- 相關(guān)推薦
文件和檔案管理制度4篇
在快速變化和不斷變革的今天，各種制度頻頻出現(xiàn)，制度是國家法律、法令、政策的具體化，是人們行動的準則和依據(jù)。我們該怎么擬定制度呢？下面是小編為大家整理的文件和檔案管理制度，歡迎大家分享。
文件和檔案管理制度1
一、公司員工必須切實做好文件檔案的收集、分類、整理、立卷、歸檔工作，保證文件檔案資料的.齊全完整，使文件檔案管理工作達到標準化、制度化、規(guī)范化的要求。
二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用價值的各類資料、原始記錄、出版物、各種圖表薄冊、照片以及與本公司生產(chǎn)經(jīng)營活動相關(guān)的上級事文等都要齊全完整地收集、整理、立卷、保管。
三、人事部門要做好公司員工人事檔案的收集、整理、立卷、管理工作，確保資料完整。
四、文件資料檔案的保管、查閱。
1、所有檔案必須入框上架，科學排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。
2、文件柜要保持整潔衛(wèi)生，要定期檢查、經(jīng)常核對文件檔案資料，發(fā)現(xiàn)問題及時處理、報告并做好相關(guān)記錄，確保文件檔案資料的完整與安全。
七、公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案資料，須報請公司領(lǐng)導(dǎo)批準，外單位人員要查閱、復(fù)印公司檔案，必須持單位介紹信并經(jīng)本公司領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可查閱；公司所有檔案一律不允許外借。
八、對于公司機密文件及檔案的管理，要有專柜存放并單獨設(shè)鎖，無關(guān)人員不準接觸，工作人員要嚴守機密。
文件和檔案管理制度2
一、目的
為了規(guī)范安全生產(chǎn)文件檔案的管理,確保文件檔案的完整性、合理性、科學性,使其為今后工作開展提供參考資料和文獻,特制定本制度。
本制度適用于公司與安全生產(chǎn)有關(guān)的'文件檔案的管理。
二、職責
2.1 安全環(huán)保部負責制定本制度,并負責綜合監(jiān)督管理。
2.2 各部門負責本部門文件檔案的管理,并負責監(jiān)督檢查和考核。
2.3 各部門管理人員負責本單位文件檔案的收集、歸檔和保管。
三、內(nèi)容
3.1文件資料收集,安全生產(chǎn)文件檔案內(nèi)容如下:
3.1.1國家有關(guān)安全生產(chǎn)法律法規(guī)、標準規(guī)范及其他要求。
3.1.2上級主管部門安全生產(chǎn)文件、批復(fù)文、領(lǐng)導(dǎo)指示材料及會議資料等。
3.1.3公司安全生產(chǎn)文件、安全生產(chǎn)管理制度、安全操作規(guī)程、安全會議記錄材料、安全學習資料、領(lǐng)導(dǎo)指示材料等。
3.1.4安全生產(chǎn)工作計劃、總結(jié)、報告等。
3.1.5各種安全活動記錄、安全管理臺賬、事故報告、安全通報等。
3.1.6供應(yīng)商、承包商相關(guān)材料。
3.1.7安全設(shè)施檢測、校驗報告、記錄等。
3.1.8安全、職業(yè)衛(wèi)生評價報告。
3.2立卷歸檔
3.2.1文件資料應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價值分類立卷,保證檔案的齊全、完整,能反映安全生產(chǎn)主要情況,以便保管和利用。
3.2.2應(yīng)根據(jù)文件資料的重要性,按時間永久、長期和短期等三種進行時間整理,分類歸檔。
3.2.3各部門在每年2月底前對上年度的文件資料進行歸檔,統(tǒng)一保存。
3.2.4各種文件資料按一定特征進行排列和系統(tǒng)化,應(yīng)層次分明,編寫頁碼,填寫卷內(nèi)文件資料目錄。
3.2.5不同價值,不同性質(zhì)的文件資料應(yīng)當區(qū)別管理,單獨立卷。
3.3檔案保管
3.3.1檔案應(yīng)入柜上架,科學排列,避免暴露和捆扎堆放。
3.3.2應(yīng)采取防潮、防蟲措施,防止檔案損壞。
3.4檔案借閱
3.4.1文件資料檔案借閱,必須辦理借閱手續(xù),借閱檔案要注意保護,不得丟失、損壞、涂改,要如期歸還,到期不能歸還者,要說明情況,并辦理續(xù)借手續(xù)。
3.4.2借閱的檔案要注意保密,未經(jīng)許可,不得隨意公開、發(fā)表或轉(zhuǎn)借他人。
3.4.3歸還檔案時,由檔案管理人員當面查點清楚,并在借閱登記本上注銷。
3.5檔案銷毀
對于過期并失去保存價值的文件資料,經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準,可以定期銷毀,必要時做好銷毀記錄。
四、本制度由安全環(huán)保部制定并負責解釋,自發(fā)布之日起實施。
文件和檔案管理制度3
一、目的
為加強與安全生產(chǎn)有關(guān)的文件、記錄和檔案管理，規(guī)范并確保各相關(guān)場所使用文件為有效版本，加強安全記錄控制和檔案管理，特制定此制度。
二、適用范圍
本制度適用于公司安全生產(chǎn)相關(guān)的文件、檔案資料的管理。
三、工作職責
1、企業(yè)主要負責人負責批準、發(fā)布安全、環(huán)保、職業(yè)健康等有關(guān)管理體系文件。
2、綜合管理部負責體系文件的審核、發(fā)放、更改、歸檔、保管和作廢文件的回收、銷毀，負責組織體系文件的編制、評審、修訂；負責檔案的收集、整理、立卷、保管、統(tǒng)計和利用等工作；負責有關(guān)上級來文的轉(zhuǎn)發(fā)。
3、安全環(huán)保部負責組織編制、修訂、評審與安全生產(chǎn)有關(guān)的各類文件，如安全管理制度、安全操作規(guī)程、作業(yè)指導(dǎo)書、事故應(yīng)急救援預(yù)案、記錄匯編及其他支持性文件；負責安全生產(chǎn)相關(guān)法律、法規(guī)、標準、規(guī)范、規(guī)章等的收集、整理、匯總及發(fā)放。
4、職能部門負責職責范圍內(nèi)文件的編制、審核，對職責范圍內(nèi)記錄的格式及使用負責，對記錄填寫的規(guī)范性進行指導(dǎo)及監(jiān)督，負責保管職責范圍內(nèi)檔案的收集、保管和統(tǒng)計工作。
四、管理要求
1、安全生產(chǎn)相關(guān)文件的分類
�。�1）安全生產(chǎn)目標；
（2）機構(gòu)和職責；
（3）安全投入；
�。�4）法律法規(guī)和管理制度；
�。�5）培訓(xùn)教育；
（6）設(shè)備設(shè)施、工藝信息；
�。�7）作業(yè)安全；
�。�8）隱患排查；
�。�9）重大危險源監(jiān)控；
�。�10）職業(yè)健康；
（11）應(yīng)急救援；
�。�12）事故調(diào)查、報告和處理；
�。�13）績效評定和持續(xù)改進。
2、安全生產(chǎn)相關(guān)文件的編號和標識
安全標準化管理手冊、管理制度、操作規(guī)程、作業(yè)指導(dǎo)書、記錄等文件的編號由安全保衛(wèi)科負責，按管理體系要求統(tǒng)一進行編號控制。
安全生產(chǎn)相關(guān)文件分為“受控”和“非受控”，并以印章標識。受控文件在更改時接受更改服務(wù)。持有文件人員因工作變動，應(yīng)將“受控”文件交回文件發(fā)放部門。文件持有人不得私自復(fù)制文件，不得私自向外部人員借用、贈送、轉(zhuǎn)讓。
國家標準、行業(yè)標準、各級政府主管部門及上級單位下發(fā)的文件、規(guī)定等采用原名稱及原編號。
3、安全生產(chǎn)相關(guān)文件的編制、審核和批準
安全相關(guān)管理體系文件由安全保衛(wèi)科組織編制、審核，職能部門負責編制、審核職責范圍內(nèi)的文件。記錄表格的制定由職能部門同時進行，企業(yè)已有的表格，可在文件中直接引用。
受控文件經(jīng)審核并確定發(fā)放范圍后，由企業(yè)主要負責人批準發(fā)布。
4、安全生產(chǎn)相關(guān)文件的發(fā)放
行政辦公室負責安全生產(chǎn)相關(guān)文件的相關(guān)登記、發(fā)放工作，并填寫文件清單以便于核對文件版本和檢索。應(yīng)確保文件使用的各場所都得到相關(guān)文件的最新版本。
安全生產(chǎn)相關(guān)文件的發(fā)放范圍由行政辦公室提出，企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)或主要負責人批準后，由xx發(fā)放。
安全生產(chǎn)相關(guān)文件的發(fā)放、回收均要填制文件發(fā)放、回收記錄。企業(yè)建立局域網(wǎng)并實行無紙化辦公的，按照文件網(wǎng)上流轉(zhuǎn)程序?qū)嵤┪募氖瞻l(fā)。
政策性方面主要的法律、法規(guī)、標準、規(guī)范、規(guī)章等由職能部門負責收集、整理、識別、登記，填制法律、法規(guī)與其他要求清單。
5、安全生產(chǎn)相關(guān)文件的評審、修訂
企業(yè)安全管理規(guī)章制度、安全操作規(guī)程、應(yīng)急預(yù)案等應(yīng)每年由原組織編制單位組織評審，對安全管理規(guī)章制度、安全操作規(guī)程、應(yīng)急預(yù)案等的適用性、可操作性、合規(guī)性等進行評估。經(jīng)評估需修訂的，或者由建議修訂的部門提出修訂意見和建議，由編制單位進行修訂、完善后按原審批程序進行發(fā)布。文件評審組織部門應(yīng)保存文件評審和修訂的記錄。
對少量的變動可由更改人采用“劃線更正法”進行更改，當一頁有三處以上（含三處）的更改時，采取換頁的方式進行并標注修改次數(shù)。安全生產(chǎn)相關(guān)文件的版次號從1開始順序標注。當文件出現(xiàn)重大或多次修訂、機構(gòu)發(fā)生重大調(diào)整等情況時，對體系文件作整體換版處置，并做出相應(yīng)的.換版標注。
所有安全生產(chǎn)相關(guān)文件的修訂方式由安全保衛(wèi)科在文件修訂記錄注明“更改方式”和“負責更改的人員”。
6、安全生產(chǎn)相關(guān)文件的領(lǐng)用、借閱和復(fù)制
安全生產(chǎn)相關(guān)文件領(lǐng)用人應(yīng)在發(fā)放記錄中簽字。因破損需重新領(lǐng)用文件的，由文件使用部門向文件發(fā)放部門提出申請后，以舊換新。若發(fā)生文件遺失，由遺失單位提出申請，經(jīng)行政辦公室負責人審批同意后方可補發(fā)。
內(nèi)外部人員借閱與安全管理體系有關(guān)的文件時，應(yīng)填寫文件借閱復(fù)制記錄，由行政辦公室負責人批準；內(nèi)外部人員需復(fù)制安全管理體系文件時，由分管領(lǐng)導(dǎo)批準。
7、安全生產(chǎn)相關(guān)記錄的格式設(shè)計和填寫
各部門專用的記錄格式，由各部門組織設(shè)計編制并經(jīng)部門負責人審批后交安全保衛(wèi)部備案。
記錄表格樣式的設(shè)計應(yīng)能充分反映規(guī)定的活動，滿足支持性文件的有關(guān)要求。一般應(yīng)包括：名稱、編號、日期、項目、數(shù)據(jù)、描述必要的結(jié)果、填寫部門、填寫人員、說明等。
安全生產(chǎn)相關(guān)記錄填寫要及時、準確、真實、內(nèi)容完整、字跡清晰、不得隨意涂改。不得用鉛筆和圓珠筆填寫；如因某種原因不能填寫的項目，將該項用斜杠（／）劃去；各相關(guān)欄目責任人簽名不允許空白。如因筆誤或計算錯誤要修改原數(shù)據(jù)，應(yīng)采用單杠劃去原數(shù)據(jù)，在其附近用黑色鋼筆或碳素筆填入更改后的數(shù)據(jù)，簽署更改人的姓名（或加蓋印章）、日期。
8、安全生產(chǎn)相關(guān)文件保管、作廢與銷毀
安全生產(chǎn)相關(guān)文件由編制部門或使用部門分類進行保管。需歸檔保存的安全生產(chǎn)相關(guān)文件，每年或項目完成時向檔案管理部門及時歸檔。
受控的安全生產(chǎn)相關(guān)文件失效或因其它原因需要作廢時，由原發(fā)放部門提出申請經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準后方可作廢，作廢的文件應(yīng)及時從使用場所撤出，需保存的加蓋“作廢留存”印章，確保防止作廢文件的非預(yù)期使用。
對要銷毀的作廢文件，由原發(fā)放部門填寫文件記錄銷毀清單，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準后方可銷毀。方式有：撕毀、燒毀、磁盤格式化，損壞光盤等。
9、安全生產(chǎn)檔案的分類
歸檔材料應(yīng)是在生產(chǎn)過程中形成的與安全生產(chǎn)有關(guān)的各種文件、規(guī)章制度、技術(shù)資料、原始記錄、圖片、圖紙等資料。
應(yīng)對下列主要安全生產(chǎn)資料實行檔案管理：
�。�1）安全生產(chǎn)目標；
�。�2）機構(gòu)和職責；
（3）安全投入；
�。�4）法律法規(guī)和管理制度；
�。�5）培訓(xùn)教育；
�。�6）設(shè)備設(shè)施、工藝信息；
（7）作業(yè)安全；
�。�8）隱患排查；
�。�9）重大危險源監(jiān)控；
�。�10）職業(yè)健康；
�。�11）應(yīng)急救援；
�。�12）事故調(diào)查、報告和處理；
�。�13）績效評定和持續(xù)改進。
10、安全生產(chǎn)檔案收集與移交的基本要求
歸檔材料應(yīng)確保完整、準確真實、系統(tǒng)規(guī)范，反映企業(yè)安全生產(chǎn)各項活動的真實內(nèi)容和歷史過程。
歸檔材料應(yīng)按照國家有關(guān)檔案管理的規(guī)定、標準和要求，進行整理、編目造冊。
具有重要保存價值的電子文件，應(yīng)與內(nèi)容相同的紙質(zhì)文件同時歸檔。
11、安全生產(chǎn)歸檔時間
各部門在安全生產(chǎn)活動過程中形成的材料可以按年歸檔，也可按項目活動內(nèi)容歸檔。
12、安全生產(chǎn)檔案保存期限
安全生產(chǎn)檔案保管期限分為永久、長期（1—5）年、短期（1年以下）三種。
檔案管理人員調(diào)動工作時，必須辦理完安全生產(chǎn)檔案移交手續(xù)后方可離崗。
13、安全生產(chǎn)檔案的利用
借閱、復(fù)制有密級的安全生產(chǎn)檔案，必須按照國家有關(guān)保密的法律和法規(guī)辦理。
安全生產(chǎn)檔案利用中，要處理好安全生產(chǎn)檔案保密和利用的關(guān)系，既要保護企業(yè)的知識產(chǎn)權(quán)和商業(yè)秘密，保障企業(yè)的合法權(quán)益不受損害，又要充分發(fā)揮檔案的指導(dǎo)、借鑒等積極作用。在提供、利用、公布檔案時，不得損害國家利益和他人的合法權(quán)益。
14、相關(guān)記錄
文件清單
文件發(fā)放記錄
文件回收記錄
文件銷毀記錄
文件評審記錄
文件修訂記錄
文件借閱、復(fù)制記錄
文件和檔案管理制度4
1目的
為規(guī)范安全管理體系文件的管理，對包括職業(yè)健康安全在內(nèi)的管理體系運行中使用的各類文件實施有效控制，以確保各過程、環(huán)節(jié)/場所使用的文件具有統(tǒng)一性、完整性、正確性和有效性，與體系運行相關(guān)的部門均使用有效的現(xiàn)行版本文件，防止誤用作廢文件。
對安全記錄檔案進行有效控制，以證實符合規(guī)定要求，為安全管理體系有效運行提供客觀證據(jù)，在必要時實現(xiàn)可追溯性。
2范圍
本程序包含了文件的編寫、審批、發(fā)放、使用、更改及作廢等子過程。規(guī)定了各過程負責人的職責，適用于各過程管理體系文件的控制。
本程序包括記錄的填寫、收集、保管、處置等子過程。適用于公司各部門的綜合管理體系運行中形成的所有記錄的控制。
3職責
3.1各過程管理部門職責：
3.1.1負責確定所管理的過程的文件需求。
3.1.2負責對所需的文件進行策劃并安排專人編寫。
3.1.3負責過程管理文件的（程序、規(guī)定、制度、表格）組織編制。
3.1.4負責嚴格執(zhí)行過程管理文件的規(guī)定，并按規(guī)定的表格做好相應(yīng)的記錄。
3.1.5負責文件更改內(nèi)容等。
3.2生產(chǎn)部職責：
3.2.1負責管理手冊的編制。
3.2.2負責體系的認證和日常維護管理工作。
3.3各部門負責本部門各過程文件的編制、評審和批準。
3.4各部門負責本部門記錄的建立與管理。
4程序內(nèi)容
4.1確定文件種類
4.1.1為便于文件管理，根據(jù)不同的管理方式將綜合管理體系文件分為外來文件、綜合管理體系文件。
4.1.2外來文件：外來文件系指國家、地方政府部門發(fā)布的法律、法規(guī)、條例和標準（見法律法規(guī)的識別與評價程序）；上級部門下發(fā)的.通知、要求、規(guī)定和辦法；相關(guān)方的期望和要求。
4.1.3綜合管理體系文件
a.方針、目標和指標；
b.實現(xiàn)方針、目標和指標的策劃；
c.控制各業(yè)務(wù)過程的程序、規(guī)定、指導(dǎo)書、表格。
4.1.4資料和記錄
相關(guān)的資料包括但不限于：
a.各類分析/評價/統(tǒng)計數(shù)據(jù)；
b.特種設(shè)備（如壓力容器等）及其附件的安全技術(shù)監(jiān)察（檢測）資料；
c.建設(shè)（工程）項目可行性研究報告、HSE 預(yù)評價報告、設(shè)計方案和圖紙、HSE專篇、竣工驗收報告及相關(guān)審查結(jié)論和批復(fù)意見；
d.各類檢查、教育培訓(xùn)、演習及其他活動記錄；
e.專項風險評價、環(huán)境因素識別及環(huán)境影響評價報告；
f.化學危險品安全標簽、安全技術(shù)說明書、儲存、使用防護指南；
g.�；窇�(yīng)建立一欄三卡（職業(yè)危害公告欄、毒物周知卡、安全操作卡、異常工況處置卡）
h.設(shè)施的設(shè)計、運行技術(shù)資料；
i.供應(yīng)商和承包商檔案；
j.作業(yè)許可證等；
k.其他資料。
4.2提出文件的編制和修改需求
4.2.1公司所有人員都有提出編制和修改文件的權(quán)利，但是必須向過程負責人提出申請。
4.2.2過程負責人確定所管理的過程的文件需求。
4.3指定編寫人
4.3.1如需要編制或修改，對所需的文件進行策劃并安排專人編寫。