保存一份原件或復(fù)印件歸檔，年終按內(nèi)容類型、成文時(shí)間編號(hào)裝訂成冊(cè)。
�、弁獠课募▏�(guó)家和市政府有關(guān)部門(勞動(dòng)人事部門)的發(fā)文、社會(huì)公開資訊等，應(yīng)作為公開業(yè)務(wù)資料共享。
2、人事檔案
�、偃耸聶n案:員工進(jìn)入公司后相關(guān)人事檔案材料。
�、趩T工人事檔案:員工進(jìn)入公司后的任職情況、培訓(xùn)情況、工資調(diào)整、學(xué)歷、職稱變化、歷年考核等情況及員工基本情況復(fù)印件等備查資料。
二、檔案管理規(guī)定
1、人事檔案管理
�、倏傓k負(fù)責(zé)公司員工人事檔案的管理;
②總辦在員工入職當(dāng)天建立員工人事檔案;
�、蹎T工離職，辦理相關(guān)手續(xù)后，總辦將離職人員檔案永久、專門存放;
④人事檔案管理應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家和公司有關(guān)規(guī)定，查閱員工人事檔案應(yīng)經(jīng)總辦主任批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)，檔案管理人員和查閱者不得私自增刪、涂改、泄露檔案材料內(nèi)容。
2、人事檔案建立
�、賳T工人事檔案是公司為每個(gè)員工建立的內(nèi)部人事檔案。凡進(jìn)入公司工作的員工，總辦需為其建立人事檔案，包括該員工的有關(guān)招聘、錄用、合同、考核、薪資、福利、獎(jiǎng)懲、培訓(xùn)等材料。
�、趩T工在入職前，需到總辦送交個(gè)人履歷材料、近期免冠照片、學(xué)歷學(xué)位證書復(fù)印件、身份證復(fù)印件、職業(yè)技能證書復(fù)印件及能證明其工作能力和獎(jiǎng)懲狀況的相關(guān)材料。由總辦專人負(fù)責(zé)，連同求職申請(qǐng)表歸檔保存。
�、蹎T工試用期滿考核合格后，公司與其簽定的.勞動(dòng)合同及相關(guān)薪酬福利歸入人事檔案。
�、軉T工在轉(zhuǎn)正后的教育培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲、績(jī)效考核、晉升等工作資料及時(shí)歸入人事檔案。
�、輪T工人事檔案自員工到崗之日建立，每人一份，按部門歸類。其中不包含秘密內(nèi)容，總辦員工、各部門負(fù)責(zé)人可根據(jù)工作需要查閱有關(guān)員工的人事檔案。任何部門和個(gè)人非經(jīng)允許無(wú)權(quán)隨意更改、銷毀公司員工人事檔案材料。
三、附則
1、公司所有人事檔案僅供公司內(nèi)部使用，由總辦負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理。
2、其他各部門人員應(yīng)積極配合總辦，做好檔案管理工作。
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一、查(借)閱干部人事檔案，須填寫《干部人事檔案查(借)閱審批表》，并經(jīng)人事科長(zhǎng)初審、副處長(zhǎng)審核、處長(zhǎng)審批同意后方可查(借)閱。
二、查(借)閱干部人事檔案，要愛護(hù)檔案，嚴(yán)禁圈劃、涂改、抽換、摘抄、拍攝、復(fù)制，不得泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容，違者給予批評(píng)教育直至紀(jì)律處分。
三、個(gè)人不得查(借)閱本人及其親屬的檔案。
四、查閱干部人事檔案，須持查閱部門介紹信在檔案室查閱。
五、干部人事檔案原則上不得外借，如有特殊情況必須借閱，須履行借閱審批手續(xù)，借閱時(shí)間一般不超過(guò)5天。如需續(xù)借，應(yīng)及時(shí)履行審批手續(xù)，續(xù)期不超過(guò)3天。外借檔案必須妥善保管，不得攜帶回家，不得讓無(wú)關(guān)人員翻閱。
六、嚴(yán)禁在查閱檔案時(shí)喝水、吸煙，謹(jǐn)防損壞檔案。
七、外單位人員查閱我院干部人事檔案，須持《查閱干部人事檔案介紹信》，經(jīng)組織人事處負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。
八、借出檔案，應(yīng)清點(diǎn)登記;收回檔案，應(yīng)在核對(duì)無(wú)誤后放歸原位。
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1、保衛(wèi)部檔案建立在本部門辦公室(原則上由秘書管理);
2、消防檔案包括：上級(jí)文件、公函;工程消防驗(yàn)收?qǐng)?bào)告;防火檢查記錄單;火險(xiǎn)隱患通知單，向上級(jí)呈送的各類消防請(qǐng)示和報(bào)告，各級(jí)消防組織、滅火力量，消防設(shè)施、設(shè)備的分布;
3、內(nèi)保檔案包括：上級(jí)文件、公函，重點(diǎn)要害部位及人員政審，公安機(jī)關(guān)對(duì)案情案卷，保衛(wèi)部對(duì)案情的'調(diào)查案卷，公安機(jī)關(guān)出具的傳喚、搜查、逮捕、拘留、勞動(dòng)教養(yǎng)通知書，司法機(jī)關(guān)送達(dá)的判決通知書，公安機(jī)關(guān)的外調(diào)介紹信，案情通報(bào);
4、其它檔案包括：上級(jí)文件、通知、會(huì)議紀(jì)要，向上級(jí)請(qǐng)示的各類行文、飯店各項(xiàng)安全管理制度，對(duì)飯店各級(jí)安全檢查的記錄單、通知單、隱患通知書，整改措施、意見和建議，各項(xiàng)安全培訓(xùn)與考核記錄，有關(guān)安全會(huì)議紀(jì)要，交通事故、違紀(jì)開除、非正常死亡，工作計(jì)劃和總結(jié);
5、檔案分類裝存，編排序號(hào)，建立目錄，嚴(yán)格履行借還登記手續(xù)。
6、建立新類別檔案需經(jīng)部門經(jīng)理，撤消舊檔案須經(jīng)部門經(jīng)理辦公會(huì)確定，報(bào)上級(jí)批準(zhǔn)。
物業(yè)公司檔案管理制度 8
加強(qiáng)檔案資料管理，有助于保存住宅小區(qū)(大廈)的歷史資料，維護(hù)管理的連續(xù)性和規(guī)范化，便于房屋及設(shè)施設(shè)備的檢查、維護(hù)、更新和與業(yè)主的溝通、聯(lián)系。
(一)管理內(nèi)容：
1、工程檔案：從接管開始的所有工程技術(shù)、維修、改造資料、各種竣工圖及各類設(shè)施設(shè)備資料等;
2、業(yè)主檔案：所有業(yè)主購(gòu)、租房合同(復(fù)印件)，業(yè)主基本情況登記表、裝修申請(qǐng)表等;
3、財(cái)務(wù)檔案：逐年形成的'財(cái)務(wù)收支報(bào)表、物業(yè)維修基金使用報(bào)表等;
4、文件檔案：有關(guān)物業(yè)管理法規(guī)政策、公司文件等;
5、管理資料：綠化資料、日常巡查(清潔、維修、保安)記錄、值班記錄，車輛管理記錄、監(jiān)控記錄、榮譽(yù)資料等。
(二)管理措施：
1、制定檔案制度，并嚴(yán)格執(zhí)行;
2、專人管理(由負(fù)責(zé)內(nèi)勤的管理員擔(dān)任)，專室專柜，編目造冊(cè)，存放有序并且尊重業(yè)主隱私，保守秘密;
3、科學(xué)管理，確保檔案資料完整、齊全，確保檔案完好率達(dá)100%;
4、逐步實(shí)現(xiàn)智能化管理，計(jì)時(shí)可靠的掌握相關(guān)信息，提高管理水平。
物業(yè)公司檔案管理制度 9
1、公司各物業(yè)項(xiàng)目的檔案資料規(guī)定由物業(yè)管理公司主管(包括代理主管)負(fù)責(zé)監(jiān)督保管，由文員專職文件存檔、注記工作。
2、有關(guān)物業(yè)管理公司驗(yàn)收檔案、圖則、業(yè)主及住戶資料、管理制度、合約及附件設(shè)備設(shè)施及保養(yǎng)制度、財(cái)務(wù)報(bào)告、員工人事資料等檔案要求集中存檔，文件柜要求上鎖，未經(jīng)主管許可，他人不得動(dòng)用。
3、物業(yè)管理公司檔案資料必須按公司規(guī)定要求存檔，做到圖有袋、文有夾，報(bào)告類文件編目錄索引，檔案類文件有存檔文件清單及編號(hào)目錄。
4、物業(yè)管理公司檔案目錄及存檔文件清單每季度上報(bào)公司備案。
5、物業(yè)管理公司檔案在歷任主管調(diào)職、任職時(shí)應(yīng)向公司或接任者辦理移交手續(xù)、經(jīng)確認(rèn)后方可離任。
6、物業(yè)管理公司檔案日常需經(jīng)常使用部分應(yīng)復(fù)印備份，原件存放在檔案中不得隨意使用。
7、因工作需要借閱、復(fù)印專管部分檔案資料的，需經(jīng)主管書面確認(rèn)，如有違反的.作泄密處理。
8、公司將定期巡查上述規(guī)定所提及之要求落實(shí)情況，對(duì)不符要求的保管責(zé)任人將作適當(dāng)處分。
9、物業(yè)管理公司檔案資料因保管不當(dāng)而導(dǎo)致遺失、泄密的，對(duì)物業(yè)管理公司有重大影響及損害物業(yè)管理公司公司利益的，公司將視情節(jié)輕重追究當(dāng)事人責(zé)任，并保留追究其法律責(zé)任的權(quán)利。
物業(yè)公司檔案管理制度 10
依據(jù)《中華人民共和國(guó)國(guó)檔案法》，結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況，確保檔案的完整和安全，特制定本制度。
一、檔案工作的基本原則
檔案實(shí)行集中管理與分散管理相結(jié)合，即分別為公司、部門管理，專人負(fù)責(zé)檔案管理工作。公司各部門在各項(xiàng)活動(dòng)中所形成的具有參考價(jià)值的文件、材料，由承辦單位、經(jīng)辦人負(fù)責(zé)將辦完的文件、資料及時(shí)歸檔。
二、文件資料點(diǎn)收、整理和歸檔
1、文件結(jié)案移送歸檔時(shí)，檢查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，應(yīng)立即追查歸入。
2、文件如經(jīng)過(guò)抽查，應(yīng)有部門主管領(lǐng)導(dǎo)的簽認(rèn)。
3、文件的處理手續(xù)必須完善，如有遺漏，應(yīng)立即退回承辦人。
4、做好收件登記、編號(hào)、運(yùn)轉(zhuǎn)、催辦工作，按規(guī)定程序符合立卷標(biāo)準(zhǔn)要求，及時(shí)分類、立卷、歸檔。
三、檔卷管理
1、每年對(duì)檔案材料的數(shù)量、保管等情況進(jìn)行一次檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取補(bǔ)救措施，確保檔案的.安全。
2、做好相關(guān)的防范措施，注意保密工作。
3、保持檔案室清潔，隨時(shí)擦拭檔案櫥、架，并采取防蟲蛀腐朽工作。
4、每年按規(guī)定清理一次，已到保管期限，確定銷毀的檔案材料必須列冊(cè)登記，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后作銷毀處理。
四、檔案調(diào)、借閱
1、嚴(yán)格履行調(diào)、借閱登記、審批手續(xù)，一般僅限在檔案室查閱。確因工作需要帶出復(fù)印或摘抄文件，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
2、借檔人不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損所借的檔案。
3、檔案歸還，經(jīng)檔案管理人員檢查無(wú)誤后，立即歸入檔卷。
物業(yè)公司檔案管理制度 11
為了加強(qiáng)物業(yè)檔案科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理，充分發(fā)揮物業(yè)檔案在物業(yè)管理活動(dòng)中的作用，更好地為物業(yè)管理服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》以及有關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)章特指定檔案管理制度。
1、公司應(yīng)加強(qiáng)對(duì)所轄物業(yè)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，把物業(yè)檔案管理工作列入物業(yè)管理工作的重要內(nèi)容。
2、設(shè)立相應(yīng)的檔案管理部門，配備專職人員和必要的專用庫(kù)房、裝具設(shè)備等，對(duì)物業(yè)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理。
3、按規(guī)定整理、保管本單位本部門形成的物業(yè)檔案及有關(guān)資料，并做好提供利用。
4、凡是歸檔的文件材料需保持文件材料的有機(jī)聯(lián)系，并做到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。
5、歸檔的文件材料應(yīng)以原件為主，復(fù)制的文件必須注明來(lái)源單位及時(shí)間，字跡工整，圖表圖像清晰。
6、形成物業(yè)檔案的部門負(fù)責(zé)整理，經(jīng)檢查合格后，雙方在移交清單上簽字，雙方各保留一份。
7、物業(yè)檔案管理人員，應(yīng)建立各類檔案總目錄、分類目錄和微機(jī)查詢目錄等檢索工具。
8、物業(yè)檔案管理部門要進(jìn)行物業(yè)檔案的整理、利用、鑒定、銷毀等情況的`統(tǒng)計(jì)。
9、凡需銷毀的檔案，必須經(jīng)過(guò)物業(yè)檔案所有權(quán)人，物業(yè)檔案管理人員的鑒定，編制銷毀清冊(cè)，提出銷毀報(bào)告，經(jīng)相關(guān)部門批準(zhǔn)，在指定地點(diǎn)銷毀。
10、物業(yè)管理的保管要有專用庫(kù)房，符合防火、防盜、防塵、防有害生物、防潮濕、防高溫等保管要求，并定期檢查檔案的保管情況，對(duì)破損和褪變的檔案要及時(shí)修復(fù)，確保物業(yè)檔案的完整與安全。
11、任何部門或個(gè)人不得私自藏匿、隱瞞物業(yè)檔案，不得私自涂改、偽造、銷毀物業(yè)檔案。
12、借閱檔案須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并填寫借還檔案清單，用完后及時(shí)歸還入檔。
物業(yè)公司檔案管理制度 12
為使公司顧問(wèn)管理工作有效進(jìn)行，加強(qiáng)公司顧問(wèn)資料和檔案的管理，確保公司顧問(wèn)資料、檔案的保密性，現(xiàn)制定以下管理制度：
一、顧問(wèn)咨詢資料分為共用資料與項(xiàng)目資料兩大類。共用資料包括：專業(yè)書籍、法規(guī)、技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、圖集大樣、設(shè)備樣本圖冊(cè)、園林圖集、建筑風(fēng)格圖集、戶型圖集、氣象資料、新技術(shù)新成果、公司規(guī)章制度、iso9001、iso14001體系文件等。項(xiàng)目資料為每個(gè)項(xiàng)目咨詢服務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的全部資料的集合。如該項(xiàng)目來(lái)往文件、公函、提供的資料樣本、項(xiàng)目咨詢規(guī)劃、物業(yè)管理策劃與設(shè)計(jì)、顧問(wèn)建議書、咨詢實(shí)施細(xì)則、物業(yè)管理過(guò)程實(shí)施方案、項(xiàng)目圖紙、照片等。
二、共用資料宜做成數(shù)據(jù)庫(kù)，以方便查找。項(xiàng)目資料應(yīng)按項(xiàng)目分類歸檔，需用電子文檔和書面文檔兩種方式進(jìn)行保存，由專人進(jìn)行管理。
三、項(xiàng)目資料的電子文檔需建立專門的子目錄進(jìn)行管理，目錄按歷史項(xiàng)目、在管項(xiàng)目、前期項(xiàng)目三類劃分，每個(gè)項(xiàng)目?jī)?nèi)文件按性質(zhì)進(jìn)行分類存檔。
四、書面顧問(wèn)資料的'借閱，需在顧問(wèn)咨詢部辦理借閱手續(xù)。重要、保密資料需經(jīng)過(guò)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱。
五、對(duì)顧問(wèn)咨詢資料電子文檔或數(shù)據(jù)庫(kù)由咨詢部主管設(shè)置相應(yīng)權(quán)限，使用人員在得到咨詢部主管同意后方可進(jìn)入該文件。
六、同一項(xiàng)目的資料，由發(fā)件人在使用完畢后將其歸納入相應(yīng)的目錄。
七、顧問(wèn)項(xiàng)目結(jié)束，該項(xiàng)目所有顧問(wèn)資料轉(zhuǎn)移至歷史資料目錄統(tǒng)一進(jìn)行管理。
八、對(duì)發(fā)展商發(fā)給公司的各種傳真件，接收人員需將其復(fù)印后按項(xiàng)目存檔，特別是對(duì)于發(fā)展商對(duì)公司所給文件的簽收回執(zhí)，更應(yīng)注意保存其原始記錄。
九、未得到公司同意，任何人員不得將公司顧問(wèn)資料進(jìn)行拷貝和復(fù)印。
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